Пора рассказать вам о новых возможностях обработки писем и о том, почему общение через почтового робота ПланФикса теперь будет сложно отличить от обычной переписки по e-mail
Начнем с новостей о правилах обработки писем, попадающих в ПланФикс.
Правила обработки e-mail, поступающих на адрес проекта
У каждого проекта в ПланФиксе есть свой электронный адрес. Письма, поступающие на этот адрес, становятся задачами в этом проекте. Эту возможность можно использовать по-разному – например, направлять письма с данными из внешних форм сразу в проект с заявками клиентов или в проект, где рассматриваются анкеты кандидатов на работу. А теперь в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail появилась возможность создавать правила для обработки таких писем:
Функционал правил такой же, как у правил обработки писем, приходящих на адреса сотрудников или виртуальные e-mail адреса – вы можете определять исполнителей, участников и аудиторов задачи, добавлять к ней аналитику, определять и создавать новых контрагентов и многое другое.
Правила обработки e-mail, поступающих на адрес задачи
Есть свой уникальный емейл и у каждой задачи в ПланФиксе. Письма, пришедшие на этот адрес, будут добавлены в задачу в виде нового комментария, прикрепленные к письмам файлы тоже попадут в задачу. И теперь вы можете создавать правила для обработки таких писем. Настраиваются они там же, в Управлении аккаунтом / работа с e-mail, так что один скриншот я сэкономлю.
Пока возможностей в этих правилах не так много, в основном они касаются изменения текста комментария. Например, при помощи вот такого правила вы можете обрезать стандартные “подвалы” с подписями, телефонами и логотипами компаний и сделать ленту комментариев в задаче более компактной:
На всякий случай скажу, что такое правило влияют только на тот текст, который станет текстом комментария – а полный исходный текст письма всегда доступен по ссылке в любом из таких действий, созданных по e-mail.
С вашей помощью мы надеемся нарастить функционал правил для писем, поступающих на адрес задачи – так что пишите.
Прощание с разделителем
Как вы знаете, ПланФикс умеет не только отправлять уведомления о новых задачах и комментариях на почту, но и обрабатывать ответы на эти письма-уведомления: текст вашего ответа станет новым комментарием к этой же задаче. Раньше в уведомлениях от ПланФикса всегда присутствовал специальный текстовый разделитель, при помощи которого система определяла, где заканчивается ваш ответ и начинается само письмо-уведомление. На заре своего существования этот разделитель выглядел вот так (смотрите под красной надписью):
Наличие такого “забора” нормально, если получатель письма понимает, что он общается с роботом. Но ПланФикс – это не только система приема и отработки заявок, для которой естественно такое поведение. Он позволяет сотрудникам общаться напрямую с клиентами, как если бы они писали обычные письма со своего адреса – и вот в этом сценарии наличие забора, мягко говоря, не помогает.
Со временем мы ушли от текста в разделителе и уменьшили его до ряда из точек. Но даже они привлекали лишнее внимание и вызывали вопросы. Теперь разделителя в письмах-уведомлениях нет совсем – и при этом ПланФикс умеет выделять из письма текст ответа.
В качестве небольшого философского отступления скажу, что судьба разделителя повторила путь, предопределенный законами развития технических систем: появившись в виде громоздкой, но выполнявшей свою функцию конструкции, он постепенно совершенствовался и уменьшался, чтобы в итоге достичь идеального состояния, когда системы нет вообще, а ее функция выполняется.
Заканчивая торжественные проводы разделителя в идеальный мир, скажу, что если вам будет его не хватать (например, для придания письмам-уведомлениям привычного для ваших клиентов вида робо-ответа), вы можете добавить его в шаблоны писем-уведомлений в том варианте, который посчитаете для себя наиболее подходящим.
Отправка файлов в виде вложений
Еще одно изменение, которое позволяет окончательно замаскировать общение через ПланФикс под обычную переписку по почте. Как знают наши старые пользователи, приложенные к задаче или действию файлы отправляются в письме-уведомлении в виде ссылки на скачивание:
Но если вы постоянно общаетесь с клиентами из ПланФикса, то рано или поздно на том конце провода встречается какой-нибудь “дядя очень строгих правил”, который не видит привычной “скрепочки” и поэтому считает, что файл ему не прислали. Это порождает лишние вопросы, плодит переписку и приводит к задержкам в рабочем процессе.
