Дмитрий Бычков из компании Камский Берег – Станкострой рассказывает о построении системы управленческого учета для небольшой производственной компании на основе ПланФикса.

Слово Дмитрию.

---

В одной из статей блога ПланФикса построение системы управления компанией сравнивалось с проектированием и постройкой дома (там был «зАмок»). В этом сравнении, безусловно, есть свой резон, но для меня более близким кажется сравнение системы управления компанией с «одеждой», в которую «одевается» живой процесс функционирования фирмы.

Если компания изменяется, растет, то, соответственно, должен измениться размер и «покрой одежды». В начале развития компании требования к управлению небольшие – можно справляться простыми средствами. В определенный момент руководитель понимает, что в компании нарастает хаос, что уровень потери времени, сил и денег на ликвидацию последствий этого хаоса становятся неприемлемым. Тогда начинается поиск новых инструментов, каких-то программных продуктов для организации бизнес-процессов в компании.

Как все начиналось.

Именно в ситуации острого недовольства организацией внутри фирмы я был в начале 2017 года. Компания у нас хоть небольшая, но задачи, которые мы решаем – серьезные. У нас есть свое производство, мы занимаемся металлообработкой и изготовлением различного оборудования. В основном, под заказ. Есть основная линейка продукции – деревообрабатывающие станки, околостаночное оборудование, заточные станки. Есть разные случайные заказы. Очень много различных модификаций станков.

В общем, сильная сторона нашей компании – широкая номенклатура изделий, способность достаточно быстро разрабатывать новые изделия и адаптировать имеющиеся под требования того или иного заказчика.

Но это же и кошмар с точки зрения управленца, так как пространство для возникновения нештатных ситуаций огромное и потенциал для хаотизации очень велик. Учетная система нужна для производственного предприятия, соответственно достаточно мощная и развитая. Но возможности держать целый IT-отдел – нет.

Итак, какая была ситуация, с точки зрения нашей организованности, почти три года назад:

1. Потенциальные заказчики, запросы, контакты – в общей электронной почте и в блокнотиках у менеджеров.

2. Бухгалтерия, естественно – в 1С.

3. Заказы, договора, отгрузки, оплаты, закупки – в системе «Мой склад». Но эта система «заточена» главным образом под розничную торговлю и «посмертный учет». Соответственно, вести оперативный учет, работу с клиентом, какой-либо анализ, добавлять новый функционал – невозможно.

4. Отдельный «учет» на производстве. Там своя кухня, свои привычки. Слово «учет» в кавычках, потому что учет рабочего времени, планирование закупок, склад – все ведется на желтых листочках и при помощи могучего интеллекта моего компаньона и его помощников. Что, конечно, вызывает уважение, но нетехнологично и невоспроизводимо на уровне возможностей простых смертных.

5. Я, как один из двух ключевых руководителей, он же – сисадмин. И настоятельное чувство «зыбкости» нашей организации. Болезнь менеджера «подвешивает» потенциальные договора и сделки. В момент отгрузки кладовщик не может найти список запчастей, которые надо положить в ящик и пытается выяснить это у менеджера. Приходят счета от поставщиков, но с какими заказами они связаны и получили мы по ним, например, металл, или нет – не ясно. В общем, хаос во всей красе.

Для меня очевидно – надо искать некий программный продукт, который позволил бы решать все оперативные учетные и управленческие задачи, возникающие в жизненном цикле нашей продукции, от первого звонка клиента до окончания наших обязательств по договору. Причем важно, чтобы это был именно один продукт, одна платформа.

Например, как воздух нужна CRM. Мы достаточно долго привыкали к «Моему складу», но возможностей учета работы с клиентом там совсем нет (хотя и анонсировано). Внедрять еще одну систему и потом их с «Моим складом» как-то увязывать – не вариант.

Не буду углубляться в историю моих поисков. Универсальные системы – монстрообразны и очень дороги. То, что попроще и подешевле, на проверку, оказывается «фиговым листом» решающим ограниченные задачи, что меня не устраивало.

Я не сразу понял смысл и возможности ПланФикса. Мне понравился его функционал как некого расширенного почтового клиента. Именно в таком качестве ПФ у нас и работал около полугода пока, наконец, до меня не дошло, что у меня в руках не просто «почтовый клиент» с мудреным интерфейсом, а потрясающей мощности инструмент-конструктор, на базе которого можно построить учетную систему ДЛЯ ВСЕГО.

