Алексей Ковалёв: Благотворительный фонд «Второе дыхание» — крупнейшая в России некоммерческая организация, которая занимается сбором, сортировкой и перераспределением одежды. Это огромная, сложная экосистема: 639 собственных и партнерских пунктов приёма в 70 городах, огромное количество НКО-партнёров и сотни тысяч людей, получающих помощь.

Управлять такой масштабной инфраструктурой и логистикой в ручном режиме — задача на грани возможного. Чтобы оставаться эффективными и достигать большего, фонд последовательно искал инструмент для оптимизации и координации задач. В организации перепробовали несколько решений, пока в 2024 году не остановились на ПланФиксе. Почему, и как это было сделано — рассказывает менеджер процессов фонда «Второе дыхание» Лариса Цой.

О фонде и его масштабе 

Лариса Цой: История фонда началась в 2015 году. За 10 лет работы через наши сортировочные центры прошло более 8695 тонн текстиля, а вещевую помощь получили 705 тысяч человек в 34 регионах России. Это многодетные семьи, пенсионеры, подростки, бездомные люди, люди с инвалидностью и другие сограждане в трудной жизненной ситуации.

Чтобы маховик благотворительности крутился, мы ежедневно поддерживаем сложную инфраструктуру сбора и перераспределения текстиля по всей стране.

У «Второго дыхания» 639 собственных и партнерских пунктов приёма в 70 городах. Наши контейнеры установлены в общественных пространствах, крупных торговых центрах и жилых комплексах. Фонд поддерживают более 600 партнёров по сбору, среди которых есть крупные бренды – LOVE REPUBLIC, Спортмастер, Henderson.

Культура помощи и человеческий подход 

Нас вдохновляют не только объёмы, но и культура помощи, которую мы создаём. Более 100 партнерских НКО получают от нас поставки с вещами для своих благополучателей. Мы много говорим с ними о человекоцентричности, консультируем, рассказываем, как сделать передачу одежды не унижающей достоинства человека. Помогаем перейти от выдачи вещей «на картонке» к комфортным условиям, чтобы человек не чувствовал себя в роли «просителя», а ощущал равность и возможность выбирать.

Бездомный человек выживет в мороз благодаря тёплой куртке и получит шанс пройти собеседование в красивом костюме. Подросток будет чувствовать себя уверенно в модных вещах, а его мама сэкономит денег и сможет купить качественные продукты и оплатить кружки.

Новые вызовы с каждым этапом развития

Чтобы прийти к системе, которая работает слаженно и ровно, мы прошли большой путь. В первый год работы команда собрала 40 тонн одежды – тогда нас это здорово вдохновило. Никто не предполагал, что уже через 9 лет мы станем принимать такой объём каждые 2 недели.

Из небольшой группы энтузиастов мы выросли в штат из 79 человек. Нас поддерживают доноры и сторонники по всей стране, а также бизнес и различные организации. Мы несём ответственность за каждый пожертвованный рубль и регулярно отчитываемся о тратах. Поэтому так важно настраивать процессы, чтобы оставаться эффективными, суметь достигать большего меньшими затратами. А для этого — искать инструменты для оптимизации и координации задач.

В нашем случае каждый сильный скачок роста влек за собой смену инструмента, потому что мы вырастали из функционала и он переставал нас удовлетворять. Вначале были просто таблички, потом Трелло, Мегаплан, и вот наконец в 2024 году мы перешли на Планфикс.

Почему понадобились изменения 

Случилось это так:

За год до этого мы начали внедрять процессный подход. Мы постоянно росли и в конце концов стали задыхаться под грузом рутины: тратили все больше времени на тушение пожаров, выяснение зон ответственности и поиск информации.

В 2023 году мы сели за стол переговоров и с командой досконально стали обсуждать, описывать рабочие процессы, разрабатывать улучшенные памятки, чек-листы и регламенты. Работа шла, но мы вновь и вновь сталкивались с тем, что правила прописаны, согласованы, лежат в доступе, а жизнь идет своим чередом. В горячке дедлайнов про правила забывали, кто‑то делал по‑старому «как привык», кто‑то импровизировал, продолжал действовать по наитию. Стало понятно, что нам нужна помощь системы, которая поможет преодолеть этот разрыв между регламентами и фактическими рабочими практиками. Нам нужно было автоматизировать ключевые шаги. 

Мы тогда работали в Мегаплане, пытались там настроить, но на большинство вопросов поддержка отвечала: «К сожалению, это невозможно». Мы поняли — надо искать что‑то другое.

Как выбирали новый сервис

Мы ориентировались на гибкость настроек: стандартные бизнес-воронки не подходят для специфики НКО. Сначала рассматривали Битрикс24, но после изучения сравнительных обзоров заинтересовались ПланФиксом.

Окончательно определиться помогли коллеги — два крупных фонда на примерах объяснили, почему ПланФикс подошёл им лучше других систем.