Теперь вы можете включить в настройках исходящих сообщений отправку файлов, размером до 10Мб, в виде традиционных вложений. Настраивается это в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Уведомления внешних контактов:
Отправка файлов в виде аттачей создает дополнительную нагрузку на наши сервера, поэтому на текущий момент мы включили ее только для платных аккаунтов и только для файлов размером до 10Мб. Ограничение по размеру играет еще одну роль – оно гарантирует, что письмо пройдет через все почтовые сервера и получатель сможет получить вложение.
Пожалуй, возможность отправки файлов в виде вложений стала последним принципиальным усовершенствованием работы ПланФикса с почтой. Мы не прекратим работать в этом направлении, но дальнейшие улучшения будут скорее экстенсивными: новые возможности в правилах, меньше ограничений в использовании и так далее – а так вообще, блок работы с e-mail можно считать закрытым по всем позициям.
Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса
Но если вдруг я о чем-то забыл – вы же напомните мне об этом в комментариях, правда? 🙂
в скриншоте должен быть пример “тело письма” а не “тема письма” ибо вряд-ли кто-то пишет с уважением в теме письма.
А почему функционал доступен только собственнику? Подобный функционал скорее тяготеет к администраторам, нежели целому собственнику.
> в скриншоте должен быть пример “тело письма” а не “тема письма”
Спасибо, моя ошибка, поправлю.
> А почему функционал доступен только собственнику?
Администраторы тоже имеют доступ к этому разделу.
Все очень нужное.
Сразу настроил вложения.
В планах гибко настроить правила.
Удачи Вам ребята!
Очень быстро прогрессируете… причем, в правильном направлении…
Спасибо, удача никогда не бывает лишней)
Полезное дополнение, спасибо!
Было бы здорово, если бы можно было обновлять любые настраиваемые поля задачи на основе содержания входящего письма… Чтобы можно было найти в письме текст по критериям и перенести этот текст в поле задачи, на адрес которой пришло письмо.
Это, в частности, позволит реализовать автоматическую обработку обратной связи (например, от внешнего постановщика) по итогам выполнения задачи.
Спасибо, Степан, подумаем в этом направлении.
Поддерживаю. Такая триггерная возможность добавила бы много разных вариантов использования.
Письма отправляются от корпоративного ящика
Но в этих письмах в reply-to стоит ящик планфикса.
Хорошо бы сделать в reply-to тоже корпоративный ящик.
Естественно, у этого корп.ящика должен быть настроен форвард.
Так сделать не получится, т.к. в этом случае ответы на это письмо не будут попадать в нужные задачи ПланФикса.
раньше у вас в reply-to было task+12324@….
сейчас вроде такого нет, и в reply-to просто ящик сотрудника в ПФ
Так и есть, Денис – но основная информация для связки находится в технических полях письма и форвард ее убьет, связка потеряется.
У меня сейчас похожая ситуация. Клиенты упорно пишут письма с новой темой письма и это письмо все равно в задачу уже не попадает( хотя письмо то по сути по общему проекту). Слепил велосипедик. Обычно с одним клиентом взаимодействую по одной задаче одновременно. Поставил переадресацию- если письмо от этого получателя, значит отправляю копию на адрес задачи в planfix. Не очень кошерно, но зато история вся в planfix.
При создании задач из почты очень не хватает целого ряда функций:
1. Обновление сведений о контакте из полей за метками (хотя бы заполнение еще не заполненных в карточке контакта полей)
2. Назначение исполнителем группы сотрудников по данным письма (если в письме “Регион: Киев”, тогда исполнитель создаваемой задачи – группа Киев).
3. Заполнение поля “Дополнительные e-mail” контакта. Это новое поле пока недоступно в правилах для задач из email-ов.
