Евгений Смирнов из Санкт-Петербургской компании “Адма” рассказывает о том, как ПланФикс используется в работе его компании и предлагает всем пользователям ПланФикса бесплатный модуль интеграции с 1С. Слово Евгению.

О компании
«Адма» — компания, которая занимается автоматизацией бизнес-процессов на базе продуктов 1С. Кроме того, мы берём на себя поддержку продуктов 1С, серверов, СУБД, компьютеров, сетей, офисного и торгового оборудования. У нас более двухсот клиентов, штат постоянных сотрудников, также привлекаем фрилансеров. Наша основная деятельность требует постоянной и быстрой реакции на запросы клиентов, поэтому поддержка клиентов для нас одно из приоритетных направлений.

О работе в ПФ
Изначально мы решили, что не будем тратить свои ресурсы на офис, но тут же столкнулись с проблемой оперативного координирования нашей работы. И создать скоординированный организм нам помог ПланФикс.

Электронная почта – наш основной канал коммуникации с клиентами: они присылают письмо на адрес поддержки, а оно в свою очередь трансформируется в задачу в ПланФиксе для отдела поддержки клиентов. Поступившую заявку принимает первый специалист, который обладает необходимой компетенцией и временем. После чего клиенту уходит автоматическая отбивка, что его задача принята в работу. На решение этой задачи у службы поддержки есть 4 часа. Если сотрудник понимает, что эта задача требует привлечения специалиста другого профиля он просто подключает такого сотрудника к задаче в один клик.

Всё происходит по единому сценарию: специалист пишет комментарий в ПланФиксе, клиент получает уведомление с корпоративной почты, его ответ на это уведомление появляются у сотрудника в задаче – всё легко и просто.

Наши клиенты не всегда готовы пользоваться исключительно электронной почтой и, конечно, мы получаем заявку в саппорт и по телефону. Сейчас работу по заведению задачи и оповещению клиента берет на себя специалист службы поддержки. К сожалению, здесь может сработать человеческий фактор, что может привести к недопониманию. Поэтому я не устаю повторять клиентам: либо вы пишете на почту и у нас есть контроль по выполнению обращения или все остается между вами и специалистом, без контроля. На наш взгляд, ПланФиксу очень недостает связи с IP-телефонией.

В работе с фрилансерами мы активно используем гибкие настройки прав и видимости проектов, клиентов, задач и комментариев, и что особо важно, аналитик и отчётов. В рамках одной задачи у нас могут быть объединены: клиент, подрядчик, наш сотрудник и фрилансер. И каждый из них видит только то, что ему нужно видеть.

Ещё одна особенность использования ПланФикса в нашей работе заключается в генерации технических заданий для клиента прямо из задачи. Мы ввели несколько аналитик – текстовых полей, которые соответствуют разделам технического задания. По мере общения с клиентом мы их заполняем, далее создаем действие с добавлением файла из шаблона, выбираем заранее подготовленный шаблон, и вуаля, получаем в созданном действии готовый документ, который тут же отправляется по почте клиенту.

Мы не смогли удержаться и добавили кастомизацию для нашего учёта и реализовали возможность обмена информацией с аналитической управленческой программой на базе 1С.

В ПланФиксе мы получаем отчёты типа оценку и себестоимость по работам за период по исполнителям и формируем отчет для клиента о проделанных работах за период. Плюс к этому, у нас в 1С ведется план продаж. Всё остальное, включая аналитические отчеты, в том виде в каком они нам нужны, мы выгружаем у себя в базе 1С. Так сказать, бэк-офис c оперативной базой и фронт-офис с системой поддержки клиентов. А контролировать работы внешних и внутренних контактов с помощью ПланФикса просто идеально. Ясная картина на любой момент времени.

Наверное, в отличие от некоторых, возможности ПланФикса мы используем достаточно поверхностно. Но нам достаточно того, чему можно научиться за 30 минут. Это является огромным плюсом любой новой системы. Когда появляется новый сотрудник – два клика и он в теме!