Возвращаясь к аналогии с одеждой, я понял – что «одежку» для нашей маленькой, но гордой компании можно и нужно «шить» самому. Надо тряхнуть программистским прошлым и сконфигурировать на базе ПланФикса«сквозную» учетную систему. Перевести на нее сотрудников и в дальнейшем, по мере возникновения новых потребностей, «дошивать» новые элементы «одежды».

Система управленческого учета должна расти вместе с компанией. В ПланФиксе гибкость и настраиваемость возведены в абсолют. Имея такой инструмент, я смогу решать все информационно-управленческие вопросы на одной платформе и «допиливать» систему так, как это окажется необходимым в каждый конкретный момент.

К чему мы пришли.

Сначала эта задача показалось утопией, но, в конце концов, решение было принято, я втянулся в работу, между прочим, постоянно ожидая, что возможности ПФ кончатся, я упрусь в какое-то ограничение, и грандиозный план окажется не реализованным.

НИ-ФИ-ГА.  Я не нашел ограничений у ПФ, о которых стоило бы упомянуть.

Конечно, что-то получилось не с первого раза, для чего-то пришлось искать неочевидные ходы. Но, по большому счету, теперь, через 2.5 года после начала процесса могу сказать – очень многое получилось. Моя конфигурация работает. Хаос, конечно, окончательно победить невозможно, но у нас есть работающий инструмент для того, чтобы держать его в рамках и при необходимости усиливать систему там, где это нужно.

Итак, что реализовано на данный момент (начало 2020 года). Для удобства я назову подсистемы, отвечающие за разные задачи – модулями:

1. Внутренняя переписка. Распределение задач между сотрудниками. Единая информационная среда компании. Все сообщения по работе – через ПланФикс. Руководитель может просмотреть переписку сотрудников по тому или иному вопросу и подключиться при необходимости.

2. Обработка входящих сообщений и работа с потенциальными клиентами и сделками, CRM (не совпадает с предлагаемой разработчиками ПФ конфигурацией для сделок). Теперь есть четкий процесс по работе с клиентом. Запрос не потеряется. Всегда видно состояние сделки. Руководитель может оценить работу менеджеров и внести коррективы. Модуль «Сделки»;

3.  Отслеживание «жизненного цикла» заказа. Создание по шаблонам договоров и прочих документов. Вся история изделия – от чертежа до сдачи клиенту. Вся информация по заказу, от переписки с клиентом до наших внутренних производственных моментов, доступна в любой момент. Ничего не обсуждаем и не согласовываем. Все привыкли: возник вопрос по заказу – смотри в системе. Модуль «Заказы»;

4. Утверждение закупок и контроль взаиморасчетов с поставщиками. Счета систематизированы. Поступления учитываются оперативно. Счета не теряются. У заведующего производством нет потребности звонить бухгалтеру и спрашивать «оплатили или нет такой-то счет». Модуль «Закупки»;

5. Учет поступления товаров на склад и выдачи в производство. Модуль «Склад»;

6. Начисление и выдача зарплаты и отпускных. Модуль «Зарплата»;

7. Систематизация документов, файлов, создаваемых в процессе работы компании и получаемых из внешних источников. Каждый документ теперь снабжен атрибутами, и когда бы и кому бы он не понадобился документ можно найти никого не напрягая. Модуль «Документы»;

И, естественно, каждый модуль включает в себя группу отчетов, которые позволяют видеть ситуацию в компании в целом, или в каком-то разрезе.

Ушли в прошлое «записки сумасшедшего» в блокнотиках менеджеров и желтые листочки с табелем отработанного времени на производстве. Информация по заказам гарантированно не теряется. И даже если клиент в какой-то момент решил изменить комплектацию заказа или попросил сделать пуск-наладку – все нужные люди об этом узнают своевременно.

И еще много, казалось-бы, небольших, улучшений. Но в целом, движение информации в компании приобрело прозрачность и осмысленность.

Сейчас вся оперативная информация по работе компании собирается и суммируется в одном месте, в рамках одной информационной оболочки, позволяя руководителям компании всегда «держать руку на пульсе».

