Начну с банальности: некоторые простые на вид вещи дают очень разнообразные возможности. Сегодняшний рассказ – об одной из таких штук, которая только что появилась в ПланФиксе.

Как минимум пару раз в неделю мы получали запросы пользователей, на которые отвечали “подождите немного, скоро появится возможность настраивать шаблоны писем, тогда ваш кейс можно будет решить”. И вот этот момент наступил:

• Вы можете “причесать” письмо под себя и убрать из него ненужную информацию, как в моем примере ниже. Пусть клиент даже не подозревает, что вы пишете ему из ПланФикса.
• Можно добавить в шаблон перечень тех, кто еще получил это письмо и снять вопросы на эту тему у получателя.
• Появилась возможность присвоить входящему письму-заявке номер и сразу вывести его в ответном письме клиенту.
• Теперь вы сами управляете видимостью в уведомлении проекта, по которому идет переписка. В жизни примерно с равной частотой встречаются ситуации, когда название проекта необходимо и когда оно очень мешает – а сейчас вы можете сделать в своем аккаунте так, как удобно именно вам.
• Ну и вообще, теперь вы можете отсылать в письме любые данные из задачи, ее проекта или контрагента, включая кастомные поля всех этих сущностей.

Давайте посмотрим, как выглядит и работает настройка шаблонов писем-уведомлений в ПланФиксе.

Какие шаблоны можно настраивать?
Теперь вы можете настраивать шаблоны писем-уведомлений, которые отправляются из ПланФикса внешним контактам без доступа в систему. Всего это 5 уведомлений, 2 основных:

• Новая задача, поставленная контакту
• Новый комментарий, о котором уведомлен контакт

и 3 дополнительных, которые включаются опционально:

• О создании задачи по входящему письму от внешнего контакта (автоответ)
• О принятии исполнителем задачи, в которой внешний контакт является постановщиком
• О изменении статуса задачи, в которой внешний контакт является постановщиком

Дополнительные уведомления по умолчанию отключены, т.к. имеют смысл только в случаях, когда вы принимаете от клиентов заявки, обращения в службу поддержки и т.п., а этим пользуются далеко не все.

Настройку шаблонов для уведомлений сотрудникам и контактам, которым дан доступ в ПланФикс, мы пока не делали. В основном потому, что основная часть запросов на возможность изменять внешний вид писем касается как раз взаимодействия с клиентами, которые общаются с вами только посредством почты. Остальные могут найти всю необходимую информацию в самой системе, поэтому вопрос информативности и внешнего вида почтовых уведомлений для них стоит гораздо менее остро. Ну и второй важный аргумент – мы любим отрабатывать новый функционал на частном случае, дорабатывать его и потом распространять итоговый вариант на всю систему.

Где происходит настройка шаблонов писем-уведомлений?
Вся работа с ними вынесена в управление аккаунтом. Там есть отдельная вкладка Работа с помощью e-mail, там все это и расположено. Ее внешний вид немного изменился, теперь она выглядит так:

Работа с шаблонами происходит в двух отмеченных на скриншоте разделах. Производить настройку может только владелец аккаунта.

Непосредственно выбрать тот или иной шаблон для письма-уведомления по определенному событию можно в разделе “Уведомления внешних контактов”:

Но для того, чтобы выбрать шаблон, нужно его вначале создать. Сделать это можно во втором из рассматриваемых сегодня разделов, “Шаблоны уведомлений”. По умолчанию, в нем пусто:

Вы не сможете отредактировать системные шаблоны, поэтому не увидите их в списке. Поэтому смело жмем “Новый шаблон” и попадаем в несложный интерфейс его создания:

Как настроить шаблон письма-уведомления?

Для примера давайте рассмотрим такую ситуацию: я хочу сделать так, чтобы клиент, которому я буду писать из системы, не видел подвала со ссылками на ПланФикси прочих служебных надписей – пусть письмо будет похоже на обычное, как будто я просто отправил его из почты.

Наверняка вы уже знаете, что для того, чтобы написать клиенту новое письмо с нуля, я создаю новую задачу и выбираю его исполнителем. Сейчас мы с вами создадим шаблон письма-уведомления, которое будет отправлено клиенту в таком случае.

Начинается все, как обычно, с названия – сразу стоит дать шаблону понятное, говорящее о его предназначении название. Свой шаблон я назову “Обычное письмо клиенту”:

Прямо под названием шаблона расположен переключатель языков. ПланФикс позволяет настраивать шаблоны для каждого языка, который используется в системе – ваши контакты будут получать уведомления по шаблонам, язык которых соответствует языку интерфейса, выбранному в карточке контакта. В моем аккаунте есть контакты, у которых выбран английский язык, поэтому помимо русского, я могу настраивать шаблоны для уведомления на английском – это видно на скриншоте выше. Сейчас переключатель стоит на русском – соответственно, я настраиваю шаблон писем, которые будут получать клиенты с русским языком интерфейса.

