Дмитрий Гончаренко

Сценарии времени

Хотите, чтобы ПланФикс готовил кофе к вашему приходу на работу?

Автоматические сценарии ПланФикса работают в указанное вами время

Похоже, ждать этого осталось недолго 🙂

В автоматических сценариях ПланФикса появилась возможность производить нужные вам действия в привязке к дате и времени из стандартных и пользовательских полей. Звучит это не так, чтоб очень понятно, поэтому давайте посмотрим на примерах.

В списке событий, при которых может запускаться сценарий для задач, появился новый пункт:

Сценарий в ПланФиксе может срабатывать в определенное указанное вами время

Для его использования, вам нужно будет выбрать дату, к которой нужно привязать этот сценарий. В списке возможных – все стандартные даты задачи + пользовательские поля типа “Дата” и “Дата и время”, которые вы в нее добавили:

Время срабатывания сценария можно привязать как к стаднартным датам задачи, так и к пользовательским датам

Картинка списка пользовательских полей моего аккаунта сразу дает почву для фантазии – получается, что я могу, к примеру, связываться с клиентом за какое-то время до даты окончания аренды и согласовывать ее продление или освобождение помещения.

Или добавлять комментарий, адресованный исполнителю, в момент, соответствующий значению в поле “Следующая активность” – и сделать свой собственный механизм напоминаний.

Или организовать стандартную процедуру передачи дел на время согласованного отпуска, автоматически создав нужные задачи за несколько дней до его начала. В общем, как это обычно бывает в ПланФиксе, все зависит от ваших потребностей и фантазии.

Давайте рассмотрим настройки срабатывания сценария дальше. Вот как они выглядят полностью:

Настройки времени срабатывания сценария

Как видите, после выбора базовой даты, к которой привязан запуск сценария, нужно определить точное время его запуска. Если оставить все так, как на моем скриншоте выше, то сценарий запустится точно в то же время, которое указано в поле. Если в поле указана только дата, то сценарий запустится сразу по ее наступлению – в 00:00.

Думаю, как запустить сценарий через день или час после наступления этого “дня Х”, вы догадаетесь без моих пояснений. А вот как быть с запуском заранее, до этой даты? Тут все тоже просто – кликаете на знак “плюс” и он меняется на “минус”. Теперь на моем скриншоте отображены настройки запуска сценария за 5 дней до наступления даты окончания аренды:

Сценарий, срабатывающий за 5 дней до окончания аренды

Последний пункт настроек в этом блоке позволяет вам определить, будет ли учитываться рабочее время исполнителей при срабатывании сценария. Пример, иллюстрирующий его использование:
– Ваша служба поддержки работает в ПланФиксе и вы хотите, чтобы клиенты ждали ответа не более 20 минут. Поэтому если ответ не был добавлен за это время, вы уведомляете об этом аудитора.
– Но это имеет смысл только в рабочее время, поэтому если клиент написал комментарий ночью, то нужно это учесть. Сделать это помогут вот такие настройки срабатывания сценария:

Подключение аудитора, если оператор поддержки не ответил клиенту в установленный срок

Конечно, сценарий сработает только в том случае, если в указанное вами время выполнятся условия его срабатывания, но лишний раз останавливаться на их настройке не буду, этот вопрос освещен в справке.
Сценарии для контактов
Та же история со временем теперь работает и в автоматических сценариях для контактов. Думаю, вы и без меня разберетесь, но на всякий случай вот вам простой пример настроек срабатывания сценария, который ставит задачу “Поздравить клиента с ДР” за 3 дня до наступления дня рождения любого из клиентов из группы “Собственники недвижимости”:

Автоматически создаем задачу для поздравления клиента за 3 дня до его дня рождения

В заключение скажу, что сами мы пользуемся этим функционалом уже какое-то время и очень довольны. ПланФикс для нас выполняет в том числе и роль достаточно навороченной и кастомизированной CRM-системы, в которой мы ведем взаимоотношения с нашими клиентами, производящими безналичные оплаты, а также с биллинг-партнерами в разных странах. Раньше мы отслеживали приближение окончания срока подписки клиента при помощи отчетов и уведомлений. Теперь на смену этой полуавтоматической работе пришла полная автоматика – сценарий срабатывает за нужное количество дней до этого срока и клиент получает от нас запрос на продление подписки. В общем, все в полном соответствии с нашим негласным девизом: “Работать должны роботы” 🙂

На этом я заканчиваю свой рассказ, а вам предлагаю попробовать применить новые возможности к сложившимся в вашей компании бизнес-процессам и написать нам, чего еще не хватает в сценариях, работающих с привязкой ко времени.

P.S. Мы продолжаем публиковать короткие новости и примеры использования ПланФикса в соцсетях, но увидят их только те, кто подписан на обновления в Facebook, ВКонтакте или Telegram. И даже они имеют шанс пропустить полезное видео из числа тех, которые мы размещаем на нашем канале в YouTube. Подпишитесь, там сугубо интересности и полезности, без маркетингового булшита.

