Когда-то я уже упоминал одно из правил, которым руководствуется команда ПланФикса в своей работе: “Работать должны роботы”. Это не значит, что мы не хотим работать – просто мы любим перекладывать на плечи автоматов рутинную работу, которую можно описать понятными правилами, вроде этой:
Сегодня мы анонсируем Процессы и Сценарии, которые помогут всем нам избавиться от солидной порции такой работы – и одновременно сделают ПланФикс еще более гибким и управляемым.
Попробую для начала объяснить все простыми словами.
Что такое Процесс? Это жизненный цикл задачи, ее путь от создания до завершения. До этого момента процесс в ПланФиксе описывался набором статусов, которые могла принимать задача на этом пути. Теперь к этому набору статусов добавляется новая сущность – Сценарии.
Сценарий – это выполняемая автоматически последовательность операций.
Звучит как определение из учебника, конечно, и вряд дли это облегчает понимание… Ну давайте попробую чуть по-другому. Представьте, что теперь вы можете задавать в ПланФиксе правила, вроде “Если поле “Доставка” содержит значение “Да”, то подключить к задаче в качестве исполнителя группу “Отдел доставки” или “Когда задача перейдет в статус “Выполненная”, отправить клиенту письмо по шаблону “Уведомление клиента о выполнении”. Вот это и есть сценарии – наборы правил, которыми вы “оживляете” задачу, заставляете систему работать автоматически, перекладывая на нее операции, которые раньше делали вручную.
Наборы статусов и Сценарии теперь объединены в Процессы. Это отражено в том числе и в измененном интерфейсе раздела “Кастомизация” (update от 24.06.2016: теперь он перенесен в “Управление аккаунтом”):
Если представить процесс как линию автоматической сборки, то набор статусов – это конвейер, “хребет” процесса, а сценарии – это программы для роботов-манипуляторов, которые включаются в момент нахождения очередной задачи в определенной точке на конвейере и отрабатывают заданную последовательность действий. Достаточно один раз правильно настроить эту линию, чтобы она начала печь пирожки, собирать автомобили или паковать овощи. Вот об этой настройке мы сейчас и поговорим.
Для начала давайте заглянем в настройку набора статусов. Мы немного изменили ее интерфейс, желая сделать его более понятным:
В каждой строке теперь перечислены статусы, в который задача может перейти из текущего статуса:
Тут же добавляется возможность перевода в другой статус:
Удалить переход в определенный статус или настроить его параметры можно, кликнув на название этого статуса в списке:
Тут есть всякие новинки и интересности, но пока я останавливаться на них не буду, чтобы не раздувать эту заметку, лучше перейдем к настройкам сценариев для этого же процесса. Изначально список сценариев процесса пуст, можно только добавить новый:
Окно добавления нового сценария имеет стандартный для ПланФикса конструктив, который, скорее всего, не вызовет у вас особых вопросов:
Для примера, давайте настроем простенький сценарий, о котором я упоминал выше: когда задача переведена в статус “Выполненная”, будем отправлять уведомление об этом клиенту. Предположим, что в настраиваемом процессе задачи от клиентов мы получаем по почте, соответственно, клиент в таких задачах автоматически становится постановщиком – его и будем уведомлять.
Начинаем, традиционно, с придумывания говорящего названия для нашего сценария. Если этого не сделать, то разобраться в будущем, что делает тот или иной сценарий, будет намного сложнее:
Теперь давайте определим ключевой момент – событие, при котором должен сработать наш сценарий. На момент написания этой заметки, в списке возможных событий только 4 пункта:
С первым и последним все ясно – это события создания и удаления задачи – а вот в чем разница между двумя событиями, связанными с ее изменением?
Разница в том, что первый из них – это событие, которое сработает в тот момент, когда изменение задачи приведет к выполнению заданных условий (то есть, изменится один из параметров, участвующий в этих условиях). Именно он нам и нужен – когда у задачи изменится статус на “Выполненная”, сработает нужное нам событие:
Второй вариант указывает на событие, которое будет срабатывать каждый раз, когда задача будет изменена и условие будет выполняться, даже если изменялись другие параметры задачи, которые не описаны в этом условии. Если бы мы выбрали этот вариант в нашем примере, то скорее всего получили бы ложные срабатывания: ведь если задача находится в статусе “Выполненная” и уведомление клиенту уже отправлено, а в это время кто-то решил бы изменить у задачи исполнителя или значение какого-либо поля, то событие сработало бы опять и клиент получил бы повторное напоминание.
