Как-то на форуме я назвал раздел “Справочники” Золушкой, потому что обычно мы оказываем ему слишком мало внимания. Не могу сказать, что с той поры все изменилось и Золушка превратилась в принцессу – но мы не ждем Фею-крестную и планомерно работаем над этим сами
Сейчас мы заканчиваем глобальную переделку раздела “Справочники” и у меня накопилось много долгов по описанию уже реализованного и даже выпущенного в свет функционала. Их столько, что мне придется разбить мой рассказ на две части и знакомить вас с ними по очереди.
Импорт справочников
То, с чего часто начинается серьезная работа в системе – действительно, даже справочник в сотню записей сложно внести в систему вручную, а ведь записей могут быть десятки и сотни тысяч.
Перед импортом вам необходимо создать сам справочник нужной структуры и зайти в него. Импорт спрятан в меню дополнительных действий над справочником, так как делать его приходится нечасто:
Сам интерфейс импорта очень похож на импорт задач – выбираете файл-источник в формате CSV и сопоставляете столбцы в нем с полями справочника:
Система рассчитана на импорт любого количества записей. По окончании процедуры импорта, вы получите сводку со статистикой успешно импортированных строк:
Экспорт справочников
Тут же будет уместно сразу коснуться обратного процесса – как извлечь из ПланФикса накопленную справочную информацию для ее использования за пределами системы?
Удобнее всего это сделать при помощи отчета. Вы можете выбрать объектом отчета нужный справочник:
перечислить поля этого справочника, которые хотите увидеть в итоговом файле:
определить условия, которым должны соответствовать экспортируемые записи справочника (отсутствие условий приведет к экспорту всех записей справочника):
и запустить отчет на выполнение.
Как и в любых других видах отчетов ПланФикса, полученные в результате данные можно тут же экспортировать в формате MS Excel или CSV:
Также, наверное, стоит упомянуть, что ПланФикс в принципе дает возможность экспортировать все данные и файлы, накопленные вами в ходе работы в системе, в формате JSON – но этот механизм доступен только владельцу аккаунта и предназначен для более масштабных целей, вроде переезда и выгрузки данных. А в текущей работе удобнее пользоваться именно отчетами – в том числе и потому, что с их помощью сотрудники могут экспортировать только те данные, к которым у них есть доступ.
Фильтры в справочниках
Теперь вы можете фильтровать записи в справочниках по сложным наборам условий, отбирая нужные вам данные. По умолчанию, попадая в справочник, вы оказываетесь в стандартном фильтре “Все записи”, но тут же можете сделать свой фильтр:
Интерфейс задания условий отбора записей в фильтр не будет для вас неожиданностью – здесь все очень похоже на фильтры по задачам, просто оперирует фильтр реквизитами справочника, а не полями задач:
Также, как и в случае с фильтрами задач, это может быть как “одноразовый” фильтр, для того, чтобы быстро отобрать нужные записи, так и постоянно действующий, который позволяет быстро переключиться в список объектов, отобранных по сложному сочетанию условий. Такие “постоянные” фильтры находятся на левой панели справочника, ниже стандартного фильтра “Все записи”:
Думаю, стандартные варианты использования фильтров понятны по приведенному скриншоту. Подумайте, как фильтры по справочникам могут помочь в вашем случае.
Описанный механизм фильтров сочетается с другой новинкой, которую вы уже некоторое время можете наблюдать в справочниках и других разделах ПланФикса – возможностью отфильтровать записи справочника по одному или нескольким столбцам, выведенным в таблицу. Клик на заголовке столбца вызывает форму для задания условия отбора по нему:
Одновременно могут действовать фильтры по нескольким столбцам, в результате будут показаны только те записи справочника, которые удовлетворяют всем установленным условиям.
Сортировка в справочниках
Сортировка записей справочника может быть включена как на уровне “большого” фильтра, так и в интерфейсе быстрой фильтрации по нужному столбцу:
Подробно останавливаться на ней, наверное, нет смысла – здесь все работает также, как и в других разделах, которые мы успели привести к современному виду ПланФикса.
