Сегодня в рубрике “Рассказ от первого лица” Марат Тимерзянов, партнер ПланФикса, рассказывает (и показывает) как трансформируется процесс подготовки и согласования коммерческих предложений, от пачки листов А4 до полного перевода в ПланФикс. Слово Марату.

Марат Тимерзянов: Эта история началась в 2015 году.
В то время я еще работал руководителем отдела КИП в инженерной компании.

Главный герой рассказа – это лист обхода. Данный документ был введен руководством с целью организовать учет и порядок в работе сотрудников. Далее история, как все это работало.

Лист обхода – листок формата А4, предназначенный для согласования коммерческих предложений. Работа начиналась с того, что сотрудник заполняет шапку документа, указывая, какие работы нужно посчитать и кто заказчик. Затем он идет через два кабинета к другому сотруднику, чтобы получить порядковый номер. Получив заветный номер №Х, возвращается к рабочему месту и приступает к работе.
Проходит какое-то время и стартовый вариант документа готов. Файл сохранен в специальной папке на жестком диске, а наш лист получает первый автограф.

Эстафета передается следующему сотруднику. Причем это происходит в буквальном смысле. Первый сотрудник идет в соседний кабинет, вручает бланк второму сотруднику и сообщает, что сохранил информацию на сервере в такой то папке и уходит. Новый исполнитель (менеджер по закупкам) сразу принимается за работу (это в лучшем случае). Его задача проверить цены и проставить их там, где они отсутствуют. Пока специалист работает, к нашему бланку добавляются еще парочка таких же “носителей информации”. Так листочки начинают постепенно копиться.

Через пару дней, проверив все цены, лист №Х сшивается с вариантом коммерческого предложения. И, получив в награду второй автограф, передается коммерческому директору (на деле просто кладется в специальный лоток на самый верх в стопку с другими бланками, где ожидает дальнейшую проверки). Может пройти еще пару дней, когда коммерческий директор начнет просмотр данной стопки. К сожалению история умалчивает, с какой стороны начинается проверка – снизу или сверху.

Ну вот, документы проверены, корректировки внесены, и коммерческий директор просит помощника забрать листочки, либо же сам передает их генеральному директору. Помощник аккуратно складывает новую свежую стопку в лоток поверх других бланков.

Прождав еще денек, наш лист обхода №Х с тремя автографами попадает в руки генеральному директору, намекая, что где то в общем диске ожидает проверку очередной документ. Выяснив расположение файла, директор поправляет строчки в документе, проставляет недостающие цифры и проверяет орфографию. При необходимости документ корректируется.

Супер. Коммерческое предложение готово, можно отправлять заказчику. Лист №Х перехватывает последний участник нашей эстафеты, распечатывает коммерческое предложение, идет к директору, ставит “живую” печать, сканирует и отправляет заказчику. К этому моменту проходит примерно чуть больше недели. Вы спросите: почему “последний участник”? Потому что в дальнейшем бланк запихивается во лоток первого исполнителя, где он “благополучно” присоединяется к “ожидают согласование КП”.

На самом деле – это был идеальный вариант, так как практически не пришлось ничего переделывать и пересогласовывать.

Так мы работали первый год. Принимая непосредственное участие в передаче бланков, я никак не мог смириться с тем, что время используется так неэффективно. Постоянно задавался вопросом, как упростить совершаемые действия, чтобы ускорить процедуру согласования? В последующем узнал, что наши действия называются бизнес-процессами. А в компании на тот период уже было несколько бизнес-процессов, включая согласование договоров, производство работ, ежемесячное обслуживание абонентов. Поэтому я начал искать решение, как оптимизировать работу, чтобы при увеличении заказов не наступил полный хаос.

На тот период я еще не был знаком с платформой ПланФикс. А первой системой, которую мы начали адаптировать под процессы компании, стала Trello. Это был первый шаг компании на пути к цифровой трансформации. Для начала описали процессы, назначили ответственных (все как полагается), настроили канбан-доски и начали тестировать. Дела пошли намного шустрее. Но к концу 2016 года быстро уперлись в потолок, ограниченный функционалом сервиса.

И в 2017 году в организации появляется цифровая система управления, которая кардинально меняет структуру компании и существующие бизнес-процессы. Одним из преимуществ внедрения системы является то, что с момента регистрации коммерческого предложения до передачи его заказчику время существенно сократилось. К примеру, стоимость на небольшой объем работ заказчик получает в течение одного часа. А проекты средней сложности отправляются в течение двух-трех дней с момента поступления заявки.

Таким образом завершается история про “лист обхода №Х”. Листы А4 теперь заменились задачами, которые отлично справляются со своими обязанностями)

Кому интересно, как теперь ведется работа в компании, приглашаю к просмотру видео.

В нем я рассказываю, какие еще дополнительные возможности дает внедрение ПланФикс. В презентации наглядно показано, как система позволяет организовать порядок в бизнесе и сократить время на операционную деятельность. А мы все прекрасно знаем, что время – это одно из самых ценных наших ресурсов.

Успехов Вам и Вашему бизнесу
Тимерзянов Марат

 

 

Дмитрий Гончаренко: Я с удовольствием посмотрел это видео. Мне вообще нравится изучать примеры реальных внедрений и видеть, как при помощи ПланФикса работа становится проще и эффективнее. Это лучшее доказательство того, что мы с коллегами занимаемся стоящим делом. Если у вас есть свои истории на эту тему, присылайте их в нашу Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я их обязательно опубликую.