Дмитрий Гончаренко: Сегодня в гостях у рубрики “Рассказ от первого лица” Николай Малый из компании ProcessFather. Николай давно и успешно интегрирует ПланФикс в разных областях, а его компания является сертифицированным партнером ПланФикса. На этот раз речь пойдет об интеграции ПланФикса с украинской системой электронного документооборота “Вчасно”. Передаю микрофон Николаю.

Николай Малый: Электронный документооборот – манна небесная для менеджеров, предпринимателей, бухгалтеров и всех, кто вовлечен в деловую деятельность, в любой сфере. Даже крошечное частное предприятие предполагает документооборот, что уж говорить о крупных компаниях. А документооборот – это горы распечатанных договоров, счетов, актов выполненных работ; это рейды на почту и очереди; это покупка и заполнение конвертов и другие “прелести”, с которыми сталкиваться приходится каждый день.

Поэтому и придумали документооборот электронный. “Бумажки” или их аналоги, в электронном виде хранятся в “облаке”, доступны с компьютера в любое время, создаются за считанные минуты, так же быстро подписываются и отправляются адресату.

Центральный элемент в этой системе – подпись. В нашем случае – это подпись электронно-цифровая (ЭЦП). Волшебный файлик, бережно хранимый на компьютере или на диске, защищенный паролем, позволяет в один клик подписать документы и отправить их контрагенту. Цифровая подпись имеет такую же юридическую силу, как подпись, сделанная рукой. Если сегодня у человека, деятельность которого требует подписания документов, нет ЭЦП – это жизнь в каменном веке, без преувеличений.

Впрочем, об электронном документообороте знает любой пользователь ПланФикс. Знаем, используем. Сложнее с ЭЦП. Расскажем, как нам удалось интегрировать ПланФикс и систему электронного документооборота, чтобы сэкономить пользователю ПланФикс время и нервы.

На украинском рынке с 2017 года функционирует электронная система документооборота «Вчасно». Ее изюминка, в том числе – в возможности использовать ЭЦП.

Многие пользователи в Украине отдают симпатии двум системам одновременно:

• в ПланФикс создают документы;
• во «Вчасно» их подписывают и пересылают своим контрагентам на подпись.

При такой системе пользователю приходится делать лишние телодвижения:

• необходимо быть пользователем и ПланФикс, и «Вчасно»;
• сформировать документ по шаблону или выгрузить его из отчета в ПланФикс;
• сохранить это документ у себя локально на компьютере;
• открыть сервис Вчасно и загрузить туда документ, предварительно выбрав его у себя на компьютере;
• во «Вчасно» нужно правильно выбрать контрагента-адресата;
• и, наконец, подписать и отправить документ с помощью ЭЦП, указав путь к ключ-файлу хранящемуся на локальном носителе пользователя.

ПланФикс должен быть идеально удобным инструментом, верно? Поэтому мы задумались, как две удобные системы объединить в одну супер-удобную или хотя бы максимально облегчить задачу, путем избавления пользователя от лишних телодвижений с локальной перегрузкой файлов из одного сервиса в другой.

Пара наших клиентов, которые пользуются “Вчасно”, уже интересовались у нас о возможности соединения сервисов, но прямой кастомизированной интеграции не было в планах ни у “Вчасно”, ни у команды ПланФикс.

Мы пожили немного с осознанием того, что ждать кастомизированную интеграцию мы будем очень долго, и начали читать API документацию. Не буду описывать весь наш тернистый путь, но даже с учетом того, что API методы есть у обоих сервисов, мы решили делать собственный сервис-прокладку.

Сейчас сервис работает в одностороннем порядке – автоматическая выгрузка требуемого документа из ПланФикс и загрузка его во Вчасно. Очень кстати стал релиз функционала Кнопки в ПланФикс, и теперь мы можем повесить кнопку “Отправить во Вчасно” в любой нужной задаче или ситуации:

Планфикс пока не умеет работать с ЭЦП, поэтому пользователю все равно нужно войти в сервис “Вчасно” и подписать своим ключом документы на отправку, но благодаря нашему сервису документам уже будет присвоен контрагент-адресат и номер, а благодаря групповой подписи документов во “Вчасно” – это действительно можно сделать в несколько кликов.

Сравним процесс создания, подписания, отправки документа по принципу «было – стало».

Благодаря интеграции 2-х платформ пользователь получает экономию времени и минус три шага при создании, подписании и отправке документов.

В планах – доработка и развитие сервиса в части отображения статуса документа из “Вчасно” прямо в задаче ПланФикс. Сейчас сервис работает в тестовом режиме и с Января 2018 года будет предоставляться по подписке, без привязки к количеству пересылаемых документов из ПланФикс во “Вчасно”.

До конца декабря 2018 года сервис можно протестировать бесплатно. Для этого нужно обратиться по одному из каналов указанных на нашем сайте.  Просто напишите нам о вашем желании протестировать сервис и мы обсудим все детали подключения.
Спасибо и будем рады ответить на все возникшие вопросы.

     Николай Малый

 

 

 

 

Дмитрий Гончаренко: Со своей стороны скажу, что мы с интересом следим за подобными инициативами и с удовольствием распространяем информацию о сервисах, расширяющих возможности ПланФикса, по своим каналам. Наверняка, потребность отправки документов из ПланФикса через систему электронного документооборота есть не только в Украине, так что опыт Николая может быть интересен в том числе и как пример  открытия новых возможностей на других рынках.

 

P.S. Если вы хотите рассказать о своем опыте внедрения и использования ПланФикса, интересных бизнес-процессах, которые вам удалось автоматизировать с его помощью – ставьте задачу в Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”. Я подхвачу ее с нашей стороны и мы согласуем детали. Давайте делиться опытом, это полезно для всех.