Сегодня у меня для вас слегка замудренный рассказ, в котором мало новостей и много рассуждений о перипетиях развития и идеологическом долге. Не думаю, что это вот прям всем интересно, но есть потребность выложить несколько мыслей в виде связного текста, на который потом можно ссылаться в ответ на вопросы новых пользователей.
Так как главное в любой заметке блога ПланФикса это гифка, а тема перекликается с идеей о постепенном проявлении повторяющегося многообразия окружающего мира, которую я затронул в недавнем анонсе Кнопок, проиллюстрирую я ее еще одной псевдофрактальной картинкой — очень уж нравятся мне фракталы в качестве аналогии к ситуации, когда вначале ты видишь простой и понятный кейс, реализуешь его, и только потом понимаешь, что это был частный случай более общего явления, которое повторяется на разных уровнях бытия и должно быть реализовано при помощи более общего механизма
Немного истории
Правила для обработки входящей почты появились в ПланФиксе в далеком 2011 году. Мир тогда был прост и понятен: есть возможность пересылать в ПланФикс письма, которые становятся задачами и могут обрабатываться средствами системы. Давайте добавим дополнительного удобства этому функционалу, реализуем правила подбора проектов, исполнителей и еще каких-то полезных реквизитов задачи, в зависимости от содержимого письма.
Решение оказалось удачным и правила для почты развивались, обрастая новыми условиями и возможностями. Когда в 2016 году в ПланФиксе появились автоматически сценарии, мы никак не связывали их с правилами для почты. А зря. Очень быстро возможности сценариев разрослись до таких размеров, что стали впрямую конкурировать с возможностями, накопленными в правилах.
Судите сами. Вот пришло письмо и стало задачей. Вы можете установить для этой задачи нужный проект при помощи правила обработки почты, а можете при помощи сценария на создание задачи. То же самое с датами, исполнителями, постановщиками, кастомными полями и так далее — можно изменять их правилами, а можно сценариями. Мы начали получать вопросы “А как правильно?” и предложения добавить в сценарии возможности, реализованные в правилах для почты, а почтовые правила расширить функционалом из сценариев.
Постепенно пришло понимание, что правила для почты это всего лишь частный случай автоматических сценариев, как бы “автоматические сценарии для создания задач из писем”. Вот так отличный блок функционала со славной историей вдруг стал лишь маленьким “зубчиком” на фрактале более высокого порядка.
Идеологический долг
Нам не привыкать к подобным ситуациям, похожими примерами устлана вся дорога ПланФикса. Когда мы сталкиваемся с очередным проявлением такой “фрактальности”, у нас есть два варианта:
- Пойти путем самурая и беспощадно отсечь частный случай, как мы поступили в случае с чек-листами.
- Законсервировать частный случай для сохранения возможности работы тех компаний, которые уже построили на этом свои бизнес-процессы, и продолжить развитие только нового инструмента.
Чем дольше живет ПланФикс и чем больше компаний использует его в своей ежедневной деятельности, тем более мы склонны ко второму варианту. Например, при выходе кнопок, мы не убрали возможность создавать частный случай в виде кнопок для перехода в другой статус, и они продолжают мирно сосуществовать с новыми, универсальными кнопками. Так же, судя по всему, будет и в случае с правилами для почты: они никуда не денутся, но дальнейшее развитие будет идти по линии автоматических сценариев.
Новость дня
За длинным историческо-философским введением прячется не очень яркое, но по-своему важное событие: в правилах для почты появилась возможность выполнять действия из сценариев. Выглядит это так:
Мы специально отделили этот новый пункт “Выполнить набор действия” от остальных действий горизонтальной чертой — это своеобразная граница между старым и новым миром. А на первое место мы поместили его потому, что именно здесь будет идти дальнейшее развитие: появляться дополнительные объекты и новые варианты операций с ними. Поэтому если вы создаете новые правила для работы с почтой, старайтесь использовать именно этот вариант.
Я не буду подробно описывать, как добавляется набор действий — в нем вы без труда узнаете стандартный интерфейс добавления действий сценария. И это очень важный момент. Я бы не хотел, чтобы вы сочли написанное выше просто идеологическими заморочками. За всеми этими рассуждениями скрывается очень практический смысл: когда в автоматических сценариях появляется новая операция, она автоматически появляется во всех “отражениях” этого фрактала: в кнопках, правилах для почты и так далее. Такой подход является составной частью общей идеологии ПланФикса и позволяет нам развивать продукт быстрее, одновременно в разных направлениях и сохраняя при этом его стройность.
Светлое будущее
Раз уж сегодня у нас философская минутка, расскажу немного еще об одном направлении, связанном одновременно с правилами для задач по почте, постепенном проявлении “фрактальности” и тем, что происходит прямо сейчас в недрах команды разработки.