Глобальный поиск по справочникам
Быстро найти нужную запись справочника по каким-то ключевым значениям можно при помощи глобального поиска по аккаунту. Любой ваш запрос ищется в том числе и в справочниках, это позволяет оперативно получить доступ к нужной справочной статье в корпоративной базе знаний, например:
Панель связей справочника с другими объектами
Хочу обратить ваше внимание на эту возможность – это новый для ПланФикса механизм, своеобразный эксперимент, который в случае удачного результата мы будем распространять на другие сущности системы. Суть в том, что теперь в записи справочника на отдельной панели “Отношения” можно смотреть, где она используется:
Как видно на скриншоте, просматриваемая запись справочника связана с несколькими записями другого справочника и с одной задачей.
Связь с другими сущностями происходит через кастомное поле типа “Запись справочника” – на панели “Отношения” в конкретной записи справочника будут отображаться задачи, контакты, в которых есть поле такого типа, содержащее эту запись. Это помогает увидеть все связанные с записью справочника сущности и быстро перейти к нужной.
У нас есть разнообразные запросы на множественные связи различных сущностей между собой. Этот механизм – попытка нащупать удобное и нативное универсальное решение, которое их может удовлетворить. Если вы тоже испытываете подобную потребность – подумайте, насколько аналогичное решение может быть удобным в вашем случае
Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса
На этом я, пожалуй, завершу первую часть рассказа о справочниках. Со второй затягивать не буду – опубликую ее позже на этой неделе.
По-ходу: письмо-анонс пришло три раза. До сих пор такого не случалось.
Это я набуровил, прошу прощения.
🙂
И ещё, страница статьи как-то через раз 404 показывает. Возможно, это просто у WordPress что-то не откешировалось ещё.
Вроде победил его уже.
🙂 Эту ветку комментариев грохнуть бы теперь, за исчерпанностью.
Пусть останется вечным памятником моим кривым рукам 🙂
Вопрос в том, когда будет реализована нормально система доступа к записям.
Добавление/удаление/просмотр/редактирование
Как бы уже. Во второй части будет описание.
Сейчас вообще не видно возможностей разграничивать доступ
Обратите внимание на пиктограмму с ключиком справа, на вертикальной панели внутри справочника – это там.
>> Это помогает увидеть все связанные с записбю справочника сущности и быстро перейти к нужной.
У вас спряталась опечатка в слове «записью».
Спасибо, очень долгожданный апдейт.
Спасибо, Алексей! Поправил.
То, как сделано отображение связи между элементом справочника и прочими сущностями планфикса – это круто!
Но уже захотелось бОльшего 🙂
В wysiwyg-редакторе есть возможность добавлять запись справочника.
Будет ли способ найти те действия в задачах, в которые таким образом вставлялся элемент справочника?
Думали об этом, но т.к. эта информация хранится в плохо структурированном виде, использовать ее для связи не получится.
Дмитрий, спасибо! Как всегда нужные доработки.
Но у нас в аккаунте иконка “Отношения” не появилась.
Хотел так же поинтересоваться, а когда будет реализована возможность в фильтрах в меню “Задачи” и “Планировщик” использовать не только названия записей справочника, но и значения в дополнительных полях записей справочника?
Пример:
Есть справочник со структурой “Город”-“Тип”-“Страна”
С записями примерно такого вида:
Москва – Филиал – Россия
Дубаи – Филиал – ОАЭ
Иваново – Франчайзи – Россия
…………..
Хотелось бы одним условием делать срезы по “Тип” и “Страна”.
Думаю найдется достаточно много аналогичных кейсов.
Иконка отображается только на уровне записи справочника. На уровне всего справочника или группы записей ее нет – скорее всего, поэтому Вы ее не увидели у себя. А вообще, описанные изменения уже доступны во всех аккаунтах.
>> когда будет реализована возможность в фильтрах в меню “Задачи” и “Планировщик” использовать не только названия записей справочника, но и значения в дополнительных полях записей справочника?
– Новая структура хранения справочников позволяет делать такие выборки, мы придумали, как это должно выглядеть интерфейсно и положили задачу в очередь. Надеюсь, получится реализовать ее, не откладывая в долгий ящик – но это как пойдет, могут более горячие и часто спрашиваемые штуки отодвинуть, так бывает.