Это только навскидку из последнего проекта внедрения ПланФикс. 🙂
Спасибо, Александр – закинул в список доработок все три пункта.
Дмитрий,
спасибо за файлы вложением, сильно не хватало!
Причём даже мне, а не клиенту – когда на телефоне читаешь сообщения из ПФ, открыть ссылку на файл нельзя – нужно сначало залогиниться в ПФ.
Это, во-первых, сильно расстраивало, а во-вторых, вынуждало держать легконабираемый пароль в ПФ (админского аккаунта, между прочим ;-)) , чтобы его можно было натыкать на айфоне, а это уже безопасность… Пошел менять пароль 🙂
P.S. Поймал себя на мысли, что если прошла неделя, а в блоге ПланФикса нет рассказа о новой фишке, то мне уже чего-то уже не хватает 😉
Спасибо, Дмитрий, будем стараться не разочаровывать неделями без новостей 🙂
Прикрепление файлов нужно не только для внешних аккаунтов, но и для сотрудников.
Есть те, кто работают с закрытыми для работы браузерами, им приходится отправлять файлы отдельно или они заходят с других компьютеров для просмотра.
Возможно, сделаем такое в развитии – но вначале посмотрим, насколько возрастет нагрузка при отправке текущего объема писем контактам.
Спасибо! Очень вовремя! Как раз на прошлой неделе появился клиент который упорно не оплачивал счет пока ему обычной почтой с вложением не выслал!
Было бы здорово уметь ставить подзадачи через емейл.
Вот к проекту можно поставить задачу, а к задаче подзадачу – пока еще нельзя.
Поддерживаю, очень нужно!
Зафиксирован этот запрос в очереди, сделаем.
Я в шоке
Вчера подумал “надо спросить службу поддержки о том, как файлы прикреплять как вложения”.
А тут такое обновление…
Вы научились читать мысли пользователей? 🙂
Еще дополнение.
Можно ли “привязать” настройку “отправлять как вложения” не к аккаунту, а к конкретным пользователям?
Некоторых моих пользователей вполне устраивает текущее положение вещей.
Когда им приходит письмо с “псевдовложением”, они в ПФ заходят, “приобщаются” к видимой им части переписки и пишут более внятные дополнения-комментарии
Мир это вообще такая штука, что почти все наши мысли уже кому-то приходили в голову раньше 🙂
По поводу настройки – теоретически можно, конечно, но есть ощущение, что мало кто этим будет пользоваться. Помониторим запросы, если будут повторяться – задумаемся над этим более предметно.
Подумалось тут…
А зачем вообще гонять файлы по сети и создавать эту дополнительную нагрузку?
Просто чтобы была “скрепочка” рядом с письмом? 🙂
Основная проблема, с которой сталкивались мои пользователи – пароль для входа в аккаунт.
В обсуждениях выше об этой проблеме упоминают и другие пользователи.
А можно попросить вас сделать в письмах ссылки с “автовходом”.
Чтобы прямо из письма, не вводя никакие пароли, можно было
1. либо скачать файл одним кликом (и тогда его не надо будет прикреплять к письму),
2. либо сразу зайти в переписку по задаче и с ней со всей ознакомиться (и при необходимости со всеми файлами ознакомиться)
И для того и для другого можно сделать специальные переменные для шаблонов уведомлений.
Типа
{{Действие.Прикрепленные файлыСАвтоВходом}}
{{Задача.СсылкаСАвтоВходом}}
Эта просьба не входит в противоречие с идеологией планфикса? 🙂
Стоит задача – отправить коммерческое предложение
Ранее оно отправлялось из аутлука с вложением а в ПланФикс вручную дублировалась запись с прикрепленными файлами. А сейчас можно прям из ПланФикса выслать.
Часто встречаюсь с ситуацией, когда получатель письма со ссылкой не может скачать документ потому, что упирается в запрет системы безопасности. Вложения при этом у него открываются легко.
Присоединяюсь к ответам выше – действительно, именно такие ситуации в итоге и привели к решению реализовать возможность отправки файлов вложениями.
