Возможно, для кого-то будет открытием сам факт того, что в ПланФиксе можете работать не только вы, но и ваши клиенты. Если так — здорово, ваш день уже прошёл не зря:)
Вообще, существует даже два способа организации работы клиента в ПланФиксе: личный кабинет клиента и прямой доступ для него в систему. Оба они работают достаточно давно и, как это обычно бывает, по мере развития системы мы получаем от вас обратную связь по ситуациям, когда подключение клиента в ПланФикс происходит недостаточно просто и удобно. Как правило, дело касается каких-то мелочей — вроде возможность есть, и потребность тоже, а когда доходит до дела, что-то идет не так.
Новинками Личного кабинета я рассчитываю порадовать вас в этом году, но попозже, а сегодня хочу рассказать об одном полезном нововведении, которое должно снять распространенный барьер для подключения клиентов напрямую в систему.
Для начала, пару слов о том, как это работает.
Вы можете дать доступ в свой ПланФикс любому клиенту, добавленному в раздел “Контакты”. Для этого достаточно указать в карточке контакта его электронную почту и активировать галочку “Доступ в ПланФикс”:
Клиент получит приглашение на почту, перейдет по ссылке и окажется в вашем аккаунте. Конечно, с ограниченными возможностями. Эти ограничения хорошо продуманы и отработаны годами практики. Они позволяют сотрудникам компании не переживать, что клиент получит доступ к тому, чего не следует, или вдруг начнет неконтролируемо ставить всем вокруг новые задачи и отвлекать их от работы.
Но есть (вернее, был) один момент, который в некоторых ситуациях делал подключение клиента неудобным — это наличие внутренней переписки в задачах с его участием.
Как это обычно бывает?
Вот обратился к вам клиент и по его обращению создалась задача:
Вы начали с ним общаться и завязалась работа. Дело продвигается, клиент доволен, все идет хорошо:
В какой-то момент возникает вопрос, для решения которого вы привлекаете коллег и параллельно с общением с клиентом завязывается внутренняя переписка:
Клиент видит только сообщения, которые адресованы ему (голубенькие), а вы можете свободно общаться и обсуждать любые возникающие вопросы в этой же задаче, не теряя контекста. И все это отлично функционирует и здорово помогает в работе.
Постепенно клиент становится постоянным, все больше активничает и наступает момент, когда по уму его бы нужно подключить в ПланФикс. Вы параллельно работаете с ним по нескольким задачам или даже проектам, возникают разные вопросы, которые хотелось бы оперативно согласовывать, да и вообще полезно показать клиенту, насколько технологично выстроена работа в вашей компании.
И вот тут возникает одно “но” — та самая внутренняя переписка. Как только клиент получит доступ в ПланФикс и зайдет в задачу, он увидит то, что раньше было “за кадром”. И совершенно не факт, что это его обрадует:
До сегодняшнего дня выход из этой ситуации был только один: пройтись по всем комментариям всех задач с участием клиента, выловить то, чего клиенту видеть не стоит, и сделать такие комментарии скрытыми. Так себе удовольствие, прямо скажем. А еще ж нужно всех предупредить, что клиент теперь в ПланФиксе, поэтому выражать свои эмоции лучше с оглядкой и обязательно такими же скрытыми комментариями. И совершенно не факт, что до всех это дойдет с первого раза.
В общем, неудобно.
Чтобы убрать этот барьер, мы сделали дополнительную настройку в “Управлении аккаунтом” (это же ПланФикс, чего еще от нас ожидать? :)):
Если включить вариант “Контакты с доступом в ПланФикс видят только те комментарии, в которых они были явно уведомлены”, то зайдя в задачу, клиент увидит только то, что он уже видел раньше в вашей с ним переписке:
Комментарии с внутренней перепиской, в которых уведомлены только сотрудники компании, клиент не видит. Что немаловажно, в своей карточке тоже. То есть, если вы привыкли оставлять какие-то заметки по клиенту комментариями в карточке его контакта, то они навсегда останутся доступными только для вас и ваших коллег, клиент их не увидит. А значит, никаких дополнительных мер перед подключением клиента в ПланФикс нам предпринимать не нужно. И проводить инструктаж для коллег “как теперь общаться по задачам” тоже. А это тихая радость для руководителей и администраторов.
В общем, если вы активно работаете со своими клиентами в ПланФиксе — берите на вооружение. А если до сих пор боялись — можно пробовать, вам понравится. И клиентам тоже.
P.S. Если у вас (ну вдруг) созреет желание выразить “спасибо” Команде ПланФикса — напишите его, пожалуйста, на одном из ресурсов, перечисленных здесь. Нам будет очень приятно.
Отлично!
Спасибо, реально экономия времени.
Только сейчас заметил что у контактов с доступом в Планфикс есть мобильная версия, а у контактов без доступа(в так называемом Личном кабинета клиента) – мобильной версии нет.
