Алексей Ковалёв: Системы управления компаниями ориентированы в первую очередь на использование в бизнесе, но это далеко не единственная сфера их применения. О том, для чего автоматизация управления задачами и проектами нужна в некоммерческом секторе, и почему выбрали ПланФикс, расскажет директор благотворительного фонда «Дети наши» Наталья Петрова.

Наталья Петрова: Наш фонд занимается вопросами защиты детства уже 17 лет.

У нас две большие программы. Первая — «Не разлей вода» — направлена на профилактику социального сиротства. Основная цель — не допускать попадания детей в детские дома. 

Мы помогаем семьям, которые оказались в сложных жизненных обстоятельствах, справляться с этим кризисом, чтобы органам опеки не пришлось изымать ребёнка, чтобы он оставался в семье. Семья, если она благополучная, — самая ресурсная и подходящая обстановка для счастливого воспитания ребёнка.

Вторая программа — «В большой мир» — нацелена на комплексную подготовку к самостоятельной жизни ребят, которые уже воспитываются в детских домах. 

Там у нас много направлений: социализация, образование, профориентация, наставничество и постинтернат. Главная задача — всесторонне подготовить ребёнка к выходу в «большой мир», чтобы по выпуску из детского дома он не потерялся, смог успешно влиться в общество, стал добропорядочным и благополучным гражданином.

Зачем НКО система управления

Это такой распространенный стереотип, что некоммерческие организации, благотворительные фонды представляют собой собрание из двух-трёх человек с горящими сердцами, которые говорят: «Эгегей, побежали всех спасать». И тут же куда-то направляются, проводят какие-то акции, мероприятия.

Безусловно, есть организации, работающие именно так, но это характерно скорее для совсем маленьких НКО. 

Большинство же некоммерческих организаций в России, те, которые действительно создают благотворительный сектор, двигают его вперёд, развивают, проводят системные изменения в социальной сфере — это большие организации со зрелыми процессами.

Это организации, которые работают системно, активно используя в своей работе бизнес-практики. В процессах мы не сильно отличаемся от бизнеса. У нас тоже есть бухгалтерия, финансы, клиенты — это семьи и дети, которым мы помогаем, у нас есть долгосрочные проекты.

Единственное наше отличие от бизнеса — у нас нет цели приносить прибыль. Если вынести это за скобки, то мы точно такая же организация, которая нуждается в оптимизации бизнес-процессов, эффективном управлении людьми и проектами.

Пусть с самым минимальным функционалом, какие-нибудь условные доски Trello или что-то похожее, но все чем-то обязательно пользуются.

Чем удобен ПланФикс

Основное преимущество ПланФикса — это гибкость. Его можно настроить так, чтобы он идеально подходил под наши процессы. 7 лет назад, когда я только пришла в фонд, мы пытались использовать Битрикс24 — но для нас он оказался слишком большим и избыточным по функционалу.

Там было много дополнительных функций, CRM-система и прочие вещи, которые нам, как благотворительному фонду, были не особо нужны. 

И с учетом того, что наши сотрудники, не самые продвинутые пользователи IT-систем, а Битрикс ещё не позволял с приемлемыми вложениями затрат и усилий перевести все эти сделки, воронки продаж и прочее на наш «язык» — это всё создавало лишний шум и проблемы в освоении программы новыми сотрудниками. 

Тогда мы начали смотреть, чем пользуются коллеги, и нам предложили приглядеться к ПланФиксу. Мы пригляделись, нам понравилось, и вот уже 6 лет мы живём с ПланФиксом, постоянно его под себя донастраиваем и планируем дальше жить с ним долго и счастливо.

Больше чем таск-менеджер

ПланФикс для нас — это в первую очередь таск-менеджер. Это управление проектами и задачами: постановка, работа, контроль за их выполнением.

Потому что специфика работы НКО заключается в том, что у нас очень много отчётности перед донорами. А так как мы организация большая, то и доноров у нас много. Удержать в памяти, на что пошли деньги от какого донора, сроки и форматы отчетности, все реквизиты договоров — невозможно. До ПланФикса мы использовали Excel-таблички, но это вообще не рабочая история. 

Забыл. Не посмотрел. Никто не напомнил. И всё, отчёт донору вовремя не сделали, а значит, страдает наша репутация, страдают наши отношения с партнером.

Эта такая головная боль некоммерческих организаций, которую нам ПланФикс очень хорошо помог устранить. Это первая задача, с которой мы пришли в ПланФикс, и как только мы с ней разобрались, мы, конечно, начали пробовать другие функции:

• Экономия ресурсов
  Настройка процесса в ПланФиксе, зачастую обходится дешевле. Например, моя работа по администрированию и настройке занимает в среднем около 30 минут. Для сравнения, настройка аналогичной автоматизации с привлечением программистов может растянуться на несколько дней, даже если стоимость их услуг сравнима с моей. Более того, программисты — это ресурс, который имеет смысл использовать для действительно критичных задач, таких как серьёзное сокращение издержек или выполнение требований законодательства (например, внедрение маркировки товаров).
• Исследование и тестирование процессов
  Мы часто используем ПланФикс для управления теми процессами, которые еще недостаточно изучены. Например, когда мы не до конца понимаем, как работает процесс, какие действия в нем выполняются, сколько времени на них уходит и где есть узкие места. ПланФикс помогает собрать статистику и выявить все особенности. Это позволяет оценить, нужно ли автоматизировать процесс или реорганизовать, а затем принять решение. С 2017 года мы при помощи ПланФикса «обкатали» таким способом около 30 процессов, которые затем перенесли в более сложные и узкоспециализированные системы.

Адаптивность и гибкость    

Что мне особенно нравится в ПланФиксе — это то, что он такой мощный конструктор, который ты можешь настроить под себя как угодно.

Например, мне не нравится, как выглядит базовый раздел задач в ПланФиксе, мне не удобно им пользоваться. Но в то же время я настроила себе миллион планировщиков, и они для меня супер удобные. И в раздел задачи, который мне не нравится, я больше не захожу. Его вообще можно скрыть.

Но для этого, конечно, нужен какой-то мозг в организации, который будет понимать все эти возможности и сможет их использовать.

И это должен быть даже не обязательно IT-специалист, а просто человек, который понимает, что такое бизнес-процесс и может на языке ПланФикса эти процессы нормально настроить.

Советы тем, кто только начинает внедрять ПланФикс

Новичкам не нужно бояться читать блог ПланФикса, смотреть обучающие видеоролики и использовать уже накопленный другими пользователями опыт.

Если у вас возникла мысль, а не сделать ли мне на основе ПланФиксе какую-нибудь специфическую штуку, не спешите сразу пытаться реализовать это самостоятельно. Почитайте блог, поищите публикации на эту тему, наверняка кто-нибудь что-то подобное до вас уже делал. 

Если мы говорим про некоммерческий сектор, то всегда можно обратиться к коллегам, которые уже используют ПланФикс и узнать, как эта настройка реализована у них. Можно попросить шаблоны документов, настройки аналитик, отчётов. Я думаю, что в просьбе помочь и поделиться никто не откажет.

Ну и самое главное — не бойтесь пробовать новое и учиться. Вот и весь секрет.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.