Алексей Ковалёв: Во многих сферах бизнеса достаточно классической CRM или простого таск-менеджера. В продажах, маркетинге, образовании — процессы предсказуемы, задачи типовые, воронки стандартные. В таких случаях удобно использовать готовые решения: разворачиваешь систему «из коробки» — и она сразу работает.

Но редевелопмент — совсем другая история. Здесь каждый объект уникален, а каждый проект требует своей логики, структуры и подхода. Стандартные инструменты не справляются с такой сложностью. Здесь нужна система, которая не диктует правила, а гибко подстраивается под реальные процессы бизнеса.

Именно таким инструментом для редевелоперской компании «Колесник» стал ПланФикс. С его помощью команда не только автоматизировала управление задачами, но и наладила работу на строительных объектах — прямо «в поле».

О том, как это удалось сделать и какие сложности пришлось преодолеть, рассказывает руководитель проектов «Колесник» Григорий Корякин.

Григорий Корякин: В этом году нашей компании исполнилось 11 лет. «Колесник» — первая редевелоперская компания в России, специализирующаяся на восстановлении коммерческой недвижимости. Мы реализуем проекты в Москве, Тюмени, Екатеринбурге и Красноярске. Общий объём привлечённых инвестиций уже приближается к отметке 2,5 млрд рублей.

За это время мы реконструировали и модернизировали 35 объектов. С каждым годом проекты становились всё масштабнее: увеличивались площади, усложнялись процессы, росло число участников. Сегодня в компании  работает более 60 сотрудников, а ещё лет пять назад нас было всего 15. 

По мере роста стало очевидно: управлять такими объёмами без надёжного инструмента становится всё труднее.

Согласовывать сроки и этапы работ, отслеживать задачи подрядчиков, согласовывать бюджеты и договоры — всё это требовало чёткой и прозрачной системы. Работать, как раньше, через таблицы и мессенджеры стало невозможно — так и начался наш поиск инструмента для управления проектами.

Одного Битрикса оказалось мало

Пять лет назад мы уже использовали Битрикс. Но в основном он решал задачи привлечения инвесторов и работы с ними. Фактически это была узконаправленная CRM.

Нам же нужна была комплексная система для управления проектами и задачами.

У Битрикса тогда была слабая мобильная версия: CRM ещё работала, а задачи — почти нет. Нам нужен был инструмент удобный и на компьютере, и на смартфоне.

Для нас это было критично: прорабы постоянно выезжают на объекты и должны иметь под рукой актуальные задачи. Им важно видеть перечень работ, уточнять детали и фиксировать выполнение прямо на месте. Без стабильной мобильной версии обеспечить прозрачное взаимодействие между офисом и стройплощадкой было попросту невозможно.

Из десятка инструментов подошёл только ПланФикс

Когда стало ясно, что Битрикс не закрывает наши задачи по управлению проектами, мы начали искать альтернативу.

Я, как руководитель направления, составил достаточно большой список требований: гибкость настроек, сортировка задач по приоритетам, возможность выстраивать зависимости, полный контроль для руководителя. Всего я протестировал около десятка систем. Всем поставленным критериям отвечал только ПланФикс.

Революция в управлении

Изначально мы планировали использовать ПланФикс только для операционных задач по проектам, но со временем интегрировали в него и другие процессы.

До этого у нас фактически не было цифровой системы для работы с задачами. Все велось в Excel: статусы проверялись раз в неделю — и это было крайне неудобно. Администратору приходилось постоянно уточнять у исполнителей, на каком этапе работа, вручную корректировать графики и обновлять таблицы.

Такое управление занимало несоразмерно много времени и ресурсов. К тому же, всегда оставался риск ошибок: что-то перепуталось, возникло недопонимание — и вот уже горят сроки, а в проектах начинается суматоха.

Мы хотели, чтобы сотрудники сами вносили правки и отметки по задаче, а графики корректировались автоматически, чтобы руководитель лишь контролировал процесс.

Самое важное, что мы сделали, — выстроили длинные цепочки автоматизированных действий. Например, поменяли статус задачи — система автоматически подключает нужных сотрудников, отправляет уведомления и генерирует подзадачи. В итоге мы серьезно сократили рутину и сэкономили очень много времени.