Далее идет тема письма. По умолчанию, в нее сразу подставляется название задачи:

В большинстве случаев, трогать тему нет необходимости – удобно, когда клиент получает письмо, тема которого звучит также, как название задачи, которую мы создаем. В каких случаях стоит там что-то менять:
Если вы настраиваете не шаблон для новой задачи, а шаблон для нового действия в задаче, о котором будет уведомлен клиент, то можно добавить в тему перед названием задачи привычное для почты “Re:”, вот так:

2. Если вы хотите отправлять в теме письма дополнительные уникальные данные – например, номер заказа клиента, его фамилию и т.п. Тут нужно учитывать один важный момент: чтобы не поломать отображение писем цепочкой в почтовой программе клиента, настраивайте тему однотипно в шаблонах о новой задаче и новом действии по ней. Темы в обоих шаблонах должны быть одинаковыми, максимум чем они могут отличаться – тем самым “Re:” в начале темы, его хорошо понимают все почтовые программы.

Ну и последнее, что нам с вами осталось настроить – содержимое письма. Тут для вашей фантазии открываются достаточно широкие просторы. Мы постарались сделать доступными для отображения в письме различные переменные, которыми вы можете оперировать в ПланФиксе. Каждая такая представляет собой заключенное в двойные фигурные скобки название реквизита, которое в большинстве случаев говорит само за себя.

Посмотрите, например, на переменные в описании задачи, которые находятся в нем по умолчанию:

Не знаю как вам, а моему испорченному годами общения с компьютером мозгу сразу понятно, что в содержании письма будет приведено описание задачи, под ним будут перечислены поля созданной задачи, затем на отдельной строке будет надпись “Приступить к работе:” и дата, а потом, после строки отступа, будут расположены ссылки на прикрепленные к задаче файлы.

Все это приведено просто для примера – смело удаляйте лишнее и добавляйте нужное. Полный список доступных переменных приведен тут же, по ссылке в справочном блоке:

Кликнув на нее, вы получите разворачивающийся список, в котором чего только нет :

Конечно, вы все равно найдете чего в нем нет и напишете нам 🙂 Но все поля задачи, ее контрагента и проекта, включая кастомные, там точно есть.

Для того, чтобы вставить нужную переменную в шаблон, просто кликните на нее в списке – он закроется, а переменная встанет на то место, где находился курсор на момент перехода в список. Также можно просто скопировать название нужной переменной и потом вставить его в текст.

Так как в нашем примере мы хотим избавиться от всякой связи с ПланФиксом и притвориться обычным письмом, то не будем добавлять в шаблон новые переменные, а наоборот, избавимся от всего, кроме описания задачи (оно станет текстом письма) и приложенных к ней файлов. Также я отключу подвал со ссылкой на Личный кабинет клиента и оставлю только автоматическую подпись. В итоге мой шаблон будет выглядеть так:

Давайте дуплетом сразу настроим ему брата – шаблон уведомления о новом действии в задаче. Нужно это для того, чтобы когда клиент ответит на мое первое письмо, мои последующие ответы ему выглядели также просто, как обычные письма.

Для того, чтобы не напутать в мелочах, копирую этот шаблон:

Открываю получившуюся копию и вношу правки:

• изменяю название;
• добавляю Re: к теме;
• заменяю в теле письма информацию из задачи информацией из действия (ведь мой ответ это новое действие к задаче).

Итого получаю такой вот шаблон:

Подключение шаблонов
Итак, шаблоны готовы, осталось только активировать их в системе. Для этого перехожу в раздел “Уведомление внешних контактов” и устанавливаю их вместо стандартных:

Вот и все – с этого момента письма внешним контактам будут отправляться по моим новым шаблонам.

Настройка шаблоном для трех дополнительных уведомлений происходит таким же образом и не должна вызвать у вас сложностей. Главное, не забудьте активировать эти уведомления в принципе, если они вам нужны – теперь для этого нужно нажать на галочку рядом с шаблоном:

Новые возможности
Думаю, общая канва использования шаблонов писем-уведомлений вам уже понятна. Но самая главная возможность, для которой нужны шаблоны, еще впереди.

Мы готовим к выпуску первую версию управления бизнес-процессами с автоматическими сценариями, в рамках которых можно будет в том числе отправлять произвольные уведомления, привязанные к определенным событиям. Например, автоматически уведомить клиента о том, что его заказ готов при переводе задачи в соответствующий статус, и сразу указать в этом уведомлении номер заказа, адрес, часы работы пункта выдачи и телефон для справок. Ну и многое другое – в общем, появится возможность отправлять любые точечные уведомления в зависимости от сложного набора условий. Так что ждите анонса в блоге по этому поводу в течение ближайшего месяца.

А на сегодня я закончил. Пробуйте настраивать шаблоны и пишите нам, чего в них не хватает – ведь это только первая версия.