Уже писал на этот счёт в поддержку. Ещё раз опишу проблему тут, вдруг вдохновит на подвиги ))
Люблю справочники =)
Но столкнулся с задачей сделать что-то вроде небольшой справки- набора полезных статей и инструкций для сотрудников. На подобии справки Планфикса, только заточенной под нас.
Попытался сделать через справочники (Да, я понимаю, что они не для этого предназначены, но в рамках Планфикса это единственная возможность, которую вижу).
В итоге столкнулся с проблемами:
1. В текстовое поле вставлять картинки нельзя
2. Не хватает заголовков
3. ОЧЕНЬ неудобно редактировать большой текст уже готовой записи в инлайн режиме. Хотелось бы дополнительно оконный режим редактирования, как и добавления.
Первые два – это скорее минусы Визуального редактора, а не Справочников, но всё же в контексте решил упомянуть.
PS: А полнофункциональный собственный раздел Справки для Аккаунта по аналогии с вики-справкой Планфикса – было бы вообще шикарно *мечты-мечты*
Да нужно бывает инструкцию прикрутить до задачи, но волшебной кнопки и функционала для этого нет . Спасибо!
На всякий случай еще раз дам ссылку на заметку про организацию базы знаний/справочного раздела при помощи справочников ПланФикса – пусть будет в контексте. может пригодится кому. Кстати, со времени написания этого кейса функционал справочников стал шире и кое-какие вещи делать теперь удобнее.
Картинки вставить в запись справочника можно – просто в редакторе не выведена кнопка для этого, но если скопировать картинку на странице-источнике и потом вставить из буфера в текст записи справочника, то она сохранится.
Заголовков мы пока не даем вставлять, может быть в будущем ситуация изменится, но пока поддерживаем в редакторе минималистичную панель инструментов.
По wiki я как-то описывал на форуме причину, по которой мы не торопимся интегрировать этот движок в ПланФикс, тоже может быть полезно лишний раз сослаться.
Всё же, странно.
С моей приземлённой точки зрения, сущность Задача весьма близка к сущности wiki-статьи — есть заголовок, есть права доступа, есть история правок (хоть и не такая, как в wiki), есть возможность комментирования (т.е. процесс создания статьи в базе знаний координируется тут же), есть возможность прикладывать файлы, есть возможность вставлять картинки в текст (хоть и через копирование картинки-вложения), есть базовая древовидная структура, есть полнотекстовый поиск. Может быть, в сравнении с wiki-разметкой, слабоват редактор описания, но всё равно очень даже неплох.
В общем, всё очень даже пристойно. Чем же вариант со Справочниками лучше и какие неочевидные изъяны есть у задач в данном контексте?
У Справочников в этом плане есть один плюс: возможность вставлять в текстовое поле ссылку на другой элемент справочника. Получаем произвольное ветвление справочных статей, по образу вики.
Ну и еще один условный минус использования задач приходит в голову – захламление списка задач справочными статьями.
А так, конечно, задачи в ПланФиксе можно для чего хочешь использовать 🙂
Ну, отсутствие возможности вставить в описание задачи ссылку на другую задачу, это больше похоже на недостаток задач вообще. Ведь такая вставка интересна не только в рассматриваемом случае, а и в обычной работе с задачами.
А вот с попаданием таких задач-статей в общий список действительно беда (на первый взгляд. по крайней мере). Ведь для них, фактически, отсутствует понятие завершённости — в статью всегда может быть внесена правка и это нормально, потому статус “Завершённая” тут неуместен. С другой стороны, относить все статьи к статусу “В работе” тоже странно — они и так всегда в работе по своей сути.
Но, как я понимаю, это всё решаемо с помощью кастомных статусов задач. И никакого захламления не будет. ПланФикс крут. 🙂
Конечно, было бы здорово, если бы где-то была описана рекомендуемая шаблонная организация этого дела, как это есть для варианта со справочниками, чтобы не изобретать синхрофазотрон.
Если опишем – подумают, что рекомендуем использовать задачи для этого. А мы не рекомендуем.
