Сегодня расскажем о долгожданной для многих новости — автоматической генерации отчетов по расписанию, которые можно отправлять нужным адресатам по почте. Те, кто не очень понимает, зачем это нужно, заваривайте чаёк — сейчас всё расскажем.
Вот типичная ситуация:
1. Представьте Васю-руководителя, который ведет проект и отслеживает одновременно более 150 задач. Ну по крайней мере пытается это делать. Он ставит очередную задачу Пете-сотруднику. Они договорились, что задача должна быть выполнена к 1 июля. Это плановая дата.
2. За время пути задача успела подрасти. И где-то в середине этого самого пути Петя понимает, что задачу успеет завершить только 5 июля, а может ещё позже. Так как плановая дата уже утверждена, а Петя не успевает закончить задачу вовремя, значит необходимо корректировать прогнозную дату.
3. Но Петя оказался сотрудником ответственным, поэтому задачу завершил на 2 дня раньше прогнозной даты — 3 июля. Это дата фактического закрытия задачи.
Как вы заметили, во втором пункте появилась разница между плановой и прогнозной датой в 4 дня. На величину такого отклонения можно повесить «светофор»:
- Задержка до 3 дней – желтый
- Задержка свыше 3 дней – красный
Так мы подошли к одному из вариантов управления — по отклонениям. Правило звучит так: «Пока всё хорошо — не влезай». Иначе вам никакого времени не хватит 150 задач в проекте обсудить на летучке или совещании. Отсюда видится один выход — обсуждать только то, где есть проблемы. Об этом отклонение и говорит.
Таким образом, прогнозная дата — это вполне себе рабочий канал связи между исполнителем и постановщиком задачи. И как руководитель вы должны требовать, чтобы исполнитель поддерживал такую коммуникацию, т.е. корректировал прогнозный срок сразу же, как только ему стало понятно, что что-то пошло не так. В иных случаях прогнозную дату можно не трогать.
Чтобы совсем всё было по феншую, сотрудник может добавить в задачу повторяющееся напоминание и заполнять прогнозную дату, например, каждую пятницу:
А уже в понедельник вы увидите вот такой отчёт по всем задачам проекта:
Сразу видно, какие задачи в ближайшее время могут потребовать вашего внимания — желтые — задержка по срокам до 3 дней, а какие требуют его прямо сейчас — красные — задержка больше 3 дней.
Как я уже писал выше: пока всё хорошо — не влезайте. Значит каждый день мониторить задачи по проекту нет необходимости, если, конечно, бизнес-процесс позволяет это сделать. Такие отчеты можно просматривать гораздо реже. При этом вы всегда будете видеть, какие задачи «проседают» и требуют вашего внимания.
Отчеты по расписанию
Для того, чтобы вам было проще все это отслеживать, мы добавили в ПланФикс возможность формировать отчеты по расписанию. Теперь их можно отправлять сотрудникам или контактам с заранее выбранным периодом и в определенный день. Например, можно отправлять отчеты самому себе каждый понедельник:
Обратите внимание на период формирования отчета. Это достаточно ресурсоемкий процесс, поэтому мы разделили время на 3 периода:
- Ночью — с 00:00 до 6:00
- До обеда — с 6:00 до 12:00
- После обеда — с 12:00 до 18:00
Учитывайте это при настройке расписания отправки отчетов.
Отчеты по расписанию для клиента
Ещё один немаловажный момент: в пункте «Кому отправить отчёт» можно выбрать не только группу или конкретных сотрудников компании, включая руководителей, но и обычного контакта, у которого указан адрес почты.
То есть теперь вы можете отправлять отчёты вашим клиентам на почту по настроенному расписанию, только укажите нужный адресат в пункте «Кому отправить отчёт». Клиент увидит такую ссылку:
Перейдя по ссылке, ПланФикс предложит вашему клиенту авторизоваться в личном кабинете, где он и увидит сформированный отчет.
Итог
- В ПланФиксе появилась возможность генерировать отчеты по расписанию.
- Такие отчеты можно автоматически отправлять клиентам на почту.
- Простой пример использования отчета по расписанию — еженедельно отправлять руководителю отчет об отклонениях в ходе работы над задачами и проектами.
Это всё, о чем хотелось рассказать в этой заметке. А если вас заинтересовали детали настройки прогнозной даты, и вы хотите получать отчеты со светофором, как в примере, напишите об этом в комментариях. Если это кому-то будет полезным, сделаю отдельную публикацию со всеми подробностями.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
Ого, вот это да! Ничего себе.
Скажите, пожалуйста, “ночью”, “до обеда” “после обеда” – когда начинаются и когда заканчиваются эти временные периоды?