28 комментариев

        1. Дмитрий Гончаренко

          В момент создания лпределяется точное время, когда он должен сработать. Если что – отправтьте скриншот с настройками Службе поддержки, они точно скажут что и как в конкретной ситуации.

  5. Аватар

    Прошу прощения, немного офтоп. Очень хочется поделиться новостью.

    Тут Гугл выкатил поддержку сторонних расширений для Gmail:
    https://www.blog.google/products/g-suite/do-more-your-inbox-gmail-add-ons/
    Уверен, команда Планфикса сможет извлечь из этого какой-то хороший толк. 😉

    1. Дмитрий Гончаренко

      В сценариях не получится, Алексей. Чтобы запланировать реализацию такой возможности, нам помогла бы тема на форуме, где были бы изложены примеры из Вашей бизнес-практики: как Вы решаете эти задачи сейчас и как они могут быть решены при помощи такой вот новой возможности, если она появится.

  13. Аватар

    Сценарий с подравлением контакта с ДР работает, но настройка — это какой-то ад, ей богу.

    Я не могу указать имя сотрудника в создаваемой сценарием задаче напрямую. Переменные касаются только “текущего пользвателя”:
    https://p194.p3.n0.cdn.getcloudapp.com/items/kpum8X5N/Screen+Recording+2020-01-11+at+13.04.gif?v=ac03e6977c4dbfdbc4c7fcd6fe99f464
    Хотя блок “контакт” там присутствует, переменные выдаются такие же, как в блоке “сотрудник”.

    Нужно сначала назначить контрагентом задачи контакт, а потом пользоваться даннными из полей контрагента:
    https://p194.p3.n0.cdn.getcloudapp.com/items/X6uDRZlN/Image+2020-01-11+at+13.49.15.png?v=866dae02a641f4f53af3f6f34dede33a

    Вдруг кому-то будет полезно. Очень печально, что на то, чтобы решить такую простую задачу, пришлось потратить больше часа времени и подключать тех.поддержку.

    1. Дмитрий Гончаренко

      >> Я не могу указать имя сотрудника в создаваемой сценарием задаче напрямую. Переменные касаются только «текущего пользователя»

      – Тут не совсем понял, где именно не получается указать имя сотрудника? По замыслу, напрямую в шаблоне задачи уже выбран исполнитель или его можно назначить дополнительной операцией этого же сценария: https://pic.planfix.ru/pf/dT/DEf7Cj.jpg

      >> Нужно сначала назначить контрагентом задачи контакт, а потом пользоваться данными из полей контрагента

      – Да, это универсальный способ, который доступен в разных операциях сценариев – “Контрагент” позволяет четко адресоваться к нужному контакту, в большинстве случаев это в принципе единственная возможность не промахнуться. Но когда речь идет о сценариях контакта, можно продумать и более удобный способ, с этим я согласен. Подумаем.

      1. Аватар

        В сценарии времени для контакта недоступны переменные самого контакта:
        https://p194.p3.n0.cdn.getcloudapp.com/items/mXumx0AB/Image+2020-01-11+at+13.03.38.png?v=e6506fa1b5e233f0c86bf3e61b80bed5
        В блоке “Контакты” подставляются только данные текущего сотрудника. На гифке видно, что подставляется переменная “Текущий сотрудник. ФИО” даже когда я выбираю “Контакты.ФИО”:
        https://p194.p3.n0.cdn.getcloudapp.com/items/kpum8X5N/Screen+Recording+2020-01-11+at+13.04.gif?v=ac03e6977c4dbfdbc4c7fcd6fe99f464

          1. Аватар

            Нет, не ошибочно. Я пытаюсь поздравить сотрудников с ДР. Поскольку сценариев для сотрудников нет, я создал всем карточки контактов с группой сотрудники. Поэтому так и называю.

            Мне в сценарии контакта не удается использовать именно параметры контакта, его имя в частности. На скринах видно, что мне доступны только переменные “Текущий пользователь”. Вот это мне кажется ошибкой.

            Хорошо, что техподдержка подсказала использовать контрагента, но это мне кажется недоработкой.

            1. Дмитрий Гончаренко

              Ага, теперь понял причем тут сотрудники. Для сотрудников обязательно появится их “родной” механизм для задач-поздравлений с ДР и костыли с добавлением их в контакты не понадобятся.

              Про переменные для контакта, на котором срабатывает сценарий, я поставил задачу в очередь доработок – сделаем их специально для такого случая.

                1. Дмитрий Гончаренко

                  Есть идеи по этому поводу, ждут реализации. Пока делаем периодические задачи с интервалом повторения каждый год на каждого сотрудника.

Добавить комментарий