Алексей Ковалёв: Проекты по оснащению школ и больниц редко бывают простыми. В одном контракте может быть более тысячи позиций оборудования, десятки подрядчиков и длинная цепочка согласований. Стоимость таких проектов нередко достигает сотен миллионов и даже миллиарда рублей.

Группа компаний «Кортис» реализует подобные проекты по всей стране: поставляет и монтирует оборудование для образовательных и медицинских учреждений, а также занимается сервисным обслуживанием и IT-поддержкой.

До 2022 года многие процессы в компании велись в Excel, почте и мессенджерах. Но со временем этого стало недостаточно, и в группе компаний начали искать системное решение.

Почему в ГК выбрали именно ПланФикс и какие процессы он помог автоматизировать, рассказывает генеральный директор ООО «Кортис» Дмитрий Власов.

Дмитрий Власов: ГК «Кортис» была создана в 2014 году. Изначально это была одна компания, но позже мы разделились на два юридических лица.

ООО «Кортис» — системный интегратор. Мы занимаемся поставками и оснащением объектов строительства различным технологическим и инженерным оборудованием — иногда полностью под ключ, иногда по отдельным разделам. Работаем с оснащением школ, колледжей, больниц, офисов и других объектов.

ООО «Кортис Технологии» — наша IT-компания. Она занимается разработкой программного обеспечения и оказывает сервисные услуги.

В обеих компаниях сейчас около сорока человек. Половина — инженерный персонал и программисты, вторая половина — менеджеры. 

Поначалу мы в основном работали через мессенджеры и Excel. Но компании росли, проектов и клиентов становилось всё больше, и 4 года назад мы поняли, что пора переходить на более специализированные решения.

Почему выбрали ПланФикс

Я рассматривал несколько сервисов: искал информацию на форумах, смотрел обзоры, читал отзывы. Принципиальных требований к системе было два:

• Облачное решение. Хотя у нас есть IT-подразделение, мы не держим больших серверов и привыкли всё хранить в облаке. 
• Надёжность в долгосрочной перспективе. Западные компании как раз начали уходить с российского рынка,а для нас даже минимальный риск потери данных был неприемлем. Когда средняя стоимость проекта исчисляется сотнями миллионов рублей, а некоторые проекты переваливают за миллиард, ждать, пока вам заблокируют аккаунт, — явно не вариант.   

После предварительного поиска в мой личный шорт-лист вошли 3 системы: Яндекс Трекер, Битрикс24 и ПланФикс.

Внедрение без интеграторов и долгих настроек

Мы внедряли ПланФикс самостоятельно и смогли начать работу всего через два дня после регистрации аккаунта. 

Создали справочник сотрудников и проектов, определили, как будет проходить процесс работы, настроили этапы, самый простой планировщик — и начали работать.

Позже постепенно стали «докручивать» более сложные настройки: разные планировщики для разных процессов, шаблоны для генерации документов, цепочки автоматических действий. 

Сейчас, спустя четыре года, мы привлекли интегратора ПланФикса, чтобы выстроить ещё более глубокую автоматизацию процессов.

Но для старта все это на самом деле не обязательно.

Индивидуальные проекты — системный подход

Мы не стали выстраивать в ПланФиксе классическую линейную воронку продаж. В нашем бизнесе заказы крупные, а работа с каждым потенциальным клиентом ведётся индивидуально. 

Переговоры могут длиться месяцами, а иногда и годами, пока мы согласуем все детали и выйдем на подписание контракта. Поэтому «массовый» конвейерный подход здесь просто не работает.

Зато система помогает структурировать работу с каждым клиентом — как потенциальным, так и действующим:

• Чёткое разграничение задач. Каждая задача закреплена за ответственным и привязана к проекту.
• Напоминания. Например, проверить прогресс по проекту или вовремя связаться с клиентом.
• Шаблоны проектов и задач. Полностью шаблонизировать процесс невозможно — каждый заказ уникален и может включать до полутора тысяч позиций. Но шаблоны помогают быстрее стартовать и организовать работу без потери времени на рутину.
• Автоматизация. Например, при переводе проекта на следующий этап автоматически создаются подзадачи — иногда отдельные, иногда целое дерево задач в зависимости от проекта и процесса.

