Сегодня у меня для вас очередной кейс настройки и использования ПланФикса. На этот раз речь пойдет об управлении загрузкой режущего плоттера. Если вам покажется, что это слишком узкая тема и вообще не про вас, не торопитесь с выводами. Управление плоттером является отличным примером организации буфера, который может использоваться практически в любом бизнес-процессе, от цепочки в материальном производстве до разработки программного обеспечения или ведения маркетинговой кампании.

Cама задача сформулирована здесь (спасибо Елене за отличный запрос).

Вот видео, демонстрирующее мой вариант ее решения. Я постарался снять весь процесс настройки с самого начала, чтобы вы без труда могли настроить нужный вам вариант управления буфером в своем аккаунте:

А ниже я опишу примерно то же самое в формате “текст+картинки” для тех, кто не любит смотреть видео.

Итак, у нас есть плоттер, который может резать с определенной скоростью. Соответственно, за рабочий день он может отработать определенный объем заказов, 250 000 миллиметров. Исходя из этого объема нам нужно планировать его загрузку.

Как тут не вспомнить Теорию ограничений Голдратта — у нас просто классический случай узкого места в производственной цепочке, глядя на который сразу вспоминаются барабан, буфер и веревка. Но здесь в теорию вдаваться я не буду, при желании вы без труда найдете и прочитаете книгу Голдратта “Цель” или выжимки из нее, а мы с вами займемся практикой.

Нам необходим инструмент планирования загрузки плоттера, который позволял бы менеджерам, принимающим заказы от клиентов, понимать сроки их выполнения. При этом желательно, чтобы плоттер работал все возможное время, но не собирал слишком большую очередь заказов, рождающую несбыточные ожидания у менеджеров и их клиентов.

Елена представляет решение в виде чего-то вроде канбан-доски, и я с ней солидарен. На этой доске хочется видеть “Инбокс”, то есть входящие заказы от клиентов, затем перечень тех из них, которые попадают в работу на сегодня; потом те, что прямо сейчас находятся в работе и те, что уже выполнены.

Давайте сделаем это.

 

Настройка

Настройку всегда лучше начинать с набора статусов, которые может принимать задача, а в нашем случае – заказ клиента. Давайте создадим процесс с нужным нам набором статусов. В Управлении аккаунтом / Процессы задач жмем “Новый процесс” и добавляем процесс “Работа плоттера”:

 

Давайте попробуем сопоставить стандартные статусы с состояниями заказа, которые ожидаются по условиям нашего автора. Я предполагаю, что в “Инбоксе” у нас будут задачи, принятые от клиента менеджером и прошедшие первичную обработку. В частности, в них будет определен объем необходимых работ, та самая “длина реза”, о которой пишет Елена. В принципе, для них может подойти стандартный статус “В работе”.

Далее у нас есть состояние “В работу на сегодня”, то есть заказы, которые мы предполагаем выполнить сегодня. Тут пока тоже можно обойтись стандартным статусом “В работе” в сочетании с датой планируемого завершения, то есть отдельный статус для этих целей добавлять не будем.

Дальше у Елены идет состояние “В работе”, под которым, как я понимаю, подразумевается, что этот заказ выполняется прямо сейчас. Вот тут нам понадобится дополнительный статус. Давайте его добавим, только назовем более точно, “Выполняется сейчас”.

 

Дальше у нас идет состояние “Сделано”, тут в рамках нашего примера я предлагаю использовать стандартный статус “Выполненная”. В реальной жизни вам может понадобиться отдельный статус для этого (например, если статус “Выполненная” будет занят под заказы, которые уже выданы клиентам) — тогда добавите его аналогичным образом и будете оперировать им.

Все, наш процесс с нужным набором статусов готов:

Давайте сделаем следующий шаг, создадим шаблон заказа. Для этого переходим в Задачи / Шаблоны и создаем новый шаблон задачи.

