Я продолжаю знакомить вас с непрерывно появляющимися новостями ПланФикса. Сегодня мой рассказ о новых возможностях системы по интеграции с различными внешними источниками данных.
Интеграция важна для нас. ПланФикс отлично справляется с ролью бэк-офиса для разных областей применения – ну или командного центра, если вы не любите заимствованные выражения. Да и вообще, мы же технари, нам нравится когда так:
Поэтому наращивание каналов связи с внешним миром, по которому в ПланФикс могут стекаться данные для обработки – это одно из приоритетных направлений развития системы. Обычно интеграциями никого особо не удивишь – но мы и тут не идем проторенными тропами.
Стандартный подход к интеграциии заключается в прямом взаимодействии с различными популярными на рынке системами сбора и генерации данных – интернет-магазинами, в которых формируются заказы, веб-формами в популярных CMS вроде WordPress или Bitrix, которые используются на сайтах для сбора заявок, различными лид-генераторами и т.п.
Мы пошли другим путем: сделали универсальный механизм обработки данных из любых источников, которые могут отсылать их на e-mail. Теперь вы можете настроить обработку писем из различных систем в ПланФиксе таким образом, чтобы данные из них раскладывались по нужным полям задач и контактов. Так они попадут в систему и станут доступны для всех инструментов обработки информации и организации бизнес-процессов, которые накоплены в ПланФиксе и будут появляться в нем в будущем.
Главный плюс такого подхода – и то, что делает его по-настоящему планфиксовским – именно его универсальность. Мы не знаем, с какими системами необходимо интегрироваться всем нашим клиентам и заведомо не сможем обеспечить прямой интеграции с каждой из них. Но мы можем дать вам в руки инструмент для самостоятельной интеграции с нужными вам системами и обеспечить его бесперебойную работу.
Если вы давно в ПланФиксе, то скорее всего уже знаете, что внешние письма, попадающие в ПланФикс, могут становиться задачами. При этом письма проходят через фильтр правил, которые вы можете настраивать самостоятельно, и задачи обретают нужные реквизиты: раскладываются по проектам, им назначаются исполнители и так далее.
Теперь этот механизм получил новые возможности, которые кардинально расширяют сферу его применения. Причем, в полном соответствии с духом ПланФикса, внешне эти возможности выглядят довольно скромно, а их истинный потенциал понимаешь, только погрузившись.
Итак, давайте посмотрим, как это работает на практике. Меня иногда справедливо упрекают в том, что я недостаточно подробно расписываю порядок необходимых действий, поэтому сегодня я буду особенно нуден в деталях – прошу прощения заранее 🙂
Модельный пример у нас будет таким: есть некая косметическая компания, которая на сайте собирает заявки на проведение выездных презентаций своих продуктов на территории заказчика. Сайт работает на WordPress, форма заявки сделана при помощи одного из плагинов к нему – ну, к примеру, Contact Form 7.
Оформленная клиентом в веб-форме заявка отправляется на e-mail, письмо выглядит примерно так:
Мы с вами сразу будем отправлять это письмо на созданный нами виртуальный email-адрес в ПланФиксе (укажем этот адрес в настройках плагина для wordpress), чтобы сделать из него задачу с этим данными. Причем мы хотим, чтобы данные из полей формы (наименование продукта, место, дата и время презентации) не только сохранились в описании задачи, но и попали в соответствующие реквизиты задачи – так мы сможем работать с этими данными, использовать их в условиях фильтров отбора, отчетах по продуктам и т.п.
Как это сделать?
В Управлении аккаунтом / Работа с e-mail открываем вкладку Виртуальные почтовые адреса:
Жмем на виртуальный адрес, созданный нами для приема заявок, чтобы попасть в список правил обработки приходящих на него писем:
UPDATE от 13-11-2019: Интерфейс создания и редактирования правил теперь выглядит несколько иначе, поэтому с современным созданием правила для аналогичного примера можно ознакомиться в другой заметке.
Давайте нажмем на кнопку Новое правило и создадим правило для обработки наших заявок на презентацию. На первом этапе зададим основные настройки:
1. Дадим правилу внятное название, чтобы легко найти его в будущем, если потребуется внести в него коррективы.
