Глобальный поиск, база знаний и AI-агенты уже давно помогают пользователям быстрее ориентироваться и работать в системе. Но команда ПланФикса решила пойти дальше: объединила эти инструменты в едином чат-боте. Так появилась Фиона — AI-ассистент, встроенный прямо в ПланФикс.

Для чего нужна Фиона и как устроен AI в ПланФиксе

Стоит сказать сразу: Фиона не универсальный ИИ, который даст рецепт пирога или посоветует кино на вечер. Хотя, технически она может и это. Ее главная задача — оперативная работа с данными вашего аккаунта и перевод сложных системных показателей на простой человеческий язык. 

Как вызвать и настроить ассистента:
Включается Фиона в Управлении аккаунтом — Planfix AI — AI-чат. В интерфейсе она отобразится на верхней панели, рядом со строкой поиска и справкой:

Таким же образом чат можно открыть, находясь в конкретной задаче. Например, чтобы быстро вникнуть в контекст и выделить главное.

В зависимости от сложности запроса вы можете выбрать 4 уровня AI-модели: «Быстрая», «Стандарт», «Вдумчивая» и «Максимум». По умолчанию используется «Стандарт» — этот вариант обеспечивает хороший баланс между скоростью ответа и глубиной анализа.

Как и у любого ИИ, у Фионы есть лимиты использования — AI-кредиты. Их расход зависит от выбранной модели и объема работы, а стоимость практически один к одному соотносится с валютой вашего аккаунта. 

Что умеет Фиона: возможности на реальных кейсах

Если обобщить все ее возможности, получится два основных направления: 

• поиск информации по задачам, контактам, проектам, файлам и другим объектам внутри системы;
• изменение информации: создание и редактирование задач и контактов. 

Конечно, это лишь малая часть той дороги в тысячу ли, которую нам предстоит пройти. Но первые результаты уже приятно удивляют — показываем их на примере реальных кейсов.  

Автоматический анализ документов и Excel-таблиц 

Классический пример: в задачу пришел счет от поставщика. Чтобы найти реквизиты и вручную перенести их в систему, вам придется потратить определенное время.

Фиона справится с этим за секунды. Она вытащит нужные данные, ответит на вопросы по содержанию документа и даже найдет противоречия в тексте по вашему запросу. 

Еще лучше Фиона показала себя при работе с таблицами. Мы протестировали ассистента на Excel-файле со списком тендеров — она уверенно ответила на вопросы о регионах и ценах, нашла нужные строки и сопоставила цифры между собой.

Сверка нескольких источников и поиск дублей

Еще один сценарий, где Фиона экономит время — поиск информации сразу в нескольких источниках. 

Мы упомянули базу знаний с регламентом скидок в задаче, где обсуждались индивидуальные условия для клиента. Проанализировав источники, ассистент дала рекомендацию по цене для клиента. 

По такому же принципу Фиона умеет сравнивать задачи. В нашем тесте она указала на совпадения в двух задачах по проекту и объекту, и нашла различия по пользовательским полям, срокам и статусам работы. После чего Фиона сделала вывод, что одна из задач является более приоритетной и комплексной. 

Автоматическое создание задач и контактов

Поиск информации — только половина возможностей. Фиона умеет не только находить данные, но и создавать новые объекты в системе. 

Пример такого промта: «Фиона, создай сделку с клиентом Ивановым Иваном». После вашего согласия она найдет нужный объект «Сделка», контакт Ивана и создаст задачу. 

А если Фионе чего-то не хватит, она уточнит название, описание или даты. При этом она может заполнить не только системные поля, но и часть пользовательских.

Генерация сводок и суммаризация комментариев 

Вместо ручного изучения десятка задач и комментариев, можно попросить Фиону собрать главное за нужный период. Она отфильтрует задачи по статусам, выделит ключевые договоренности и предоставит сжатую аналитическую сводку. 

Например, так можно собрать задачи пользователя с активностью за последнюю неделю и получить краткую сводку по каждой.

Подсчет показателей и бизнес-аналитика

На «вдумчивых» и «максимальных» моделях Фиона выполняет вычисления по полям задач. Это удобно, когда нужно быстро получить ответ на вопрос, для которого раньше приходилось выгружать данные в отдельную таблицу. 

Например, с ее помощью можно быстро рассчитать сумму продаж по сделкам за эту неделю. Если в задачах есть поле с суммой сделки, бот выполнит расчеты и покажет итог. 

По такому же принципу Фиону можно попросить сравнить показатели за разные периоды или посчитать количество задач в определенном статусе.

Помощь со справкой 

Фиона умеет переводить техническую документацию ПланФикса на простой язык. Например, на вопрос о настройке планировщика «Расписание по дням» она не просто процитирует справку, а объяснит принцип работы на понятной аналогии.

Такое умение просто объяснять настройки особенно полезно новым сотрудникам, которые еще не привыкли к терминологии ПланФикса. 

Безопасность данных в чате с Planfix AI

Один из самых важных тестов ассистента был не про «найдет или не найдёт», а про безопасность данных. Мы попросили Фиону дать ссылку на задачу, где определённый контакт указан постановщиком. Вместо того чтобы раскрыть информацию напрямую, она предложила обратиться к администратору.

Этот ответ подтвердил важный принцип работы: Фиона не получает отдельный доступ к данным аккаунта. Она действует строго в рамках настроенных прав пользователей и не может показать больше, чем разрешено конкретному сотруднику.

Это особенно важно, когда в одном аккаунте одновременно хранятся разные типы информации: внутренние задачи, клиентские данные, документы и коммерческая информация. 

Развитие AI-функционала в ПланФиксе 

Стоит честно признать: Фионе еще предстоит многому научиться. Она уверенно справляется с большинством повседневных сценариев, но некоторые задачи пока остаются сложными.

Например, ассистенту непросто работать с многоуровневыми фильтрами и некоторыми типами пользовательских полей. В таких случаях Фиона может попросить уточнить запрос или не найти нужный результат с первого раза.

Однако AI-ассистент развивается очень быстро, и с каждой новой задачей становится точнее. Сейчас один из главных фокусов развития Фионы — улучшение понимания контекста в цепочках задач и работа со сложными сценариями. Параллельно мы учим ее помогать с администрированием и первичной настройкой самого аккаунта.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как включить AI-ассистента Фиону в ПланФикс?
Включается Фиона в Управлении аккаунтом — Planfix AI — AI-чат. Затем чат доступен на верхней панели управления.

Может ли Фиона раскрывать конфиденциальные данные сотрудникам?
Нет. AI-ассистент полностью соблюдает корпоративную политику прав доступа, настроенную в вашем аккаунте.

Какая модель ИИ используется по умолчанию?
По умолчанию используется модель «Стандарт», обеспечивающая идеальный баланс между скоростью работы и расходом AI-кредитов.