Одна из отличительных черт ПланФикса – возможность реализовать одну и ту же бизнес-ситуацию разными способами и достичь тем самым дополнительных результатов. Это важное следствие нашей идеологии: в отличие от других систем, претендующих на закрытие широкого спектра задач компании, ПланФикс не навязывает своего, железно вшитого видения организации того или иного процесса, а является чем-то вроде конструктора LEGO для систем управления бизнесом.

Сегодняшняя история на конкретном примере иллюстрирует, как похожие на первый взгляд процессы, на самом деле могут быть по-разному устроены внутри.

Раньше мы уже рассматривали вариант организации общения с клиентом, при котором задача автоматически принимает статус “Ожидание ответа клиента” или “Нужно ответить клиенту” в зависимости от того, кто последний оставил в ней комментарий. Сегодняшний кейс показывает совершенно другой вариант решения для подобных ситуаций.

Сделаем мы так: добавим в задачу поле “У кого мяч?” и будем автоматически заполнять его именем того человека или людей, кто был уведомлен о последнем комментарии. Идея тут очень простая: раз тебя уведомили о комментарии, значит скорее всего от тебя ожидается ответ. Ну а раз у нас есть поле с именем этого “голкипера”, значит можно использовать его при отборе задач в фильтры, списки планировщика и так далее.

Приступим.

Первым делом добавляем в шаблон задачи поле “У кого мяч?” Я использовал для него тип поля “Список пользователей”:

(если вы новичок в ПланФиксе, вот видео о том, как добавить поле в шаблон задачи)

Если хотите, можно вынести поле “У кого мяч?” на основную панель шаблона – так оно будет отображаться на видном месте во всех созданных по нему задачах и вы всегда сможете быстро понять, от кого ждать по ней ответа, не читая комментарии:

Теперь давайте добавим сценарий заполнения этого поля при появлении нового действия в задаче. Идем в процесс, по которому работает этот шаблон, и добавляем новый автоматический сценарий:

Вот и все, теперь в поле “У кого мяч?” всегда будет указан тот пользователь (или те пользователи), который уведомлен о последнем комментарии к задаче. Вот как это выглядит в самой задаче:

Давайте посмотрим, как это можно использовать. Например, сделаем фильтр, в котором будут отображаться задачи, в которых ждут моего ответа:

Вот как выглядят настройки этого фильтра:

Аналогичным образом можно добавить список ожидающих моей реакции задач в любой планировщик. Можно даже сделать отдельный планировщик для такого “футбола”, добавив в него по списку для каждого из коллег, с которыми вы активно обсуждаете различные вопросы – глянув на него, вы всегда будете видеть, сколько задач на ком висит. Для тех, кто хорошо знаком с принципами функционирования Планировщика ПланФикса это дает еще и возможность изменять держателя мяча простым перетаскиванием задачи из списка в список.

В общем целом описанный механизм позволяет вам видеть альтернативную картину происходящего: распределение задач не по исполнителям, а по людям, в решения которых они упираются на текущий момент. Это очень полезно для анализа цепочек бизнес-процессов – сразу визуально видно, где тонкое место и надо бы расширить буфер.

Закончить сегодняшнюю заметку я хочу историей появления этого примера. Она, в общем-то, стандартна: к нам обратился один из старых пользователей ПланФикса, который хотел организовать такой инструмент у себя в аккаунте, но ему не хватало небольшой доработки в функционале сценариев. Мы сделали эту доработку по его просьбе, это заняло у нас пару часов рабочего времени – и ПланФикс получил еще один полезный вариант использования.

Пишу я это для того, чтобы вы не стеснялись обращаться к нам с реальными ситуациями из жизни, для автоматизации которых в ПланФиксе чего-то не хватает – из этого часто получаются вещи, полезные не только для вас. Пишите нам любым удобным способом, мы на связи.

P.S. Практически каждый день у нас случаются небольшие доработки, которые мы публикуем с тегом #ПФ_коротко. Чтобы не пропустить их, подпишитесь на новости ПланФикса по удобному для вас каналу: Facebook, ВКонтакте, Telegram или YouTube.

UPDATE 21-01-2021: Появился третий вариант организации концепта «На чьей стороне мяч», подробности здесь.