2. Определим критерий, которому должны соответствовать письма для применения этого правила.
3. Выберем шаблон, по которому будут создаваться задачи для таких писем.
Коротко о шаблоне:
- его лучше сделать чуть заранее, чтобы при создании правила выбрать уже готовый;
- убрать лишние поля, которые не нужны для вашего конкретного случая;
- добавить дополнительные поля, которые нужны для нашей заявки.
Вот ссылка на короткий скринкаст, который демонстрирует работу по настройке шаблона – там показано и удаление ненужных полей, и добавление нужных.
Я добавил в шаблон поля “Адрес”, “Продукт”, “Дата” и “Время”. А еще сразу указал исполнителя, который будет подключаться к задачам, созданным по такому шаблону. Это может быть конкретный сотрудник или группа сотрудников – но важно, чтобы он обязательно был указан, иначе заявки имеют шанс остаться без внимания.
Вот как выглядит мой шаблон внутри:
Отступление про шаблон окончено, возвращаемся к созданию правила.
Итак, шаблон мы выбрали, теперь нужно объяснить ПланФиксу, как заполнить поля задачи данными из текста письма. Для этого добавляем в правило дополнительное действие, которое мы должны произвести перед сохранением задачи и выбираем вариант “Установить значение кастомного поля”:
В данном случае мы заполняем кастомное поле “Адрес” значением, которое берем из письма после метки “Место: “ Роль метки может выполнять любой набор символов. Работает этот механизм просто: при обработке письма ПланФикс находит этот набор символов, считывает значение после него и заполняет этим значением указанное поле.
Аналогичным образом добавляем обработку и заполнения продукта, даты и времени презентации, которую заказал клиент:
На этом первую часть нашей работы по настройке правила можно считать выполненной – теперь при создании задачи из письма с данными формы, заполненной клиентом на сайте, данные будут раскладываться по нужным полям задачи. Но мы не будем останавливаться на этом и плавно перейдем к еще одной новой возможности: автоматическому созданию и заполнению карточки контакта данными из этого же письма.
Для этого мы добавим в правило еще одно действие, “Создать контакт” и укажем, какие поля контакта нужно заполнить и после каких меток в письме находятся эти данные:
Переводя на русский, это действие приведет к созданию нового контакта, в котором будут заполнены поля Имя, Фамилия, Email и Адрес. Все данные для заполнения ПланФикс возьмет из этого же письма, сразу за соответствующими метками. Созданный контакт также будет добавлен в задачу в выбранной вами роли (я выбрал Постановщик, так удобно получается). При этом если такой контакт в системе уже есть, он не создастся, а просто будет установлен в задаче в указанной роли. Данные существующего контакта перезаписываться не будут.
Обратите внимание на маленькую деталь: место проведения презентации я добавляю и в поле “Адрес” задачи, и в поле “Адрес” в контактных данных клиента. Это нормальная ситуация – ведь скорее всего клиент заказывает презентацию по адресу своего нахождения, поэтому я убиваю двух зайцев: оперирую этим местом в конкретной задаче на проведение презентации и сохраняю на будущее в карточке клиента.
Вот теперь мы можем сохранять наше правило и пробовать его в работе:
- заполняем форму на сайте
- письмо приходит в ПланФикс
- на его основе создается новая задача по шаблону “Заявка на презентацию”
- в кастомные поля задачи прописывается информация из письма
- тут же создается новый контакт
- поля карточки контакта заполняются данными из письма
- контакт устанавливается постановщиком этой задачи.
Все это происходит автоматически и вне наших глаз – а мы видим лишь новую задачу в Хронике ПланФикса, поставленную от имени клиента:
Если зайти в просмотр дополнительных деталей задачи, то мы увидим в ней заполненные данными дополнительные поля заявки:
В деталях контакта тоже полный порядок – ПланФикс аккуратно выделил из письма указанные нами данные и разложил их в нужные поля:
То есть, одним махом мы разложили пришедший с сайта лид на контакт и задачу по его обработке. Теперь мы можем не только быть уверены, что заказанная клиентом презентация будет проведена, но и получаем возможность формировать статистические отчеты по проведенным презентациям различных продуктов, автоматически вести базу контактов и планировать с ними активность, учитывая историю прошлых операций, ну и многое-многое другое, что умеет делать ПланФикс со структурированными данными.
