Дмитрий Гончаренко

Дополнительные e-mail сотрудников и контактов

Это небольшое нововведение может быть и не заслуживает отдельной заметки в блоге – но я знаю пару человек, которым оно будет очень кстати, поэтому решил все же коротко написать о нем.

Несколько емейлов у клиента и сотрудника в ПланФиксе
В карточках сотрудников и контактов в ПланФиксе всегда было поле e-mail, в которое можно было внести один, уникальный адрес электронной почты. Но так уж устроен мир, что часто люди имеют по нескольку рабочих емейлов – поэтому периодически с этим возникали неудобства. Особенно часто это происходило, когда в аккаунте шла активная работа посредством e-mail. Стандартная ситуация:

  • клиенту или сотруднику поступает уведомление из ПланФикса на его адрес, указанный в системе;
  • у него в почте настроена переадресация сообщений, поступающих на этот адрес, на другой e-mail;
  • он отвечает на уведомления с него – и в ПланФикс попадает ответ с другого e-mail;
  • ПланФикс в такой ситуации считает, что это новый контакт подключился к обсуждению, создает его в списке контактов с новым e-mail и добавляет в задачу.

Таким образом, ничего из переписки не пропадает (и это хорошо), но в базе создается новый контакт, который фактически принадлежит уже существующему сотруднику или клиенту (а вот это уже не очень).

Мы давно хотели с этим что-то сделать – и наконец-то добавили в карточки сотрудников и контактов новое поле, “Дополнительные адреса E-mail”:

ПланФипкс: Дополнительные e-mail для клиента

Так выглядит поле с дополнительными адресами e-mail в карточке контакта. В карточке сотрудника оно доступно в режиме редактирования.

Теперь вы можете указывать в нем дополнительные почтовые адреса сотрудников или клиентов и ответы, приходящие с этих дополнительных адресов, будут добавлены в систему от лица этого человека.

Для удобства, мы сделали еще одну штуку – если у вас в аккаунте есть контакты-дубли, вы можете объединить их с основной карточкой контакта:

Объединение контактов в ПланФиксе
При этом адрес вторичного контакта автоматически попадет в наше новое поле и все будет работать ожидаемым образом.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Мы постарались все хорошенько продумать, но если вы заметите нестыковки или неудобства – пишите, мы на связи.

38 комментариев

  2. Спасибо!
    Предугадали пожелания 🙂
    Как раз сегодня думала над этим вопросом.
    А то да, насоздавались новые контакты, которые, по факту, являются не новыми контактами, а дополнительными мейлами одного и того же пользователя.
    Будем тестировать.

      1. Объединять было можно, но проблема таким образом не решалась, т.к. у объединенного контакта все равно был только один емейл – поле “E-mail” не подразумевает множественного хранения значений.

  4. Хорошее нововведение. А сообщение будет отправляться всегда на основной email клиента. Дополнительный email только проверка по входящей почте- если совпадает то не создается контакт?

      1. Еще бы для сотрудника сделать возможность добавлять второй ящик для отправки с него почты (например рабочий /личный, компания1/Компания2 (например возможность от имени нескольких/разных сайтов переписываться по разным задачам с клиентом) Было бы вообще ОЧЕНЬ ОЧЕНЬ :)))

        1. Тут основные сложности с интерфейсом выбора с какого ящика должно уходить письмо в каждом конкретном случае.

          Мы, кстати, для себя в свое время решили эту проблему через связь аккаунтов:
          – для каждого проекта, который надо было сопровождать, сделали аккаунт;
          – в нем настроили прием обращений и связь с основным аккаунтом, в который они все стекались и обрабатывались;
          – ответ из основного аккаунта попадал в дополнительный и из него (уже с нужного адреса дополнительного аккаунта) уходил клиенту.

          Эта же схема теоретически должна работать и сейчас, с появлением возможности отправки сообщений с корпоративных ящиков и т.п. Ее минусом является то, что под каждый проект нужен отдельный аккаунт, причем минимально-платный, чтобы настроить отправку сообщений с корп. емейла. Плюсом – то, что вообще не надо думать, с какого ящика отвечаешь. Просто отрабатываешь входящие, а система сама отправляет уведомления клиенту с нужного емейла.

          1. Вариант кстати тоже. Пока придумал не совсем удобный способ отвечать от имени разных сотрудников. Но на практике “насколько это неудобно” еще не оценил.

    1. Это возможно и сейчас, но только для контактов с доступом в ваш аккаунт ПланФикса. У них в карточке есть вкладка, где они сами могут это настроить. Но за них этого сделать нельзя, т.к. они сами должны добавить себе в контакты Скайп ПланФикса / подключиться к нашему телеграм-боту, иначе это не работает.

  7. Спасибо, важная доработка!
    Также очень ждем доработки карточки сотрудника, с подобным функционалом как и у карточки контакта, чтобы можно было в дальнейшем связать с сотрудником настроенную аналитику, добавить поля и формировать отчеты с возможность вытягивать данные через объект Сотрудник (как пример: оргструктуру, результаты обучений, кадровые изменения, приемы и увольнения, доступы к объектам планфикса по каждому сотруднику).

    1. Да, раздел “Компания” стоит следующим в очереди на переработку под общую структуру, которую до него прошли Контакты, Проекты и Справочники. Соответственно, он получит аналогичные им возможности, которые Вы перечислили.

  9. В нашем случае это решило проблему с сообщениями о коммитах в Планфикс: робот отправляет письма с отправителем, который указан в git config разработчика, а он не всегда совпадает с ящиком, на который зарегистрирован пользователь Планфикса. Спасибо!

    Только нужно перед этим поудалять контакты, которые создались автоматом при таких письмах.

  10. А если я отправляю сообщение из ПФ внешнему пользователю, у которого указано 2 почты и у него не настроена переадресация сообщений, то есть мне нужно, чтобы сообщение отправилось на обе почты.

    1. А вот тут как раз будет удобнее иметь два отдельных контакта, оба добавлять в задачу и уведомлять их о новом комментарии – тогда уведомления уйдут на оба адреса.

    1. Такое может быть, если у контакта используется нестандартный шаблон – тогда нужно вытащить поле на одну из панелей в используемом шаблоне, чтобы оно отобразилось в карточке. Если не разберетесь, напишите в Службу поддержки, подскажем детально.

    1. Есть давно такая идея, но запросов на нее от пользователей практически нет, поэтому держим в загашнике пока.

    1. Здравствуйте, Елена!
      Уже работает, была техническая проблема со входом в некоторые аккаунты. Прошу прощения за доставленные неудобства – стараемся минимизировать такие ситуации, надеюсь что добьемся их отсутствия в принципе.

      При “пожаре” для связи с нами можно пользоваться сообщениями в соцсетях:
      – Твиттере @planfix
      – Facebook https://www.facebook.com/PlanFix
      – ВКонтакте http://vk.com/planfix1

      1. Дело в том, что у сотрудника оказалось несколько рабочих емейлов. На один из них была настроена переадресация писем уволенного сотрудника, но для этой почты и для почты уволенного сотрудника доступ в планфикс был ограничен (контакт без доступа).
        После этого поста и вашего ответа, я перенесла почту из контакта без доступа в доп.емейл сотрудника. И вот хотелось понять, будут ли на доп.почту лететь уведомления, которые были раньше, или применятся заданные для основной почты настройки уведомлений)

Добавить комментарий