А вообще нам очень приятно, когда разработчик делает систему под твои нужды. Например, из последних реализаций, ребята из ПФ сделали более глубокую интеграцию уведомлений в Телеграм, но по лично моей просьбе они создали дополнительные команды по управлению ботом (/whom, /endtask и обращение по сокращению, например @ЕС , а не @Евгений Смирнов). Мелочь, а приятно!

Подсистема ПланФикс в 1С
Ещё, в рамках взаимной интеграции ПланФикса и 1С, мы создали модуль для обработки и выгрузки в 1С любых данных из задач ПланФикса. С его помощью можно получать любые поля из ПланФикса для дальнейшего анализа в 1С, ввода актов, получения отчётов и т.п. Кроме того, структура модуля такова, что добавить туда процедуру, реализующую нужный метод API для человека, знакомого с языком программирования 1С, займет порядка 15 минут.

Сама обработка по смыслу поделена на две части. Первая – модуль объекта, в котором собственно находятся все процедуры, необходимые для получения данных от ПланФикса. И вторая часть – форма интерфейса, в которой реализованы примеры получения данных. Мы уже реализовали примеры получения списка задач, списка клиентов, списка контактных лиц, списка действий по конкретной задаче, а также пример отправки файла в ПланФикс в конкретную задачу.

Благодаря этим примерам можно понять как работать с процедурами модуля, а также брать их за основу, дорабатывая под свои нужды.

Мы распространяем эту обработку абсолютно бесплатно, поставляется она с открытым кодом. Чтобы получить её, обратитесь к нам через любые удобные вам каналы связи на нашем сайте adma1c.ru.

Кто не силен в программировании 1С, но хотел бы использовать связку 1С с ПланФиксом, пишите нам на new@adma.spb.ru, укажите в теме письма пароль: ПЛАНФИКС, и мы доработаем модуль под ваши задачи со специальной скидкой.

Как работает подсистема ПланФикс в 1с

Вот так у нас выглядит подсистема ПланФикс в нашей базе.

Обработка подключения выглядит так:

Справочник задачи представляет собой следующее:

Как мы с этим работаем:
1) Настраиваем фильтр в ПФ. Загрузка данных происходит по фильтру настроенному в ПФ. Так что, если фильтр поменять, то и данные полетят не все, а только нужные в данный момент. Это позволяет управлять загрузкой данных не только из 1С, но и из ПланФикса

2) Загружаем клиентов, привязываем ИД клиента в ПФ и контрагента в 1С. Это мы делаем периодически, не  каждый раз при загрузке

3) Раз в день обновляем данные из ПланФикса в 1С регламентным заданием. Загрузка задач за последние 365 дней происходит от 30 до 60 сек. Это примерно 3600 задач. Не так долго, как думали изначально.

4) Дальше уже получаем отчет План-Факт

5) И в конце месяца выставляем акты, в том числе, на основании данных из ПланФикса.

После загрузки данных из ПланФикса, на самом деле, в 1С уже можно крутить данные как и кому угодно, на что фантазии хватит.

В заключение
Итак, к 2016 году у нас более двухсот клиентов. В основном из Петербурга, но есть и из других регионов России и даже из других стран СНГ. ПланФикс позволяет им привычным способом обращаться со своими проблемами, а нам уже совершенно по-новому помогать с их решением.

Ждём от ПланФикса мобильного клиента, триггеров и возможности привязывать несколько мейлов к контакту, немного надоели задвоения и затроения клиентов 🙂 Остальное нас все устраивает, да и команда ПФ сама придумывает, что то новое!

Евгений Смирнов

Генеральный директор компании “Адма”

***

Традиционно напоминаю нашим старым и новым читателям:

Если вы готовы рассказать о своем опыте выбора и использования ПланФикса – ставьте задачу на Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я подхвачу ее с нашей стороны и свяжусь с вами для согласования деталей.