Алексей Ковалёв: Навести порядок в работе, оцифровать идеи, автоматизировать процессы — выполнять эти задачи креативному агентству Multiways помогает ПланФикс. 

Как представители творческой индустрии пришли к использованию ПланФикса рассказал сооснователь и управляющий партнёр агентства Пётр Доронин.

Пётр Доронин: Нашему агентству 7 лет, 6 из которых мы пользуемся ПланФиксом. На текущий момент мы оказываем широкий спектр маркетинговых услуг для наших клиентов, реализуем проекты в области креатива, брендинга, анимации, видеопродакшена и digital. Над задачами трудится команда из 40 штатных специалистов и около сотни фрилансеров, которые подключаются на конкретные задачи. 

В прошлом году мы реализовали более 400 проектов, от небольших задач на несколько часов работы до больших комплексных проектов длиной в пол года, в которых задействованы по несколько десятков человек. Если бы не те возможности по управлению бизнесом, которые открывает перед нами ПланФикс, мы бы уже давно сошли с ума от такого количества работы и попали в операционный коллапс.

Самый частый комплимент, который мы слышим от наших клиентов — «вы структурные и системные». Во многом такая оценка нашей работы со стороны обеспечена непрерывному и систематическому внедрению ПланФикса во все процессы агентства на протяжении последних 5 лет.

Преимущества внедрения системы управления ПланФикс в креативном агентстве

Когда мы принимали решение, что будем внедрять систему управления компанией, перед нами изначально встал достаточно непростой вызов, потому что креативная индустрия традиционно считается сложно автоматизируемой и сложно систематизируемой отраслью. 

Среднестатистическое агентство, продакшен или студия обычно работают в состоянии творческого хаоса, который принято воспринимать, как нормальное положение дел.

Мы считаем, что уровень креатива и конечных решений не зависит от уровня творческого бардака, поэтому у нас был и остаётся внутренний запрос на порядок. Мы стараемся этот порядок поддерживать, и ПланФикс нам в этом очень сильно помогает с первого дня его использования.

Для любого проектного бизнеса ПланФикс — отличный основной инструмент работы. Он позволил исключить хаос, добавил структурный подход ко всем бизнес-процессам: ведению проектов, найму, финансам, решению административных вопросов.

Сравнение ПланФикса с Trello и Битрикс24: причины выбора гибкой настройки

Изначально мы использовали более простые решения, например, Trello. Но очень быстро отказались от такой идеи, потому что у Trello нет и 10% того функционала, который есть в ПланФиксе.

Просто таск-менеджера недостаточно, чтобы управлять таким бизнесом, как наш. Есть очень много моментов, касающихся работы с документами, автоматическими процессами и отчётами, которые в Trello были не реализуемы в принципе. Поэтому он у нас и не прижился. В целом это отличный инструмент, но для более простых задач и процессов.

Потом пробовали использовать Битрикс24. Там хорошо работает CRM, и, наверное, под неё всё в сервисе и заточено, но возникли некоторые другие проблемы.

Например, когда нам нужен был какой-то дополнительный функционал, приходилось использовать магазин виджетов и за дополнительные деньги постоянно докупать какие-то модули. Это всё работало совершенно непонятно, и нас не устроило.

Мы тестировали несколько разных сервисов. Если находили систему, которая закрывала какую-то из потребностей, то тут же выяснялось, что у неё не хватает чего-то другого.

Если сервис хорошо работал как таск-менеджер, значит у него была плохая CRM-система. Если с CRM-системой всё нормально, значит была какая-то проблема в базе контактов. Если и в контактах всё в порядке, значит были проблемы с автоматизацией. Не было такого понятия, как автоматические сценарии, процессы, алгоритмы. Если автоматизация работала хорошо, то возникали проблемы с учётом данных.

Постоянно чего-то не хватало, приходилось пробовать новые сервисы, пытаться их как-то совмещать, использовать параллельно, пока мы не открыли для себя ПланФикс.

В ПланФиксе собралась критическая масса модулей, необходимых нам. И, что самое важное, мы можем их настраивать с нуля. Например, создавать свои шаблоны задач и контактов, а не пытаться встроить наши потребности в изначально предложенные системой рамки. 

По мере развития бизнеса мы дорабатываем свою конфигурацию. Возможность совершенствовать и развивать процессы практически бесконечно – один из ключевых факторов, почему мы пользуемся ПланФиксом уже более 6 лет.

Окупаемость внедрения ПланФикса и привлечение сертифицированных интеграторов

Первоначально мы попробовали внедрить ПланФикс своими силами, настроили какие-то базовые вещи, но в один момент поняли, что не справляемся, поэтому решили выбрать интегратора на сайте ПланФикса.

В итоге первоначальная настройка и внедрение стоили нам несколько сотен тысяч рублей. Эта сумма себя окупила уже 100 раз. Начинающим, в том числе и малым компаниям, не стоит скупиться на внедрение.

Экономия достигается за счёт автоматизации процессов и сокращения рутинных действий. В итоге, те задачи, для реализации которых без ПланФикса требовалось 3-4 человека, с ПланФиксом выполняет один.

