Андрей Аксёнов провернул непростое дело: настроил работу по ведению заказов типографии, от приема заявки клиента, через весь процесс согласования макета и производства, до выдачи готовой продукции заказчику — и все это в рамках бесплатного тарифа ПланФикса. Мало того, он добавил сюда же учет затраченного времени и материалов! Что будет, если дать ему в руки ПланФикс на платном тарифе, страшно даже представить 🙂

Слово Андрею.

Описание задачи

Моя работа связана с полиграфией. Конечно, хотелось бы перенести в ПланФикс бизнес процессы в типографии. В частности, возникла задача по ускорению и контролю процессов на участке цифровой печати:

• быстрый приём заказов: живая очередь, плюс заказы из почты, веб-чата, интернет-магазина;
• ранжирование заказов по срочности выполнения: молния, срочно за сутки, обычная срочность в три дня;
• распределение по участкам: подготовка макета, печать и послепечатная обработка.

То есть, входящие запросы должны превращаться в конкретные Заказы со сплошной последовательной нумерацией, техническим заданием, исполнителем и передачей по участкам. Контроль производства — очередь заказов по участкам и загруженность каждого из участков (очередь заказов и календарь прохождения).

Важно то, что поначалу планируется использовать бесплатную подписку. Необходимо показать преимущество подхода начальству и менеджерам, которые также будут об этом говорить начальству. Ну а затем уже будет рассматриваться переход на расширенные платные тарифы, с планированием по переводу в Planfix других процессов типографии. При этом работа на бесплатном тарифе накладывает ограничения на используемые количества процессов (один), полей задач, планировщиков и т. д.

Общее описание Участка цифровой печати

Заявки приходят из:

• живая очередь;
• почта;
• заявки от учредителя;
• телефонные звонки;
• интернет магазин.

Как было. Менеджеру поступает заявка по одному из каналов, либо люди обращаются напрямую, в порядке живой очереди. В жаркий период очередь из живых людей существенна, и оформление заказов осуществлялось на бланках, макеты же передавались в письмах на адрес оператора. Также, по электронной почте и телефону осуществлялась коммуникация с заказчиком и утверждение заказов. Умножьте это на разный приоритет заказов — горящие необходимо выполнить быстро, другие ждали своей очереди. Мешанина из цепочек писем и бумажек.

А ещё всё это требует управления и контроля. То есть, заказы необходимо фиксировать. Для этого заказу присваивался номер, а фиксировался он в простой табличке в Google Docs. Сюда же вписывалось описание заказа, его стоимость, помечались выполненные заказы.

Сам процесс создания макетов для печати, их правка и утверждение не фиксировался нигде. За это отвечала память оператора и менеджера — весьма ненадёжный партнёр. Процесс вёлся по почте и через телефон, а результат и тонкости процесса передавались устно. Макеты же хранились в общей папке под присвоенным номером заказа.

Организация процесса работы в Planfix

Как известно, сильным местом Planfix является работа со входящей почтой, а также простое создание Задач из писем. Это и решено было поставить во главу угла.

Первоначальное видение процесса работы в Planfix

Сбор, перенаправление заявок в Planfix должен осуществляться посредством простого перенаправления писем на определённые почтовые адреса. В нашем случае это адрес оператора цифровой печати и почта дизайнера. Все письма на эти адреса перенаправляются в Planfix. Тем самым создаётся очередь Заявок, которой уже управляет менеджер.

Обработка заявок менеджером. Заявка превращается в Заказ. При этом задаются Срок (три градации по срочности — “молния”, “срочно”, “нормально”), Параметры заказа (можно описать ТЗ в теле задачи, материал и операции), Этап прохождения заказа (создание макета, печать с готового макета). Возможен ещё начальный этап “Просмотр и оценка макета”, ведь сам менеджер не располагает для этого достаточными знаниями и инструментами (программами), да и временем. Поэтому перед выполнением Заказа иногда возникает необходимость в просмотре макета специалистом.