Что касается автовхода, то скачивание для контактов без доступа в ПФ сейчас примерно так и работает – у них же в принципе нет логина и пароля. Для сотрудников и контактов с доступом используется стандартная процедура авторизации.
Почему мы считаем неправильным упрощать вход – легко представить ситуацию, когда письмо пересылается другому получателю, не имеющему доступ в ПФ. Если сделать автовход по ссылке, то получится, что переславший письмо сотрудник не подумав дал доступ в систему постороннему человеку.
Ну и стоит учесть, что если логин и пароль сохранены на уровне браузера, то вход по любой ссылке и будет работать как автовход, дополнительно вводить логин и пароль не понадобится.
Отличная возможность, спасибо!)
Заметил такой момент (применительно к переписке с клиентом через ПФ вообще): Если прикрепить к задаче, в которой клиент постановщик, аналитику (с ограниченными правами на просмотр) и забыть снять оповещение, к клиенту уйдет пустое письмо. Может это как то можно убрать?
Наверняка можно – более того, мы раньше уже делали защиту от отправки пустых писем. Возможно, такой сценарий в ней не учитывается. Спасибо за пример, попробуем воспроизвести у себя и пофиксить – незачем пугать клиента пустыми письмами.
Доработали этот момент, пустое письмо в этом сценарии больше уходить не должно.
“Вырезаем подпись” – это круто!
А если в подписи вставлена картинка с логотипом, есть способ её выкинуть навсегда как будто её не было?
Теоретически, правило из примера должно справиться и с такой задачей. Но все равно нужна какая-то зацепка, метка после которой все резать.
Письмо было в формате HTML, все что после “С уважением” ПланФикс вырезал, но картинку из подписи прикрепил как документ.
Понял, подумаем что можно с этим сделать.
Как то можно ограничить отправку прикрепляемого файла по расширению?
Я часто exe файлы в комментариях и задачах добавляю в ПланФикс. Если они начнут по почте уходить – их точно не пропустят почтовики. Из за этого в комментариях и публикую а не по почту высылаю
Сейчас такой возможности нет. Пока не очень представляю, где можно было бы разместить такую настройку.
Ура! отдельное спасибо за реализацию приложенных файлов. вы супер.
Блок с входящими emailами действительно выглядит закрытым, но вот с исходящими настроек сильно меньше.
Например, в первую очередь не хватает возможности разных групповых псевдонимов (базовых функционал есть – настройка аккаунта и личных емейлов, но нет возможности, например, одним и тем же сотрудникам отвечать из разных групповых емейлов – ну или она нами пока была не найдена). Чтобы один и тот же сотрудник мог отвечать из billingа и из tech, например.
Также сильно не хватает настройки шаблонов исходящих писем для внутренних пользователей.
Спасибо!
> одним и тем же сотрудникам отвечать из разных групповых емейлов
А в зависимости от чего мог бы меняться адрес, например?
в нашем случае есть задача нескольких проектов, которые менеджерит одна и та же группа сотрудников, причем почта приходит от большого количества разных людей на один ящик к гмейле для каждого из проектов. но я понимаю, что это не классический случай.
более вероятна ситуация распределения по группам ролей, а не по проектам – как тот же биллинг, техподдержка, заказы и прочее, мне так сложно сформулировать, но я думаю, что есть группы, которые можно определить как множества с ненулевым пересечением по сотрудникам)
Скорее всего, тут удобнее определять адрес, с которого должно отправиться письмо, в рамках сценария. Сценарий может оперировать разными условиями для определения нужного адреса – проектом, автором комментария и т.п. и в зависимости от этого слать уведомление по нужному шаблону.
Сейчас в выборе отправителей письма из сценария присутствуют только сам сотрудник, постановщик задачи, либо емейл самой задачи. Думаю, для описанного кейса была бы удобной возможность подключать в ПФ дополнительные e-mail и использовать их в списке отправителей.
