Анастасия Ковальская: Внедрение гибкой системы управления сделками — это важный шаг для повышения эффективности любой компании. В этой заметке разберём, как с помощью ПланФикса: контролировать потенциальные сделки, минимизировать ошибки при ручном вводе данных, избегать сложности с соблюдением регламентов и распределением задач между сотрудниками. 

О том, как успешно реализовать эти задачи на практике,  расскажет наш партнер-интегратор Игорь Васючкин. Без длинных вступлений, передаю ему слово!

Игорь Васючкин: Всем привет! Я руководитель отдела внедрения CRM в команде Информбокса, интернет-агентства полного цикла. Мы помогаем клиентам развивать бизнес начиная с разработки сайтов и генерации лидов до управления бизнес-процессами и внедрения CRM. 

С 2002 года команда накопила большой опыт решения бизнес-задач, сформировала обширную базу кейсов и является официальными партнёрами сервисов: Яндекс, ПланФикс, Calltouch, 1С-Битрикс, Битрикс24 и AmoCRM.

Далее расскажу об уникальном проекте, который мы успешно реализовали — внедрение системы потенциальных сделок для команды «СибКом Цифра», создателей КАСКАД. Эта компания работает со сложным программным продуктом, и для решения их задач аналогов на рынке нет. Многие критически важные для реализации функции выходят за рамки стандартного функционала ПланФикса. 

Что нам предстояло сделать

Всего перед нами стояло 3 глобальных задачи:

1.  Создать систему контроля текущих и потенциальных сделок с определенным набором статусов и механик. 

2. Организовать последовательное выполнение типовых операций сотрудниками компании с учетом корпоративной политики безопасности.

3. Настроить процедуру автоматического заполнения данных о новых компаниях-клиентах из государственных реестров РФ и Беларуси.

Наше решение

Для реализации поставленных целей мы создали в ПланФиксе набор уникальных статусов, основываясь на пожеланиях заказчика.

Для автозаполнения данных о компаниях мы настроили интеграции с Государственным реестром компаний РФ и Беларуси:

На первом этапе реализации мы перенесли в ПланФикс текущую структуру компании с разбивкой на отделы, должности и руководителей. Далее настроили права доступа для сотрудников и отделов в соответствии с внутренней политикой безопасности. И, наконец, создали отчеты и фильтры по задачам для быстрого понимания структуры компаний клиентов.

Что у нас получилось

Первое

Мы создали рабочее пространство и планировщик для отслеживания текущего статуса сделок и деталей по ним:

Второе

Разработали 23 шаблона задач с уникальными наборами полей, каждый из которых применяется для последовательного опроса постановщика задачи. 

В зависимости от ответов пользователя, каждое последующее действие содержит набор обязательных для заполнения полей. Они помогают шаг за шагом пройти весь процесс создания задачи, что минимизирует вероятность ошибок и не позволяет забыть ввести важные данные:

Третье

Организовали управление ролями и другими индикаторами:

• Сроки
• Инициатор
• Исполнитель
• Компания-заказчик
• Тип программного обеспечения (ПО)
• Задачи, относящиеся к каждой из сделок
• Вероятность успешного завершения сделки
• Компания-интегратор ПО
• Итоговая стоимость (ПО + оборудование + перечень работ)

Четвёртое

Создали 4 типа шаблонов Компаний с заранее определённым набором обязательных для заполнения полей. А также настроили быстрый доступ к компаниям, выступающим в качестве участников и/или заинтересованных лиц в сделках:

При создании процесса добавления новых компаний, мы учли запрос клиента на отслеживание их трехступенчатой взаимосвязи: Холдинг, Группа компаний, Компания. 

При создании компаний ПланФикс автоматически объединяет «входящие данные» и приводит карточку компании к единому образцу:

Впечатления от проекта

Такие технически сложные проекты требуют особого внимания. Главной сложностью в реализации стало создание уникальной структуры последовательных каскадных окон. 

Предложенная нами система не даст сотруднику проигнорировать или ошибиться в последовательности регламентированных действий при работе с задачей, сделкой или компанией. Автоматизация предусматривает выполнение обязательных и последовательных действий, нарушение которых блокирует дальнейшую работу для соблюдения внутренних регламентов клиента. 

Справиться с задачей помог богатый опыт работы над другими проектами, способность и привычка находить нестандартные решения.

Кому подходит такой метод

Я уверен, что этот метод как готовое решение не подойдет для всех компаний, поскольку нужно учитывать их индивидуальные особенности. Однако его можно частично использовать в тех компаниях, где важно:

— Отслеживание сделок и их текущих статусов.

— Создание компаний-контрагентов с загрузкой данных из Государственных реестров РФ и Беларуси.

— Соблюдение внутренних регламентов и инструкций, подразумевающих четкое выполнение должностных обязанностей каждым из сотрудников.

Как бизнес-аналитик с 10-летним опытом я могу утверждать, что каждый проект уникален. При детальном анализе внутренних бизнес-процессов становится ясно, что две компании со схожей деятельностью выстраивают свою работу разными способами. 

Моя задача в качестве партнера-интегратора ПланФикса заключается в поиске закономерностей, критически важных функций, а также способов оцифровки и автоматизации этих процессов. 

Обратная связь от клиента

На вопросы отвечает начальник отдела цифровизации «СибКом Цифра» Илья Антонов.

— Почему вы выбрали ПланФикс и Информбокс в качестве интегратора?

— Мы искали CRM-систему, похожую на ту, что использовали ранее наши ключевые специалисты, и по рекомендации коллег решили попробовать ПланФикс. Информбокс мы увидели среди официальных партнёров-интеграторов на сайте ПланФикса. Нам понравилось, что ваш главный офис находится в Самаре и при необходимости важные вопросы можно быстро решить на личной встрече.

— Какие сомнения были на начальном этапе сотрудничества?

— Были сомнения о возможности корректно реализовать нужный нам функционал в ПланФиксе. Но ваши специалисты ещё на этапе пресейла продемонстрировали нам, что это возможно.

— На каком сейчас этапе ваш проект? 

— Мы завершили важный блок по управлению возможностями в ПланФиксе и теперь расширяем функционал, подготавливая информацию для ваших технических специалистов. В целом, всё хорошо. На начальном этапе были важные корректировки, но ваша команда справилась с ними успешно. 

— Как вы оцениваете результат?

— Результатами вашей работы являются вполне конкретные вещи: работающий справочник, быстрое и удобное управление возможностями, своевременная корректировка всех недочетов. Все это уже дало нашему бизнесу ощутимую пользу, поэтому я с уверенностью на 10\10 буду вас рекомендовать.

А вот отзыв на официальном бланке клиента.

Подытожим

Мы готовы внедрить как стандартные, так и индивидуальные решения по автоматизации бизнес-процессов. В подарок за знакомство с этим кейсом — дарим 2 часа бесплатной консультации. Приглашаем обсудить технические детали в Telegram или WhatsApp.

Анастасия Ковальская: Обратите внимание, насколько ПланФикс может быть гибким и эффективным инструментом при правильной настройке и адаптации под конкретные бизнес-процессы. Благодарим Игоря и команду Информбокса за их профессиональный подход, внимание к деталям и готовность делиться своим опытом.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.