Андрей Котелкин, руководитель компании “Ардви-сервис” и партнер-интегратор ПланФикса, делится отработанным на собственном примере подходом к организации процесса закупки и доставки товара для компании, работающей в сфере B2B-продаж.

Опыт Андрея интересен еще и тем, что он вышел за рамки собственного бизнеса, профессионально занимается автоматизацией бизнес-процессов и даже ведет свой канал на YouTube.

Слово Андрею.

---

Типичный день компании-импортера в сфере B2B:

• Менеджеры кричат через весь офис: “А когда будет заказ? А что будет в заказе?”
• Логист отбивается от этих вопросов и сам постоянно дергает менеджеров и руководителя — почему на сдали вовремя заказ и что будет в следующем заказе и/или почему не правильно заказали нужные комплектующие (или еще хуже, не тот каталожный номер оборудования), а теперь не можем сделать отгрузку по тендеру!
• Постоянные совещания по решению одних и тех же вопросов. Не наступили ли еще сроки оплаты по контрактам? Остался последний день до оплаты импортного контракта, без оплаты не отгрузят новый — что делать?
• Бухгалтер вечно ругается, что поздно дают документы для внесения товара в 1С или что перевод названия товара не соответствует внесенной позиции и «плывут» отчеты.
• В день прихода груза, как всегда неожиданно, оказывается что груз слишком большой по весу и приходится в последний момент нанимать грузчиков.

И так целыми днями, месяцами, годами. Менеджеры, логист, бухгалтер, завскладом постоянно заняты, усердно «работают», получают высокую зарплату. Сотрудники «при деле» и со стороны посмотришь так и есть — дружный коллектив, который занят одним общим делом: заказывать товар, импортировать и продавать его. Открою секрет — чаще всего это общее дело не длится далее задержки зарплаты в 10-20 дней. Кто не верит — можете поэкспериментировать у себя))).

Конечно, скажут читатели — ты был плохим руководителем, а вот у меня не так. Возможно, это и правда… Но вводились инструкции, проходили многочисленные тренинги, еженедельные собрания с отчетами по работе, создана книга продавца, прописывались стандарты работы компании… На более поздних этапах были выстроенные процессы, применение программы Worksection для коммуникации и диаграммы Гантта для управления сроками поставок.

Были и очевидные успехи в бизнесе — за годы работы компания добилась роста в 65 % рынка своего сектора в Республике Беларусь, через центр обучения прошли десятки лучших продавцов. Я мог спокойно уехать на месяц в отпуск несколько раз в год. Но надежные люди перерастали компанию, приходили новые и все повторялось заново.

Эти циклы продолжались до момента очередного кризиса 2014 года, когда эта бизнес система рухнула и необходимо было начинать строить что-то новое. И в то же время больше уже не хотелось повторять ошибок. В 2015 году поменялись цели в бизнесе и возникла потребность автоматизации с целью сокращения штата и уменьшения операционных издержек.

После того как я определил, а чего же я на самом деле хочу автоматизировать и каким образом — мой выбор остановился на ПланФикс. Процессов и Сценариев тогда еще не было, да и справочники только появились. И мое знакомство с ПФ началось с диаграммы Гантта.

Прошло некоторое время и на основе простого базового функционала ПланФикс я настроил бизнес-процесс, который заменил и логиста, и переводчика, и завскладом, а уж насколько меньше разговоров в офисе стало — а все потому, что люди не всегда нужны в бизнес-процессах, их роль выполняют хорошо построенные и автоматизированные регламенты в ПФ и грамотное делегирование.

Базовый функционал для этого рецепта:

• Проект и документы проекта (прежде всего для сбора и систематизации документов)
• Одна общая надзадача и ее подзадачи
• Чек-листы
• Последовательные задачи
• Кастомные поля для описания груза и инструкций исполнителя
• Шаблон документа или письма для отправки внешнему контакту
• Переменные для шаблона документов или названий задач

В Сценариях также все просто:
• Добавить действие (комментарий) и (или) создать документ по шаблону
• И на десерт — изменить название задачи, после того как она перешла в статус “Завершенная” для визуального понимания, что этап пройден и какой результат на этом этапе получили

Как приготовить?

