Представим бухгалтерскую компанию на аутсорсе. У неё десятки клиентов на разных налоговых режимах: ИП на патенте, ИП на УСН, юрлица на общем режиме, организации на упрощёнке. Для каждого режима предусмотрен свой набор регулярных отчётов: в налоговую, СФР, Росстат.
Всё это приходится отслеживать вручную: сверять календари, проверять списки клиентов, ставить десятки напоминаний и дедлайнов. А если требования меняются — например, отменяют форму отчётности, сдвигают сроки или добавляют новый отчёт, — вся схема рассыпается, и ее нужно собирать заново.
Или не нужно?
С новой опцией ПланФикса — «Управление повторяющимися задачами в шаблоне проекта» — контроль регулярных заданий, поручений и мероприятий становится проще, чем когда-либо. Как это работает, разберём далее.
Новый подход к управлению регулярными процессами
Для контроля регулярных заданий и событий в шаблон проекта теперь можно добавлять повторяющиеся задачи. Достаточно один раз задать нужный цикл — и он будет автоматически запускаться в каждом новом проекте.
Для бухгалтерии это могут быть задачи по подготовке отчётности, для маркетинговых и digital-агентств — регулярный контроль метрик и подготовка контента, для консалтинга — сбор обратной связи от клиентов.
Чтобы превратить шаблоны проектов в полноценные рабочие процессы, нужно сделать всего несколько простых шагов.
Шаг 1. Создаём шаблон проекта
Под каждый процесс или тип клиента создаётся отдельный шаблон проекта. В разных шаблонах — свои наборы обычных и повторяющихся задач.
Например, бухгалтерия на аутсорсе может настроить шаблоны по режимам налогообложения:
- ИП / патент
- ИП / УСН
- ООО / ОСНО
- ООО / УСН
При создании нового шаблона в настройках активируем управление повторяющимися задачами:
Шаг 2. Добавляем в шаблон повторяющиеся задачи
После включения опции повторяющиеся задачи можно добавлять прямо в шаблон:
Для бухгалтерской компании это, например, список обязательных отчётов для конкретного клиента — скажем, малого предприятия на УСН.
При создании повторяющейся задачи сразу задаются параметры её цикла. Сделать это можно на панели дополнительных параметров:
Например, можно настроить шаблон так, чтобы задача о подготовке уведомления об исчисленных суммах налогов появлялась раз в месяц, 15-го числа:
В каждой задаче при необходимости дополнительно настраиваются чек-листы, напоминания, длительность и т.д.
Посмотреть список всех задач, добавленных в шаблон проекта, можно в его карточке. Обычные шаблоны задач и повторяющиеся задачи размещены на разных вкладках, между которыми легко переключаться:
Шаг 3. Создаём проект под конкретного клиента
Все регулярные задачи автоматически запускаются в проекте, созданном по шаблону, когда подходит их срок. Обычные задачи из шаблона, как и прежде, стартуют сразу.
Если какая-то форма отчётности будет упразднена, изменятся сроки ее подачи или появится новый отчёт, достаточно внести изменения в шаблон. Они автоматически применятся как к уже созданным проектам, так и ко всем будущим.
Что получает бизнес
Предсказуемую и гибкую систему, в которой все регулярные задачи собраны в единый поток, запускаются автоматически и напоминают о себе без постоянного ручного контроля.
Сколько бы типов клиентов у вас ни было и какие бы сложные бизнес-процессы вы ни выстраивали, с помощью ПланФикса можно максимально автоматизировать эту работу, разгрузив память и календарь.
Платформа сама напомнит о сроках подачи отчётов, сборе обратной связи, анализе эффективности рекламных и продуктовых стратегий и других регулярных точках контроля.
Вам остается только управлять выстроенной системой и выполнять ту работу, где без участия человека пока не обойтись.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