Заказу нужно дать уникальный последовательный номер (не уникальный номер задачи, так как при этом не будет соблюдаться последовательность), по которому Заказ будет учтён. Файлы (если есть) при этом автоматически прикрепляются к Заказу. Также в Заказе менеджер задаёт необходимый срок выполнения. Ещё необходимо учесть изготавливаемую в рамках заказа продукцию, её стоимость и затрачиваемые на её производство ресурсы (время и материалы).

Для учёта чего-либо в Planfix принято использовать Аналитику. Она отлично подходит для учёта — к любой задаче можно прикрепить любое количество настроенных Аналитик. А для оценки и учёта затем можно использовать инструмент Отчёты.

Для учёта заказываемой продукции и её стоимости решено было использовать Аналитику “Продукция”. Это вид, тираж, стоимость и т. п. продукции. Заполняться она должна, конечно, менеджером на этапе формирования Заказа (если время поджимает, то можно вернуться к этому и потом, в свободное время).

На каждом этапе к задаче прикрепляется Аналитика по затраченному на обработку времени. На начальном этапе это нужно для сбора статистики — сколько времени в среднем затрачивается на типовые операции. Для этого используется стандартная для Planfix Аналитика “Управление временем”. Она удобна и для операторов, и для дизайнеров — необходимо лишь установить дополнение для браузера, и не забывать включать / останавливать секундомер. В дальнейшем эту статистику можно использовать и для оценки работы, и для статистики времени выполнения типовых заказов.

Для учёта материалов, затрачиваемых на производство продукции, необходима ещё одна Аналитика — “Материалы”, где указывается вид и количество затраченных на производство заказа материалов.

Загрузку участков можно оценивать по количеству заказов и планируемому на их выполнение времени в специально сделанном под эти нужны планировщике. В Очередь заказы ставятся последовательно, сначала срочные, за ними менее срочные и, наконец, обычные.

Календарь прохождения должен сигнализировать менеджеру, что всё, лимит срочных заказов исчерпан, за разумное время (15 минут, пол-часа, час) их не сделать. Тут же можно посмотреть — а когда же возможно сделать? Ну и не забыть про менее приоритетные заказы, которые в суматохе могут затеряться.

Организация процесса работы Участка цифровой печати в Planfix

При организации процесса работы, существенными оказались ограничения, накладываемые бесплатной версией Planfix:

• количество пользователей не более 5 человек;
• одно стандартное рабочее пространство;
• один процесс для задач;
• 2 настраиваемых статуса в рамках процесса;
• количество настраиваемых полей задач (своих) 3;
• один автоматический сценарий для задач в одном процессе;
• 2 шаблона задач;
• количество пользовательских аналитик 5;
• не более 4 пользовательских справочника по 1000 записей в каждом;
• облачное хранилище в 1 Гб;
• 10 проектов для задач;
• отсутствие интеграции с мессенджерами;
• отсутствие внешних (корпоративных) адресов e-mail и возможности их использования.

Есть и другие ограничения и неудобства, но организовать работу на небольшом участке цифровой печати на бесплатном тарифном плане вполне возможно.

Итак, в системе может быть не более 5 пользователей. И это вполне подошло, роли распределились как раз на 5 человек:

• оператор цифровой печатной машины;
• дизайнер;
• 2 менеджера;
• начальник участка цифровой печати, он же разработчик.

Пара слов о файлах, участвующих в процессе. Традиционно в полиграфическом процессе задействовано очень много файлов, и их размер большой. Поэтому сразу решено было отказаться от использования какого-либо облачного пространства. Все макеты для заказов хранятся в общем хранилище типографии в соответствующих папках — по номерам заказов.

