Отчеты по расписанию: эффективно управляйте выполнением задач

Сегодня расскажем о долгожданной для многих новости — автоматической генерации отчетов по расписанию, которые можно отправлять нужным адресатам по почте. Те, кто не очень понимает, зачем это нужно, заваривайте чаёк — сейчас всё расскажем.

Вот типичная ситуация:

1. Представьте Васю-руководителя, который ведет проект и отслеживает одновременно более 150 задач. Ну по крайней мере пытается это делать. Он ставит очередную задачу Пете-сотруднику. Они договорились, что задача должна быть выполнена к 1 июля. Это плановая дата. 

2. За время пути задача успела подрасти. И где-то в середине этого самого пути Петя понимает, что задачу успеет завершить только 5 июля, а может ещё позже. Так как плановая дата уже утверждена, а Петя не успевает закончить задачу вовремя, значит необходимо корректировать прогнозную дату.

3. Но Петя оказался сотрудником ответственным, поэтому задачу завершил на 2 дня раньше прогнозной даты — 3 июля. Это дата фактического закрытия задачи.

Как вы заметили, во втором пункте появилась разница между плановой и прогнозной датой в 4 дня. На величину такого отклонения можно повесить «светофор»:

  • Задержка до 3 дней – желтый
  • Задержка свыше 3 дней – красный 

Так мы подошли к одному из вариантов управления — по отклонениям. Правило звучит так: «Пока всё хорошо — не влезай». Иначе вам никакого времени не хватит 150 задач в проекте обсудить на летучке или совещании. Отсюда видится один выход — обсуждать только то, где есть проблемы. Об этом отклонение и говорит.

Таким образом, прогнозная дата — это вполне себе рабочий канал связи между исполнителем и постановщиком задачи. И как руководитель вы должны требовать, чтобы исполнитель поддерживал такую коммуникацию, т.е. корректировал прогнозный срок сразу же, как только ему стало понятно, что что-то пошло не так. В иных случаях прогнозную дату можно не трогать.

Чтобы совсем всё было по феншую, сотрудник может добавить в задачу повторяющееся напоминание и заполнять прогнозную дату, например, каждую пятницу:

Повторяющееся напоминание

А уже в понедельник вы увидите вот такой отчёт по всем задачам проекта:

Отчет по состоянию задач

Сразу видно, какие задачи в ближайшее время могут потребовать вашего внимания — желтые — задержка по срокам до 3 дней, а какие требуют его прямо сейчас — красные — задержка больше 3 дней. 

Как я уже писал выше: пока всё хорошо — не влезайте. Значит каждый день мониторить задачи по проекту нет необходимости, если, конечно, бизнес-процесс позволяет это сделать. Такие отчеты можно просматривать гораздо реже. При этом вы всегда будете видеть, какие задачи «проседают» и требуют вашего внимания.

Отчеты по расписанию

Для того, чтобы вам было проще все это отслеживать, мы добавили в ПланФикс возможность формировать отчеты по расписанию. Теперь их можно отправлять сотрудникам или контактам с заранее выбранным периодом и в определенный день. Например, можно отправлять отчеты самому себе каждый понедельник:

Формирование расписания для отправки отчета

Обратите внимание на период формирования отчета. Это достаточно ресурсоемкий процесс, поэтому мы разделили время на 3 периода:

  • Ночью — с 00:00 до 6:00
  • До обеда — с 6:00 до 12:00
  • После обеда — с 12:00 до 18:00

Учитывайте это при настройке расписания отправки отчетов.

Отчеты по расписанию для клиента

Ещё один немаловажный момент: в пункте «Кому отправить отчёт» можно выбрать не только группу или конкретных сотрудников компании, включая руководителей, но и обычного контакта, у которого указан адрес почты. 

То есть теперь вы можете отправлять отчёты вашим клиентам на почту по настроенному расписанию, только укажите нужный адресат в пункте «Кому отправить отчёт». Клиент увидит такую ссылку:

Письмо с ссылкой на отчет

Перейдя по ссылке, ПланФикс предложит вашему клиенту авторизоваться в личном кабинете, где он и увидит сформированный отчет.

Итог

  • В ПланФиксе появилась возможность генерировать отчеты по расписанию.
  • Такие отчеты можно автоматически отправлять клиентам на почту.
  • Простой пример использования отчета по расписанию — еженедельно отправлять руководителю отчет об отклонениях в ходе работы над задачами и проектами.

Это всё, о чем хотелось рассказать в этой заметке. А если вас заинтересовали детали настройки прогнозной даты, и вы хотите получать отчеты со светофором, как в примере, напишите об этом в комментариях. Если это кому-то будет полезным, сделаю отдельную публикацию со всеми подробностями.



Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

22 комментария

      1. Аватар

        То есть, если я выберу пункт “до обеда”, отчёт будет сформирован в рандомное время с 6 до 12, верно?

        Получается, например, если у нас планёрка в 11 часов, может произойти ситуация, когда отчёта у меня не будет на руках к этому времени?

  1. Аватар

    Долгожданная функция.
    Теперь процесс формирования отчета может происходить на сервере.

    Осталось сделать создание документа по шаблону из данных отчета, сформированного на сервере. И добавить действие в автоматические сценарии “Прикрепить файлы к задаче” с вариантом “Создать документ по шаблону (из отчета)” с указанием передачи параметра (например, Контрагента) в условия отчета.

    Вот тогда я смогу рассылать акты в конце месяца автоматически 🙂

  2. Аватар

    Артём, подскажите, что за новый термин “Прогнозная дата”?

    В Планфиксе “Дата планируемого завершения” при создании задачи считается “Плановой”, а в процессе жизни задачи её изменение записывается отдельно в системную “Прогнозную” дату ?

    1. Аватар

      Это пользовательское поле типа “Дата”, использую его для автоматического проставления маркера, который потом вывожу в отчете.

    1. Аватар

      В каждой задаче есть пользовательское поле типа “Список”, в нём вместо текстовых значений – эмодзи – кружки разных цветов.

      Далее автоматически проставляются в задаче в зависимости от условий, и всё вместе потом выводится в отчёте.

      Напишу отдельный подробный материал об этих настройках как-нибудь.

  3. Аватар

    Артем, получается, сотрудники получат лишь ссылку на отчет (пусть и сформированный заранее, но по всем обычным правилам прав доступа?)
    У нас просто есть старая задача: есть несколько главредов, и множество авторов. Хотим, чтобы каждый день каждый из главредов знал загрузку каждого из авторов. Сейчас это невозможно, так как в своем отчете главред не увидит чужие задачи (соответственно не увидит что автор занят задачей другого).
    А вот если при формировании отчета по расписанию – берутся общие данные? Будет ли к ним доступ у условно, всех кому придет отчет?

    1. Аватар

      Да, Владимир, это будет ссылка на отчёт. Но тут работает логика сохранённых отчётов.

      То есть, если у автора, есть права доступа ко всем задачам, и он сформирует отчёт и отправит его сотрудникам, они увидят те же задачи, которые видел в отчёте его автор. Но зайти в задачу, кликнув по названию, сотрудники не смогут, если у них нет к ней доступа.

      Следовательно, чтобы каждый день каждый из главредов знал загрузку каждого из авторов необходимо найти сотрудника, который видит все задачи всех и от его лица формировать отчёт. В итоге каждый редактор будет видеть задачи всех авторов.

      1. Аватар

        Спасибо! Да, к сожалению, тогда не поможет…
        Вижу даже тут в ветке много просьб по формированию именно в виде файла, а не в виде ссылки.
        У вас же уже есть функционал экспорта по шаблонам, есть формирование по расписанию… Осталось только это соединить 🙂
        И неужели будет более ресурсоемко один раз сформировать отчет, и выгрузить его в виде, например, pdf, чем вы просто рассылаете ссылку на отчет, который еще надо сформировать всем получателям?
        К тому же, абсолютно реальная ситуация, что все будут получать отчет в разном виде и с разными данными (доступы, разные часовые пояса итп)…
        Зачтите пожалуйста еще одну просьбу в вашу копилку: все же формировать один отчет и его экспорт сразу в файловый формат (с последующей отсылкой файла)
        Спасибо 🙂

    1. Аватар

      Формировать файлы из отчёта – очень ресурсоёмкий процесс + размер файлов может получаться большим. Это может вызывать проблемы как при формировании файла, так и при отправке (не пролезет в почту). Поэтому пока мы не планируем отправку отчетов именно в виде файлов и хотим посмотреть, как на практике покажет себя схема, при которой отчеты показываются в нормальном, красиво отформатированном виде (с диаграммами и т.п.) в интерфейсе ПланФикса.

  4. Аватар

    Письмо с предложением ознакомиться с отчетом можно скормить планфиксу, что бы сотруднику создалась задача ознакомиться с отчетом? Или на такие письма тоже действует планфиксовская заплатка?

      1. Аватар

        Кто-то работает в ПФ, кто-то не заходит в ПФ. Хотелось бы настраивать для всех такие расписания в одном месте. Только для пользователей ПФ дублировать письмо задачей в ПФ.

Добавить комментарий