Что приходит на ум, когда вы слышите фразу «автоматизация процессов»? Возможно, сложные программы, множество действий, различные алгоритмы или что-то новое и непонятное. Но так бывает далеко не всегда. Сегодня мы покажем 6 простых способов автоматизировать и упростить вашу повседневную работу.
Повторяющиеся задачи
Из раза в раз некоторые задачи повторяются: ежемесячные отчеты, еженедельные собрания, ежегодные корпоративы и так далее.
Автоматизация заключается в том, чтобы избавиться от необходимости держать эти события в голове и поставить себе напоминание, освобождая время для более важных дел.
Существует множество способов автоматизировать такие задачи: от записей в планировщике до напоминаний на телефоне. Но что делать, если вы работаете в команде и напоминание нужно установить не только для себя, но и для коллег? Мы предлагаем гибкий и функциональный инструмент — ПланФикс.
Это инструмент, с помощью которого можно оцифровать и автоматизировать рабочий процесс. В ПланФиксе вы можете создавать не просто напоминания, а «повторяющиеся задачи». Такая задача — это полноценное рабочее пространство, где можно общаться с коллегами, подробно описывать суть задачи, устанавливать сроки выполнения, обмениваться файлами и многое другое.
Вот так выглядят повторяющиеся задачи в календаре ПланФикса:
Шаблонные действия
Работая в команде, вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда приходится снова и снова давать одни и те же инструкции подчиненным, отправлять одинаковые файлы и устанавливать одни и те же сроки выполнения задач. Эта повторяющаяся рутина не только утомляет, но и отнимает ценное время, которое можно потратить на более важные и творческие задачи.
Автоматизация таких процессов существенно облегчает работу. Это означает, что вы можете один раз создать шаблон действий и затем использовать его многократно, автоматически отправляя его сотрудникам. Это устраняет необходимость повторного ввода информации и минимизирует вероятность ошибок.
В ПланФиксе вы можете создать шаблон задачи, который будет включать все необходимые инструкции, файлы и сроки выполнения. В дальнейшем, при необходимости, вы сможете одним кликом ставить сотрудникам новые задачи со всеми данными на основе этого шаблона, экономя время и усилия.
Вот как он может выглядеть:
Напоминания
Когда у вас есть важная задача, к которой нужно вернуться позже, где вы обычно ставите напоминание? На стикере, в блокноте, в телефоне, используете какое-то приложение? Все эти методы имеют свои недостатки: они могут быть забыты, потеряны или просто неудобны.
Автоматизация в данном случае подразумевает настройку автоматических напоминаний, которые помогут не забыть о задаче и при этом не будут отвлекать от текущей работы. ПланФикс поможет решить эту проблему.
Установить напоминание в ПланФиксе можно прямо в задаче, над которой вы работаете. Дату, время и текст напоминания вы задаете самостоятельно:
Напоминание придет в ваш планировщик и не будет отвлекать от основной работы.
Часто повторяющиеся действия
Насколько часто вы повторяете одни и те же действия? Например, формируете одинаковые документы, задачи, меняете исполнителей, отправляете шаблонные письма клиентам и т.д.
Каждое из этих действий ПланФикс может сделать автоматически за вас. Для этого достаточно настроить кнопку или сценарий, который будет выполнять заданные вами действия после наступления определенного события.
Например, заявка перешла в статус «Выполненная» и в задаче отобразилась кнопка «Оповестить о состоянии заказа». Когда сотрудник нажмет кнопку, ПланФикс автоматически отправит на почту клиента письмо, сформированное по настроенному заранее шаблону:
С помощью кнопок, можно заменить целый перечень пошаговых действий на один клик, чтобы вкладывать свое время в более важные задачи.
Отчеты
Как часто вы составляете отчеты? Еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно или как-то еще? Вариаций периодичности может быть сколько угодно, но суть подготовки отчетов одна — собрать данные, удобно отобразить их и (или) провести над ними какие-то математические операции.
Делать все это вручную скучно и долго, тем более если это один и тот же отчет, только с данными собранными за другой промежуток времени. Автоматическое накопление данных — эта та самая автоматизация процессов, которую поможет организовать ПланФикс.
Помимо сбора и накопления данных тут можно автоматически формировать и сами отчеты:
Настроить вычисления и вид отчета можно один раз, а дальше использовать повторно, меняя только даты для сбора данных.
Формирование документов
Составление и заполнение документов — еще одно часто повторяющееся действие для любого предпринимателя и сотрудника. Ручная работа с документами требует много времени и усилий. Автоматизация этого процесса значительно снижает трудозатраты и повышает эффективность.
В ПланФиксе можно автоматизировать формирование документов с помощью шаблонов.
В шаблоне документов можно использовать переменные, которые будут автоматически заполняться необходимыми данными, например, номер документа, дата создания, ФИО покупателя, наименование товара и т.д. Это позволит значительно упростить и ускорить процесс создания документов:
Вот так выглядит готовый документ, созданный по шаблону:
Автоматизация процессов — это нечто гораздо более простое, чем кажется на первый взгляд.
Используя ПланФикс, вы сможете значительно упростить и ускорить рабочие процессы, освобождая время для более важных задач. Попробуйте автоматизировать свои процессы с помощью ПланФикса, и вы увидите, как рутинная работа станет проще и организованнее.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