Если пошел разговор про почту то вот какая проблема:
После загрузки нового документа или новой версии документа в режиме “Документы”, мне нужно отправить ссылку на него внутреннему или внешнему корреспонденту для скачивания или отправить оповещение что есть новая версия файла. Сейчас приходится копировать ссылки и отправлять письмо из аутлука. Хочется кнопку “Уведомить” ввод комментария и выбор получателей письма
Если добавлять документ сразу в действии к задаче. то так оно и выглядит. Может быть, слегка изменить процедуру добавления и получить эти преимущества? Документ-то в итоге и так, и так окажется в нужной папке проекта.
Правильно я понял что нужно делать:
Проект Разработка – постановщик я, исполнители сотрудники
Задача новый функционал.
Постановщик – Я
Исполнитель – Я
Результат – новый exe выложен в раздел – Дистрибутивы в ПланФиксе.
Теперь нужно всех оповестить заинтересованных.
Делать комментарий в нем добавлять в нужный раздел новый файл и оповещать кого нужно.
Я не до конца понимаю нюансы (в частности, почему в задаче “Новый функционал” Вы и постановщик, и исполнитель), но в общем целом да, наверное.
Обычно работа ведется в задаче, результат тоже загружается в нее и о нем уведомляются нужные сотрудники или представители клиента. Файл с результатом при этом автоматически оказывается в папке этого проекта.
Мысли по организации работы с почтой.
Вся почта должна быть в одном месте. Хранится как пришла. Вложения не превращаются в документы ПланФикса до обработки (что бы после удаления мусора не оставалось, в vTiger меня это раздражало).
Не все письма являются задачами и требуют реагирования.
Какие то письма пришли в ответ на задачи – сразу нырнули на свои места
Какие-то отправлены как комментарии но на личный адрес – отправить их в нужные комментарии (что бы история переписки сохранилась)
По каким то письмам создать новые задачи или даже новые проекты.
Какие письма оставить просто письмами.
Нужна возможность отправить новое письмо – без задачи или комментария, просто письмо.
По контакту показывать как задачи так и письма и активности – письма отправленные контакту автоматически (сейчас я не вижу отправлено ли уведомление контакту или нет).
P.S. Возможно, я не просто не знаю все сценарии использования ПланФикса и в моей голове письмо задача.
На мой взгляд, такой подход создал бы почву для постоянной путаницы. Попробую на примере. Вот заглянул я в этот раздел, чтобы посмотреть что происходит с клиентом. Вижу какое-то письмо от него. Захожу, читаю. Сразу хочется ответить. А письмо – это часть переписки по задаче. Если отвечу как просто письмо, в задаче потеряется история.
И таких сценариев в голову много приходит. Если оставаться в парадигме использования почты как основного инструмента, то будет страдать цельность системы, как мне кажется.
Но вот эта идея:
>> По контакту показывать как задачи так и письма и активности – письма отправленные контакту автоматически (сейчас я не вижу отправлено ли уведомление контакту или нет).
мне понравилась.
Мне кажется, есть тут над чем подумать. именно в плане показывать переписку по клиенту, чтобы можно было в одном месте (карточке клиента) увидеть все отправленные ему и полученные от него письма. Подумаем, посоветуемся, может что-то получится из этого полезное.
Функция обрезки письма не работает. Текст и форматирование письма примерно такое:
Поля формы:
Содержание заказа:
Параметры визита:
Вот нужно удалить все, что находится под надписью “Содержание заказа”, да и саму надпись. Создали правило, что “тело содержит”, “удалить слово”, “удалить всё” с текстом “Содержание заказа”, и никакого результата. пробовали и другие строки – все равно письмо приходит в первозданном виде. Что делать?
Напишите, пожалуйста, в Службу поддержки, Андрей – ребята помогут разобраться, что не так с правилом.
Возможно ли добавить такой же функционал и для сотрудников компании (не только внешних контактов). В ситуации когда ПФ не является единственной точкой входа по задачам и средством коммуникации, не хватает либо превью файлов в самом письме, либо превью вложенных файлов средствами почтового клиента.
Возможно, конечно. Посмотрим, как поведет себя система в опытной эксплуатации, как будет расти нагрузка, насколько частыми будут запросы на аналогичный функционал для сотрудников – и будем принимать решение по этому поводу.