Юрий, тут всё просто:
Ночью – с 0 до 6 утра
До обеда – с 6 до 12 часов
После обеда – с 12 до 18 часов
То есть, если я выберу пункт “до обеда”, отчёт будет сформирован в рандомное время с 6 до 12, верно?
Получается, например, если у нас планёрка в 11 часов, может произойти ситуация, когда отчёта у меня не будет на руках к этому времени?
да, лучше перестраховаться и сделать его ночью.
Это же огнищщщщщееее!!!
Долгожданная функция.
Теперь процесс формирования отчета может происходить на сервере.
Осталось сделать создание документа по шаблону из данных отчета, сформированного на сервере. И добавить действие в автоматические сценарии “Прикрепить файлы к задаче” с вариантом “Создать документ по шаблону (из отчета)” с указанием передачи параметра (например, Контрагента) в условия отчета.
Вот тогда я смогу рассылать акты в конце месяца автоматически 🙂
Артём, подскажите, что за новый термин “Прогнозная дата”?
В Планфиксе “Дата планируемого завершения” при создании задачи считается “Плановой”, а в процессе жизни задачи её изменение записывается отдельно в системную “Прогнозную” дату ?
Это пользовательское поле типа “Дата”, использую его для автоматического проставления маркера, который потом вывожу в отчете.
Артем, уточните, пожалуйста как сделать “светофор” в отчете?
Скорей всего поле типа “Список” со смайликами вместо текста.
В каждой задаче есть пользовательское поле типа “Список”, в нём вместо текстовых значений – эмодзи – кружки разных цветов.
Далее автоматически проставляются в задаче в зависимости от условий, и всё вместе потом выводится в отчёте.
Напишу отдельный подробный материал об этих настройках как-нибудь.
Спасибо!
Артем, получается, сотрудники получат лишь ссылку на отчет (пусть и сформированный заранее, но по всем обычным правилам прав доступа?)
У нас просто есть старая задача: есть несколько главредов, и множество авторов. Хотим, чтобы каждый день каждый из главредов знал загрузку каждого из авторов. Сейчас это невозможно, так как в своем отчете главред не увидит чужие задачи (соответственно не увидит что автор занят задачей другого).
А вот если при формировании отчета по расписанию – берутся общие данные? Будет ли к ним доступ у условно, всех кому придет отчет?
Да, Владимир, это будет ссылка на отчёт. Но тут работает логика сохранённых отчётов.
То есть, если у автора, есть права доступа ко всем задачам, и он сформирует отчёт и отправит его сотрудникам, они увидят те же задачи, которые видел в отчёте его автор. Но зайти в задачу, кликнув по названию, сотрудники не смогут, если у них нет к ней доступа.
Следовательно, чтобы каждый день каждый из главредов знал загрузку каждого из авторов необходимо найти сотрудника, который видит все задачи всех и от его лица формировать отчёт. В итоге каждый редактор будет видеть задачи всех авторов.
Спасибо! Да, к сожалению, тогда не поможет…
Вижу даже тут в ветке много просьб по формированию именно в виде файла, а не в виде ссылки.
У вас же уже есть функционал экспорта по шаблонам, есть формирование по расписанию… Осталось только это соединить 🙂
И неужели будет более ресурсоемко один раз сформировать отчет, и выгрузить его в виде, например, pdf, чем вы просто рассылаете ссылку на отчет, который еще надо сформировать всем получателям?
К тому же, абсолютно реальная ситуация, что все будут получать отчет в разном виде и с разными данными (доступы, разные часовые пояса итп)…
Зачтите пожалуйста еще одну просьбу в вашу копилку: все же формировать один отчет и его экспорт сразу в файловый формат (с последующей отсылкой файла)
Спасибо 🙂
Спасибо, Владимир. Будем ещё обсуждать это в команде.
А возможно ли сделать отправку отчета сразу в виде csv на почту? Это сильно упростило бы жизнь
Формировать файлы из отчёта – очень ресурсоёмкий процесс + размер файлов может получаться большим. Это может вызывать проблемы как при формировании файла, так и при отправке (не пролезет в почту). Поэтому пока мы не планируем отправку отчетов именно в виде файлов и хотим посмотреть, как на практике покажет себя схема, при которой отчеты показываются в нормальном, красиво отформатированном виде (с диаграммами и т.п.) в интерфейсе ПланФикса.
Письмо с предложением ознакомиться с отчетом можно скормить планфиксу, что бы сотруднику создалась задача ознакомиться с отчетом? Или на такие письма тоже действует планфиксовская заплатка?
Что вы пытаетесь так решить?
Кто-то работает в ПФ, кто-то не заходит в ПФ. Хотелось бы настраивать для всех такие расписания в одном месте. Только для пользователей ПФ дублировать письмо задачей в ПФ.
Пока такого сделать, увы, не получится. Будем ещё собирать запросы на эту тему.