Анастасия Ковальская: Как ускорить работу команды и наладить оперативную коммуникацию? Евгений Якубин, опытный интегратор ПланФикса из команды Информбокса, нашел простое и эффективное решение этой задачи и готов поделиться им с нами. Евгений расскажет, как внедрение цветных статусов «Нужен ответ» и «Проверка» помогает его команде контролировать задачи и упрощать рабочие процессы.

Евгений Якубин: Как интеграторы ПланФикса, мы особенно ценим возможность работать с ним как с конструктором — настраивать каждый процесс для максимального удобства команды. 

Заметили вот что: если в работе над задачей нужно что-то уточнить у коллег, вполне логично обратиться к ним с вопросами в мессенджерах.

Но при этом задача остается в статусе «В работе», и руководителю сложно понять, что на самом деле работа на паузе, пока не будут получены комментарии или ответы.

Мы нашли простое решение! Разработали конфигурацию с системой цветных статусов, которая позволяет визуально отслеживать прогресс задач и ускорять коммуникацию в команде. По окраске сразу заметно, что выполнение задачи приторможено, и на нее стоит обратить внимание. Скорее всего, ответ на возникший вопрос вернет задачу в работу или завершит её:

Статус «Нужен ответ» помогает, когда работа над задачей еще далека от завершения, и исполнителю нужна помощь коллеги для решения определенных вопросов. В то же время «Проверка» сигнализирует, что задача близка к завершению и требуется проверка, например, от постановщика. Давайте рассмотрим, какие преимущества дает такая конфигурация.

Как визуальные статусы ПланФикса предотвращают потерю задач в рабочих процессах

В отличие от чатов, где сообщения быстро уходят вниз и легко теряются, статусы и списки на дашборте ПланФикса обеспечивают, что ни одна задача не останется без внимания. Сотрудники всегда видят задачи, которые требуют их ответов, и задача остается в их поле зрения до тех пор, пока не будет предоставлена нужная информация:

Такой подход снижает риск потери задач и повышает продуктивность команды.

Настройка уведомлений и Хроники ПланФикса для отслеживания изменения статусов

Уведомления в ПланФиксе — неотъемлемая часть управления задачами. Сотрудники, отмеченные в полях «Нужен ответ» или «Проверка», видят изменения статусов в своей хронике:

А еще, можно настроить отдельный столбец для их отслеживания. Благодаря этому команда всегда знает, какие действия требуются, что помогает поддерживать высокую скорость работы и вовремя выполнять задачи.

Ускорение процесса согласования задач в ПланФиксе с помощью статуса «Проверка»

Если задача требует проверки, исполнитель может указать нужного сотрудника, назначив статус «Проверка»:

Это делает процесс согласования более прозрачным и удобным.

Групповое взаимодействие и подключение сотрудников к задачам ПланФикса в один клик

Статусы «Нужен ответ» и «Проверка» позволяют подключить к задаче сразу нескольких сотрудников одним кликом:

Это полезно, когда требуется быстро собрать мнения или информацию от нескольких человек, без создания отдельных задач для каждого. В данной конфигурации ПланФикса это можно сделать быстро и с минимальными затратами времени.

Использование цветовой индикации статусов в Планировщике ПланФикса для приоритизации

Разные цвета статусов помогают понимать, на каком этапе находится задача, не открывая ее. Это особенно удобно для руководителей, которым нужно быстро планировать свои действия. В конфигурации выбраны оранжевый и фиолетовый:

• Оранжевый статус («Нужен ответ») сигнализирует, что работа кипит, но до завершения далеко. Для исполнителя этот цвет означает, что от его ответа зависит скорость решения вопроса:

• Фиолетовый статус («Проверка») указывает на этап, близкий к завершению, требующий особого внимания. Цветовой код помогает расставлять приоритеты, экономя время:

Цветные статусы в ПланФиксе не только помогают отслеживать задачи, но и визуально мотивируют сотрудников быстрее продвигать задачи к завершению, меняя цвет статуса. Это добавляет удовлетворение от выполнения задач и положительно влияет на мотивацию команды.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли массово менять статусы для нескольких задач в схожих состояниях?
  
  — Да, можно. Однако, при массовом изменении статусов также нужно указать сотрудника или сотрудников, от которых требуется ответ или проверка.
  

• Есть ли ограничения по количеству участников, которых можно добавить в поле «Нужен ответ», и как система реагирует на большое количество человек?
  
  — Ограничений нет, можно указать сразу нескольких человек или даже группу сотрудников. При указании группы каждый участник получит уведомление в хронику.

Преимущества использования конфигурации с цветными статусами для управления командой в ПланФиксе

Конфигурация, которую мы разработали, делает удобным управление рабочими процессами в ПланФиксе. Цветные статусы и уведомления для всех участников помогают команде оставаться на связи и не терять задачи. Команда Информбокса готова предложить индивидуальные решения под потребности вашего бизнеса. Напишите нам в Telegram или WhatsApp для бесплатной консультации.

Анастасия Ковальская: Евгений, спасибо за интересный кейс! Этот пример использования цветных статусов наглядно показывает, как небольшие изменения в настройках могут улучшить рабочие процессы, ускорить выполнение задач и сделать коммуникацию в команде более прозрачной и эффективной.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.