Это очередной обновленный кейс использования функционала ПланФикса для решения конкретных бизнес-задач. На этот раз мы с вами будем использовать аналитику и отчет для организации системы отслеживания оплат и финансового документооборота с клиентами.
А вот бизнес-ситуация, которую мы с вами будем решать в этом кейсе:
студия дизайна оказывает услуги по разработке различной продукции. Как правило, это разработка дизайна, которая закрывается актами выполненных работ – но иногда случается и напечатать для клиента готовую продукцию типа календарей, тогда нужно закрывать с ним еще и накладные на товар.
Как собрать информацию по каждому клиенту в кучу и понимать, выписан ли ему счет, пришла ли оплата и закрыты ли нужные документы – и при этом не чувствовать себя бухгалтером?
А вот как.
Создаем одну универсальную аналитику “Финоперация” такой структуры:
Сразу пара замечаний по структуре:
- Как видите, в ней есть несколько полей для ввода сумм и общие поля для типа документа (Счет, Накладная и т.п.) и его номера. Такой подход хоть и содержит определенную избыточность на уровне одной записи аналитики (т.к. при вводе данных заполняется только одно из полей сумм, а остальные остаются пустыми), зато упрощает объединение введенных данных в отчете и упрощает процесс ввода, т.к. нужно запомнить и использовать только одну аналитику.
- В моей структуре присутствует поле “Валюта”, но если ваша компания не ведет операции в разных валютах, то можете смело его опустить – оно вам не понадобится и на результат не повлияет, а время при вводе данных сэкономите.
Как проходит процесс учета?
Прямо по ходу работы над задачами клиентов в ПланФиксе, ответственный сотрудник (а для небольшой студии – обычно ее руководитель) добавляет в задачу действие с аналитикой “Финоперации”. Например, вот так выглядит информация о выписанном клиенту счете на 350 рублей:
То есть, работали-работали, обсуждали, обменивались эскизами и переписывались с клиентом – а когда все сделали, то прямо в этой же задаче, не отходя от кассы, добавили такое вот действие. Это удобно тем, что аналитика сразу привязывается и к клиенту, и к конкретному проекту/задаче – в последствии это найдет свое отражение в отчете.
Аналогичным образом фиксируется факт получения от клиента денег – добавляется аналитика “Финоперации”, в поле “Сумма факт” вбивается сумма поступивших денег, выбираем тип документа “Банковская выписка” и указываем ее номер и дату поступления денег.
С закрытием документов поступаем также: при получении от клиента подписанного акта или накладной фиксируем этот факт добавлением в задачу аналитики, заполняем соответствующее поле суммы и даем ссылку на документ.
Все эти операции занимают минуты и не особо отвлекают от рабочего процесса. Зато смотрите что мы получаем на выходе.
Для сбора и анализа данных делаем такой вот отчет по аналитике “Финоперации”:
Столбцы в отчете я добавил вот такие, но вы можете проявить фантазию – например, добавить проект:
Кликните на картинку для просмотра в полном размере
Параметры отбора:
Вот как выглядит результат выполнения моего отчета:
Как видите, ситуация на скриншоте идеальная – все выставленные счета оплачены и закрыты актами. В реальной жизни такое случается редко – и тогда мы сразу увидим несовпадение в столбцах “План поступления” и “Факт поступления” (а значит, клиенты должны нам денег) или незакрытые документами суммы в столбце “Не закрыто” (а значит, надо дернуть клиента на предмет подписанного акта или накладной).
Все это позволяет оперативно видеть картину расчетов с клиентами и закрытие документов по всем текущим проектам – кто кому чего должен и какие хвосты стоит подтянуть. Ну и суммы ожидаемых/полученных средств тоже полезно видеть.
В случае возникновения вопросов тут же можно развернуть любую строку отчета и получить подробную информацию по документам, а при необходимости – сразу перейти в задачу, по которой они выписаны:
Такой вот получился простой и полезный кейс из одной аналитики и одного отчета. Не упускайте возможности внести в свою работу чуть больше порядка – как говорит наш дорогой шеф, “куй железо, не отходя от кассы” 🙂
Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса
А возможно ли в аналитике настроить права доступа?
Нужно, что бы менеджеры могли добавлять информацию, в аналитику по доходам. Но остальные исполнители эту информацию не видели.
А исполнители могли добавлять информацию в аналитику по расходам, но ее не видели менеджеры
Да, все это можно сделать, вот справка по настройке доступа к аналитикам: https://planfix.ru/docs/%D0%9A%D0%B0%D0%BA_%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%87%D0%B8%D1%82%D1%8C_%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%83%D0%BF_%D0%BA_%D0%B0%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D0%B8%D1%82%D0%B8%D0%BA%D0%B5_%D0%BC%D0%B5%D0%B6%D0%B4%D1%83_%D1%81%D0%BE%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D0%BC%D0%B8%3F
У нас сделано практически то же самое, но всё таки лучше разными аналитиками делать план и фак, т.к. у вас нет прав доступа на отдельные поля внутри аналитики, а право выставлять факт должно быть у одних людей (бухгалтерия), а право ставить план – у других (менеджеры по работе с Клиентами), иначе в фирме больше 25 человек уже сложно будет следить за порядком и кто-то где-то да схитрит (удалит план, чтоб скрыть дебиторку или нарисует факт и еще что) придумает.
