Алексей Ковалёв: Архитектура и интерьеры — это не только создание красивых и удобных пространств, но и управление проектами в условиях конкуренции, сжатых сроков и ограниченных бюджетов. Для эффективной работы нужны цифровые инструменты, которые помогут организовать задачи, ресурсы и коммуникацию. Архитектурное бюро ASADOV выбрало ПланФикс. О том, как он помогает вести проекты, рассказывает Святослав Соболев, руководитель отдела интерьеров ASADOV.
Святослав Соболев: Бюро ASADOV прежде всего известно благодаря своей архитектуре. Среди реализованных проектов: аэропорты в Томске, Саратове, Перми, Кемерово, медицинский кластер в Сколково, образовательный кластер в технологической долине МГУ и многие другие.
Некоторое время назад по моей инициативе в бюро появился отдел интерьеров. И многие из вышеперечисленных проектов были разработаны комплексно вместе с внутренним пространством. Также в нашем портфолио есть множество других запоминающихся проектов самых разных типологий: частные жилые резиденции, офисы, рестораны, гостиницы и многое другое.
Самой показательной типологией являются аэропорты. Здесь огромное количество ограничений, нюансов и участников проекта с самых разных сторон. И каждое решение нужно взаимоувязать с огромным количеством аспектов. Появляется необходимость в качественной координации команды, эффективной организации работ и точном отслеживании трудозатрат.
И со всем этим нам помогает ПланФикс.
Строго по плану
Мы используем ПланФикс уже около трех лет. Ранее применяли простые таблицы для планирования проектов и учёта трудозатрат, но этот подход был не совсем удачным — не было инструментов для полноценного отслеживания процессов. С ПланФиксом этот вопрос мы закрыли.
Все новые проекты теперь сразу заносим в ПланФикс, быстро распределяем задачи между участниками команды, отмечаем сроки и последовательность выполнения. Контролировать ход работ помогает диаграмма Ганта. Это один из инструментов ПланФикса, который я использую наиболее часто.
Минута к минуте, копейка к копейке
Масштабные проекты требуют вовлечения значительного числа специалистов, а моя задача, как руководителя, не только скоординировать их работу, но и правильно оценить вклад каждого члена команды.
В этом помогают Аналитики — специальный инструмент ПланФикса для добавления данных различных типов. Для тайм-трекинга и учёта трудозатрат мы используем кастомизированную аналитику, созданную на основе готового решения, скачанного в маркетплейсе.
Сотрудник прикрепляет к задаче аналитику, в которой отмечает, что он делал и сколько времени это заняло, а затем все эти данные выводятся в общий отчёт.
Координация с коллегами
Ещё один плюс ПланФикса — в нём удобно вести переписку по рабочим вопросам. Все беседы структурированы и привязаны к обсуждаемым задачам. Это помогает выстраивать коммуникации между разными отделами внутри бюро.
Например, цифровым моделированием зданий у нас занимается отдельный BIM-отдел (Building Information Modeling), в который отправляются заявки из других подразделений. При помощи ПланФикса мы можем отслеживать прогресс по выполнению нашей заявки, проверить на каком этапе она находится, напомнить о себе, если заявка длительное время лежит без движения.
Аналогичным образом взаимодействие выстроено с офисом HR, IT-отделом и другими подразделениями бюро.
Инструменты, упрощающие жизнь и работу
- Планировщики — помогают в управлении загрузкой команды, позволяя отслеживать выполнение задач на всех этапах.
- Календарь отпусков — помогает мгновенно оценить, кто из сотрудников доступен для работы, и грамотно распределить ресурсы.
- Повторяющиеся задачи — автоматизируют рутинные процессы, устраняя необходимость в дополнительных напоминаниях.
- Аналитики и отчёты — их можно использовать не только для учёта трудозатрат, но и получения полной картины рабочих процессов и анализа эффективности команды.
Видеоуроки помогут облегчить внедрение
Сразу скажу, внедрение ПланФикса проходило у нас непросто. Для настройки аккаунта мы наняли команду интеграторов со стороны, потому что у нас самих это скорее всего заняло бы гораздо больше времени и ресурсов.
Однако самым трудным оказалось даже не настройка сервиса или оцифровка и автоматизация наших процессов, а обучение команды работе с новой системой.
Как руководителю отдела, мне пришлось сперва самому разбираться и изучать ПланФикс, а затем передавать эти знания сотрудникам. По своему опыту могу сказать, что адаптацию к любому сервису и приложению значительно облегчают видеоуроки.
У команды ПланФикса есть много видеоматериалов, в которых раскрываются какие-то общие моменты системы. Но, если вы хотите, чтобы сотрудники быстро вливались в работу, — этого недостаточно.
После прохождения видеокурса закрыть оставшиеся вопросы помогает общая встреча с обсуждением непонятных моментов и предложениями по организации процессов.
Если подходить к обучению таким образом — это значительно облегчит внедрение не только ПланФикса, но и любого другого аналогичного сервиса. Кроме того, это повысит общее понимание и прозрачность процессов.
Одно из лучших решений на рынке
Не буду говорить про другие отделы бюро, но нашему — ПланФикс помог сделать повседневную работу более системной и упорядоченной.
Поначалу при внедрении системы пришлось преодолевать некоторое сопротивление коллектива. Но по мере освоения функционала все быстро оценили удобство и эффективность сервиса.
Для нас он стал не просто инструментом, а надежным помощником в ежедневной работе. С помощью ПланФикса мы смогли структурировать процессы, улучшить коммуникацию, упростить планирование и управление.
ПланФикс позволил нашей команде уделять меньше времени административным хлопотам и больше концентрироваться на нашем самом важном и любимом занятии: проектировании. Это и есть ключевая задача подобных систем.
Первые шаги на этапе внедрения могут быть непростыми, но как только процессы настроены, вы сразу замечаете, насколько работа становится быстрее, проще и эффективнее.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