По поводу процесса утверждения заказа. Ввиду отсутствия в бесплатном плане возможности использования корпоративной почты, решено было процесс утверждения макетов вести по-старому, по почте. Это несколько неудобно, но вполне терпимо. Также в почте должны вестись все переговоры, утверждения и правки, вносимые в макеты или заказ, всё это необходимо указывать в комментарии к Задаче. Иначе будет сложно доказать что-либо, переданное устно в телефонном разговоре или при личном общении. А также затруднительно или даже невозможно будет передавать работу по Заказу другому менеджеру / оператору / дизайнеру.

В Planfix стандартно происходящие (бизнес)процессы передают посредством Процессов для Задач, когда Задачи в рамках процесса проходят через определённые стадии, отмечаемые Статусом задачи.

Но в бесплатном тарифе процесс лишь один, а настраиваемых статусов для задачи всего два. Не густо. Поэтому я решил отразить процессы работы в рамках стандартного процесса, когда задача может быть принята к исполнению (статус “В работе”), выполнена и завершена (а также отклонена, отложена, отменена). А для отражения хода выполнения Заказа ввел поле для задачи Этап.

Это простой список значений, этапов выполнения заказа:

• Просмотр макета;
• Дизайн;
• Утверждение макета;
• Печать;
• Послепечатная обработка.

Ну а для визуализации происходящего на производстве, был добавлен Планировщик “Цифровая печать”:

Планировщик “Цифровая печать” состоит из двух списков:

• Работа с макетом, отражающий работу с исходным материалом — файлами макетов.
• Печать, отражает работу по изготовлению продукции.

Работа с макетом. Это список в виде таблицы. Вот его параметры:

В него попадают все задачи, кроме находящихся в Статусах “Завершённая” и “Выполненная”. Также задачи должны входить в Проект “Цифровая печать”, и быть созданы по шаблону “Заказы на цифровую печать” (об этом ниже).

Список разбит на столбцы, в соответствие со значением в поле Этап: Просмотр макета, Дизайн и Утверждение макета.

Кроме того, таблица-список разбит на столбцы по срочности: срочные задачи выводятся выше, а обычные — ниже.

К списку применена Сортировка по дате планируемого завершения. Это дата сдачи заказа, и её в обязательном порядке проставляют менеджеры.

Логика работы следующая. Менеджер создаёт задачу-заказ, либо переводит в Заказ одну одну из входящих задач-запросов (автоматически создающихся из писем). При этом, помимо описания заказа, должен быть указан срок планируемого завершения и в поле “Этап” должен быть указан этап задачи. Договорились, что изначально всегда указываем Этап “Просмотр макета”, так как оператор / дизайнер уже здесь может выявить недоработки. При этом в задаче даются комментарии, а ей присваивается Этап “Утверждение макета”. Либо, если в описании задачи ставится задача создания / доработки макета, то оператор / дизайнер проставляет Этап “Дизайн”, и занимается работой с макетом.

После создания или доработки макета, его необходимо утвердить у заказчика. Для этого Заказ переходит на Этап “Утверждение макета”, а сам макет пересылается заказчику по почте. После внесения всех правок и утверждения макета в работу, Заказ переходит на Этап “Печать”.

Стадия производства. Список Печать. Также представлен в виде таблицы:

Здесь также представлены все задачи, кроме находящихся в Статусах “Завершённая” и “Выполненная”. Задачи должны входить в Проект “Цифровая печать”, и быть созданы по шаблону “Заказы на цифровую печать” (об этом ниже).

Список разбит на два столбца по полю Этап: “Печать” и “Послепечатная обработка”. И всё также, таблица-список разбит на столбцы по срочности — срочные задачи выводятся выше, а обычные — ниже.

К списку применена Сортировка по дате планируемого завершения. Здесь представлены заказы, находящиеся в производстве — либо на этапе Печати, либо Послепечатной обработки.

