Не так давно я рассказывал о шаблонах документов, благодаря которым вы можете на основании данных из задач печатать или выпускать в электронном виде документы произвольного вида. В комментариях к той заметке быстро образовалась стихийная демонстрация желающих делать это же, но на основании отчетов, которые собирают данные из множества задач. В итоге, нам пришлось подвинуть этот функционал поближе в очереди на реализацию – люди ждут, а погода не супер

И вот сегодня я хочу рассказать вам о том, как работают шаблоны для экспорта данных из отчетов ПланФикса.

Мини-отступление для новичков: генератор отчетов ПланФикса позволяет вам самостоятельно отбирать данные по нужным условиям и выводить их в удобном виде. Например, вы можете отобрать все задачи, которые завершил определенный сотрудник за прошлый месяц и вывести в отчете проект, название задачи и дату завершения. Или отобрать аналитику “Расходы” по статье “Канцелярские принадлежности” для сотрудников отдела электронного документооборота, увидеть итог за квартал и удивиться.

Данные любого отчета даже до сегодняшнего дня можно было экспортировать в Excel – например, для отправки кому-то или для проведения сводного анализа с данными из других систем. Файлик в Excel выглядел как аккуратная стандартная табличка без особых наворотов.

Суть нововведения, о котором я рассказываю сегодня: теперь вы можете самостоятельно задавать вид, в котором будут экспортированы данные отчета, и получать уже не просто табличку, а готовый документ.

Как обычно, я покажу как это работает на примере.

Пример будет такой: представим, что мы выполняем работы по контракту с клиентом, каждый месяц выставляя ему счет за услуги. Приложением к этому счету является расшифровка проведенных работ в оговоренных разрезах – объект, на котором производились работы, и вид проведенных работ. Работы проводятся в разных задачах (и даже проектах) этого клиента, разными сотрудниками. Менеджер контролирует проведение работ и в каждой задаче добавляет аналитику “Выставлено клиенту” с указанием вида работ и суммы, которая рассчитана исходя из условий контракта.

В начале следующего за отчетным месяца клиент-менеджер запускает отчет по клиенту, получает перечень выполненных работ с суммами и формирует для клиента пакет документов: счет, приложение, акт и т.п. Давайте облегчим ему эту работу.

Итак, на входе мы имеем отчет “К оплате”, результаты которого по итогам месяца выглядят так:

Это обычный вид отчета в ПланФиксе. Нам с вами нужно получить из этого, допустим, счет. Как это сделать?

Если вы зайдете в редактирование любого отчета, то увидите новую вкладку “Экспорт”:

Сюда мы должны будем загрузить шаблон документа в виде файла MS Excel, в котором в нужную нам форму (в данном случае счета) будут вписаны поля из отчета ПланФикса. При экспорте в эти поля подставятся данные из отчета и мы получим счет, наполненный данными по клиенту.

Список полей, которые мы можем использовать, уникален для каждого отчета – потому что в каждом отчете вы можете выводить разные реквизиты задач, действий и аналитик. Поэтому мы и зашли на вкладку “Экспорт” – здесь можно увидеть полный список названий полей (переменных) для конкретного отчета, данные которого мы хотим использовать. Клик на ссылку “С использованием различных полей” вызывает окошко с разворачивающимся списком всех доступных для данного отчета переменных:

Отсюда их удобно копировать и вставлять в наш шаблон отчета. В качестве стартового файла для шаблона можно использовать форму, которую вы обычно используете для выставления счетов. Если вы делаете это в 1С, то форму счета оттуда легко экспортировать в формат MS Excel.

Сам по себе процесс копирования названия полей из списка и вставки их в файл шаблона я в картинках зарисовывать не буду, лучше чуть ниже приведу примеры готовых файлов-шаблонов, которые я сделал специально для этой заметки. Всего я их сделал два: один для печати счета, второй – для приложения-расшифровки к счету. Готовые файлы шаблонов я добавил на вкладке “Экспорт” отчета “К оплате”, получилось вот так:

Давайте посмотрим как выглядит работа с экспортом данных отчета в нужном шаблоне. Выполняем отчет по клиенту и жмем кнопку “Экспорт”:

В появившемся окошке выбираем нужный шаблон и жмем ОК:

ПланФикс формирует по нашему шаблону файл MS Excel, наполняя его данными из отчета: все поля-переменные, которые мы вставили в шаблон, заменяются реальными данными из только что выполненного нами отчета.

Готовый файл сразу предлагается скачать. Скачиваем, открываем – и видим счет, сформированный по нашему шаблону и наполненный данными:

Тут же, не выходя из отчета, можем экспортировать его данные в другом виде, по шаблону “Приложение к счету”. Получаем второй документ, который тоже можно распечатать и приложить к первому:

Я специально сделал два разных шаблона, чтобы показать – одни и те же данные из одного и того же отчета можно оформлять по-разному. При этом можно использовать только часть данных (например, в счете используются только итоговые данные из отчета) и наоборот, дополнять их расчетами и оформлением уже на уровне шаблона в Excel (например, как в случае с расчетом НДС в счете и приложении).

Для тренировки, на базе этих образцов шаблонов вам будет несложно сделать еще один шаблон – для акта выполненных работ.

Давайте я для полноты картины выложу все настройки, которые я использовал для нашего примера, чтобы вы при желании могли воспроизвести его в своем аккаунте:

• Аналитика “Выставлено клиенту” имеет вот такую структуру. Для демонстрации вам нужно создать эту аналитику в разделе “Управление аккаунтом” (доступен только администраторам аккаунта) и затем добавить действия с такой аналитикой к нескольким задачам.
• Вот скриншоты страниц настроек отчета “К оплате”:
  Общая информация
  Вид отчета
  Параметры отбора
  Для демонстрации его нужно создать в разделе “Отчеты”, аккуратно воспроизведя на соответствующих страницах настройки с моих скриншотов.
• А вот сами файлы шаблонов счета: Счет из отчета и Приложение к счету. Их нужно добавить на вкладке “Экспорт” нашего отчета.

Я специально описываю эти подробности в расчете на новых пользователей ПланФикса, “старичкам” тут скорее всего сразу все будет понятно, т.к. используются те же решения, что и в случае с шаблонами документов, а аналитикой и отчетами их в принципе не удивить 🙂

Традиционные нюансы в заключение:

• Пока экспортировать данные с применением шаблонов можно только в формате MS Excel.
• Шаблоны для экспорта данных отчетов доступны только для платных и премиум-аккаунтов, пользователи бесплатных аккаунтов пользоваться ими не смогут.
• В течение пробного периода шаблоны для экспорта отчетов в Excel работают, так что протестировать их использование для своей компании можно без особых ограничений.

 

Вроде бы всё. Пишите, спрашивайте, предлагайте – мы на связи.