Поэтому я бы не рассматривал расходы на внедрение ПланФикса как издержки. Это инвестиции. Тем более в нашем случае мы не просили интеграторов настроить базовые вещи. С планировщиками, шаблонами и прочим мы прекрасно справляемся сами. Нам нужна была именно глубоко проработанная автоматизация наших процессов, которую лучше доверить профессионалам.

Кейсы использования ПланФикса для автоматизации процессов в креативном агентстве

• Автоматизация работы HR-менеджера
  Мы долго не нанимали HR-менеджера — справлялись общими усилиями команды. У нас настроена воронка откликов, которая автоматически собирает резюме из разных источников. Автоматически создаются контакты соискателей, затем происходит обработка откликов, затем формируются отчёты — всё это максимально автоматизировано. Сейчас у нас 2 HR-менеджера, а без ПланФикса нам точно потребовалось бы нанять для той же работы 3-5 человек.
• Управление проектами
  Все наши проекты мы ведём в ПланФиксе. Автоматизация рутинных операций, настроенные кнопки и сценарии здорово помогают экономить время. Если бы наши менеджеры управляли проектами в Google-таблицах или Trello, они бы успевали за день выполнить в 2 раза меньше полезных задач, чем сейчас. То есть ПланФикс серьёзно увеличивает пропускную способность и повышает эффективность работы.
• Документооборот
  В ПланФиксе мы ведём учёт и регистрацию документов. Благодаря автоматическому формированию документов по шаблонам значительно снизилось число ошибок в сметах. Мы практически полностью исключили человеческий фактор, не говоря уже о том, что так готовить документы попросту быстрее. Создаём коммерческие предложения на фирменных бланках одним кликом на кнопку, а сметы, созданные через аналитику, подтягиваются автоматически.

• Удалённая работа
  ПланФикс подходит для работы с сотрудниками на удалёнке. Например, у нас все дизайнеры фиксируют время работы над задачами. В итоге мы видим, что они делают, как долго и сколько надо заплатить.
• Экономика предприятия
  Финансовый учет ведем также в ПланФиксе. Для этого используем интеграцию с сервисом «Финолог». Из «Финолога» мы получаем входящие и исходящие платежи по счетам. Эта информация заносится в поля проекта и прибавляется к стоимости отработанного времени сотрудников. Затем всё суммируется, и мы получаем себестоимость проекта, которую можно всегда отслеживать. Единственный минус – интеграция с «Финологом» сторонняя, её мы заказывали у партнёра. Было бы здорово, если бы в ПланФиксе появилась «родная» интеграция от разработчиков, аналогично уже существующим интеграциям с Unisender, ChatGPT и другими, которыми мы тоже пользуемся.

Рекомендации по самостоятельному и поэтапному внедрению ПланФикса

Сроки внедрения ПланФикса: от настройки планировщиков до сложных сценариев

Не бывает простых ответов на сложные вопросы. Если вы хотите внедрить в бизнес базовый таск-менеджер, на это уйдет один день. А если вы хотите внедрить ПланФикс, то до того момента, когда он раскроет все свои возможности и потенциал, может пройти значительно больше времени: полгода или даже год — и это нормально. Система абсолютно другого уровня и её интеграция не происходит моментально.

Это не означает, что все эти полгода вы вообще не сможете работать в ПланФиксе. Нет, чтобы настроить доски-планировщики, шаблоны задач и контактов нужно не так много времени. Вы можете это также сделать в первый же день, завести в ПланФикс сотрудников и начать раздавать задачи, работать по проектам.

Но чтобы автоматизировать все ваши бизнес-процессы, подготовить сценарии, задать алгоритмы операций для разных кнопок, подключить интеграции, потребуется больший срок.

Пошаговый план автоматизации бизнес-процессов в ПланФиксе для новых пользователей

Чтобы упростить внедрение, идите вперёд малыми шажками. Не нужно пытаться настроить сразу всё, но при этом из-за спешки сделать это плохо. Плохо настроенные процессы демотивируют вас и команду, и инструмент может не прижиться вовсе. Я регулярно рекомендую ПланФикс. И самая частая причина, почему люди не справляются с внедрением, — очень поспешная и поверхностная настройка всего сразу.

Потом переходите к следующему, и так до тех пор, пока все ваши процессы не будут автоматизированы. 

После окончания настройки вы сможете вернуться к тем блокам и процессам, которые завели в ПланФикс в самом начале, взглянуть на них сквозь призму возросшего опыта, перенастроить заново и оптимизировать. 

Преимущества единой экосистемы ПланФикса перед использованием разрозненных сервисов

Если вы выбрали какой-то сервис, нужно использовать максимум его возможностей, а не набирать целый зоопарк систем и потом в них путаться.

Сначала реализуйте весь потенциал ПланФикса. Сторонние сервисы и интеграции используйте только в том случае, если какую-то функцию ПланФикс не может выполнить самостоятельно, и вы в этом точно убедились.

Во всех остальных случаях сосредоточьтесь на расширении применения ПланФикса и его интеграции в ваши бизнес-процессы. Постепенно это будет приносить всё больше пользы и результата.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.