Елизавета Крохмаль: Сколько клиентов теряется только потому, что информация хранится в разных местах? В маркетинговом digital-агентстве «Информбокс» нашли решение: отказались от разрозненных инструментов и разработали собственную конфигурацию «Воронка продаж», чтобы команда работала как единое целое. Об опыте внедрения решения и результатах расскажет Анна Быкова, представитель агентства и интегратор ПланФикса.

Анна Быкова: Здравствуйте! Не так давно агентство интернет-рекламы «Информбокс» столкнулось с парой проблем в отделе продаж, где старые инструменты перестали справляться:

1. Недостаточная видимость процессов и низкий контроль над этапами продаж.

2. Отдел продаж работал в одной CRM, технические специалисты — в другой (Worksection, где была своя специфическая воронка, но отсутствовала интеграция с продажами).

Результат? Дублирование задач, потеря лидов, задержки в коммуникации и недовольство клиентов.

В таких условиях возникла необходимость создания системы, которая бы позволяла отслеживать весь процесс продаж от первого контакта до закрытия сделки.

Что для нас было важно при поиске оптимального решения?

1. Простота и доступность для всех сотрудников независимо от уровня технической подготовки.
   
2. Гибкость структуры, чтобы адаптировать систему под особенности наших бизнес-процессов.
   
3. Подключение сквозной аналитики и дополнительных инструментов для глубокого анализа данных.
   
4. Удобные дашборды для наглядного отображения результатов работы.
   
5. Качественная техническая поддержка и документация для быстрого обучения сотрудников.
   
6. Возможность объединить в единой системе отдел продаж и технические подразделения, обеспечив совместную работу всех отделов агентства.
   
7. Масштабируемость: поддержка роста компании и расширения функционала. 

Какой путь мы прошли

Шаг 1. Анализ текущих процессов

Отправной точкой стал анализ действующих процессов: рассмотрели поэтапно воронку отдела продаж, этапы взаимодействия с другими отделами и определили, какие уровни требуют улучшения для комфортной работы сотрудников.

Шаг 2. Настройка воронки продаж

Глубокий анализ воронки, сложностей и подходов сотрудников дал нам толчок к созданию собственной конфигурации. В неё мы включили процессы обработки горячих и холодных лидов, их квалификацию, формирование предложения с участием других отделов, проведение переговоров и закрытие сделок.

Шаг 3. Подключение сквозной аналитики

Важным моментом для нас стала интеграция инструментов аналитики и визуализация результатов. После подключения к системе колл- и email-трекинга мы создали фильтр в ПланФиксе, где отразили источники, ответственных и статусы по заявкам. Нам удалось собрать решение, где видна эффективность каждого этапа и заметны узкие места в воронке.

Шаг 4. Создание дашбордов

После учета аналитики мы взялись за визуализацию. Следить за результатами отдела продаж стало намного проще и быстрее благодаря дашбордам Yandex DataLens. Вывели ключевые показатели (KPI): количество лидов, конверсию на каждом этапе и общую сумму закрытых сделок.

Шаг 5. Обучение сотрудников и подключение технических отделов

Ряд обучающих сессий и внедренные в процесс чек-листы позволили команде технических отделов и продаж плавно перейти на новую систему. Интуитивно понятный интерфейс минимизировал количество вопросов.

Шаг 6. Настройка связи между процессами и тестирование

Настроили связи между процессами из прошлых систем и запустили новую систему в тестовом режиме. Фоном собирали обратную связь и вносили нужные изменения.

Шаг 7. Полный переход

Убедились в слаженной работе всех процессов, отключили старые системы и перешли на работу исключительно в ПланФикс.

С какими сложностями столкнулись

Конечно, мы столкнулись с сопротивлением к изменениям со стороны коллег. Некоторые сотрудники просто не были готовы что-то менять в привычных процессах. И в целом многие сначала пропускали важную информацию: тянули с настройкой системы уведомлений, доработкой под себя дашбордов, подключением календарного планирования.

Были и технические проблемы: на начальном этапе были трудности с интеграцией сторонних сервисов. Но эти вопросы нам быстро помогла решить техподдержка ПланФикса.

5 фишек конфигурации «Воронка продаж», которые особенно полюбила команда

1. Автосохранение UTM-меток — сразу видно, откуда приходят «горячие» лиды.
   
2. SOS-сигналы для «зависших» сделок — система подсвечивает клиентов без активностей.
   
3. Единая карточка сделки — здесь всё: история переговоров, брифы, сумма, причины отказа.
   
4. Генерация документов — КП, договоры и счета создаются за 2 клика.
   
5. Интеграция с Yandex DataLens — дашборды красиво и наглядно показывают реальную картину в бизнесе.

