Дмитрий Гончаренко

Дополнительные e-mail сотрудников и контактов

Это небольшое нововведение может быть и не заслуживает отдельной заметки в блоге – но я знаю пару человек, которым оно будет очень кстати, поэтому решил все же коротко написать о нем.

Несколько емейлов у клиента и сотрудника в ПланФиксе
В карточках сотрудников и контактов в ПланФиксе всегда было поле e-mail, в которое можно было внести один, уникальный адрес электронной почты. Но так уж устроен мир, что часто люди имеют по нескольку рабочих емейлов – поэтому периодически с этим возникали неудобства. Особенно часто это происходило, когда в аккаунте шла активная работа посредством e-mail. Стандартная ситуация:

  • клиенту или сотруднику поступает уведомление из ПланФикса на его адрес, указанный в системе;
  • у него в почте настроена переадресация сообщений, поступающих на этот адрес, на другой e-mail;
  • он отвечает на уведомления с него – и в ПланФикс попадает ответ с другого e-mail;
  • ПланФикс в такой ситуации считает, что это новый контакт подключился к обсуждению, создает его в списке контактов с новым e-mail и добавляет в задачу.

Таким образом, ничего из переписки не пропадает (и это хорошо), но в базе создается новый контакт, который фактически принадлежит уже существующему сотруднику или клиенту (а вот это уже не очень).

Мы давно хотели с этим что-то сделать – и наконец-то добавили в карточки сотрудников и контактов новое поле, “Дополнительные адреса E-mail”:

ПланФипкс: Дополнительные e-mail для клиента

Так выглядит поле с дополнительными адресами e-mail в карточке контакта. В карточке сотрудника оно доступно в режиме редактирования.

Теперь вы можете указывать в нем дополнительные почтовые адреса сотрудников или клиентов и ответы, приходящие с этих дополнительных адресов, будут добавлены в систему от лица этого человека.

Для удобства, мы сделали еще одну штуку – если у вас в аккаунте есть контакты-дубли, вы можете объединить их с основной карточкой контакта:

Объединение контактов в ПланФиксе
При этом адрес вторичного контакта автоматически попадет в наше новое поле и все будет работать ожидаемым образом.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Мы постарались все хорошенько продумать, но если вы заметите нестыковки или неудобства – пишите, мы на связи.

38 комментариев

  2. Аватар

    Спасибо!
    Предугадали пожелания 🙂
    Как раз сегодня думала над этим вопросом.
    А то да, насоздавались новые контакты, которые, по факту, являются не новыми контактами, а дополнительными мейлами одного и того же пользователя.
    Будем тестировать.

      1. Дмитрий Гончаренко

        Объединять было можно, но проблема таким образом не решалась, т.к. у объединенного контакта все равно был только один емейл – поле “E-mail” не подразумевает множественного хранения значений.

  4. Аватар

    Хорошее нововведение. А сообщение будет отправляться всегда на основной email клиента. Дополнительный email только проверка по входящей почте- если совпадает то не создается контакт?

      1. Аватар

        Еще бы для сотрудника сделать возможность добавлять второй ящик для отправки с него почты (например рабочий /личный, компания1/Компания2 (например возможность от имени нескольких/разных сайтов переписываться по разным задачам с клиентом) Было бы вообще ОЧЕНЬ ОЧЕНЬ :)))

        1. Дмитрий Гончаренко

          Тут основные сложности с интерфейсом выбора с какого ящика должно уходить письмо в каждом конкретном случае.

          Мы, кстати, для себя в свое время решили эту проблему через связь аккаунтов:
          – для каждого проекта, который надо было сопровождать, сделали аккаунт;
          – в нем настроили прием обращений и связь с основным аккаунтом, в который они все стекались и обрабатывались;
          – ответ из основного аккаунта попадал в дополнительный и из него (уже с нужного адреса дополнительного аккаунта) уходил клиенту.

          Эта же схема теоретически должна работать и сейчас, с появлением возможности отправки сообщений с корпоративных ящиков и т.п. Ее минусом является то, что под каждый проект нужен отдельный аккаунт, причем минимально-платный, чтобы настроить отправку сообщений с корп. емейла. Плюсом – то, что вообще не надо думать, с какого ящика отвечаешь. Просто отрабатываешь входящие, а система сама отправляет уведомления клиенту с нужного емейла.

          1. Аватар

            Вариант кстати тоже. Пока придумал не совсем удобный способ отвечать от имени разных сотрудников. Но на практике “насколько это неудобно” еще не оценил.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Это возможно и сейчас, но только для контактов с доступом в ваш аккаунт ПланФикса. У них в карточке есть вкладка, где они сами могут это настроить. Но за них этого сделать нельзя, т.к. они сами должны добавить себе в контакты Скайп ПланФикса / подключиться к нашему телеграм-боту, иначе это не работает.

  7. Аватар

    Спасибо, важная доработка!
    Также очень ждем доработки карточки сотрудника, с подобным функционалом как и у карточки контакта, чтобы можно было в дальнейшем связать с сотрудником настроенную аналитику, добавить поля и формировать отчеты с возможность вытягивать данные через объект Сотрудник (как пример: оргструктуру, результаты обучений, кадровые изменения, приемы и увольнения, доступы к объектам планфикса по каждому сотруднику).

    1. Дмитрий Гончаренко

      Да, раздел “Компания” стоит следующим в очереди на переработку под общую структуру, которую до него прошли Контакты, Проекты и Справочники. Соответственно, он получит аналогичные им возможности, которые Вы перечислили.

  9. Аватар

    В нашем случае это решило проблему с сообщениями о коммитах в Планфикс: робот отправляет письма с отправителем, который указан в git config разработчика, а он не всегда совпадает с ящиком, на который зарегистрирован пользователь Планфикса. Спасибо!

    Только нужно перед этим поудалять контакты, которые создались автоматом при таких письмах.

  10. Аватар

    А если я отправляю сообщение из ПФ внешнему пользователю, у которого указано 2 почты и у него не настроена переадресация сообщений, то есть мне нужно, чтобы сообщение отправилось на обе почты.

    1. Дмитрий Гончаренко

      А вот тут как раз будет удобнее иметь два отдельных контакта, оба добавлять в задачу и уведомлять их о новом комментарии – тогда уведомления уйдут на оба адреса.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Такое может быть, если у контакта используется нестандартный шаблон – тогда нужно вытащить поле на одну из панелей в используемом шаблоне, чтобы оно отобразилось в карточке. Если не разберетесь, напишите в Службу поддержки, подскажем детально.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Есть давно такая идея, но запросов на нее от пользователей практически нет, поэтому держим в загашнике пока.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Елена!
      Уже работает, была техническая проблема со входом в некоторые аккаунты. Прошу прощения за доставленные неудобства – стараемся минимизировать такие ситуации, надеюсь что добьемся их отсутствия в принципе.

      При “пожаре” для связи с нами можно пользоваться сообщениями в соцсетях:
      – Твиттере @planfix
      – Facebook https://www.facebook.com/PlanFix
      – ВКонтакте http://vk.com/planfix1

      1. Аватар

        Дело в том, что у сотрудника оказалось несколько рабочих емейлов. На один из них была настроена переадресация писем уволенного сотрудника, но для этой почты и для почты уволенного сотрудника доступ в планфикс был ограничен (контакт без доступа).
        После этого поста и вашего ответа, я перенесла почту из контакта без доступа в доп.емейл сотрудника. И вот хотелось понять, будут ли на доп.почту лететь уведомления, которые были раньше, или применятся заданные для основной почты настройки уведомлений)

Добавить комментарий