Вообще скажу, что этот второй вариант добавлен нами для достаточно редких ситуаций, поэтому если вы задумываетесь о выборе между ними, то скорее всего вам нужен именно первый вариант, как в нашем текщуем примере.
Идем дальше – указываем условие, при выполнении которого сработает наш сценарий. Оно в нашем примере очень простое и состоит из одной строки:
Тут используется стандартный для ПланФикса конструктор условий, поэтому я не буду останавливаться на нем подробно.
Дальше идет выбор времени срабатывания сценария – вы можете запустить его сразу в момент возникновения события или с какой-то задержкой. В нашем случае сценарий должен запускаться сразу, ведь мы хотим уведомить клиента прямо в момент выполнения задачи:
Теперь нам осталось последнее – определить, что же именно мы хотим сделать в момент наступления описанного события. Сейчас в вариантах действий только два пункта: изменить эту задачу и отправить письмо. Мы выбираем второй:
и настраиваем параметры отправки:
Недавно я рассказывал о шаблонах писем, которые вы теперь можете конструировать самостоятельно, и говорил, что они пригодятся для работы автоматических сценариев – вот это как раз один из таких случаев.
В нашем сценарии будет только одно действие, поэтому мы игнорируем предложение добавить другие и сохраняем сценарий:
Все, сценарий готов и уже работает – так что как только любая задача, созданная по шаблону со стандартным процессом, будет переведена в статус “Выполненная”, ее постановщик получит уведомление об этом. Вот как выглядит наш сценарий в списке:
Лампочка слева от названия позволяет временно отключить сценарий, если это понадобится для отладки или в ходе изменения процесса работы.
Вот и все, что касается настройки. Но это такое дело, конечно, что пока сам не попробуешь, не поймешь, так что пробуйте 🙂
Несколько важных замечаний в завершение:
- Механизм сценариев достаточно сложен и глубоко интегрирован в ПланФикс, поэтому наверняка в первое время вы будете сталкиваться с какими-то вопросами, ошибками или непонятными ситуациями – прошу сразу сообщать об этом нашей Службе поддержки, мы будем оперативно отвечать и/или править систему.
- В шаблонах задач теперь устанавливается не набор статусов, по которому будет перемещаться эта задача, а процесс целиком, который включает и набор статусов, и автоматические сценарии к нему. Все существующие наборы статусов стали частью одноименных процессов, поэтому в ваших шаблонах уже проставлены эти процессы.
- Сейчас мы запустили минимальный набор возможностей для автоматических сценариев – в основном для того, чтобы отладить сам механизм их работы. Но сразу после обработки первой волны ваших обращений, мы начнем увеличивать эти возможности. Развитие пойдет по трем основным направлениям:
- добавление новых событий, при которых будут срабатывать сценарии (например “добавление нового действия”, “создание контакта” и т.п.);
- добавление типов действий (в частности, в сценарии появится возможность изменять не только текущую, но и другие задачи);
- добавление видов операций изменения (в нашем примере мы до них не добрались, так как пошли по ветке отправки письма, а не изменения задачи – так что можете самостоятельно оценить варианты изменений задачи, доступные на текущий момент).
- Глубокая интеграция механизма сценариев в ПланФикс приводит в том числе и к тому, что вы можете заменить некоторые стандартные процессы системы своими. В рассмотренном выше примере вы увидели, как можно сделать свою систему уведомлений в ПланФиксе – соответственно, вы можете полностью или частично “переписать” логику работы системы в различных ситуациях, заставить свою логику работать вместо или вместе со стандартной. И это касается не только уведомлений.
- Обычно в системах управления бизнес-процессы и автоматические сценарии доступны только на старших тарифах, но мы решили сделать процессы и сценарии доступными для всех тарифов без ограничений. Даже в бесплатной версии ПланФикса мы даем возможность добавить один автоматический сценарий, чтобы все пользователи смогли оценить мощь этого механизма. Для новых аккаунтов в ходе пробного периода использование сценариев доступно без ограничений, как в любом платном пакете.