«Идея. Она живуча и крайне заразна. Стоит идее завладеть мозгом, избавиться от неё уже практически невозможно.» (с) к-ф “Inception”
🙂
Спасибо!
Спасибо за ответ.
Примерно так, как описано в заметке и строим базу знаний. Концепция справочников вполне для этого подходит. Вики-движок был бы к месту, но и без него можно обойтись. Причины понял и поддерживаю.
Поэтому свою “жалобу” сокращу до следующего:
1. Редактирование больших заметок в инлайн режиме – неудобно. Нужен нормальный режим в дополнение.
2. Наличие заголовков не испортит визуальный редактор )) А добра будет много =)
Благодарю за внимание!
Уже активно пользуемся, спасибо!
Классно, что вы все таки добрались до справочников, наконец-то!
Уже кучу всяких кейсов накрутили с ними.
Фильтры в справочниках еще не пробовали, но ждали их давно.
Пока справочники были “Золушкой” даже приспособился некое подобие справочников создавать с помощью задач, за неимением большего.
Насчёт “Панель связей справочника с другими объектами”, это очень удобная штуковина, мне кажется, что такой панели очень не хватает в разделе “Настраиваемые поля” (Кастомизация).
У нас в аккаунте свое время было создано много разных кастомных полей (экспериментальных), часть из которых уже не используется, но удалить рука не поднимается т.к. вдруг какие-то нужные данные потеряются в старых задачах. А такая кнопочка “Отношения” могла бы избавить от сомнений, порядка стало бы больше 🙂
Правда в разделе “Настраиваемые поля” вообще нет этой панели с кнопочками справа.
Спасибо за фидбек, Роман – хороший пример с полями. Берем в копилку на обдумывание.
Дмитрий, а теперь возможно будет полностью работать архитектура Справочник в Справочнике, чтобы в Отчетах и Аналитике отображалось содержимое, а не порядковый номер записи в справочнике?
Да, это была главная причина переделать внутренний механизм хранения информации в справочниках – и теперь все должно полноценно работать в аналитиках и отчетах, при любом уровне вложенности справочников.
Спасибо, буду пробовать!
Дмитрий, все работает. Проверено!
Отлично!
Спасибо за обновления, а как дела обстоят с набором значений из справочника для типа кастомного поля у задачи?
Если Вы о новом типе поля, который позволит делать множественный выбор значений из справочника, то он не за горами – есть хорошие шансы на его появление этим летом.
да, именно о нём, спасибо, ждём)
Тоже ждем, спасибо, что обнадежили)
Будет полезным, присоединяюсь
Кстати, со справочниками такая беда еще есть. Мы в справочниках заводим карточки судебных дел и там есть такие поля: номер дела, истец, ответчик и др. Есть у нас задача “Карточка дела” и в ней есть поле с данными из этого справочника с карточками дел, этот же справочник используется в других шаблонах задач, например “Судебное заседание”.
Когда я хочу выбрать какое-то дело из справочника (в поле задачи) я вижу в появляющемся маленьком окошечке либо номер дела, либо истца, либо ответчика, в зависимости от того какое поле первое, но только по одному полю я понять не могу что мне нужно выбрать.
Я обычно тыкаю наугад, а потом нажимаю на значок глаза, чтобы проверить, попал или не попал.
Это только 1 пример.
Вот бы сделать так, чтобы можно было видеть не одно поле в этом окошке, а хотя бы два. Ну, или что-нибудь с ним сделать 🙂
Буквально вчера доработали этот момент: если выбирать значение из справочника в интерфейсе, который открывается по кнопке с многоточием рядом с полем, то там выводится большое окно с настраиваемым списком полей справочника – можно вывести наиболее “говорящие” поля для удобства ориентации.
Отлично! Я сначала написал, а потом увидел. Это как раз то, что надо! Спасибо!)
Добрый день!
Настраиваю базу знаний с помощью справочников
возник вопрос безопасности: я загрузил файл и хочу сделать чтобы его просматривать можно было бы только через планфикс. Можно ли отключить возможность для обычных пользователей печатать/сохранять этот файл?
Здравствуйте, Юрий!
Нет, если у пользователя есть доступ к файлу, то он в любом случае сможет его распечатать или сохранить.