Компания любого масштаба со временем накапливает важные знания, которые нужно систематизировать для обучения персонала, оптимизации рабочих процессов и быстрого решения проблем. Сохранить в ПланФиксе всю информацию в доступной и понятной форме поможет корпоративная База знаний. В этой заметке расскажем, как её настроить с помощью сущности ПланФикса «Объект».

Старый подход vs новый подход

В ПланФиксе создать Базу знаний можно в Справочнике или с помощью Объекта. Для кого-то вариант со Справочником остается удобным по сей день, но он обладает некоторыми ограничениями по сравнению с Базой знаний, построенной на Объекте. Предлагаю рассмотреть эти отличия более подробно. 

Поиск

В Объекте можно быстро найти нужную статью по названию или с помощью фильтров по различным параметрам, например, по дате создания или автору.

В Справочнике же поиск требует перехода в соответствующий раздел Базы знаний и использования ключевых слов.

Обсуждение

База знаний на Объекте представляет собой проект с задачами, поэтому в статьях можно оставлять комментарии, что позволяет сотрудникам обсуждать, уточнять и делиться мнениями прямо в статье.

В Справочнике такой возможности нет, для обсуждения нужна отдельная задача.

Автоматизация

Объект поддерживает автоматизацию рутинных задач с помощью сценариев. Например, легко настроить автоматические уведомления при обновлении статей или другие действия, которые сработают после изменения информации в Базе знаний.

В Справочнике автоматизация ограничена, её можно настроить только с использованием дополнительных задач.

В итоге Объект обеспечивает более гибкую, автоматизированную и адаптивную систему для создания и ведения Базы знаний, поэтому мы в ПланФиксе рекомендуем использовать именно Объект для таких целей. Далее я покажу, как сделать Базу знаний. 

На этом этапе вы можете установить конфигурацию «База знаний» и ознакомиться с логикой её работы:

Видео о Базе знаний на Объекте

Как установить конфигурацию смотрите в справке ПланФикса. А кто хочет настроить все самостоятельно и добавить свои настройки в процесс — продолжаем 🙂

Общий план работ по настройке Базы знаний

• Создаем Объект «База знаний».
• В Объекте настраиваем необходимый минимум полей.
• Указываем вид по умолчанию «Описание задачи».
• Настраиваем статусы.
• Создаем проект «База знаний» для хранения статей.

Когда общий план работ определен, можно приступать к настройке.

Объект и его настройка

Объект — это цифровой двойник любой сущности из реальной жизни. Его можно настроить конкретно под требования ваших бизнес-процессов. Объект может быть задачей, встречей или как в нашем случае — статьей Базы знаний. 

Для создания Объекта переходим в Управление аккаунтом — Объекты — Новый Объект:

В карточке Объекта оставляем необходимый минимум полей. Лишнее удаляем вот так:

Пример итогового набора полей в Объекте «База знаний»:

Содержимое статей будет храниться в поле «Описание». Для того, чтобы сразу видеть их содержимое при открытии — в настройках шаблона Объекта в пункте «Вид по умолчанию» указываем «Описание задачи»:

Теперь можно сохранить настройки Объекта. 

Набор статусов

Переходим в созданный Объект и выбираем пункт «Набор статусов». Будем использовать два статуса: Активная и Архивная. Поэтому удаляем всё лишнее и добавляем новые статусы:

Не забываем удалить ненужные переходы между статусами: 

Готово, идём дальше. 

Проект

Открываем раздел «Проекты» и создаем новый: 

В карточке проекта можно оставить стандартный набор полей. Главное на этом этапе — указать роли сотрудников для доступа к Базе знаний: 

• Для просмотра статей — участник
• Для редактирования — аудитор

Сделать это можно в разделе «Роли в проекте»:

Для того, чтобы статьи в Базе знаний создавались по нужному Объекту, укажем его по умолчанию в соответствующем поле в разделе «Детали»:

Теперь кратко о структуре Базы знаний:

• Проект — это основа Базы знаний, которую можно добавить в главное меню. Как это сделать – расскажу позже.
• Раздел — это головная задача первого уровня для хранения статей.
• Подзадачи — это сами статьи Базы знаний.

Например:

• «Инструкция для пользователей» — это раздел. 
• «Как создать учетную запись» — это статья.

Советы по внедрению и использованию

Пробежимся по нескольким советам, которые облегчат вашу работу с Базой знаний в ПланФиксе. 

Быстрый доступ

Базу знаний можно добавить в главное меню. Для этого перейдем в Управление аккаунтом — Рабочие пространства, и отредактируем существующее или создадим новое:

В результате это выглядит так:

Удобная структура

Для создания древовидной структуры статью нужно добавить в раздел Базы знаний. Это можно сделать через меню или во вкладке «Подзадачи»:

Такая иерархия ускорит поиск и упростит навигацию по Базе знаний.

Функциональность описания

В описание можно добавить ссылку на другую статью. При нажатии на ссылку соответствующая статья откроется в том же окне:

Важно отметить, что таким способом можно создать ссылку на статью, ещё находящуюся в статусе «Черновик», но увидит её только сам автор и администратор системы.

Также в описании можно:

• Добавить картинку сочетанием клавиш CTRL + V
• Создать список или таблицу, нажав на /

Главное, что надо помнить о Базе знаний на Объекте

Подытожим все основные преимущества и ключевые моменты:

• Базу знаний можно добавить в главное меню, обеспечивая быстрый доступ к статьям прямо с главного экрана.
• В проекте отображается список статей, организованных по привычной для пользователей структуре, похожей на то, как это обычно устроено в специализированных системах для Баз знаний.
• Различные типы отображения: для создания древовидной структуры достаточно добавить подзадачу к головной задаче. 
• Фильтр по названию статьи позволяет мгновенно находить нужную информацию, обеспечивая удобный и быстрый поиск в Базе знаний для сотрудников. 
• Доступ к статьям регулируется стандартными правами доступа к задачам, а массовые изменения позволяют легко управлять правами сразу для нескольких статей.
• Редактировать статьи легко — достаточно кликнуть на статью и перейти в режим редактирования.
• Ссылки на другие статьи Базы знаний вставляются прямо в текст, превращаясь в активные ссылки с названиями статей.
• В описание статьи можно добавлять картинки, таблицы и списки.

Послесловие

В ПланФиксе нет многих функций, которые есть в специализированных системах для создания Баз знаний. Это факт. Сейчас наша главная задача — обеспечить необходимый минимум, с помощью которого пользователи смогут использовать ПланФикс как Базу знаний начального уровня, интегрированную с задачами, проектами, CRM и другими элементами системы.

Конечно, мы планируем и дальше развивать функциональность Базы знаний. Например, в описание Объекта добавим возможность нативной вставки видео и других дополнительных удобств. Пробуйте настроить Базу знаний на Объекте и поделитесь своими впечатлениями. Ждём ваших комментариев.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.