- Нам интересны как сценарии, которые у вас получилось реализовать при помощи нового механизма, так и сценарии, для запуска которых в ПланФиксе пока не хватает возможностей – делитесь ими с нами, пожалуйста, это поможет нам не сбиваться с курса и добавлять важные для вас функции.
Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса
Надолго с этой темой мы прощаться не будем – я планирую в ближайшие недели и месяцы делиться с вами примерами настройки различных бизнес-процессов, думаю это поможет вам сориентироваться в новых возможностях ПланФикса и научиться применять их в своей работе.
Огромное спасибо!
Спасибо. Очень полезная ветка развития планфикса, но к сожалению не увидел возможности создать ветвление задач. Чтобы можно было, изменив поле или статус, тут же автоматически по сценарию создать цепочку подзадач, указанную в сценарии, либо иногда требуется наоборот отменить всю цепочку подзадач, если что-то пошло не так в текущей задаче.
Очень жду продолжения.
Будет 🙂
Вот кейс: кадровик запланировала собеседования с кандидатом. По шаблону создались задачи для интервьюэров и они разместили в своем графике эти встречи. Но человек пришёл и при проверке документов выяснилось, что он не подходит. Кадровик в своей задаче меняет статус на отклонённая, а остальные хотят тут же об этом узнать и расслабиться.
А может человек прошёл все собеседования и после того, как начальник сменил статус задачи на Согласовано, создались цепочки задач по приёму на работу. Но создались не раньше, а именно после этого момента.
Да, мы смотрим в сторону подобных кейсов, так что стоит ждать новостей в этом плане.
Есть какие-то новости?
Учёт многих бизнес-процессов в Планфиксе без автоматического создания подзадач при выполнении условия будет отнимать много времени, а не упрощать работу сотрудникам, поэтому даже не начинаем пока внедрять и очень ждём этот функционал.
А можно как-то сделать, чтобы перевод в конкретный статус был доступен определенному сотруднику в компании?
Вроде пока нет.
Вижу, что можно сделать так, что если кто-то другой изменил на этот статус, то сценарий автоматом изменил на статус “в работе”, ну или “ошибка”. Ну и опционально оповестил того, кто имеет возможность менять на этот статус.
Спасибо, Алексей! Попробуем такой вариант, пока нет необходимой возможности.
К сожалению, не получается((
Выходит нужны два блока условий:
Условия, которым задача соответствовала до изменений
Условия, которым задача соответствует после изменений.
Вообще, есть вариант добиться нужного поведения системы даже в текущей версии функционала:
– убираем возможность перевода в этот статус из настроек набора, чтоб никто не мог этого сделать обычным образом
– делаем кастомное поле, условно “Согласовано” и даем доступ к нему только нужному сотруднику
– добавляем сценарий ” Если значение поля “Согласовано” = “Да”, то перевести задачу в Гиперстатус”.
У меня работает вот так:
Добавить в шаблон поле СтатусныйСотрудник
При создании задачи заполнять его сценарием этим определенным сотрудником .
При изменении задачи проверять условия
Статус = КонкретныйСтатус
“СтатусныйСотрудник ≠ Я”
и изменять статус на “В работе”
Вообще было бы просто замечательно добавить возможность полностью откатить все изменения в задаче, если она не прошла какие-то условия изменения.
Тогда бы статус можно было бы вернуть, а не выставить в какой-то.
Огромное спасибо! Очень нужная вещь.
Будем проецировать на наши БП и активно использовать.
очень!
[quote]
Удалить переход в определенный статус или настроить его параметры можно, кликнув на название этого статуса в списке:
[/quote]
А где в этом окошечке кнопка “Сохранить”? Я хочу назначить кнопку на статус, но не могу сохранить изменения. ЧЯДНТ?
Изменения сохраняются автоматически, на лету – так что просто нажимайте и настраивайте, чего хочется, все должно запомниться. По мере сохранения, в инфостроке (самая верхняя) выдается сообщение “Информация сохранена”.