Как мы переезжали

Переход занял около 3 месяцев. Чтобы избежать стресса в команде, мы действовали плавно и поэтапно:

• Не ставили сверхзадач: сначала просто повторили функционал Мегаплана, но навели порядок — внедрили типы задач, теги и обязательные поля для заполнения. Поиск задач перестал быть «эпическим квестом».
• Не торопили команду: короткие задачи разрешили доделать в старой системе, а длительные переносили в ПланФикс. Мегаплан оставили как базу знаний.
• Микро-уроки: После первых двух демо-уроков стало понятно, что час – это долго. Мы решили попробовать короткие сессии — всего 15 минут — и всё сразу заработало! Участники перестали тонуть в информации: они получали небольшую порцию знаний, которую могли сразу применить. Через неделю — новая Планфикс-пятнашка(так мы ласково прозвали наши мини‑уроки). Поэтапное обучение оказалось гораздо продуктивнее, чем попытка выдать весь материал сразу.
• Приступили к сложной автоматизации после переезда: настраивать длинные цепочки автоматик, кнопки и триггеры мы начали уже после того, как люди привыкли к новому интерфейсу и научились базовым действиям.

Что именно мы автоматизировали

• Генерация и согласование договоров: больше никаких опечаток в реквизитах. Благодаря интеграции с DaData, реквизиты в карточку партнера подтягиваются по ИНН, наши шаблоны договоров внесены в cистему.

  Теперь пользователь выбирает нужный шаблон, нажимает кнопку — получает готовый договор.

  ПланФикс взял на себя бюрократию. Мы разграничили роли, настроили поэтапное подключение согласователей к задачам и динамические подсказки. Это помогло свести ошибки к минимуму.

  А юрист фонда наконец-то вздохнула с облегчением.

• Счета на оплату: Бухгалтеров больше не дёргают вопросами «А ты оплатила?». Теперь по статусу задачи сразу понятно, где находится заявка: на согласовании у руководителя, у финдира, в работе у бухгалтера или уже оплачена.

  Каждая заявка на оплату привязана к определенному источнику (донору), настроили автоматические напоминания и запрет закрывать задачу без документов.

  Теперь нужные документы для отчёта находим за пару кликов через фильтр.

• Работа с партнерами: Раньше у нас была проблема: исполнители не получали всю нужную информацию сразу. Им приходилось по частям вытягивать недостающие детали — уточнять то одно, то другое. Это отнимало время и накаляло обстановку в команде.

  В уникальной специфической задаче уточнения уместны, но в типовой задаче — отсутствие полной информации — тревожный сигнал о том, что вы каждый раз изобретаете велосипед.

  Теперь у нас есть шаблоны для типовых задач — например, для работы с пожертвованиями, экскурсиями, лекциями. В шаблоне есть обязательные поля: что надо сделать, кто отвечает, какие сроки и т. д. Постановщик теперь не может забыть предоставить важную информацию, потому что без неё задачу попросту нельзя запустить. В результате меньше вопросов, меньше нервов и больше времени на работу.

Главные преимущества ПланФикса

1. No-code: для большинства задач нам не нужен интегратор. Базовые настройки и автоматизацию мы вносим самостоятельно.

2. Индивидуальные планировщики: каждый сотрудник настраивает рабочее пространство под свою логику.

3. Рабочие пространства: мы собираем для отделов удобную структуру (меню, воронки), где всё нужное находится в быстром доступе.

4. Справочники: это наша внутренняя база знаний с регламентами и инструкциями. Подсказки встроены прямо в задачи.

Больше порядка, меньше энтропии

Главный итог внедрения ПланФикса —  прозрачность. Снизилось количество отвлечений на однотипные вопросы. Рутина либо автоматизирована, либо стала понятной для всех процессов. 

5 советов тем, кто внедряет ПланФикс

Изучите теорию. Перед стартом ознакомьтесь с базовыми подходами к управлению изменениями (например, формулой Бекхарда). Это сделает внедрение предсказуемым.

Двигайтесь постепенно. Не внедряйте всё и сразу. Сначала наведите базовый порядок, а затем постепенно добавляйте автоматизацию. Это снизит сопротивление команды.

Работайте вместе с командой, а не против нее. Особенно важны коммуникация и умение объяснять, зачем всё это делается. Переход на Планфикс мы обсуждали вместе, это не было совещанием 2-3 директоров.

Была собрана проектная группа — по одному человеку от каждого отдела. Эти коллеги не просто присутствовали на встречах, а заранее обсуждали со своей командой, что всех волнует, какие есть опасения и пожелания. Потом они приносили эти мысли к общему столу — и мы их вместе разбирали. 

Запаситесь терпением. Полноценный переход на новую систему может занимать годы, и это нормально. Ошибка — менять инструмент, если он «не взлетел» за пару месяцев. Дайте системе время.

Используйте опыт коллег. Пообщайтесь с теми, кто уже прошёл этот путь. В секторе НКО это лучший способ избежать типичных ошибок.

Открытость и гибкость ПланФикса сделала его для нас не просто таск-менеджером, а фундаментом для развития инициативы и взаимной поддержки. Все чаще коллеги приходят со своими идеями об улучшениях и доработках. Кроме того, ПланФикс — очень мощная система: мы пока задействуем малую часть её потенциала. Чем ближе знакомимся с Планфиксом, тем больше идей для автоматизации появляется. Думаем, всё самое интересное — впереди!

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.