Алексей Ковалёв: При внедрении процессного подхода к управлению предприятиями часто рекомендуют использовать единую систему для оптимизации всех процессов. Это облегчает взаимодействие сотрудников и избавляет их от необходимости переключаться между различными окнами.

Однако идеальная ситуация, когда всеми процедурами можно управлять из единого интерфейса, в реальной жизни встречается не так часто, особенно, если речь идёт о крупном бизнесе. Поэтому в Oasis пошли по другому пути, комбинируя возможности 1С, ПланФикса и собственных инструментов автоматизации. 

О том, как это повлияло на деятельность компании и насколько бизнес может работать эффективнее при правильно выстроенных процессах и гибридном подходе к управлению ими, рассказывает операционный директор Oasis Олеся Гусева.

Олеся Гусева: В прошлом году Oasis исполнилось 30 лет. Мы занимаемся поставками сувенирно-рекламной продукции с 1994 года и прошли за это время путь от небольшой рекламной компании до одного из ведущих игроков на рынке СНГ. 

Работаем исключительно в области B2B поставок. Помимо сотрудничества с известными брендами, такими как Xiaomi, VK, Asobu и Moleskine, мы также производим продукцию по индивидуальным заказам клиентов. Реализуем более 30 тысяч видов товаров и обрабатываем более тысячи корпоративных заказов в день. 

Управлять такими масштабами бизнеса непросто, поэтому для нас особенно важно выстраивать эффективные и четко организованные процессы. Для этого мы параллельно используем несколько платформ:

• Экосистема 1C — бэк-офис: бухгалтерия, управление складскими запасами и частично производство.
• Собственная CRM, интегрированная с сайтом — сбор и обработка заказов, сегментация клиентов.
• ПланФикс — управление производственными мощностями, сопровождение крупных заказов и важных клиентов, внутренние задачи и интегрированные процессы.

Процессный офис для эффективного управления

Для лучшего управления мы создали в составе Oasis отдельный процессный офис. В его задачи входит описание и анализ эффективности текущих процессов и сотрудников, поиск и устранение «бутылочных горлышек» и других слабых звеньев, а также оптимизация и повышение производительности процессов. 

И ПланФикс — это один из ключевых инструментов, помогающих нам в этой работе.

Первое знакомство с ПланФиксом у нас состоялось в 2017 году. За предыдущие 3 года у нас достаточно сильно выросла клиентская база и обороты компании. Мы масштабировали бизнес, появилось огромное количество различных внутренних задач, про которые сотрудники постоянно забывали, теряли, откладывали. И нам, как воздух, стала необходима система, которая помогла бы победить вызванный переходным периодом хаос.

Олеся Гусева

И именно такой системой для нас стал ПланФикс. Со временем мы стали использовать платформу не только для управления задачами, связанными с перестройкой и масштабированием бизнеса, но и перенесли в ПланФикс часть постоянных процессов.

Возможность прокладывать собственный маршрут

При выборе сервиса для наведения порядка с задачами, мы помимо ПланФикса рассматривали и другие системы: Битрикс, Мегаплан, AmoCRM. Однако, в конце концов чашу весов в пользу ПланФикса склонила его гибкость и возможность точечной настройки.

И ПланФиксу, в отличие от других рассматриваемых нами сервисов, этой гибкости вполне хватило.

Простая настройка без строчки кода

Другая важная причина выбора именно ПланФикса — простота настройки. При внедрении системы нам не пришлось ни привлекать интеграторов со стороны, ни нагружать работой наших штатных программистов. Все процессы в ПланФикс переносила я сама.

Технический директор компании только зарегистрировал корпоративный аккаунт, добавил сотрудников, провёл общую встречу и сказал: «Пользуйтесь!»  

Поэтому этап внедрения продукта нашей компанией был пройден достаточно легко, да и по сегодняшний день с настройками особых проблем не возникает.

Тренировочный полигон

Есть две основные причины, почему мы переносим процессы в ПланФикс, а не в узкоспециализированные и более «навороченные» системы.