Планфикс, вы не перестаете вдохновлять! Спасибо!
Замечательно, на этой основе можно было бы реализовать процесс согласования как последовательного (вместо последовательных задач), так и когда требуется одобрение только части команды, к примеру 3 из 4 участников.
Да, мы держали в голове пример с согласованием документа как сигнальный для этого механизма. Вскоре опубликуем конфигурацию “Согласование документов” и покажем на ее примере, как это может работать.
Спасибо, давно ждали.
Только не пойму, можно ли реагировать на добавление комментария к задаче?
Хотелось бы менять такой задаче статус.
И вообще какие события являются изменением задачи?
Пока на комментарии реагировать нельзя, только на создание, изменение или удаление задачи. Но это стартовый набор, мы не отходя от кассы уже начинаем его расширять, так что ждите новостей.
Кейс с изменением статуса при добавлении комментария понятен и достаточно распространен. кстати.
Окэй, будем ждать )
Как же я люблю и ценю вас за ваше отношение к работе )
Вот спасибо! Движения в этом направлении мы долго ждали!
Вот это уже очень круто! Очень ждали этого функционала… Вы большие молодцы! Всё правильно делаете! И вектор развития верный …
Нужна реакция сценария не только на изменение задачи но и на прикрепление аналитики.
Иначе если нужно проверять ее наличие, сценарий может зайти в тупик.
Спасибо, принято, подумаем над этим.
Добавили события прикрепления действия и аналитики https://pic.planfix.ru/pf/16/vLkY8v.jpg
Спасбо!
Как насчет того, чтобы сценарий делал обязательным заполнение определенных полей задачи?
Это уже работает.
Например можно менять статус задачи на “Требуется заполнение поля”, если поле не заполнено.
Алексей прав.
Вообще, с обязательным заполнением чего бы то ни было у нас два возможных направления для решения:
1. Постпроверка, о которой пишет Алексей. Если, к примеру задачу нельзя завершить, пока не заполнено поле, то вешаем сценарий с проверкой “Статус = Завершенная” и “Поле НЕ содержит значение” – а в случае срабатывания сценария откатываем статус на “В работе” – ну или на специальный статус, как предложил Алексей. Это можно делать уже сейчас.
2. Специальное решение для контроля заполнения полей/добавления аналитик и т.п. перед переводом статуса – сделать отдельный блок условий, которые должны выполняться, чтобы можно было перевести задачу в другой статус. Такого механизма пока нет и мы не приняли окончательное решение, будем его делать или нет. Плюс его в очевидности использования (в отличии от постпроверки), минус – в ограниченном применении только к переводу задачи в другой статус, ну и в том, что писанины много для его реализации.
Спасибо. Попробуем воспользоваться первым сценарием.
Вам сервер этими сценариями можно повесить?
Думаю стоит это как-то мониторить.
Жизненный опыт показывает, что повесить можно даже то, что в принципе нельзя повесить 🙂 Поэтому мониторим.
По поводу изменения дат задачи сценарием. Думаю было бы не плохо устанавливать дату задачи по значению кастомного поля. Пример. Согласуем с клиентом срок исполнения заявки. Согласованный срок прописываем в кастомное поле. Переходим к следующему статусу задачи. Сценарий изменяет плановый срок завершения на значение кастомного поля, упомянутого выше.
Обсуждаем это прямо сейчас, думаю сделаем такую возможность.
Сделали такую возможность.
Дмитрий, спасибо за этот функционал, он реально ускоряет процессы.
Столкнулся правда с такой особенностью/потенциальной проблемой.
Я настроил процесс на отправку письма внешнему контакту при изменении статуса задачи на нужный. При этом я активировал уведомления внешних контактов при изменении статуса задачи, в котором внешний контакт постановщик. И теперь он получает уведомления не только согласно настройкам моего процесса, но и согласно предопределенным системным настройкам.
Вопрос – не является ли это дублированием функционала в Планфиксе?
Если активировать механизм стандартных уведомлений для контактов и отдельно сделать отправку уведомлений при помощи сценариев, то, конечно, будут уходить и те, и другие уведомления. Поэтому при настройке уведомлений в сценариях, разумным будет отключить стандартные уведомления.
