В ПланФиксе появилась новая категория сотрудников. Когда мне дали задание написать заметку про них, я сразу про себя дала им название «сотрудники-фантомы», но есть и официальная версия — «сотрудники без доступа».
Кто такой «сотрудник без доступа»?
При создании сотрудника в аккаунте теперь можно использовать новый статус — Активен (без доступа). В карточке такого сотрудника не надо заполнять поле «Электронная почта». Они не тарифицируются системой, то есть абсолютно бесплатны.
Вы спросите (а вы же спросите) — зачем вводить еще какой-то статус, если уже существует статус «Неактивен»? Вопрос логичный. Однако, разница есть. С сотрудником без доступа можно работать как с настоящим — он отображается в интерфейсе в списке выбора сотрудников, ему можно ставить задачи, делать и видеть по нему отчеты.
В каких случаях нужен новый статус?
Кратко расскажу, в каких ситуациях нужен статус сотрудника без доступа.
Ситуация № 1: Подготовка аккаунта для сотрудников, которых в будущем планируете ввести в систему.
Создаете сотрудников в статусе «Активен (без доступа)», затем настраиваете структуру компании, планировщики, фильтры, отчеты, раздаете необходимые доступы. А уже после того, как все настроено, указываете каждому сотруднику электронную почту и меняете статус на «Активен».
Ситуация № 2: В компании работают сотрудники, которых не нужно подключать в аккаунт.
Например, кладовщики, грузчики, курьеры, мастера чистоты, корабельный кок. Но в работе компании они участвуют, и это участие нужно отразить в задачах. Оформить график отпусков, организовать контроль за работой по сменам, закреплять таких сотрудников за определенными задачами или проектами клиентов и видеть их загрузку. Если организовать работу таким образом, эта часть сотрудников не выпадет из вашего внимания только потому, что они не заведены в систему.
Ситуация № 3: Вы не уверены, что стоит сразу всех сотрудников делать активными.
Сначала можно ввести в аккаунт сотрудников, которые лучше воспринимают новшества, а потом потихоньку вовлекать остальных. Вовлеченных лучше сразу предупредить о том, что есть и невовлеченные, чтобы не возникло вопросов вроде «А чё Вася мне не отвечает?».
Как создать сотрудника без доступа?
Перейдите в раздел «Компания» — кнопка создания нового сотрудника:
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.
Затем выберите пункт «Активен (без доступа)»:
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.
Когда будет нужно, в карточке сотрудника включите доступ:
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.
Ничего сложного, как видите.
Теперь вы знаете, что в ПланФиксе помимо различных сущностей, есть еще и сотрудники-фантомы. Логично, сервис же облачный 🙂 Быть может, у вас есть свой вариант применения нового статуса сотрудника, об этом можно рассказать в комментариях, нам интересно.
Ну и подписываться не забывайте. В соцсетях мы публикуем новости короткой строкой – кратко и по существу. Удобно для тех, у кого нет времени читать все эти ваши блоги 🙂
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
Добрый день, Уважаемые коллеги.
Ольга подскажите, пожалуйста, такой “сотрудник” тарифицируется или нет?
Или можно добавлять без ограничений, а тарификация начинается с момента перевода в активные с доступом.
Такой сотрудник не тарифицируется до момента перевода в статус Активен. Можно добавлять без ограничений.
Добрый день!
скажите пожалуйста, а уведомления на почту таким сотрудникам доходят?
Нет, не отправляем таким сотрудникам никаких уведомлений, за исключением активационных писем.
В telegram – кривая ссылка.
Ссылка рабочая. Было кратковременное падение ПланФикса, видимо попали на этот момент.
А почему нельзя выбрать данный статус для активного сотрудника?
Юз-кейс: сотрудник уволен и надо лишить доступа, но пока что в задачах он нужен (отчетность в конце месяца, не все его задачи успели распределить и т.д.)
Пока не стали этого делать, т.к. за этим стоит большой кусок работы – это тот случай, когда на вид все просто, а внутри очень сложно. Договорились. что будем собирать запросы на такие юзкейсы и если они будут регулярно встречаться – заморочимся и сделаем, чтобы эта штука тоже работала.
Кейс № 1 – прямо в точку !
Спасибо за функционал
Очень полезная штука. Спасибо! Раньше реализовывал этот функционал через теги.
А как перевести существующего сотрудника под такой статус?
Или создать сотрудника из контактов с таким статусом?
У меня не получается…
Здравствуйте, Андрей.
Из статуса “Активен” в “Активен (без доступа)” перевести не получится, к сожалению. Точно так же как и из статуса “Неактивен”. Это все работает только при создании сотрудника, как в принципе, и описано в рабочих кейсах. Поэтому и из контакта сотрудника в таком статусе тоже не сделать.