Текущие правила для почты умеют обрабатывать письма только строго определенным образом, выделяя заданные последовательности символов из темы и текста письма. Они не умеют корректно работать с HTML-версиями писем и не поддерживают регулярные выражения, что ограничивает их использование в различных ситуациях. За годы общения с вами мы накопили большое количество примеров, с которыми правила не справляются, и в итоге приходится перекладывать на человека механическую работу по выделению данных из письма, которую по-правильному должны выполнять роботы.
Сейчас мы работаем над новым механизмом разбора текста письма, который будет лишен этих недостатков и cможет:
- корректно работать с HTML-версиями писем;
- поддерживать регулярные выражения;
- выделять повторяющиеся строки данных, которые потом можно будет вносить в планФикс в виде аналитик (представьте, к примеру, что в письме пришел заказ из нескольких строк, который нужно перенести в ПланФикс в виде набора записей созданной вами аналитики).
Но это не просто механизм разбора текста письма. Он сразу проектируется нами как “фрактал” более высокого порядка. Задача этого механизма: выделение данных из источников разных типов и “складывание” их в переменные, с которыми потом могут работать действия автоматических сценариев. На первом этапе в качестве источника данных будет выступать текст – в частности, тема и содержимое писем, поступающих в ПланФикс. В будущем это могут быть, к примеру, массивы данных в формате json, которые поступают в ПланФикс в качестве ответов на POST-запросы.
Такой подход позволяет нам сразу строить метод интеграции с различными источниками данных, по сравнению с которым универсальная интеграция окажется лишь очередным частным случаем. ПланФикс практически с самого начала своего существования развивается как хаб по приему и обработке информации, поступающей по разным каналам. Это одно из важных направлений роста, и на нем нас с вами ожидает много интересных новостей.
Ну а сегодняшняя философская минутка окончена, всем спасибо за внимание. Продолжаем работать 🙂
P.S. Хотите больше новостей и примеров использования? Подписывайтесь на наши странички в Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube.
Прочитал…. Надо обдумать и еще раз перечитать)
Да, туману навести я умею 🙂
О да! Красивый такой туман, густой, хоть тапор в него вешай!!! Статья действительно требует перечитываний ))))
Извините не понял в каком разделе написать это правило?
Ярослав, это моя недоработка – увлекся рассуждениями и дал мало конкретики 🙂
Это находится в Управлении аккаунтом / Работа с email, там целая группа вариантов с правилами:
Подкорректирую текст, добавлю больше вводных данных.
Спасибо
Супер, примерно так и виделось общее решение.
Я бы хотел добавить, что парсилка нужна не только для писем, но и для действий сотрудников и контактов. Так как для сотрудников действие понятно логике, то большинство контактов пишут письма, но для нас это действия в задаче. А текущие правила работают только на новые письма, хотя поток писем в операционной работе с клиентами гораздо выше, и тригеры на обработку таких сообщений очень важны.
Держим пальцы крестиком 😉
Да, этот механизм по замыслу должен будет работать с действиями тоже, но скорее всего не на первом этапе, пока пробуем на почте.
Приблизительные сроки можете озвучить? Очень не хватает для аналитики гибкого разбора полей входящей почты либо набором правил, либо разбирая исходный код HTML письма.
Со сроками всегда сложно, но задача взята в работу, поэтому если ее не выбьет что-то более срочное, то это месяц-два.
Большое спасибо за статью! Среди “тумана” нащупал “полочки” и разложил по ним некоторые наши планы на будущее по автоматизации.
ОЧЕНЬ ждём возможность добавлять правилом сразу несколько записей одной и той же аналитики, когда данные в письме описывают несколько объектов, а не один. Если это возможно, сориентируйте нас пожалуйста по срокам – стоит ли ожидать это в ближайшие месяцы? Просто мы настолько в этом нуждаемся, что начали обсуждение, как бы реализовать это через API и связь с нашим сервером, но зачем изобретать велосипед, если его вот вот привезут.
Также думаю стоит упомянуть буквально вчерашний кейс. Нам нужно было настроить сценарий, в котором если создалась задача у которой в описании есть фраза “X”, то выполнить сценарий. Но выяснилось, что сценарии лишены работы с описанием, хотя я был уверен, что это возможно. В почтовых правилах, кажется, подобное возможно, но в сценариях нет =(
>> стоит ли ожидать это в ближайшие месяцы?
– Если все пойдет по плану, то да, стоит.