UPDATE: А если отключить в настройках Уведомления внешних контактов дополнительную опцию уведомления при изменении статуса, то процесс отправки писем перестает работать.
Но штука в том, что у меня планируется несколько шаблонов уведомлений внешних контактов, и на разные статусы задачи я настраиваю разные шаблоны уведомлений.
Сейчас у меня есть два варианта:
– слать внешнему постановщику всю информацию о движении статусов, чтобы я мог использовать уведомления;
– уведомлять его через добавления действия, вручную выбирая шаблон уведомления, что почти нивелирует пользу Процессов.
>>А если отключить в настройках Уведомления внешних контактов дополнительную опцию уведомления при изменении статуса, то процесс отправки писем перестает работать.
– А вот такого быть не должно, эти механизмы не связаны. Если у Вас эта ситуация сейчас происходит, поставьте нам, пожалуйста, задачу в Службу поддержки с подробным описанием в каком сценарии и задаче это наблюдается. При этом не изменяйте настроек, чтобы мы могли проверить это на практике. Мы разберемся и если это наша ошибка, то исправим, а если Вы ошиблись в настройке сценария – подскажем, что изменить.
Попробовал снова: все работает. Скорее всего где-то недоглядел.
Спасибо!
Хотелось бы иметь возможность в настройках “процесса”:
1) Переход в статус в виде отдельной кнопочки, с настраиваемым текстом выводить не только внутри задачи но и в карточке в планировщиках.
2) Разделить в правах на первод в статус понятие “Аудитор задачи” от “Аудитор проекта”
>> 1) Переход в статус в виде отдельной кнопочки, с настраиваемым текстом выводить не только внутри задачи но и в карточке в планировщиках.
– Поставлю отдельную задачу по этому поводу, посоветуемся. Но вообще там вечная проблема с местом в карточке, не знаю как выкрутиться из нее с кнопками.
>> 2) Разделить в правах на первод в статус понятие “Аудитор задачи” от “Аудитор проекта”
– Обсудили как это может работать (аудиторы это только частный случай), запланируем и сделаем.
>> – Поставлю отдельную задачу по этому поводу, посоветуемся. Но вообще там вечная проблема с местом в карточке, не знаю как выкрутиться из нее с кнопками
может решать вопрос так?
– Выводить не кнопкой строкой в раскрывающемся меню
– В виде строки кастомных иконок
Большое спасибо! Очень ждал этого.
Хочу повесить сценарий на событие закрытия проекта. После этого нужно отправить серию отложенных писем. Действие “Задача изменена и стала соответствовать условиям” с условием “Статус проекта = завершён” отлично для этого подходит.
Но в нашей практике случается, что проект иногда снова активируется, дорабатывается и снова закрывается. В этом случае серия писем начнёт оправляться повторно =(
Нет ли планов добавить опцию “Выполнить сценарий только один раз”? Уверен, не я один упрусь в повторные выполнения сценариев там, где нужно выполнение только один раз, даже с таким замечательным разделением условий.
PS: Не пора ли раздел “Работа с email” перенести в Кастомизацию из управления аккаунтом?
+1 за выполнение сценария 1 раз. В другом кейсе пригодилось бы.
“Одноразовость” сценария можно организовать и существующими средствами:
– делаете поле-замок, например “Сообщения отосланы”
– добавляете его в условия срабатывания сценария – пусть он срабатывает только если сообщения еще не были отосланы
– добавляете в действия, которые производит сценарий, изменение значения поля на “Да”
– в следующий раз сценарий не сработает, даже если проект повторно откроют и закроют.
>>PS: Не пора ли раздел “Работа с email” перенести в Кастомизацию из управления аккаунтом?
– Есть такие планы давно, хотим навести там порядок. Недавно опять об этом говорили, так что сделаем.
» “Одноразовость” сценария можно организовать и существующими средствами
Да, примерно так сейчас и поступим. Но при наличии такого мощного инструмента как сценарии, не кажется ли Вам, что выполнение поставленной задачи при помощи поля противоречит сути сценариев? Должно быть максимально просто и органично.