Пост получился длиннющий и тот, кто дочитал его до этого момента хотя бы по диагонали – уже молодец 🙂 Но я все равно не могу удержаться от пары нюансов, которые оценят только те, кто глубоко погрузится в эту тему:
- Для качественного извлечения данных, письма должны быть в формате plain text, то есть не содержать html-форматирования. Дело в том, что когда ПланФикс находит в письме указанную вами метку, то он извлекает значение за ней вплоть до конца строки или до момента встречи любого тега, поэтому html может помешать корректному извлечению данных.
- То, что созданный контакт тут же добавляется в задачу, позволяет нам общаться с ним прямо из ПланФикса: достаточно добавить новый комментарий в задачу и отметить контакт в блоке “Уведомить об этом” – он получит письмо с этим комментарием, а его ответ на это письмо добавится в нашу задачу новым комментарием.
- Неочевидное применение описанных возможностей: вы можете передавать в ПланФикс не только информацию, заполненную клиентом, но и сопутствующую техническую информацию, доступную вам на странице формы. Например, адрес, с которого он попал на ваш сайт, реферальный ID и так далее. Главное, чтобы у вас была возможность поместить эту информацию с генерируемое формой письмо – а уж ПланФикс достанет ее оттуда и положит на указанную вами полочку.
- Несмотря на более глубокое, чем обычно, забурение в детали, я не стал пугать вас всеми возможностями системы. Если хотите, можете самостоятельно заглянуть в список действий создаваемого правила и, к примеру, установить дату выполнения создаваемой задачи на дату, когда клиент заказал презентацию. А если вам не хватит каких-то возможностей – напишите нам, поговорим.
Теперь наверное уже точно все.
Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса
P.S. Кстати, мы в своем аккаунте настроили классную интеграцию с Google Forms – это хороший способ получать в ПланФикс данные от клиентов, даже если у вас нет сайта. Так что прошлогодняя заметка о том, как получать данные из Google Forms в ПланФикс, получила свое продолжение.
P.P.S. Если вы используете конфигурацию Управление сделками, настройте заполнение полей создаваемой задачи таким образом, чтобы она соответствовала условиям фильтра нужного этапа воронки – так вы сэкономите время и силы своим продажникам, новые заявки будут сразу попадать по адресу. Помните главный девиз ПланФикса: Работать должны роботы! 🙂
Очень круто. Спасибо.
Супер!
Еще бы добавить добавление данных в аналитику и вообще цены бы не было!
Осталось предоставить возможность интеграции с телефонией и будет просто космос 🙂
Про аналитику уже в работе, должны сделать. Телефония тоже в ближайших планах.
Воу! А можно поподробнее про телефонию. Как это будет выглядеть?
Ну там такая кнопка с телефончиком и можно будет звонить 🙂
На самом деле, задумок много, посмотрим что получится реализовать в первой версии. Глобальная цель: дать возможность вести входящее и исходящее общение по телефону с логированием и записью звонков и интеграцией с популярными системами IP-телефонии/виртуальными АТС.
Очень большая просьба: добавьте возможность звонить не только по контактам.
Мы например обзваниваем клиентов заказчика.
И сейчас все записи вытаскиваем сначала из виртуальной атс-ки. Потом загружаем в планфикс.
Если это все будет работать через планфикс, то это будет просто супер!
Сделал отдельную тему на форуме – приглашаю всех заинтересованных в телефонии туда: https://forum.planfix.ru/viewtopic.php?f=6&t=3126
+1 за заполнение Аналитик по e-mail
Ожидается ли “Подобрать надзадачу по слову за меткой”? Я настроил шаблон главной задачи о заказе, два шаблона подзадач для склада и офиса. С вашей помощью разобрался, как сделать их последовательными. Но теперь получается, что исполнителю подзадачи, чтобы увидеть подробности заказа, надо идти в надзадачу. При этом надо настраивать доступ к надзадаче, что кому-то, может, и не желательно. Ожидается ли какой-то костыль, чтобы можно было с полями создавать подзадачи? Или уже всё есть, а я не знаю 🙂
Если я правильно понимаю, то создавать подзадачи отдельно не надо – надо правильно прописать их в шаблоне надзадачи, которая создается по письму, с нужными доступами исполнителей подзадач к надзадаче.