Шаблон Заказа

Все Заказы принадлежат Проекту “Цифровая печать”. В этот проект входят именно выполняемые на участке цифровой печати заказы. На участке можно вести и другие задачи, например, по организации работы — техническое обслуживание, заказ расходных материалов и т. п. Но это уже другой круг задач, и они таким образом отделены он Заказов.

Все Заказы в Проекте “Цифровая печать” делаются по единому шаблону “Заказ на цифровую печать”:

Для типового Заказа используются три пользовательских поля:

• Заказ № — номер заказа, целое число с запретом дублирования значений.
• Этап — список этапов прохождения заказа.
• Оплачено — флаг, указывающий, что заказ оплачен.

К сожалению, это максимальное количество пользовательских полей для бесплатного аккаунта Planfix. Из-за чего становится невозможным дальнейшее детальное ведение заказов, создание детальной отчётности по ним и автоматизация.

Название заказа автоматически формируется из темы входящих писем, но в нём лучше описать суть заказа — номер заказа, продукция, заказчик. Это поможет быстро идентифицировать заказ в списке. К сожалению, это поле в бесплатном аккаунте необходимо заполнить вручную, в платных же аккаунтах вполне возможно заполнить эту информацию в автоматическом режиме при заполнении данных по заказу.

В описании заказа необходимо дать Техническую информацию по его изготовлению. В режиме аврала достаточно и того, что прислали заказчики, дальнейшее прояснение ведётся в комментариях. И этого для небольшого участка цифровой печати вполне достаточно. Но всё же, минимальную информацию для производства указать необходимо — продукция, тираж, материал и т. п.

Чтобы Задача стала Заказом, обязательно необходимо указать номер заказа в пользовательском поле “Заказ №” — это уникальное целое число.

Второе обязательное поле — “Этап”, о котором уже говорили. Как только Этап Заказа заполнен, его видит исполнитель на производстве — оператор и дизайнер в Планировщике “Цифровая печать”.

Третье и последнее в бесплатном тарифе, доступное для задач поле — “Оплачено”. Это флажок, говорящий об оплате заказа, его проставляет менеджер.

Также при оформлении заказа необходимо указать Дату завершения заказа. По умолчанию на исполнение заказа даётся три дня от момента его создания.

Также заказ может быть срочным. Такие заказы выводятся в самом верху списка в Планировщике “Цифровая печать”.

Работа менеджеров

Для менеджеров создан свой планировщик, который так и называется, “Менеджмент”:

В первый из списков попадают Заявки из писем — все пересланные в Planfix письма. Именно эти заявки затем превращаются в Заказы. Как видно, далеко не все пересылаемые письма являются заявками, поэтому этот список необходимо отфильтровать.

Для того, чтобы “превратить” заявку в Заказ необходимо открыть для редактирования задачу-заявку и затем:

• Указать себя, как ответственного за заказ менеджера в качестве Постановщика. В это поле автоматически попадает автор письма.
• Указать Заказчика в качестве Контрагента.
• Указать проект Цифровая печать и шаблон Заказ на цифровую печать. Система настроена так, что по-умолчанию задачи из писем создаются в проекте “Цифровая печать” и по шаблону “Заказ на цифровую печать”, поэтому обычно вручную этого делать не приходится.
• Поле Название выводится во всех списках задач и планировщиках, поэтому его целесообразно заполнить так, чтобы было понятно, что это за заказ. Желательно указать вид продукции, заказчика и номер заказа. Planfix позволяет прибегнуть к автоматизации, и здесь название заказа можно сформировать по шаблону, из заполненных в заказе полей при определённом действии (например, при сохранении заказа).
• Необходимо указать Номер заказа. Это обязательное поле, именно по нему выводится список заказов на производство в Планировщике “Цифровая печать”.
• Далее необходимо заполнить Этап заказа. Как уже говорилось выше, договорились, что вновь сформированные заказы должны попадать на Этап “Проверка макета”. Это второе обязательное условие для того, чтобы Заказ появился в Планировщике “Цифровая печать”.
• В поле “Описание” попадает весь текст письма. В Planfix имеется богатый функционал для работы с письмами и формированию задач из писем. К сожалению, в бесплатной версии этот богатый функционал сильно урезан. В любом случае, в это поле необходимо внести все данные, необходимые для производства заказа. Это тираж, сведения о макете, материалы, красочность и т .п. — так, чтобы на производстве не возникло вопросов, что и как делать.

