Когда команда разработки выступает технологическим партнёром другой компании, одного таск-менеджера может не хватать: клиент ставит задачу на своём уровне, а подрядчику нужно распределить работу, провести ревью и тестирование, не втягивая заказчика во внутренние обсуждения.

С этим столкнулась компания «Создание сайтов Уфа» (далее — СС-Уфа) — российское агентство веб-разработки. Одно из направлений его деятельности — работа в качестве технологического партнёра digital-агентства: заказчик ставит задачи в своей системе, а техническая команда СС-Уфа выполняет их в собственном контуре.

Сначала в СС-Уфа использовали Asana, затем — собственный таск-менеджер, но ни один из вариантов не закрыл все потребности. Так продолжалось, пока компания не внедрила ПланФикс с помощью интегратора Алексея Дёмина. Теперь запрос клиента прозрачно связан с внутренней работой, чётко определена ответственность за каждую задачу, а передача между разработкой, ревью и тестированием требует меньше ручной координации.

О том, что не устраивало команду в прежних инструментах и что изменилось с внедрением ПланФикса — расскажем далее.

Почему Asana не подошла для работы с задачами клиента

Задача клиента и задача разработчика — не всегда одно и то же: крупный запрос заказчика приходится разбивать на части и распределять между специалистами, сохраняя связь с исходной задачей. В Asana это не удавалось удобно организовать, к тому же возникали сложности с приоритезацией: команда работает асинхронно, из разных часовых поясов. Чтобы не тревожить менеджера уточнениями в неурочное время, разработчик должен считывать порядок выполнения задач прямо из системы.

Собственное решение против стороннего сервиса

Поняв, каких возможностей не хватает, в компании решили создать собственный таск-менеджер. Главная задача, которую он решал, — кастомный механизм приоритезации. PM устанавливал очерёдность выполнения задач, а система сама пересчитывала сроки с учётом графика сотрудников. 

Однако у получившегося продукта был существенный недостаток: в карточках задач отсутствовала функция комментариев. Это серьёзно ограничивало команду.

Тогда команда начала искать внешний сервис. Рассматривали несколько альтернативных вариантов. Ключевые критерии выбора: функциональный задачник, гибкая приоритезация, хранение данных в облаке, удобная и простая оплата из России. Подо все эти пункты подошёл ПланФикс.

Внешнюю задачу отделили от внутренней работы

В основе новой системы, которую для компании выстроил Алексей Дёмин, лежит двухуровневая структура. Верхний уровень — надзадача из системы клиента, попадающая в ПланФикс через API. Внутри неё проект-менеджер создаёт подзадачи для разработчиков: они назначаются разным сотрудникам и завершаются независимо.

Для заказчика это одна задача, для команды — несколько участков работы с конкретными ответственными. 

Задачи делятся по срочности (включая SLA с суточным сроком) — для них используются отдельные метки. 

От сложной системы автоматической приоритезации задач отказались: руководители и тимлиды вручную определяют порядок, а разработчик просто берёт следующую задачу из очереди. 

Разные интерфейсы для разных ролей

ПланФикс позволяет настраивать индивидуальные рабочие пространства с разными наборами досок, инструментов, отчётов и дашбордов для различных отделов и ролей. При настройке системы под себя СС-Уфа воспользовались этой возможностью в полной мере.

Для разработчиков интерфейс максимально упростили: планировщик, очередь задач, быстрый доступ к доскам и инструментам, требующим внимания: новые комментарии, просрочки, задачи без оценки. 

У PM и руководителей рабочее пространство шире, с инструментами контроля проектов.

Внедрение без сложного переобучения

Настройка системы и миграция данных в общей сложности заняли несколько месяцев. При этом большая часть времени ушла не на техническую реализацию в ПланФиксе, а на проектирование процессов и согласование новых регламентов внутри компании.

Внедрение новой системы не потребовало проведения долгих обучающих курсов или отрыва команды от текущей работы: 

• Минимум бюрократии: для разработчиков и технических специалистов подготовили лаконичную базу знаний и текстовые гайды.
• Наглядные инструкции: каждый регламент сопроводили скриншотами и пошаговыми алгоритмами с описанием внутренних правил и сценариев движения задач.

Это позволило сотрудникам переключиться на новую систему без долгого вхождения и пауз в рабочих процессах. 

ПланФикс как связующее звено

Команда не стала переносить в ПланФикс абсолютно все процессы: таск-менеджер заказчика остаётся источником внешних запросов, отдельный тайм-трекер учитывает время, а другие сервисы решают свои узкие задачи. ПланФикс здесь выполняет роль связующего звена: запрос клиента проходит через декомпозицию, приоритизацию, разработку, ревью и тестирование — и на выходе получается готовый результат.

Главные изменения

У компании не было цели измерять прирост выполненных задач или сэкономленные часы — нужно было решить конкретные операционные проблемы.

Главным результатом стал порядок в процессах:

• Понятна ответственность за каждый участок работы.
• Переписка по крупным проектам собрана в конкретных задачах: ничего не теряется, не нужно долго искать в разных чатах и мессенджерах.
• Прозрачна реальная загрузка разработчиков.
• Передача задач на ревью и тестирование требует меньше ручного контроля.
• Внешний запрос клиента и внутренние подзадачи четко связаны между собой.

Переход на ПланФикс позволил разделить внешнюю коммуникацию и внутренний производственный контур. Компания не просто сменила таск-менеджер, а выстроила единый прозрачный процесс работы: от автоматического получения заявки клиента до передачи готового кода на ревью и тестирование. 

В итоге заказчик продолжает работать в привычной системе, менеджеры распределяют запросы и определяют приоритеты, а разработчики получают конкретные задачи с понятной очерёдностью и всей необходимой информацией. 

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.