т.е. так можно будет подтягивать значения кастомных полей из надзадачи?
Нет, так можно будет дать доступ к надзадаче – и пусть смотрят там.
Зависимые поля в подзадачах тоже имеют шанс появиться, но ощутимо позже.
А все-таки выбор надзадачи был бы удобен, если вы уж заморочились с email интеграцией по полной. У нас идут письма, что заказ оплачен, что заказ ждет на почте больше недели и т.п.. Они могли бы становиться подзадачами одной задачи “Заказ такой-то” 🙂 По моему удобно.
Тут важно, чтобы это был распространенный кейс, который помогает большому количеству людей. Лучший способ проверить это – создать тему на форуме и поискать единомышленников.
Супер! Спасибо! +1 за добавление данных в аналитику
Возможно задам нубский вопрос, но всё-таки, как делать уникальными названия автоматически создаваемых задач?
Я ждал этого вопроса)
На уровне ПланФикса такой возможности пока нет, она появится в обозримом будущем – вкратце, можно будет использовать названия разных переменных при подстановке в название и описание задач.
Так что пока лучше бы чтобы уникальное название было у темы письма, которое приходит в ПланФикс и становится задачей – эта тема станет названием задачи.
Ок. Вопрос немного не в тему, как относитесь к возможности Б24 объединяться в сеть, что позволяет делать “гладкую” интеграцию между клиентами,
?
Положительно. Мы сделали это в 2011 году, называется этот функционал в ПланФиксе Связь между аккаунтами и позволяет гибко регулировать информацию, которая ходит между разными аккаунтами в системе.
если один клиент заполнил форму на сайте, создаётся:
задача, контакт
что произойдёт, если этот же клиент заполнит второй раз ту же форму?
создастся контакт ещё один? тогда будет два контакта с одинаковыми данными
Будет использован существующий контакт.
А могу ли я настроить так, чтобы сохранялся только контакт, а задача не создавалась?
Нет, так не получится. А надо? Что потом будет происходить с контактом?
В общем, Вы правы – не нужно :). Нужно было до сегодняшнего дня, когда поставил конфигурацию по управлению сделками. До этого же я хотел, не теряя времени, заносить контакты автоматически, которые приходят из форм. А без конфигурации задачу создавать не хотелось.
А как сделать, чтобы создаваемый контакт сразу попадал в группу “Клиенты”, например?
Неужели только через метки? Можно конечно настроить письмо, чтобы там где-то была подходящая неизменяемая метка, но это же некрасиво.
Можно в шаблоне контакта выбрать эту группу, тогда новые контакты по умолчанию будут сразу создаваться в ней.
Я зашел в Шаблон контакта – там и стоит Клиент. Тем не менее, почему-то созданные из письма контакт не Клиент :(. Приходится добавлять вручную этот признак.
Проверим этот момент, напишу тут по результатам.
Учли этот момент, теперь группа в шаблоне учитывается при создании контакта по почте.
Спасибо.
Также получается, что с подключенной конфигурацией Работа со сделками, запрос из формы удобно переводить в задачу Активность по сделке. Но там настроено, что исполнителем является постановщик. В принципе это удобно. На случай если задачу добавляет руководитель – он может сознательно поменять исполнителя.
А вот как исключить отправителя письма из исполнителей (заполненная строка формы уходит с адреса человека, который не должен быть исполнителем)?
На мой взгляд, запрос из формы нужно переводить не в Активность по сделке, а в Сделку. А активность нужно крепить уже к готовой сделке. По крайней мере, идеология конфигурации “Управление сделками” подразумевает именно такую конструкцию.
Уместное разъяснение. Спасибо.