• Экономия ресурсов
  Настройка процесса в ПланФиксе, зачастую обходится дешевле. Например, моя работа по администрированию и настройке занимает в среднем около 30 минут. Для сравнения, настройка аналогичной автоматизации с привлечением программистов может растянуться на несколько дней, даже если стоимость их услуг сравнима с моей. Более того, программисты — это ресурс, который имеет смысл использовать для действительно критичных задач, таких как серьёзное сокращение издержек или выполнение требований законодательства (например, внедрение маркировки товаров).
• Исследование и тестирование процессов
  Мы часто используем ПланФикс для управления теми процессами, которые еще недостаточно изучены. Например, когда мы не до конца понимаем, как работает процесс, какие действия в нем выполняются, сколько времени на них уходит и где есть узкие места. ПланФикс помогает собрать статистику и выявить все особенности. Это позволяет оценить, нужно ли автоматизировать процесс или реорганизовать, а затем принять решение. С 2017 года мы при помощи ПланФикса «обкатали» таким способом около 30 процессов, которые затем перенесли в более сложные и узкоспециализированные системы.

Процессы, автоматизированные при помощи ПланФикса

Сегодня мы используем ПланФикс для управления широким спектром задач — от микропроцессов до интегрированных процессов с участием сотрудников нескольких отделов. 

Система также помогает в работе с внешними контактами. Всего у нас более сотни кейсов использования сервиса. Вот только некоторые из них:

• Сопровождение крупных заказов
  ПланФикс напоминает менеджеру о необходимости связаться с клиентом, собрать обратную связь о потенциале заказа и провести коммерческие переговоры. Далее фиксируются результаты: отслеживается, какие заказы были заключены и какую выгоду они принесли компании. Это позволяет не только автоматизировать процесс, но и эффективно контролировать его итоговую результативность.
• Сбор и обработка заявок клиентов
  В ПланФиксе мы собираем контактные данные клиентов. Сюда же попадают запросы от тех, кто хочет с нами выстраивать длительное сотрудничество: стать нашим постоянным клиентом или поставщиком. Запросы от клиентов на обратную связь, обращения к руководству также проходят через ПланФикс.
• Переговоры по согласованию цены и деталей заказа
  Не для всех услуг стоимость можно рассчитать автоматически на сайте. В некоторых случаях требуется индивидуальный подход, когда детали заказа обсуждаются непосредственно с менеджером, а стоимость подсчитывается вручную. Такие переговоры мы тоже ведём через ПланФикс. Кроме того, через систему организован процесс согласования договоров, что делает его более структурированным и прозрачным.
• Связь между отделами
  Мы проводим через ПланФикс запросы в отдел закупок, например, на поставку новых товаров или услуг. Все неоперативные задачи для IT-специалистов также проходят через ПланФикс и направляются в очередь по реализации.
• Управление загрузкой производственных ресурсов
  Мы не только закупаем мерч и корпоративные подарки у крупных брендов, но и производим персонализированную продукцию по заказам клиентов. И по многим направлениям у нас самое передовое оборудование в стране по скорости и объёму производства. Его загрузкой управляем при помощи ПланФикса. Например, фрезерный цех у нас работает по заявкам, которые сортируются в ПланФиксе по приоритетности.
• Управление дебиторской задолженностью
  1С анализирует ситуацию с расчётами клиентов и отслеживает, кто ещё не заплатил нам за поставленную продукцию. Далее, через интеграцию с ПланФиксом, автоматически создаются задачи для менеджеров: связаться с клиентами, напомнить о задолженности и проконтролировать выполнение обязательств.

Инструментарий для удобной работы

Автоматические сценарии — это один из самых востребованных у нас инструментов. Сценарии используются наверное в 90% процессов, управляемых при помощи ПланФикса. Они обеспечивают и автоподключение исполнителей, и напоминания, и заменяют массу рутинных действий, которые сотрудникам в противном случае пришлось бы выполнять вручную. 

Рабочие пространства — ещё один важный инструмент, позволяющий настраивать удобный интерфейс для сотрудников разных отделов. Пространства обеспечивают быстрый доступ к нужным элементам: планировщикам, отчётам, шаблонам и другим объектам. Пространства используются у нас с разной степенью активности: новички осваивают их быстрее и с большим энтузиазмом, а сотрудники, привыкшие работать в базовом интерфейсе, адаптируются к нововведениям немного дольше.