Этого достаточно для того, чтобы Заявка превратилась в Заказ, а он, в свою очередь, появился бы в очереди на производство. Если заказ срочный, то здесь же можно это указать в поле Срочность.

Также, в поле “Дата завершения” указывается срок сдачи Заказа. По умолчанию на производство заказа даётся три дня от момента открытия Заказа.

Кроме того, для дальнейшего учета, менеджеру должен указать, оплачен ли заказ — если да, то поставить соответствующий флажок.

А учесть производимую в рамках продукцию и её стоимость помогает Аналитика “Продукция”. Её также необходимо добавить к заказу менеджеру.

Здесь указывается дата добавления, вид продукции и примечания по ней, тираж, вид оплаты (наличные, безналичные) и стоимость.

К заказу можно добавить неограниченное количество Аналитик. Они, наряду с полем Оплачено в задачах, позволят вести простой финансовый учёт.

На этом оформление заказа заканчивается. Но работа с Заказами с этого только началась. Следующие четыре списка Планировщика Менеджмент говорят сами за себя.

Ждут моих действий. Для заказов принят стандартный для Planfix путь следования задач:

• Вновь сформированный Заказ имеет статус Новый. Это ещё не принятый в производство заказ, но уже видимый в списках.
• Исполнитель приступает к выполнению Заказа, нажимая на кнопку Принять. После чего статус задачи-заказа меняется на В работе.
• Пройдя по всем этапам, заказ наконец сделан, и исполнитель указывает ему статус Выполненная.
• Но выполненный исполнителем в лице оператора или дизайнера заказ ещё необходимо проверить! Именно такие вот выполненные заказы попадают в список Ждут моих действий. Если с заказом всё в порядке, он передан заказчику и претензий к нему нет, то Заказу необходимо присвоить статус Завершённая.

Кроме того, как уже говорилось, Заказ в процессе выполнения может потребовать утверждения заказчиком — при создании или правке макета, либо уточнения других сведений. При этом, исполнитель оператор или дизайнер переводит заказ на этап Утверждение макета. А за коммуникацию с заказчиком по таким заказам отвечает менеджер, и именно такие Заказы попадают в список Заказы на утверждении.

Менеджер должен обращать внимание на такие заказы и, при появлении информации по ним, отражать её в заказе — информацию по правкам, согласование макетов и материалов и т. п. Если же находящийся на утверждении заказ утверждён заказчиком, либо требует правок, менеджер переводит Заказ на соответствующий этап — “Печать” или “Дизайн”.

Список Заказы не оплачены говорит за себя. Что делать с этими заказами — решает менеджер.

Список Не указана ПРОДУКЦИЯ говорит о том, что в заказе не указана Аналитика “Продукция”. Такие заказы невозможно будет учесть в отчётах.

Из сказанного понятно, что менеджеру необходимо стремиться к уменьшению количества заказов во всех списках с красными заголовками.

Ну а последний список содержит Заказы в работе.

Ещё один часто используемый менеджерами инструмент — это раздел Заказы с фильтром Цифровая печать.

Это простой список всех заказов, с выведением всех необходимых для отбора нужных заказов полей. Здесь можно посмотреть, упорядочить и отфильтровать нужные заказы.

Работа производства

Непосредственно за производство заказов отвечают исполнители в лице Оператора цифровой машины и Дизайнера. Разделение весьма условно, оба наделены абсолютно одинаковыми правами в системе.

Вся работа происходит в Планировщике Цифровая печать.

