ООО «Вертекс» поставляет промышленное оборудование и комплектующие для пищевой промышленности, а также вместе с партнёрами выпускает импортозамещённые детали под собственным брендом PlusZip. В каталоге компании — более 4 млн наименований и 2 000 зарубежных брендов. Специфика бизнеса такова, что обработка одной клиентской заявки требует поиска поставщиков, сравнения цен, организации логистики и импортозамещения деталей.

До 2023 года работа строилась на почте, Excel и мессенджерах. Это приводило к хаосу в обработке заявок, срыву дедлайнов и потерям потенциальных клиентов.

После внедрения ПланФикса, которое провёл интегратор Евгений Смирнов, компании удалось выстроить единый процесс работы с заявками. Конверсия выросла на 10–15%, а скорость их обработки — на 40%. Как «Вертекс» пришёл к таким результатам и что для этого изменили в работе — рассказываем далее.

Основные боли до внедрения ПланФикса

За каждой заявкой, поступающей в компанию, стояла цепочка из множества действий и переписок. Руководству было сложно видеть общую картину и контролировать движение сделок на каждом этапе. В итоге возникало несколько типичных проблем: 

Дублирование работы. У сотрудников были отдельные почтовые ящики, поэтому команда не всегда видела, кто уже работает с обращением. Одну заявку могли одновременно обрабатывать несколько человек и независимо друг от друга отправлять запросы на коммерческие предложения одним и тем же поставщикам.

Потеря заявок и контекста. При высокой загрузке менеджеры могли забывать о запросах, отвечать с задержкой или не укладываться в согласованные сроки. В результате часть потенциальных клиентов терялась, а конверсия обращений в сделки снижалась.

Долгий поиск поставщиков. Один и тот же бренд в России могут поставлять десятки дистрибьюторов и дилеров. Чтобы найти лучшее предложение по цене, срокам, качеству менеджеру нужно было подготовить множество обращений к каждому поставщику. Часто для обработки одной заявки приходилось вручную отправить более 30-ти писем.

Ручной контроль логистики. Сотрудникам приходилось регулярно сверять данные в 1С, открытые счета, сроки поставки от поставщиков и информацию об отгрузках. Одна такая проверка могла занимать несколько часов.

Как искали решение проблемы

Начали с традиционного этапа перед внедрением любой системы: анализа, описания и наведения порядка в существующих процессах. Для каждого направления составили подробную блок-схему со всеми шагами, участниками, ответвлениями и конкретными действиями. 

После этого приступили к настройке аккаунта компании и тестированию рабочего пространства. Весь процесс занял чуть больше месяца. Причём на активную настройку и тестирование аккаунта ушло не более недели, а основное время потребовалось для предварительного согласования процессов и потребностей с руководством компании. 

Что сделали  

В ПланФикс были перенесены все основные бизнес-процессы:

1. Обработка обращений клиентов.
2. Поиск подрядчиков и согласование условий поставки.
3. Логистическое сопровождение.
4. Подготовка рекламаций.
5. Поставка продукции по образцу (импортозамещение).

Для каждого процесса в ПланФиксе был настроен свой Объект.

Затем задали связи между объектами и правила их взаимодействия. Например, из клиентской заявки можно создать задачу на подбор поставщика, а после согласования условий — задачу логисту на сопровождение поставки. 

Отдельно настроили получение информации об оплате счёта из банка и другие автоматизации.

Навели порядок в заявках

Настроили виртуальный почтовый ящик: входящие письма автоматически превращаются в задачи с созданием карточки клиента. Назначение одного ответственного исключило дублирование.

Также подготовили сценарии автоматизации и пользовательские кнопки для минимизации рутинных действий сотрудников: автоответы и уведомления клиентов, подключение новых исполнителей, контроль сроков.

Результат: ни одна заявка больше не теряется в почте, менеджеры не делают двойную работу, а клиенты всегда знают статус своего заказа. 

Систематизировали работу с поставщиками

В номенклатуре «Вертекса» — более 4 млн позиций и 2 000 брендов, у каждого из которых десятки дистрибьюторов. Раньше менеджеры вручную искали контакты в базе, рассылали письма и собирали ответы для сравнения цен. Теперь процесс максимально автоматизирован:

1. Связали поставщиков с брендами. В карточку каждого поставщика добавили привязку к брендам, с которыми он работает.
2. Автоматизировали веерную рассылку. Менеджер фильтрует поставщиков по нужному бренду, готовит шаблон запроса и в один клик рассылает его всем отобранным партнёрам через сервис почтовых рассылок. Каждый получатель видит только своё письмо.
3. Собрали ответы в одном окне . Ответы поставщиков автоматически поступают в виде подзадач к исходной заявке. Менеджер сравнивает цены и сроки прямо в ПланФиксе, не перебивая данные вручную и не составляя десятки одинаковых писем.

Результат: рассылка более чем из 30 писем, подготовка которой занимала больше часа, теперь делается в пару кликов. Менеджеры быстро получают сводные данные по ценам, а компания находит выгодные условия до того, как клиент потеряет интерес. 

Настроили автопостановку задач логисту

До внедрения ПланФикса контроль поставок отнимал почти всё рабочее время логиста. Приходилось вручную проверять счета и сроки готовности товаров у поставщиков, уточнять статус отгрузок и сверять их с открытыми заказами клиентов. 

Чтобы избавиться от ручной сборки данных, процесс перестроили: 

• Автоматизировали планирование. Система сама формирует для логиста список задач на день, ориентируясь на даты готовности товаров у поставщиков.
• Подключили отслеживание грузов. После внесения транспортной компании и трек-номера ПланФикс формирует ссылку на отслеживание и автоматически отправляет её клиенту. 

Результат: логист больше не тратит время на ручной мониторинг заказов и поставщиков, а клиенты получают актуальные статусы доставки автоматически. 

Наладили процесс импортозамещения

Из-за того, что часть зарубежных брендов перестала поставлять продукцию в Россию, оригинальные комплектующие для их оборудования оказались недоступны. Чтобы решить эту проблему, мы совместно с партнёрами помогаем клиентам заменять такие детали отечественными аналогами, изготавливая их по образцам. 

Главным вызовом при организации этого процесса стал точный контроль образцов, которые часто существуют в единственном экземпляре. Для этого настроили в ПланФиксе: 

• Фиксацию перемещений комплектующих. Каждая передача образца между участниками процесса строго отслеживается по трек-номерам в ПланФиксе.
• Прозрачные статусы. Для контроля готовности конечных заказов добавили специальные статусы и автоматические уведомления.

Результат: компания полностью исключила риск утери редких клиентских деталей, а менеджеры и клиенты всегда знают, на каком этапе находится производство аналога.

Главный результат — запас для дальнейшего роста 

Внедрение ПланФикса помогло «Вертексу» не просто ускорить отдельные операции, а перестроить весь путь заявки — от первого обращения и поиска поставщика до логистики и поставки клиенту. Большая часть рутинных действий теперь выполняется автоматически, а сотрудники подключаются там, где действительно требуется их решение. 

В результате у компании появился ресурс для масштабирования: текущая команда может справляться с большим потоком заявок, а рост продаж больше не требует пропорционального увеличения объёма ручной работы.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.