Как мы внедряли Yandex DataLens: практическая часть

На этапе настройки дашбордов  захотелось поделиться деталями интеграции c Yandex DataLens. Именно этот инструмент сделал аналитику прозрачной и удобной: фильтры выводят данные по количеству обработанных лидов и статусам сделок, поэтому контролировать работу отдела продаж стало проще. И в целом после подключения принятие решений по развитию бизнеса происходит быстрее.

Для создания связи между данными мы использовали сервис DataDroid, который находится в разделе интеграций на сайте ПланФикса в группе «Обработка данных»:

Дальше настроили отчёт с данными для экспорта, чтобы видеть все сделки. При этом контрольные показатели выгружались только за текущий месяц:

Затем мы настроили формирование такого отчета ежедневно, чтобы в конечном дашборде видеть только свежие данные:

Потом в разделе «Доступ к API» → «REST API» создали ключ, открыв доступ только для чтения отчётов.

На стороне ПланФикса на этом этапе произведены все настройки, поэтому следующим этапом была настройка SQL для хранения данных. В качестве базы подходит хостинг действующего сайта.

Созданную базу данных необходимо было связать с отчётом через коннектор. Это происходит через указание источника данных и подключение аккаунта.

Выбрали тип аккаунта «ПланФикс» и токен, который мы ранее сформировали в REST API. Проверив соединение, подключили.

После подключения источника данных создали приемник, задав ему название и тип «База SQL».

Примечание: хост можно посмотреть в адресной строке вашего хостинга, а порт всегда указываем 3306. Если при соединении возникают ошибки, то порт и хост можно уточнить у хостинг-провайдера.

Если все удалось, нажимаем кнопку «Создать»:

Теперь предстояло создать правило для сопоставления источника и приемника данных:

Далее на стороне Yandex DataLens создали новое подключение, выбрав SQL базу и указав параметры подключения вручную:

В строке «Путь к базе данных» указали название нашей базы, имя хоста, порт и другие параметры (те же самые, что и в коннекторе). Проверив, создали подключение, после чего Yandex DataLens предложил создать воркбук. Теперь оставалось только создать датасет и сформировать из него чарты с данными, объединив их в дашборд.

Таким образом, всего за несколько несложных действий мы провели интеграцию данных по всем сделкам с Yandex DataLens. Об изменениях в работе расскажем отдельно.

Что изменилось: цифры и преимущества

Позитивные изменения в работе стали заметны сразу. Заявки с сайта, Avito, WhatsApp и даже пропущенные звонки стали поступать в единую «экосистему».

Через 3 месяца после внедрения:

●   Скорость работы отдела продаж увеличилась на 30%, сделки по всем каналам появились в одном месте, лиды обрабатываются в день получения.

●   Время подготовки коммерческих предложений сократилось в 2 раза: теперь выгрузка нужного КП занимает не более минуты.

●   Снизился процент ошибок при формировании документов.

●   Контролировать работу ОП руководителю стало проще благодаря дашбордам и фильтрам по количеству обработанных лидов и статусам сделок.

●   Данные перестали теряться: отлаженная воронка позволяет передавать запросы напрямую в производственные отделы и своевременно подключать коллег-экспертов к задачам.

Кому подойдет конфигурация?

Внедрение конфигурации «Воронка продаж» в ПланФиксе — это шаг к более организованной и эффективной работе команды продаж.

В первую очередь конфигурация облегчит работу digital-агентствам, а также:

●   Стартапам, которые хотят масштабировать бизнес и отдел продаж без хаоса в процессах, а также компаниям, стремящимся улучшить свои продажи и повысить эффективность команды.

●   Малым и средним предприятиям как доступное решение для управления продажами и проведения аналитики без необходимости разработки собственной системы. А также в случае сложно устроенного процесса продаж, требующего чёткой структуры или детализированной аналитики.

●   Компаниям с разными каналами коммуникации в продажах (телефон, email, мессенджеры, соцсети) с целью их объединения в единой системе для взаимодействия с клиентами.

Внедрение «Воронки продаж» в ПланФиксе помогает согласовать работу между отделами, решить проблему разрозненности данных и заметно увеличить скорость обработки лидов.

Запишитесь на бесплатную демо-экскурсию по конфигурации. Расскажем, как адаптировать систему под ваш бизнес и запустить ее за 2 недели!

---

Елизавета Крохмаль: Анна, спасибо за кейс! Он наглядно показывает, как единая система помогает организовать работу команды, сделать процессы прозрачными и быстрее обрабатывать лиды. «Воронка продаж» в ПланФиксе — отличный способ улучшить работу отдела и сэкономить время сотрудников.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.