Это еще один обновленный кейс использования ПланФикса – сегодня мы поговорим об использовании возможности по разделению доступа к справочникам для хранения и раздачи паролей. Впервые этот кейс был описан в 2012 году, затем в ПланФиксе появились новые возможности по управлению справочниками и он стал решаться изящней. Я упоминал об этом раньше и собирался описать этот вариант использования более подробно – и вот наконец добрался до этого дела.

Для начала – небольшое вступление.

Задача управления паролями очень распространена в командах разработчиков, студиях дизайна, да и во многих других областях. Особенно остро она стоит, когда команде приходится поддерживать большое количество клиентских проектов, и количество паролей измеряется десятками и сотнями.

ПланФикс не является специализированным средством для хранения паролей, но с его помощью можно организовать достаточно комфортную систему управления паролями с разделением прав доступа к ним. Как и множество других задач, хранение паролей в ПланФиксе можно организовать разными способами. Сегодня мы рассмотрим вариант использования для этой цели справочников.

Надо сказать, что справочники в ПланФиксе отличаются от таковых в любой другой известной мне системе одной важной особенностью – очень гибкой системой доступа. В частности, вы можете дать доступ конкретному пользователю к конкретной записи справочника, а остальных он не увидит. Эту особенность мы и используем в нашем примере.

Для хранения паролей я создал справочник “Контроль доступа” вот такой структуры:

В вашем случае структура может быть другой – по сути, она ни на что не влияет и просто должна хорошо подходить для хранения используемых вами паролей. В этот справочник заносятся данные по всем используемым в работе паролям, как правило это доступы к клиентским сайтам, админпанелям, компьютерам и т.п.

Перед началом заполнения, я рекомендую убрать доступ к справочнику для всех сотрудников. Это делается тут же, на вкладке “Доступ к справочнику” – необходимо переключиться в нее и удалить плашку “Все”:

После этого можно смело вносить в справочник нужные данные – доступа к ним у сотрудников не будет, хотя сам справочник в списке справочников они будут видеть. Единственное, что стоит учесть – администраторы вашего аккаунта ПланФикса будут видеть все записи. А вот другим сотрудникам будут выдаваться только нужные пароли.

Справочник заполнили, приступим к раздаче паролей.

Как я уже написал выше, система настроек прав доступа позволяет очень гибко раздавать права на просмотр/редактирование записей справочника. Но было бы неудобно каждый раз, когда нужно дать очередному сотруднику доступ к тому или иному паролю, лезть в настройку прав – поэтому мы с вами будем использовать одну старую, но малоизвестную особенность управления доступом к записям справочника. Заключается она в следующем: пользователь автоматически получает доступ к записи справочника, которая упомянута в адресованном ему тексте комментария ПланФикса.

Вставить ссылку на нужную запись справочника можно, нажав на специальную пиктограмму в редакторе:

Появится диалог выбора справочника, а затем – записи из него. Вставленная в текст ссылка выглядит следующим образом:

Когда сотрудник прочитает мой комментарий и кликнет по этой ссылке, он увидит содержимое этой записи:

и сможет использовать эти данные для доступа к сайту.

При этом:

• Доступ к этим данным получат только те пользователи, которые были указаны в списке “Уведомить об этом” данного действия. Другие пользователи, имеющие доступ к этой задаче, открыть запись справочника не смогут – а значит, контроль над распространением пароля сохраняется. По этой причине, кстати, описанная возможность работает только в комментариях – если указать ссылку на запись справочника в тексте задачи, доступ к ней никто не получит, т.к. неочевидно кто именно должен его получить (исполнители, участники, аудиторы и т.п.).
• Зайдя в справочник “Контроль доступа”, любой пользователь увидит в нем только те записи, к которым ему ранее был предоставлен доступ. Это удобно – в следующий раз, когда понадобится доступ к тому или иному паролю, ему не придется искать его среди множества задач, а достаточно будет зайти в специально предназначенный для этого справочник.

Ну и что самое важное в этом подходе : администратор может раздавать доступ к записям справочника быстро и без лишних телодвижений. А если пароль изменится, достаточно изменить его в справочнике – никого уведомлять об этом не нужно, все хранится в одном месте.

Дополнительные плюсы для администратора:

• Можно зайти в справочник и увидеть, кто имеет доступ к конкретной записи
• В справочнике можно давать доступ сразу для группы сотрудников

Вот и все, что я хотел рассказать по поводу хранения паролей и доступов в ПланФиксе. Не принимайте краткость изложения за малозначимость этого кейса. На самом деле он дает больше возможности: этот же способ может применяться в любом другом случае, когда вам необходимо разделить доступ к какой-то информации и быстро раздавать его нужным пользователям.

Как обычно, я готов ответить на ваши вопросы в комментариях.