1. Важнейший момент — это четко выстроенная цепочка задач. Правильное и однозначно понимаемое название каждой задачи, ориентированное на результат.

Инструкция на КАЖДЫЙ шаг.

2. Заполняем Кастомные поля описанием груза после получения инвойса от Поставщика:

3. Отправляем запрос цены нескольким грузоперевозчикам (их может быть и 2, и 10) при помощи автоматического сценария:

4. Отправляем заявку грузоперевозчику — создаем документ по шаблону и отправляем по почте контактному лицу транспортной компании:

5. Делаем перевод инвойса и сообщаем сотрудникам о дате планируемого прихода груза.

6. Высылаем письмо с требуемыми документами таможенным декларантам и оплачиваем пошлины:

7. Высылаем заявку на перевозку груза с таможенного терминала в логистический центр.
8. Делается заявка в логистический центр с окном прихода машины с таможенного терминала.
9. Дается заявка главному бухгалтеру о постановке груза на учет в бухгалтерскую программу 1С.
10. При получении документов (инвойсы, CMR и т.д.) сразу вручную кодируем их по дате и русскому названию — например «2019-12-20 Инвойс от поставщика №3 на тендер под Нафтан» (очень легко потом искать и идентифицировать документ в папке документов проекта).
• На каждом этапе отмечаем выполненные пункты чек-листа для самоконтроля или контроля сотрудников.
• В процессе прохождения цикла записываем, что необходимо улучшить и вносим изменения в настройки и описания задач и инструкций.
11. Финальная задача — !!!распечатанные счета на оплату услуг лежат в папке или лотке для бухгалтера. По практике, это очень важный момент перехода из «цифрового» мира в реальный (даже если команды на оплату идут в виде задачи в ПланФикс):

Вот и все — аутсорсинг в действии, а не на словах.

Теперь временные затраты на доставку груза снизились в ДЕСЯТКИ раз и в штате компании больше нет логиста (переводчика), бухгалтера, завскладом!
• Выполнение всех задач полного шаблона по всем шагам, включая переписку с внешними контактами, занимает пару часов рабочего времени.
• Документы (счета, инвойсы, CMR, переводы, платежные документы) находятся в папках конкретного проекта и их легко найти,
• Товар может находится в логистическом центре (крупногабаритный) или на собственном складе.
• Для отгрузки товара высылается накладная из ПланФикс и заявка на отгрузку оператору логистического центра по их стандартам оформления (но это уже другая история)

Этот бизнес-процесс откатан десятки раз и, как сказано про воинский Устав, каждая строчка написана «кровью». Так и здесь. Эта настройка ПланФикс «живая», после каждого прохождения заказа вносились изменения в названия задачи , в ее инструкции и т.д. и т.п.

Я заметил, особенно после перерыва в поставках, что особенно важно делать четкие и однозначно понимаемые названия этапов, пошаговые инструкции на каждый этап или, можно сказать, писать самому себе команду, что и как сделать. Причем писать ее так, чтобы понял 10-летний ребенок.

По моему глубокому убеждению, необходимо упрощать, а не усложнять. «Сложно» сделать быстрее, чем выстроить и отладить простой бизнес-процесс. Зато потом тратим часы и дни времени на переделку и поддержку «сложного» процесса. Чем проще — тем лучше.

Но эта простота кажущаяся — за ней годы упорного труда по оттачиванию и шлифовке. Японцы в свое время отличились в этом и назвали эту практику Кайдзен (фокусировка на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления).

Я все больше убеждаюсь в том, что свой выбор ПланФикс я сделал правильно, мне нравится Идеология и принципы команды разработчиков. Я понял, что аналитика, настройка бизнес-процессов, поиск наиболее оптимального решения — это то, что мне нравится и чем я готов заниматься все свое время.

В статусе партнера , я веду свой YouTube-канал «Обзор Планфикс», на котором общаюсь с подписчикам канала, разбираю кейсы и практические вопросы. Видео с демонстрацией работы описанного выше процесса тоже размещено на канале:

Дмитрий Гончаренко: Спасибо Андрею за этот рассказ. Всем нашим старым и новым пользователям напоминаю: мы с удовольствием опубликуем истории о вашем опыте использования ПланФикса – пишите в Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я подключусь и помогу это организовать.