Целевое условие – ПРОЕКТ ЗАКРЫТ
Выполнить действие (1 раз) – ОТПРАВИТЬ ПИСЬМО
Всё просто и замечательно в своей простоте. Сразу видно смысл и задумку всего процесса в структуре сценария.
Да, вариант с полем – это решение. Но это усложнение процесса и создание дополнительной сущности без которой можно было бы и обойтись. Лишнее звено между реальным условием запуска сценария и конечным действием.
Вашу мысль про органичность понял. Мы будем отслеживать заявки на “одноразовость” и окончательное решение примем после накопления статистики по ним. А пока один контраргумент против “одноразовости”, который всплыл у нас вчера в ходе обсуждения: вынесение управления одноразовостью на уровень жесткого механизма в сценарии ставит крест на ситуациях-исключениях, когда для данного конкретного объекта (проекта, в Вашем примере) нужно выполнить сценарий повторно.
Условная ситуация:
– допустим, был проект, он завершился, письма разосланы
– через какое-то время возникает необходимость доработки – не настолько масштабной, чтобы заводить под нее отдельный проект, но достаточно внушительной для того, чтобы открыть этот проект и поработать по нему какое-то время
– в момент закрытия проекта есть необходимость заново разослать письма
– вариант с жесткой одноразовостью не позволяет этого сделать – нет смысла изменять сценарий ради одного проекта, а потом изменять его назад – да и во многих случаях это чревато (если идет потоковая работа над проектами или если одноразовость включена в сценарии, который работает с задачами – есть вероятность, что временно измененный сценарий отработает с другими объектами)
– а вот предложенный мной вариант с отдельным полем позволяет сбросить его значение в конкретном проекте и дать сценарию спокойно отработать его еще раз, не опасаясь пересечений с другими проектами.
А я никоим образом не предлагаю ввести жёсткое правило выполнять сценарий 1 раз всегда. Я вижу это как опцию, выключенную по умолчанию.
Это я понял. Я рассматриваю ситуацию со сценарием, в котором в обычной жизни нужно, чтобы действие выполнялось однократно. И исключение из этой обычной жизни данного сценария – ведь как мы знаем, в реальной жизни такие исключения встречаются с завидной регулярностью.
Очень ждали этот функционал!
Можно ли настроить сценарий так, что бы при переводе задачи в статус “Выполненная” автоматически проставлялось фактическое время работы с видом работы из заранее заполненного кастомного поля задачи “Основной вид работы” в соответствии с ранее заданным планируемым временем?
Нет, именно аналитику пока добавлять нельзя. Думаю, в будущем такая возможность появится – особенно, если на нее будет стабильный спрос.
Что можно сделать на текущий момент, так это заполнять значением другое поле задачи. То есть, если бы фактическое время по задаче у Вас вводилось не аналитикой, а тоже в поле задачи, то можно было бы сделать сценарий, который при переводе задачи в статус “Выполненная” заполнял значение поля “Факт” значением из поля “План”.
Столько сил потрачено на разъяснение сотрудникам что такое аналитика и как ее проставлять!
Все отчеты уже настроены на выгрузку аналитики.
Дождемся, когда появится простановка по сценарию.
Надеюсь не только нашим сотрудникам будет удобно проставлять ее автоматически.
Будет ли возможность реализовать следующие типы действий:
– Создать Компанию
– Изменить Компанию
В рамках этих действий задавать значение кастомных полей в Компании:
– выбором из возможных вариантов,
– индивидуальные значения,
– копировать в эти поля содержание определенных кастомных полей Задачи.
Последняя функция самая интересная.
Вообще, это ожидаемое расширение функций, доступных в сценариях. Сейчас мы находимся в фазе накопления таких запросов, потом проанализируем их и запланируем реализацию. Ваш комментарий отлично сойдет за такой запрос – я создам на его основе задачу в нашем аккаунте и поставлю ее в очередь разработки.
Спасибо!
Плюсую
А как бы распространить автоматические сценарии на проекты?
Условий под проекты нет, а действия не достаточно пока.
В дальнейших планах – распространить на проекты и контакты. Если есть (или появятся) пожелания по конкретным событиям и действиям, связанным с проектами – поделитесь, будет полезно.