А так замечательный кейс! Из него можно делать и платежный календарь и расчет дебиторской задолженности с пенями и можно несколько касс сделать и р/счетов, мне очень нравится это решение!
Согласен с комментарием Ирины: если работа по учету разделяется между разными сотрудниками с разными правами доступа, имеет смысл разделить аналитики по людям и настроить для них разный доступ. Это немного усложнит отчет, зато придаст системе больше гибкости.
Свой кейс я постарался сделать максимально простым, чтобы показать, что начать работу по постановке учета несложно – а развивать и углублять ее можно бесконечно 🙂
Все таки очень не хватает разделения прав чтения/редактирования внутри одной аналитики. Я не представляю как в одной задаче, где аналитика состоит из большого количества строчек План и Факт можно отмечать разными аналитиками. Они же между собой не связаны. И надо проверять каждую позицию закрыта она Фактом или нет. Есть ли у Вас какие то планы на этот счет?
Они связываются в отчете, Алексей – группируете данные по нужному полю и получаете на уровне группы итоги по плану и факту. Сравниваете их и видите результат. Именно так аналитики и задумывались, другое их использование не является правильным. Соответственно, ожидать каких-то продвижений в сторону разделения доступа внутри одной записи аналитики не стоит.
Было бы неплохо иметь возможность добавлять аналитику ко всему проекту. Например: план прибыли по проекту столько-то, а то приходиться делать глобальную задачу что-бы добавить аналитику и не искать ее в куче других мелких задач. Но при этом польза сущности проект снижается.
Ну вот пока мы не увидели преимуществ цепляния чего-либо напрямую к проекту – наоборот, есть подводные камни в таком подходе. Например, пришлось бы помнить, куда конкретно ты прицепил аналитику – к проекту или к задаче, иначе рискуешь потерять ее в какой-нибудь выборке по условию.
Что точно нужно в проектах, так это кастомные поля. План прибыли, кстати, тоже лучше ложится в кастомное поле, а не в аналитику – аналитики хорошо использовать там, где речь идет о накоплении множественных данных в ходе работы, а “разовые” данные удобнее вносить в поля.
Для нас самая большая проблема построения почти любого учета на базе аналитик это то что потом в одном конкретном отчета на одну конкретную аналитику можно наложить только один набор фильтров. Из за этого чаще всего что необходимо отражать в разных колонках отчета приходится делать разными аналитиками что действительно усложняет учет. Не хватает возможность просто показать в разных колонках разные поля аналитик, не говоря уже о том что такие аналитики выглядят весьма монстроузно когда суммы разных типов раскиданы по разным полям и заполнятся обычно только одна из них.
Было бы круто и гибко иметь например возможность включить одну и туже аналитики несколько раз в отчет и на каждое вхождение накладывать свой набор фильтров.
А как Вы это видите интерфейсно? Сложно же будет до безобразия – и так сейчас если несколько аналитик в отчете, то все непросто выглядит.
Есть еще вариант, когда подсчет планируемой стоимости можно автоматизировать на основании затраченных часов на работу и ставкой за час (если такой вариант преобладает).
Но здесь возникает немного сложность в настройке отчета, в котором используется две аналитики (затраченное время и финансы). Поэтому, проще, на мой взгляд, настроить в шаблоне задачи блок финансовой информации (доступ ограничить). Таким образом редактировать данные о поступлениях мы всегда сможем через редактирование описания задачи или через блок справа (там где параметры задачи отображаются).
Так, зайдя в задачу, мы всегда быстро сможем увидеть информацию о финансах (запись аналитики может потеряться в комментариях), но при этом просмотр данных будет ограничен для некоторых сотрудников.
Но, тут уже на любителя, как говорится 🙂
А вообще, спасибо за такую гибкость системы. Благодаря настройке отчетов и доп. полей, справочников, получается автоматизировать кучу рутинной работы.
Спасибо за комментарий, Игорь – Ваш способ имеет полное право на жизнь и в каких-то ситуациях действительно может оказаться даже более удобным.
Ещё хотелось бы, чтобы как-то перенеслись “долги” с прошлых периодов. Это в тех случаях, когда план в январе, а оплата в марте. Получается что мы должны, как-бы..
Наверное, это решается только захватом января в периоде отбора.
Спасибо за отличный кейс. Используем.
Было бы хорошо в аналитику тогда уж и файлы прикреплять. Снабженец мог бы к каждой позиции приложить счет. Бухгалтер мог бы к соответствующим позициям прикрепить платежное поручение.