>>выяснилось, что сценарии лишены работы с описанием, хотя я был уверен, что это возможно. В почтовых правилах, кажется, подобное возможно, но в сценариях нет =(
– Видимо, не просили нас о таком или просили, но редко) Ставили задачу по этому поводу? Если нет – поставьте, пожалуйста, это поможет делу.
Спасибо! Режим Хатико активирован.
—
Пока что мы заполняем большие аналитики с кучей полей использованием JS скрипта в консоли. Если у Вас, как и у нас в письмах приходят заказы, а потом Вы по каждой строчке строчек монотонно добавляете и заполняете аналитику, то напишите нам manager[собака]rdg.planfix.ru – за символическую плату мы можем подстроить наш скрипт под Вас и аналитики любого объёма будут заполняться из описания задачи за секунду.
Предложенный новый функционал очарователен, но я не понимаю, почему он не вписывается в те почтовые правила, которые есть? Они же как раз и призваны работать над разбором почты и очень активно используются нашей компанией. Тогда к вам вопрос: куда вы собираетесь “запихнуть” этот новый функционал?
Уже “запихнули” 🙂
Правила никуда не делись (и не денутся), просто список доступных в них операций (то, что ниже черты) далее развиваться не будет, а новые опции будут добавляться в пункт “Выполнить набор действий”:
Пробежался бегло по новым настройкам. Надеялся там увидеть что-то позволяющее добавлять/изменять данные создаваемого или существующего контакта из содержимого письма. Не увидел такого. Плохо смотрел? Или такое пока не реализовано?
Пока не реализовано. Этого стоит ожидать на следующем этапе, когда появится разбор текста письма.
Насколько же родное для меня это фрактальное видение, как здорово, что Вы обладаете таким продвинутым сознанием, которое вкручивает фракталы в Планфикс… это чудо и волшебство! Благодарю…
Нужно ли мне создать тикет для ускорения решения вопросов по обработке HTML писем? Правда я уже приставал с этим вопросом…
И как понять, живу ли я в консервной банке или же у меня все апдейты системы?
Нет дополнительный тикет не нужен, работа над этим функционалом уже идет. Чуть приоткрывая завесу могу сказать, что сегодня уже видел первую версию, которая что-то там из них достает, но впереди еще большое тестирование.
По поводу апдейтов: ПланФикс обновляется сразу для всех, поэтому все аккаунты в любой момент времени обладают одинаковым функционалом. Единственное, что стоит учесть, это отсутствие каких-то возможностей на младших тарифах. Есть длиннющая таблица по этому поводу здесь: https://planfix.ru/prices/
Действительно есть путаница между правилами и сценариями. Одно правило там другое здесь поэтому фиг запомнишь где ты это год назад навастривал. Поздравляю с оптимизацией и оздоровлением.
Спасибо 🙂
Регулярные выражения это прекрасно! Также будет очень удобно, если будет возможность оперировать даннымы в кастом полях с возможностью поиска по ним перед созданием задачи или действия из письма. У меня много разрозненных писем, я могу парсить регулярками некоторые ид-шки и либо создавать задачу (если такой нет) или добавлять действие к найденной задаче по распарсеному значению. Есть сторонние сайты, которые я не смогу поменять и АПИ у них нет, но вот парсить письма я смогу раскладывая по полкам нужные данные.
Что ж, посмотрим в какую сторону будет развиваться этот функционал – вполне возможно, что и такая возможность появится. В захардкоренном варианте она сейчас присутствует в виде операции подбора надзадачи по метке из письма. Очень часто из такой “почки” вырастает полноценная ветка.
Здравствуйте. Я новичок. Осваиваю программу. Мне необходимо настроить данные клиента из писем, приходящих с определенного ресурса. Текст письма не два слова… Создал правила извлечения ФИО клиента и номера телефона, но у меня при получении письма не появляется клиент с назначенным заданием из настроек, а подставляется имя отправителя письма вместе с email. Что делаю не так?
Здравствуйте, Эдуард!
Поставьте, пожалуйста, задачу в Службу поддержки и приложите к ней скриншоты настроенных правил. Коллеги подскажут, какие изменения нужно в них внести, чтобы все заработало так, как Вам нужно.
Спасибо большое. С этой задачей справился. Хотя и не по инструкции. Инструкция оказалась несовершенна… Пришлось добавить несколько действий и всё заработало. Но возникли новые трудности: например, у меня 130 контактов и я не сразу понял, что мне понадобится в карточке контакта набор чек листов. И я не понимал, как он должен выглядеть. Я и сейчас набросал только примерный список. Добавил его в шаблон, выделил всех клиентов и выбрал “изменить шаблон” на основе того, в котором есть чек-лист. Так вот он не появился… Но я теперь конечно отправлю этот вопрос в техподдержку. Спасибо.