Перевариваю универсальную интеграцию с конфигурацией Управление сделками.
Имеем:
1. Клиент отправляет форму запроса. ПФ создает контакт и задачу под него (с набором статусов Стандартный – так в конфигурации).
2. Контакт удобно виден в планировщике в необработанных.
Дальше есть варианты:
А. Перетянуть в планировщике в следующую колонку этот контакт и создастся новая задача с набором статусов “Сделка”. Контакт исчезает из первой колонки благодаря правилу для нее.
Что делаем с первой задачей?
Б. Продолжаем действия в изначальной задаче. Позвонить, выслать письмо и т.д. Но контакт не исчезнет из Необработанных, так как не заведена задача с набором статусов “Сделка”. Можно ли для этой задачи перевыбрать новый набор? Если сразу в правиле обработки мэйла прописывать для задачи присвоение статусов “Сделка”, то Контакт не будет виден в колонке Необработанных.
Я делаю так: перетягиваю Контакт во 2-ю колонку, а первоначальную задачу объединяю с этой, которая создалась при перетягивании.
Не уверен, самый ли это правильный вариант? Как задумывалось?
Правильно в таком случае создавать контакт и сразу задачу по шаблону “Сделка”, в которой этот контакт является контрагентом. Тогда задача появляется в нужном столбце планировщика, а контакт – не появляется в “Необработанных лидах”, т.к. он уже отработан – на него заведена сделка.
Мне кажется – это не совсем правильно. В первую колотнку сыплются все запросы из формы. Это хорошо. Если создается задача “Сделка” и контакт уже перестает быть “необработанным” – это годится для ручной постановки задач. Тогда, действительно, факт перехода во вторую колонку свидетельствует о телодвижениях менеджера. Но автоматика вносит коррективы – менеджер может 2 дня курить бамбук, а лид-то уже в обработанных! – очевидно же, что информативнее было бы его оставить в необработанных. Не согласны? 🙂
Как вариант, можно сделать отдельный статус для таких “автоматических” сделок и отдельный столбик для них в Планировщике – пусть будет вторым и воспринимается менеджером как указание к немедленной реакции.
P.S. Но что-то мы не в той теме развели дискуссию, мне кажется 🙂 Надо перебираться в Управление сделками или на прямое общение через Службу поддержки.
+ 🙂
“Созданный контакт также будет добавлен в задачу в выбранной вами роли (я выбрал Постановщик, так удобно получается). ”
Объясните плз, а в чем удобство? 🙂
Ну, например, в том, что видно кто поставил задачу.
Но все зависит от конкретного процесса в конкретной компании, так что удобное мне окажется неудобным в другом случае. Для того и возможность указания разных ролей.
Подскажите, в каком направлении “копать” обратное направление Интеграции? – изменение статуса заказа в интернет-магазине, комментарии к заказу в личном кабинете.
Если речь идет о действиях, совершенных в ПФ, которые нужно отправить в ИМ, то можно смотреть в сторону автоматических сценариев – они умеют отправлять письма с нужным текстом и POST-запросы.
Прошу рассмотреть возможность добавления в правило обработки писем вариант действия:
Добавить контакт (контрагента\компанию) в задачу по значению кастомного поля контакта на основании меток в письме.
Пример:
В письме ИНН организации и контакт уже создан в ПФ. Происходит скрининг кастомного поля из меток в письме и задача создается с подставленным контактом из раннее созданных.
Текущий вариант действия {Создать контакт} не всегда отрабатывает корректно.
Если в метках совпадает, например, кастомное поле ИНН, но различается поле Наименование компании, то создается дубль компании с идентичным ИНН, но разными названиями, хотя в реквизите ИНН доп. поля контакта стоит флаг: Запрещать дублирование значений.
Также, если делаешь правило где создается контакт по меткам, и не выбрана метка для наименования, а только для ИНН, существующий контакт в ПФ вообще НЕ ИЩЕТСЯ!
Здравствуйте, Николай!
Спасибо за примеры. Обсудим это в команде и доработаем в предлагаемом или другом варианте, который поможет в том числе и в описанной ситуации.