Называем его “Заказ на плоттер” и указываем, что он будет жить по созданному нами процессу “Работа плоттера”:

 

Теперь нам нужно добавить в заказ поле, в котором менеджеры будут указывать объем заказа:

 

Это будет поле типа “Число” (1). Елена называет его “Длина реза”, мы тоже так его назовем (2). Для пущего удобства, включаем разбиение его на разряды (3), так глазу легче будет оперировать большими числами:

 

Сохраняем поле и добавляем его на первую панель карточки задачи:

 

Сохраняем наш шаблон и мышкой вытаскиваем поле “Длина реза” на основную панель карточки задачи, чтобы в режиме просмотра оно было видно сразу, без открытия панели с дополнительными данными:

 

Шаблон готов. Теперь давайте перейдем непосредственно к созданию нашей доски, на которой будет визуализирована очередь. Это происходит в разделе Планировщик. Тут мы создаем новый планировщик “Плоттер”:

 

Я рекомендую сразу дать доступ к нему нужным сотрудникам, иначе точно забудете и потом придется возвращаться к этому еще раз:

 

Планировщиком будут пользоваться оператор плоттера и менеджеры, работающие с заказами клиентов. Добавлять можно как отдельных сотрудников, так и группы:

 

Теперь добавим в планировщик нужные нам списки. Первым из них будет “Инбокс”. В нем мы настроим отображение заказов клиентов, готовых к производству. Это список типа “Карточки”, в который мы отберем задачи по таким условиям:

 

Настроим вид карточки заказа для отображения в этом списке. Уберем все ненужное и обязательно добавим поле “Длина реза”, чтобы видеть в каждой мини-карточке объем заказа:

 

Давайте включим в этом списке итоги (1), чтобы видеть общий объем заказов, которые уже есть в системе. Добавляем сумму по полю “Длина реза” (2), указываем префикс “Объем заказов” (3):

 

Сохраняем наш список. Я заранее создал несколько задач, поэтому они сразу в нем появились. В карточке каждой задачи-заказа отображается ее объем (см. поле “Длина реза”), а в заголовке списка автоматически подсчитывается общая сумма заказов, готовых к работе:

 

Учитывая, что эту заметку читают в том числе и наши новые пользователи, не будет лишним заметить, что задачи могут попадать в ПланФикс разными способами: создаваться менеджерами вручную, приходить с сайта или от клиентов по емейлу, через обращения в соцсетях, мессенджерах и так далее. Вне зависимости от способа создания, если задача попадает под условия нашего списка, а именно, имеет шаблон “Заказ на плоттер”, не имеет даты планируемого завершения и не является завершенной — она отобразится в этом списке.

Кстати, новые задачи-заказы при желании можно создавать прямо тут. Если нажать плюс в специальном поле в заголовке списка, то в окошке создания задачи будут автоматически заполнены поля, отвечающие за попадание задачи в этот список:

 

В частности, в нашем случае будет автоматически выбран шаблон “Заказ на плоттер”:

 

Это экономит нам время на выбор шаблона и обеспечивает попадание нового заказа в список сразу после его создания.

Вообще, всем новичкам я рекомендую посмотреть ролик ПланФикс за 3 минуты: Планировщик, чтобы познакомиться с базовыми принципами этого инструмента и увидеть его отличия и возможности по сравнению с обычными канбан-досками, встречающимися в других сервисах.

Лирическое отступление закончено, давайте теперь займемся созданием списка, в котором будет отображаться дневная загрузка плоттера.

Создаем новый список. На этот раз это будет список типа “Таблица”, который появился в ПланФиксе относительно недавно. Он чуть сложнее в настройке, чем другие типы списков, но зато имеет одно полезное свойство, которое пригодится для решения нашей задачи, о котором мы поговорим чуть дальше:

Назовем его “Заказы на сегодня”. Указываем условия, которым должны соответствовать задачи-заказы, попадающие в этот список. Эти задачи должны иметь шаблон “Заказ на плоттер”, находитсья в статусах “В работе”, “Выполняется сейчас” или “Выполненная”, и иметь дату планируемого завершения “Сегодня”:

 

Теперь давайте определим, что будет отображаться в столбцах, а что в строках этой таблицы. В столбцах мы хотим видеть статусы задач, то есть, чтобы задачи, запланированные в работу на сегодня, выполняемые прямо сейчас и уже выполненные были разбиты на 3 столбца. Добавляем эти столбцы:

 

Сортировку я предлагаю использовать ручную, отдельную для этого столбца. Тут я немного заглядываю вглубь ситуации и сразу предполагаю, что менеджеры могут устраивать битвы за проталкивание заказов своих клиентов, поэтому правильным будет дать полномочия на выстраивание очереди кому-то одному. Это на корню пресечет различные варианты манипулирования очередью — и на организационном, и на техническом уровне (чуть дальше увидите, почему). Но даже если битв не случится, ответственного за очередь лучше иметь в любом случае. Пусть это будет, к примеру, оператор плоттера, которому лучше знать, какие заказы за какими ему удобнее запускать в работу:

 

Теперь строки. Они у нас должны отображаться по дате планируемого завершения, и, в принципе, нам нужна только одна строка, это сегодняшний день:

 

Установим для заголовка списка какой-нибудь рабочий цвет (1) и настроим карточку задачи (2). Ее можно настроить таким же образом, как и в списке “Инбокс”:

 

И сразу давайте настроим блок итогов, он принципиально важен для решения нашей задачи. Мы добавляем его так же, как в случае “Инбокса”, по полю “Длина реза”. Но на этот раз мы включим ограничение (1). В качестве ограничения используем 250 000 миллиметров, о которых пишет наш задачедатель, и устанавливаем красный цвет, которым будет загораться заголовок в случае, если этот лимит будет превышен (2):

 

Сохраняем нашу таблицу и смотрим что получилось. Видим 3 колонки, которые пока пусты:

 

Настройка окончена, наш планировщик готов к работе.

 

Работа
Итак, в списке “Инбокс” у нас есть задачи-заказы клиентов, готовые к работе. Менеджеры обработали каждый заказ и определили для него длину реза, занеся ее в добавленное нами поле. Для того, чтобы запланировать работу над заказом, сами менеджеры или специально обученный человек перетаскивают задачи из списка “Инбокс” в первый столбец списка “Заказы на сегодня”:

 

Так формируется перечень заказов на сегодня. Как видите, в итогах списка “Заказы на сегодня” при этом сразу же подсчитывается сумма запланированных заказов, а итоги списка “Инбокс”, отображающие общее количество заказов, готовых к работе, уменьшаются.

Пока сумма заказов в списке “Заказы на сегодня” находится в пределах 250 000 мм, все выглядит обычным образом. Но в тот момент, когда она превышает установленный нами лимит, блок итогов загорается красным:

 

За счет того, что менеджеры не могут управлять порядком заявок в списке (помните, я писал выше про битвы за продвижение “своих” заказов?), этот лишний заказ, который перегрузил плоттер, всегда будет находиться на последнем месте. Соответственно, даже если несознательный менеджер решит оставить его там (а вдруг прокатит), оператор плоттера, увидев перегруз, возьмет и перетащит его обратно в “Инбокс”. Так что хитрость тут не пройдет, буфер в любом случае будет выполнять свою функцию.

Идем дальше. Начиная работу, оператор берет первый заказ из колонки запланированных в работу на сегодня и перемещает его в столбец “Выполняется сейчас”:

 

После готовности перетаскивает его в “Выполненные” и берет из списка следующий заказ:

 

Обратите внимание, общий объем заказов на день при этом не изменяется, так как он считается не по одному столбцу, а по всем столбцам, входящим в наш список. Именно поэтому для решения этой задачи я выбрал тип списка планировщика “Таблица” — он позволяет организовать буфер заказов на радость нам и дедушке Голдратту.

Таким образом и происходит управление работой плоттера. Если лимиты рассчитаны верно, то к концу смены оператор успевает обработать все запланированные на день заказы. При этом менеджеры в любой момент видят общую очередь заказов и могут посмотреть, какой заказ выполняется прямо сейчас, а какие заказы уже выполнены. Но закидать плоттер новыми заказами у них не получится — красный сигнал нашего светофора не оставляет иллюзий на счет того, что лишний заказ выполнится сегодня, даже если большая часть запланированных заказов уже готовы.

—
Это базовая настройка по нашей сегодняшней задаче про плоттер. Ее можно усложнять и разворачивать в зависимости от дополнительных условий и вариантов ситуаций, которые нам захочется учесть. Но в рамках данного примера я этого делать не буду, чтобы не раздувать его. Свою сегодняшнюю задачу я вижу в том, чтобы показать вам саму схему настройки ПланФикса под реальную задачу от начала и до конца: от создания процесса с нужным набором статусов до выстраивания визуальной среды, в которой ваши сотрудники смогут оперировать нужными данными. При этом, если у вас возникнут вопросы по этому примеру, смело задавайте их в комментариях. Я постараюсь помочь и подсказать верное направление.

В заключение пару слов о других примерах настройки ПланФикса. Если у вас есть бизнес-ситуация, по которой вы хотели бы получить совет, опишите ее в комментариях к специальной записи блога. Очень может быть, что на примере вашего запроса получится записать подобный пример, который будет полезен и вам, и другим пользователям ПланФикса.