Подскажите, когда в список возможных действий сценариев добавится “Создать проект”? Нам очень актуально сейчас запускать новый проект по триггеру (в частности – по приходу на адрес аккаунта емейла с опредедленным хештегом), а пока только видится один способ – создавать проекты вручную
Если все пойдет по плану, то в этом году.
Доброй ночи! Подскажите, пожалуйста! Как сейчас можно реализовать создание проекта по автоматическому сценарию? Со сменой статуса, например
Здравствуйте, Оксана!
До создания проектов сценариями мы пока так и не добрались. Не так уж много заявок на это, поэтому задачу постоянно отталкивают локтями более востребованные конкуренты.
Дмитрий, спасибо за ответ! Посоветуйте тогда, пожалуйста. Как запустить цепочку задач, связанных друг с другом сменой статуса?
В простом случае помогут последовательные задачи, там следующая в цепочке запускается после завершения предыдущей. Если нужно цепляться за другие статусы, то понадобится писать свой сценарий или цепочку сценариев. Если поставите задачу в Службу поддержки с более подробным описанием что хочется сделать, коллеги помогут найти решение.
Добрый день!
Скажите, пожалуйста, есть ли возможность реализовать такое действие, как “отметить пункт чек-бокса”?
Да есть. Вот тут есть описание всех действий в сценариях: https://mm.tt/615094460?t=OzkEztj22V
Я там вижу только “Добавить пункт чек-листа”, но не вижу, как отметить уже существующий пункт выполненным. Я чего-то не замечаю?
“Этот пункт выполнен”
“Этот пункт не выполнен”
в связке с “Содержит текст” получается то, что нужно.
Насколько я понимаю, это условия для запуска сценария, разве нет? А нужно, чтобы во время выполнения сценария пункт чек-листа стал отмечен как выполненный.
Ага, понятно, такой возможности сейчас нет.
Спасибо
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, элегантное решение следующей задачи.
Есть процесс “Оплата счетов”, при переводе задачи в статус “Оплачено” срабатывает сценарий и постановщику задачи автоматически отправляется e-mail уведомление по шаблону. В общем случае так и должно быть.
Но в некоторых частных случаях нужно, чтобы ничего постановщику не отправлялось. А иногда нужно, чтобы ему ушло не просто письмо с текстом “Оплачено”, как это делается сейчас, но и какие-то комментарии от специалиста службы финансов.
Как можно реализовать возможность специалисту избежать отправки письма-уведомления или добавить в него свои комментарии в частных случаях?
Здравствуйте, Никита!
Например, такой вариант:
– добавляете в шаблон задачи два поля: “Отправлять уведомление об оплате” типа “Чекбокс” и “Комментарий к оплате”
– даете доступ к ним сотруднику, который отвечает за эту часть процесса
– для удобства, выводите отображение полей на основной панели карточки задачи (делается в режиме просмотра шаблона)
– в шаблоне задаете значение полей по умрлчанию – активируете чекбокс и пишете “Оплачено” в поле комментария
– сценарий настраиваете таким образом, чтобы письмо отправлялось только при активированном чекбоксе
– в шаблоне письма используете не железно прошитый текст “Оплачено”, а переменную, соответствующую созданному полю комментария.
Тогда:
– по умолчанию будет отправляться письмо со словом “Оплачено”, так как в шаблоне задачи чекбокс активирован и в поле комментария прописано это слово
– менеджер может отжать галочку в чекбоксе и письмо не отправится
– менеджер может изменить текст в поле комментария и письмо отправится с этим текстом.
Единственный нюанс – менеджер должен вначале выбрать нужные значения в полях и только затем переводить статус – иначе, по понятным причинам, сценарий отработает с использованием значений по умолчанию. Но и тут можно подстраховаться – сделать задержку в исполнении сценария в несколько минут и вставить проверку активности чекбокса в условия после задержки. Тогда письма всегда будут отправляться с задержкой, зато настройка не будет так критична к поведению пользователя – все отработает корректно, даже если менеджер вначале переведет статус и только потом выставит нужные значения полей.
Спасибо, Дмитрий!
Как насчет такого триггера – изменено значение поля? Т.е. реакция системы на любое изменение данных поля, а не на конкретное соответствие новых данных заданным.