По факту, наиболее востребованным отчетом для ответственных лиц является итоговый отчет, содержащий всю сводную информацию по приходам, расходам, отгрузкам. Очень удобно и наглядно можно посмотреть суммарные показатели компании и задуматься о тактике и стратегии.

Разумеется, разработанная мной конфигурация отражает специфику нашей, повторяюсь, не очень большой, производственной компании. Но теперь у меня есть очень серьезная уверенность – как бы не изменялась ситуация, какие-бы пожелания относительно системы управления компанией у нас в дальнейшем ни возникли – я всегда смогу, добавив или изменив какой-то модуль, держать систему управления в актуальном состоянии. Хаос получает достойный отпор по всем фронтам 😊

Немного «философии».

В процессе работы над своим проектом учетной системы я стал намного лучше понимать, что учетная система, система управления предприятием – это динамическая система, отражающая специфику конкретного бизнеса и подходы конкретных людей. Сравнение с «одеждой» тут, по моему мнению, весьма уместно. С одной стороны, все мы одеваемся, на первый взгляд, похоже, но нет двух одинаковых «фигур», нет двух одинаковых бизнесов. Поэтому универсальная, сделанная программистами «одна на всех» система – это как пиджак, сшитый по одной мерке. Он подойдет кому-то одному. Для всех остальных будет либо узок, либо широк, либо не подойдет по фасону, цвету и т.д. В бизнесе разнообразия еще больше. Поэтому единственно возможный подход – только «индивидуальный пошив» плюс возможность углублять, изменять, наращивать учетную систему при необходимости. Большой «плюс в карму» разработчикам ПланФикса, что они создали платформу, в которой этот подход реализуется очень просто и органично!

Что касается процесса внедрения учетной системы в реальную деятельность компании. Тут важно понимать, что ни одна программа, даже самая чудесная, сама по себе не изменит работу предприятия. Программа, учетная система – это инструмент. Позитивные изменения в работе компании происходят только тогда, когда на каждом рабочем месте, у каждого сотрудника от руководителя до кладовщика изменяется формат и содержание работы. За счет внедрения учетной системы расширяются возможности у каждого. Важнейший момент, чтобы инструменты, даваемые учетной системой, активно использовались на всех уровнях и тогда изменяется и улучшается весь бизнес.

В процессе разработки и внедрения учетной системы я опирался на мнения и опыт сотрудников компании. Какие-то мои предложения не выдержали испытания практикой. Какие-то реализовались частично. Были весьма дельные предложения сотрудников, которые были реализованы, и они успешно функционируют. В общем, чисто директивные методы тут не работают. При внедрении важно чувствовать отклик коллектива, и где-то настоять на своем, а где-то, переосмыслить функционал, найти другой подход, так, чтобы внедрение системы произошло более «гладко».

Но важно понимать – возврата к прошлому уже не будет. Учетная система стала неотъемлемой частью бизнеса. Медленно, но верно система управления модифицирует бизнес, позволяет на разных уровнях принимать более быстрые и более правильные решения.

Особое слово – о разработчиках ПФ и поддержке. Ребята – Вы сделали замечательный продукт. Не перестаю восхищаться и получать удовольствие от работы в ПланФиксе. До сих пор я не встречался с такой компетентной и доброжелательной поддержкой, которая максимально оперативно и полно решала все вопросы. Спасибо!

---

Дмитрий Гончаренко: Конечно, Дмитрий нас перехваливает – мы знаем, что нам есть над чем работать, причем по всем фронтам. Но главное в этом рассказе не похвалы продукту и нашей команде.

Мы видим ПланФикс в первую очередь инструментом как раз для таких вот комплексных внедрений, когда разные управленческие процессы предприятия объединяются на общей платформе, которая помогает людям делать свое дело, а руководству дает полную картину происходящего. Поэтому каждое успешное внедрение добавляет нам мотивации – мы видим, что все работает именно так, как мы задумали.

Не знаю как вам, а мне очень интересно было бы узнать, как именно организованы описанные Дмитрием процессы. Я уверен, что каждый из перечисленных им модулей может стать отдельным рассказом – многим не хватает как раз таких примеров организации, чтобы применить их к себе и использовать в том же виде или переработать под условия своей компании. Думаю, что если вы поддержите меня в комментариях, то Дмитрий не откажется пойти дальше и поделиться с нами своим опытом и наработками.