Это позволяет сохранять индивидуальность каждого заказа и одновременно не терять контроль над множеством деталей.

Сервисное обслуживание и техподдержка

Этот блок работы сосредоточен во второй компании группы — «Кортис Технологии». Она занимается разработкой и поддержкой программного обеспечения, чат-ботов и баз данных, а также сервисным обслуживанием оборудования, в том числе медицинского. 

Для управления таким потоком разноплановых запросов нам требовалась полноценная Helpdesk-система. Мы полностью реализовали её на базе ПланФикса, выстроив прозрачный цикл обработки обращений:

• Омниканальность. Клиенты направляют заявки через электронную почту или специализированный чат-бот в MAX.
• Мгновенная обратная связь. При использовании бота клиент сразу получает уведомление о том, что заявка принята, и может отслеживать изменение её статуса в реальном времени.
• Автоматизация тикетов. Каждое обращение автоматически превращается в задачу в ПланФиксе. Система сама привязывает её к карточке соответствующего контрагента.
• Полная история действий. В карточке задачи фиксируется каждое событие — от внутренних комментариев инженеров до ответов клиенту. Это позволяет в любой момент восстановить хронологию сервисного случая.

База поставщиков и подрядчиков

В ПланФиксе мы также ведём единую базу контактов. Однако используем её не для маркетинга или рассылок — в нашем проектном бизнесе это неактуально. Для нас это скорее рабочий справочник партнёров, поставщиков и подрядчиков.

В системе фиксируется всё, что помогает менеджеру быстро принять решение:

• Категория контрагента: подрядчик, поставщик, клиент. 
• Специализация: монтажники пищеблоков, сборщики мебели, инженеры по конкретным видам оборудования.
• Рейтинг надежности: проверенные партнеры отмечаются как приоритетные — к ним менеджеры обращаются в первую очередь.

Отдельно ведутся чёрные списки компаний и физических лиц, с которыми по тем или иным причинам было принято решение больше не сотрудничать.

Обучение новых сотрудников

Освоение системы новичками проходит довольно быстро. Для первого знакомства используется базовый курс Академии ПланФикса, а для повседневной работы — внутренние инструкции компании. 

Внутренние инструкции описывают уже конкретные действия в рамках рабочих обязанностей, например:

• как согласовать договор;
• как оформить заявку на оплату;
• как завести и проверить контрагента;
• как работать с проектными задачами.

Инструкции размещены во внутренней базе знаний в ПланФиксе, чтобы сотрудники могли быстро найти нужную информацию прямо в системе.

Работа «в полях» и мобильный доступ

Специфика нашего бизнеса в том, что многим сотрудникам приходится работать вне офиса. Менеджеры объектов, прорабы и инженеры службы поддержки много времени проводят на выездах, поэтому мобильное приложение ПланФикса стало для них основным рабочим инструментом.

Прямо со смартфона сотрудники фиксируют ключевые этапы проекта:

• Приемку грузов: поступление оборудования, материалов и комплектующих на объект.
• Контроль подрядчиков: объемы и качество выполненных работ.
• Рекламации: брак или нестандартные ситуации с фотоподтверждением «здесь и сейчас».
• Финансы: создание заявок на оплату и расчеты с привлеченными специалистами.

Совет новичкам

При внедрении любой системы очень важна вовлечённость руководителя.

У первого лица должно быть чёткое понимание, зачем ему это нужно и что именно он хочет получить от программы.

Если руководитель определяет, какие процессы ему важно видеть и контролировать, и начинает выстраивать их в системе, тогда она действительно начинает работать.

По моему опыту, внедрение проходит гораздо проще, когда инициатива идёт сверху и руководитель заинтересован в результате. Тогда система становится не просто формальностью, а реальным инструментом управления компанией.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.