Алёна Талмазан: Мы давно не публиковали заметки в рубрики «Рассказ от первого лица», а значит пора наверстать упущенное.

Сегодня руководитель агентства «Сделаем» Павел Молянов поделится опытом настройки процесса найма авторов агентства в ПланФиксе. Наверняка, с наймом сотрудников сталкивался каждый, а потому давайте взглянем на его вариант построения процесса найма и взаимодействия рекрутера с соискателем. Передаю слово.

Павел Молянов:  Думаю, я вас этим ПланФиксом когда-нибудь задолбаю, но что поделать. Когда переносишь процессы компании в какой-то сервис, и получается круто — очень хочется про это рассказывать.

Как раньше был устроен найм авторов

1. Была Гугл Форма или анкета в Тильде, которую заполняли соискатели.

2. Все данные попадали в Гугл Таблицу, в которой за годы работы накопилось тысячи строк.

3. Периодически в таблицу заходит кто-нибудь из сотрудников, ответственных за найм (их несколько), скрывает плохие отклики, отмечает каким-нибудь цветом хорошие и пишет подходящим людям.

4. Категорически непонятно, кого уже наняли, с кем пообщались, от кого ждем ответ, кто именно выбрал того или иного автора.

5. Авторам и редакторам тоже непонятно, посмотрели их отклик или еще нет. Если они не подошли, то не получали никакой обратной связи. Меня давно это напрягало, хотелось это исправить и давать людям фидбек. Но писать сотням людей вручную тоже как-то сложновато, когда нет эйчара на фултайме.

6. Некоторые соискатели пишут на почту — и они в таблицу не попадают. Про них все забывают, а потом такие «о, нам неделю назад писал клевый чувак, надо же ему ответить». А клевый чувак  нашел уже другую работу.

В итоге эти 6 пунктов очень наглядно складывались в слово Ж*ПА ХАОС. Соискатели обижаются, что им долго не отвечают. Я не понимаю, у кого спрашивать новости по тому или иному редактору. Читать отклики в Гугл Таблице — это то еще извращение, на самом деле.

В этом году я решил, что хватит это терпеть. Мы переносим все процессы агентства в ПланФикс, и этот перенесли одним из первых.

Как все работает теперь

1. Все отклики из форм и почты падают в ПланФикс, и по каждому создается задачка:

А если кто-то написал в личку, всегда можно завести задачку вручную, чтобы не потерялась.

2. Для процесса найма сделали что-то похожее на воронку в CRM: новые отклики, общение, тестирование, подписание документов, найм. Всегда понятно, кто на каком этапе, с кем только начали общаться, а с кем уже заключаем договор и начинаем работать. 
3. Отдельно есть колонка «не подошел». Если перенести в нее отклик, соискателю автоматически уходит письмо в духе «Спасибо за отклик, но пока что вы нам не подходите»: 

Наконец-то все, кто отзываются на наши вакансии, получают обратную связь и понимают, что мы получили и посмотрели их отклик.
4. Задачка по отклику привязывается к сотруднику, который первым поменял по ней статус. В итоге всегда понятно, кто с кем общается.

5. Информация из заполненных анкет удобно структурируется в связный текст вместо десятка колонок в таблице. Читать отклики теперь можно, не убивая свою психику: 

Тестируем эту штуку несколько дней — и я нарадоваться не могу, насколько удобнее все стало. 2023 год становится годом наведения порядка в процессах агентства.

Кстати, если хотите у нас работать, приходите, будем рады. Теперь ваш отклик точно не потеряется, и мы точно вам ответим.

Алёна Талмазан: Спасибо, Павел, что поделились с нами настройками процесса найма с помощью ПланФикса. Мы верим, что каждый такой кейс находит отклик у пользователей, облегчая путь познания системы. Если вы также готовы поделиться своими наработками по настройке ПланФикса — напишите об этом в нашу Службу поддержки. Мы с радостью поделимся этим опытом с пользователями ПланФикса.

---

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.