Вновь созданные заказы по договорённости попадают в список Работа с макетом > ПРОСМОТР МАКЕТА в статусе Новая (задача). Сортировка заказов во всех списках идёт по полю Дата завершения (на карточке задачи в списке отображается как “Срок”). Чем ближе дата завершения заказа, тем выше Заказ в списке. Отдельная строка вверху отведена для Срочных Заказов.

Исполнитель видит заказ в списке и приступает к нему, нажимая на кнопку Принять — переводит заказ в статус В работе. Все сведения по заказу указаны в теле Заказа. Файлы могут быть прикреплены к Заказу (созданному из письма с прикреплёнными файлами), либо переданы другим образом. При этом, по договорённости, для каждого заказа на общем диске создаётся отдельная папка с названием по номеру заказа.

Оценив заказ, исполнитель переводит его на соответствующий этап — ДИЗАЙН, ПЕЧАТЬ, ПОСЛЕПЕЧАТНАЯ ОБРАБОТКА. Для этого достаточно просто перетащить карточку задачи на соответствующий список.

Работая с заказом на определённом этапе, исполнитель открывает карточку задачи и запускает таймер. Это стандартная для Planfix процедура учёта рабочего времени.

Закончив работу с заказом на определённом этапе, исполнитель переводит его на следующий этап.

Для учёта затраченных на производство заказа материалов, служит Аналитика Материалы.

В основном это бумага для печати, но ничто не мешает расширить список материалов.

Эта аналитика обязательна для Заказов. Заказы без аналитики попадают в специальный список Не указана бумага, который виден как исполнителям, так и аудиторам. В конце отчётного периода этот список должен быть пуст — для всех заказов должны быть указаны затраты.

В процессе работы часто возникает необходимость либо уточнений по заказам, либо утверждения, например, дизайна или правок. Как говорилось, такие заказы переводятся на Этап УТВЕРЖДЕНИЕ МАКЕТА. Для них создан специальный список Я сделал, жду утверждения.

Исполнителям, как и менеджерам, следует стремиться к опустошению “красных” списков. После выполнения заказа ему даётся статус Выполненная. Выполненные заказы проверяются менеджером.

Простой учёт

Простой финансовый и материальный учёт осуществляется по приложенным к Заказам Аналитикам. Традиционно для Planfix, для этого служат Отчёты.

В заказах участвуют следующие Аналитики:

• Фактическое время — засекается по таймеру исполнителями;
• Материалы — указываются исполнителями при выполнении заказа затраченные материалы;
• Продукция — указывается менеджерами продукция, заказываемая в рамках заказа, а также её стоимость.

В разрезе заказов, в любой момент можно вывести необходимые отчёты:

• Простой финансовый отчет — по стоимости выполненных работ за определённый период;
• Материальный отчёт — по фактическому расходу материалов по заказам за определённый период.

Весь подобный функционал легко расширить. Например, можно добавить планируемое на выполнение заказа время, планируемые затраты материалов. Важно понимать, что отчёты будут работать лишь при условии заполнения соответствующей аналитики!

Заключение

Конечно, отражение работы подобного участка можно сделать и по-другому. В идеологии Planfix процесс должен быть выражен определёнными статусами, а заполнение свойств Заказа нужно делать в соответствующих пользовательских полях. Но здесь я показал, что вполне возможно сделать всё и в рамках бесплатного тарифа и присущих ему ограничений.

Андрей Аксёнов
начальник Участка цифровой печати
типография “Офсет Принт М”

---

P.S. Мы будем рады опубликовать рассказ о применении ПланФикса в вашей компании. Вам наверняка есть о чем рассказать — так порадуйте нас и всех пользователей ПланФикса. Вспомните, как непросто вам было разобраться с настройками и помогите тем, кто только начинает этот путь.

Присылайте ваши рассказы в Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я подключусь к задаче и помогу ему найти своих читателей.