Когда нужно заключить договор, тратится уйма времени на заполнение одного и того же — данные клиента, условия, даты. В ПланФиксе заполнение документов можно автоматизировать. И сейчас покажем вам, как это сделать.
Для тех, кто не любит читать — есть видео, а для остальных продолжаем 🙂
План действий такой:
- Создаем шаблон документа
- Добавляем переменные
- Загружаем шаблон в ПланФикс
Создаем шаблон документа
Самый простой способ — отредактировать готовый договор, сделав из него шаблон с пустыми полями, в которых будут указаны детали каждого клиента:
Теперь, чтобы данные о клиенте заполнялись автоматически, в шаблон необходимо добавить переменные.
Добавляем переменные
В ПланФиксе переходим в раздел «Документы» — «Шаблоны документов» и кликаем на ссылку, где сможем выбрать нужные переменные:
Первым делом выбираем Объект, данные из которого нам нужны. Например, для «Документов» нам важен его номер. А из задачи, в которой ведется все общение с клиентом, можно забрать имя контрагента:
Скопировать переменную можно так:
Добавляем переменные в документ:
После того, как всё заполнили — сохраняем файл.
Загружаем шаблон в ПланФикс
Для этого создаём новый:
Заполняем данные:
- Называем шаблон документа.
- Добавляем начальный номер документа, с которого система начнет присваивать документам индивидуальные номера.
- Выбираем шаблон имени создаваемого файла — здесь можно использовать переменные, например ФИО контрагента.
- Указываем формат документа по умолчанию — docx или pdf.
Для того, чтобы добавить в шаблон имени переменную — нужно кликнуть сюда:
Готово!
Теперь по этому шаблону можно формировать договоры в один клик, снизив риск ошибок и экономя время.
Но на этом автоматизация не заканчивается. Можно настроить автоматическое заполнение данных о новом клиенте в ПланФиксе. Подробнее об этом смотрите в нашем видео.
Настало время брать рутину под контроль. Удачной автоматизации!
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