Повторяющиеся задачи — позволяют один раз настроить интервал воспроизведения для возникающих регулярно задач: подготовки отчётов, проведения планёрок, ревью, исследований — и забыть про постоянные напоминания сотрудникам и ручной контроль. 

Планировщики — помогают визуализировать управление процессами и наглядно отобразить разные этапы прохождения задач, заявок, сделок. Особенно интенсивно планировщики использует наш недавно открывшийся офис. Мы не успели там настроить ещё всю инфраструктуру других сервисов, поэтому, например, развитием клиентов управляем через планировщик в ПланФиксе. 

Аналитики и Отчёты — это то, что помогает нам отслеживать  эффективность процессов и сотрудников, контролировать скорость выполнения задач, выявлять отстающих и самых результативных членов команды. Аналитики и Отчёты особенно полезны при описании и тестировании процессов, которые мы переносим в ПланФикс для изучения. 

Эффективность, умноженная на прозрачность

ПланФикс не только значительно упростил и автоматизировал часть наших рабочих процессов, но и открыл нам новые, ранее недоступные возможности.

Например, мы внедрили процедуры для работы с крупными заказами, которые раньше выполнялись вручную. Если раньше сотрудникам нужно было выгружать реестры, вести Excel-таблицы и ежедневно отслеживать такие заказы, то теперь система автоматически создает задачи и организует процесс. Это существенно снижает временные затраты и упрощает контроль.

Автоматизация рутинных операций также оказала большое влияние. Действия, которые ранее приходилось выполнять вручную, такие как заполнение документов, теперь полностью автоматизированы с помощью сценариев. 

Достаточно вызвать триггер или нажать на кнопку, и система сама заполнит все необходимые поля. Это сократило временные издержки и повысило точность выполнения задач.

Максимальное погружение поможет преодолеть сопротивление новому

Сразу скажу, внедрение ПланФикса в нашу работу было не быстрым. Поначалу мы столкнулись с большим сопротивлением команды новой системе, и частично это сопротивление остаётся таковым и по сей день.

Люди привыкли использовать Outlook, мессенджеры, звонки, и излишняя бюрократия и формальные требования им не нравятся, даже если система на самом деле очень удобная и простая. 

Вообще всех сотрудников нашей группы компаний можно разделить на два условных лагеря: 

• Те, кто работает с ПланФиксом постоянно, потому что именно на нём завязаны их процессы. 

• Те, кто заходит в него в лучшем случае раз в неделю, когда надо оставить заявку смежникам, выполнить какую-то задачу, отправить отчёт руководству.

Первая группа достаточно быстро адаптировалась к ПланФиксу и никаких проблем с его использованием у них нет. 

Для второй группы необходимость использовать для связи с коллегами ПланФикс, а не почту или привычный мессенджер, до сих пор вызывает определённое напряжение.

Поэтому облегчить адаптацию сотрудников к любой подобной системе поможет максимальное в неё погружение прямо с порога. Чем больше времени человек проводит в сервисе, тем быстрее он привыкает и начинает воспринимать его как естественную часть своей работы.

Гибридный подход для гибких решений

Параллельное использование 1C, ПланФикса и собственной CRM позволило нам при росте бизнеса и оборотов минимизировать увеличение штата.

Хотя такой подход имеет минусы, например, разную степень вовлечённости сотрудников в ту или иную платформу, и связанные с этим неудобства, но и преимущества очевидны. Использование лучших инструментов, оптимизированных под конкретные задачи, помогает более эффективно управлять процессами.

ПланФикс стал ключевым элементом этой системы: он упростил управление командой, наладил взаимодействие между отделами и автоматизировал задачи, которые раньше выполнялись вручную, снижая нагрузку на сотрудников и риски ошибок.

В результате мы не только повысили эффективность работы, но и смогли сконцентрироваться на стратегически важных направлениях. Гибридный подход дал нам гибкость, необходимую для адаптации к быстро меняющимся условиям рынка, и позволил не просто справляться с текущими вызовами, но и активно развиваться и обгонять конкурентов.

Поэтому, если вы ищете платформу для автоматизации ваших бизнес-процессов, не бойтесь экспериментировать и пробовать разные системы. Возможно, именно сочетание нескольких решений поможет создать идеальную для вашего бизнеса модель управления и добиться максимальной эффективности и лучших результатов.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.