Теоретически такое возможно, запланируем и сделаем в одной из будущих итераций по сценариям.
Спасибо, Дмитрий!
Возможностей уже гораздо больше, чем описано в статье.
Но одной возможности очень нехватает.
Это при отправке почты из сценария выбрать конкретного отправителя. Сейчас можно выбрать постановщика (ага, от постановщика постановщику пошлем письмо), автора или мыло задачи. При чем, как свойство задачи (все письма от этой задачи отправлять от имени выбранного пользователя).
Как пример, у организации несколько общих ящиков. Отдел закупок, отдел поддержки … И нужно чтобы отправлялось от этого “пользователя”, пусть он даже виртуальный.
Да, есть у нас запросы на эту возможность. Обязательно доработаем ее в одну из ближайших итераций по сценариям.
И ещё одной возможности очень не хватает – добавление аналитики при смене статуса задачи. Конкретно нужно для того, чтобы не проставлять вручную аналитику Доходы при оплате счёта. Т.е. перевели счёт в статус Оплачен, туда же добавилась сама аналитика Доходы. Тут только нужно как-то настраивать чтобы система понимала ещё какую именно категорию доходов добавить. Если уже есть какое-то решение в этом направлении – буду рад узнать.
Не могу задать условие – “есть подзадачи и они все завершенные”
Ни один пункт не срабатывает – https://www.screencast.com/t/7DIeOMcf
Предложение- в сценариях ввести действия с полем ( название задачи)
Аргумент- при смене одной задачи на другую название остается прежним ( ручное действие)
Предложение: создать в Автоматических сценариях возможность задавать условие:
за ( 1 день) до старта начала задачи
Пример реализации: клиентсервис: прозвоним за 1 день до начала события
п. с. – уведомление о задаче не подходит
( Аргумент: постзапросы отправлять не умеет)
Предложение: Автоматические сценарии процессов- Изменить Контакт
Сейчас: есть “установить значение поля”
Чего хочется: “установить значение из другого поля задачи”
Аргумент: Идея- заявка из соц сетей ( уже есть: автоматическое создание лида), те поля, которые заполняют через задачу дублировались в шаблоне лида
Добрый день!
У нас возникла необходимость привязать запуск сценария к какому то конкретному времени.. в каждую субботу или каждый вечер в 19-00 или каждый вечер за 15 минут до завершения рабочего времени сотрудника.. Живой пример: Ежедневно за 15 минут до окончания рабочего дня исполнителя посылать письмо внешнему постановщику по “состоянию задачи” (статус, сегодняшние комментарии по задаче, которыми постановщик был уведомлен, сегодняшнее отработанное по задаче время (аналитика факт.время с сегодняшней датой работы), в случае, если ни комментариев ни аналитики по времени не было, указать в письме “К сожалению, работы по вашей задаче сегодня не производились, но мы обещаем сдать ее без просрочки”.
Непростая задачка. Навскидку не знаю, как сделать такое при помощи существующего функционала. Тут скорее ждать или повторяющихся напоминаний, или развития сценариев времени.
Возможности процессов и сценариев конечно поражают, но нам как новичкам хотелось бы посмотреть несколько кейсов из реальных процессов компаний. Так проще понять логику настройки.
Согласен, на примерах оно всегда проще)
Обратите внимание на теги у записи (вверху слева). Кликнув на интересующий тег, можно увидеть другие записи блога, помеченные им. В плане примеров рекомендую кликнуть на тег Сценарии – там наряду с анонсами новинок есть и подробно расписанные варианты применения в различных ситуациях.
Спасибо, Дмитрий, я уже тыкал)) Это всё простые примеры, которые и так понятны. Хочется хардкора)
Ну вот, а я только сегодня убеждал коллегу, что нельзя людей пугать хардкорными примерами, а то испугаются, что не разберутся в этом никогда, и разбегутся 🙂
это нужно для факультативщиков))
Я сразу подумал, что сценарий отправить смс после завершения задачи планфикс априори умеет. И те кто хоть какое-то время работают в планфиксе понимают, что это слишком простые задачи.
Спасибо, Виктор – заставили посмотреть на ситуацию по новому.