Для спортсменов тренировки — способ потратить энергию с пользой. А для администраторов спортшколы — повод потратить немало нервов. Пока спортсмены качают мышцы и отрабатывают технику, менеджеры ежедневно участвуют в марафоне: сверяют таблицы, вручную записывают детей по группам, проверяют абонементы и напоминают об оплатах.
Чтобы избавиться от этой рутины, в спортивной школе «Все на волейбол» перенесли управление занятиями в ПланФикс. Партнёр-интегратор ПланФикса Павел Кочетков связал систему с Max и Telegram, превратив мессенджеры в полноценный личный кабинет. Теперь клиенты могут прямо со смартфона записываться на занятия, проверять историю посещений — свою и своих детей, — а также в пару кликов оплачивать абонементы.
Рассказываем, как устроена эта связка и какие процессы удалось автоматизировать.
Всё о клиентах и занятиях — в одной системе
Данные о клиентах, абонементах, тренировках и посещениях теперь хранятся в ПланФиксе. Там же настроены расписание тренировок, учёт абонементов, запись на тренировки и формирование списков резерва.
В карточке каждого клиента собрана вся необходимая менеджеру информация: данные об абонементе, история посещений, остаток оплаченных занятий и сведения о платежах.
Бот вместо отдельного приложения
Клиенту не нужно ничего скачивать и регистрироваться. Достаточно открыть анонс актуальных занятий в канале школы в Telegram или Max, перейти в бота и выбрать нужное действие.
Через бота можно записаться на тренировку или отменить запись, посмотреть расписание и проверить историю посещений.
Для клиентов предусмотрено два типа личных кабинетов: взрослый спортсмен и ребёнок. Родители получают доступ к кабинетам своих детей, чтобы проверять расписание, посещаемость и состояние оплаты. Звонить менеджеру с вопросом, был ли ребёнок на занятии на прошлой неделе, больше не нужно.
ПланФикс фактически работает как бэкенд, а боты — как удобный фронтенд для клиентов. При этом управление ботами в Telegram и Max происходит из самого ПланФикса через справочники.
Оплата в пару кликов
Оплату абонементов также настроили через связку ПланФикса и ботов, просто подключив к ним платежный сервис.
Клиент выбирает локацию, месяц и количество занятий, а затем способ оплаты: картой или через систему быстрых платежей. Дальше вся информация попадает в ПланФикс и прикрепляется при помощи аналитики к выставленному счёту.
ИИ упрощает работу менеджеров
Информация об оплате поступает прямо в задачу с перепиской клиента, которая была интегрирована из чата в Max или Telegram.
Раньше сотрудникам приходилось вручную переносить каждый чек из диалога в задачу по оплате абонемента, сборов или сувенирной продукции. На обработку одной операции уходило от 3 до 5 минут. Когда за день проходили десятки платежей, эта рутина съедала почти половину рабочего дня.
Чтобы ускорить процесс, в ПланФиксе настроили специальную форму переноса данных. Она открывается по клику на кнопку прямо внутри задачи с перепиской.
Встроенный ИИ-помощник извлекает данные из чека и сам подставляет их в форму. Менеджеру остается только выбрать, к какой именно задаче относится документ. Список подходящих задач выводится в динамическом блоке, поэтому искать их вручную не приходится.
В результате на обработку чека уходит всего несколько секунд, а менеджеры экономят 2-3 часа рабочего времени ежедневно.
Один процесс вместо множества ручных операций
Благодаря интеграции ПланФикса с мессенджерами несколько разрозненных процессов объединились в единую систему. Спортсмены записываются на занятия и оплачивают абонементы прямо в мессенджерах. Родители контролируют посещения детей без лишних звонков администратору. Менеджеры видят актуальные данные в ПланФиксе, а рутинную работу с чеками берёт на себя ИИ.
В итоге школа получила прозрачный учёт, а клиенты — удобный сервис без лишних приложений.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
