Как-то довелось мне пообщаться с бухгалтером. Ирина предоставляет бухгалтерские услуги компаниям и индивидуальным предпринимателям. Работает с ними через ПланФикс. Всё общение заведено туда же: рабочие чаты, заявки, запросы новых клиентов — в общем, сложная специфика с внушительными объемами информации и различными сроками по каждой задаче.

Например, какие-то задачи необходимо выполнять из месяца в месяц, а какие-то — раз в три месяца. Всё это держать в голове и исполнять вовремя не очень просто, особенно в случае бухгалтерского аутсорсинга. Хочется всё автоматизировать.

Теперь ПланФикс способен справится с этой задачей. Мы доработали «Расписание по дням», чтобы упростить работу бухгалтерам.

Расписание по дням: сводный график по контрагентам

Мы решили начать с простого — добавили в «Расписание по дням» возможность отображать повторяющиеся задачи в будущем, а также строить график по контрагентам. В итоге с помощью новых доработок можно построить вот такой сводный график задач по контрагентам:

На графике видны все клиенты, а также их текущие и запланированные на будущее задачи: выдать аванс, выплатить зарплату, подготовить отчёт о доходах и многое другое.

Настраиваем расписание по дням

Тут всё просто. Выбираем в планировщике «Расписание по дням», в параметрах отбора задач при необходимости указываем нужные условия, а затем переходим во вкладку «Данные для отображения»:

1. В «Расписании по полю» указываем «Контрагент» — это новинка.  
2. Добавляем нужных контрагентов.
3. Указываем дату начала и завершения задач.

Далее переходим во вкладку «Поведение и внешний вид». Я выбрал такие настройки:

ПланФикс — гибкая система, поэтому вы можете указать свои параметры, чтобы вам было комфортно работать. В итоге по клику на задачу в расписании откроется такая карточка:

Обратите внимание, отображаемые в карточке поля вы тоже можете настроить.

Отображение повторяющихся задач в будущем

Как я уже говорил, мы добавили возможность отображать повторяющиеся задачи в будущем, например, в расписании по дням. Настраиваются они следующим образом.

Перейдите в раздел «Задачи» — «Повторяющиеся»:

Затем нажмите кнопку «Новый шаблон задачи» и заполните нужные поля:

• «Контрагент», чтобы задача отобразилась в расписании у нужного контрагента.
• «Название создаваемой задачи».
• «Исполнитель», который будет ответственен за её выполнение.
• «Даты».

Обратите внимание, настраивать даты начала и завершения задачи лучше таким образом:

Дата начала — 0 дней от даты создания, а дата завершения устанавливается через длительность дней, в рамках которых должна быть выполнена задача.

После этого настройте параметры повторения задачи:

Не забудьте сохранить все настройки.

А что дальше?

Надеемся, теперь бухгалтерам станет проще выполнять часть своих рутинных повторяющихся задач в ПланФиксе, и они будут делать это всегда вовремя. Бухгалтер Ирина, например, осталась очень довольна. Надеемся, новинка понравится и вам 🙂

И ещё, отображение в расписании повторяющихся задач по контрагентам может успешно применяться не только в бухгалтерии, но и в периодическом обслуживании чего угодно: кофемашин в кофейнях, холодильного оборудования в торговых точках, станков на производстве — этот список можно продолжать и продолжать.

Закончить заметку я хотел бы такой мыслью: когда вы чувствуете, работая в ПланФиксе, что вам не хватает каких-то функций или возможностей – обязательно напишите нам об этом в Службу поддержки. Мы обязательно подумаем, что можно сделать и как улучшить вашу работу в ПланФиксе.

---

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.