Переход на ПланФикс стал для нас поворотной точкой: управление задачами стало возможным в реальном времени, а процессы обрели прозрачность и предсказуемость.

Что автоматизировали в ПланФиксе

Сначала мы внедрили систему для семи человек — команды, работающей над реализацией проектов. Со временем в ПланФиксе оказались бэк-офис, бухгалтерия, аналитики. Сегодня значительная часть процессов от «А» до «Я» проходит именно в нём:

• согласование счетов на оплату;
• юридические вопросы;
• управление и эксплуатация зданий;
• аренда и продажа готовых объектов;
• воронки по поиску перспективной недвижимости.

Все обращения арендаторов, собственников и заявки с внешних ресурсов поступают в ПланФикс и превращаются в задачи. Далее они автоматически распределяются по профильным доскам, назначаются ответственные, уходят автоответы.

В результате первичная обработка и распределение обращений автоматизированы просто максимально.

Система, собранная под себя

Особенность редевелопмента в том, что процессы здесь хоть и повторяются, но в каждом проекте задействованы разные команды: где-то один менеджер, где-то другой юрист, где-то особая специфика. 

Нам удалось выстроить универсальные шаблоны задач, где роли — фиксированные, а исполнители подтягиваются в зависимости от проекта. Это сэкономило массу времени на настройку и постановку задач и повысило управляемость.

Например, процесс перепланировки включает почти 50 этапов, в которых задействовано более десятка специалистов. ПланФикс собирает нужную команду автоматически под конкретный проект и позволяет контролировать все в едином интерфейсе.

Готовыми шаблонами мы почти не пользовались — процессы в нашей сфере слишком специфичны. Все ключевые сценарии настраивали вручную: контрольные точки, роли, поля, статусы, маршруты.

Фактически у нас получился крафтовый ПланФикс, собранный именно под наши потребности.

Внедрение без сопротивления

При внедрении любого нового инструмента неизбежно возникает определённое сопротивление команды.

Насколько оно сильное — зависит от деталей: на что именно пересаживаете сотрудников и какими методами.

Но с ПланФиксом у нас всё прошло достаточно гладко. Сотрудники с опытом работы в CRM или таск-менеджерах вроде Битрикса или Trello, быстро освоились.

Новичкам было сложнее, но трудности были связаны скорее с отсутствием опыта работы с задачами в целом, а не с особенностями самого инструмента.

Для того чтобы адаптация проходила быстрее, мы подготовили для сотрудников целую подборку инструкций и скринкастов. Часть материалов предоставили в формате офлайн-обучений, а часть разместили на внутреннем YouTube-канале.

Отдельные видеоуроки по контролю задач и работе с отчётностью записали для руководителей подразделений.

Каждому отделу — свое пространство

При переходе на ПланФикс мы постарались сделать так, чтобы сотрудникам было максимально просто пользоваться системой. Для каждого отдела создали отдельное рабочее пространство, настроенное под их реальные задачи. 

Никаких лишних инструментов и разделов. Только то, что всегда должно быть под рукой:

• у бухгалтера — список счетов на оплату;
• у главного бухгалтера — счета, требующие согласования;
• у отдела продаж — воронки сделок и база контактов;
• у проектного офиса — задачи и графики.

Такая персонализация помогла избежать лишних кликов и поисков, а для сотрудников ПланФикс стал «своим» инструментом. Каждый сразу видит именно то, что ему нужно для работы.

Советы новичкам

Оглядываясь на прошедшие пять лет, могу выделить одну свою главную ошибку, как администратора аккаунта. В начале внедрения я настраивал ПланФикс «под себя»: придумывал статусы, шаблоны, структуру задач — всё с нуля. Система оказалась гибкой, но коллегам и партнёрам было сложно разбираться в моих нестандартных настройках.

Сейчас я бы сделал иначе — больше использовал готовые конфигурации и стандартный функционал. Это делает процессы понятнее и проще для повторного воспроизведения.

Ну и главный совет: изучайте возможности ПланФикса и пробуйте разные варианты автоматизации. Только так вы найдёте тот самый формат работы, который оптимально подойдёт именно вам и вашей команде.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.