Есть планы на неё какие-то планы?
Планов по развитию мобильной версии у нас в принципе на текущий момент нет, основной фокус стоит на мобильных приложениях. Как будет дальше – посмотрим, может настанет и ее время.
Контакты без доступа в Планфикс тоже смогут пользоваться мобильными приложениям?
Пока не могу сказать, не добрались еще до этого вопроса.
Прекрасная новость.
Буквально вчера с коллегами обсуждали этот кейс и тут такие прекрасные новости!
Да, бывает и так 🙂
Эта настройка появилась явно раньше чем сегодня, так как уже опробована и используется )))
Но в целом личный кабинет за 49 евро в месяц (так как не на своем доменном имени он не имеет большого смысла) – то еще удовольствие )))
По статистике, основная масса компаний, которая пускает клиентов в свой аккаунт, работает как раз на обычных планфиксовских доменах. Так что, наверное, не так уж это страшно 🙂
Проcто нет выбора … ))
А была бы стоимость нулевой, то гораздо больше компаний вообще бы строили “свои” личные кабинеты в Планфиксе … так как это возможно под многие задачи.
Правда еще есть стоимость за такого пользователя, но все же …
Замечательно! НО есть одно но! Все таки эту настройку нужно было сделать в карточки самого контакта, чтобы настройка была индивидуальной. Есть сотрудники которые в системе как контакты с доступом, им просто сейчас срежет видимость в задачах
Мы обсуждали этот вариант в процессе проработки этой настройки. В итоге пришли к тому, что кейс подключения клиентов (и вообще внешников) основной и для него удобнее указать это один раз и в одном месте, а не задумываться над каждым контактом в отдельности.
Но, как обычно, все покажет практика – я не исключаю, что со временем эта настройка может переехать на уровень контакта.
Почему бы не сделать “поведение по умолчанию” + личная настройка в контакте (которая имеет приоритет над настройкой по умолчанию)?
Потому что это существенно усложняет использование ПланФикса. Практика работы (с другими объектами) показывает, что в итоге у пользователя нет понимания, как ведет себя система – она воспринимается как набор мин и подводных камней, не знаешь в какой момент попадешь в ловушку.
Например, доступ в справочниках, который можно настроить его на уровне всего справочника и на уровне записи. Понятно для чего это нужно, куча кейсов использования, вроде все удобно и правильно. На практике – постоянные обращения в Службу поддержки “Почему такой-то видит/не видит эту запись справочника?!? У нас все пропало (человек узнал то, что не должен был/ не можем работать/ и т.п.)!!!”
Получив в ходе работы над ПФ такой опыт, мы стали учитывать его при планировании нововведений. У Гибкости имеется обратная сторона – Понятность. И недооценивать это нельзя.
А как можно уникализировать страницу входа для клиента?
Клиент видит не то, что ожидает, переходя из письма, и уходит.
Речь об этой странице? https://pic.planfix.ru/pf/zg/R0audt.jpg
Дмитрий, о да!
Сейчас она брендируется только для аккаунтов, которые работают на своем домене. Выглядит так: https://pic.planfix.ru/pf/Hr/3Kwxw2.png
Для других аккаунтов пока не планировали вводить такое – наличие брендированной страницы входа добавляет привлекательности дополнительной услуге “Свой домен”.
За 49 евро в месяц, понял. Спасибо за ответ.
Ребят, мы с Вами уже 4 года.
Ранее пробовали аналоги, но всё было не то.
План фикс “зашёл” сразу. Видно, что делается всё качественно и с душой!
Спасибо за отличный сервис!
Спасибо большое, Кирилл! Передам Ваши слова команде, нам всем очень приятно видеть такую оценку нашей работы. Будем стараться и дальше ей соответствовать 🙂
Спасибо, полезная штука, когда в ПФ уже имеет доступ около 400 контактов)
Но очень не хватает возможности отключить для контактов все системные функции (вид отображения, настройка столбцов, правая панель с кнопкой “новый фильтр” и так далее). Кликают всё подряд, теряются, и в итоге “непонятно мне в вашем ПФ, не буду заходить, скиньте на емейл”.
Очень хотелось бы иметь возможность отключать системные функции для контактов с доступом. Неимоверно упростило бы работу. Спасибо
Здравствуйте, Марина!
Такая возможность есть, нужно слелать рабочее пространство с минимално необходимым набором функций и дать к нему доступ внешним контактам, как описано в справке: https://planfix.ru/docs/%D0%A3%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0_%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%B3%D0%BE_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B0_%D0%B4%D0%BB%D1%8F_%D0%B2%D0%BD%D0%B5%D1%88%D0%BD%D0%B8%D1%85_%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%B9
Это всё есть.
На своем отдельном рабочем пространстве у них есть готовый фильтр справочника (ради него и давался доступ клиентам в ПФ во избежание ежедневных рассылок, так как там информация, которая обновляется по 20-30 раз в день), настроенный администратором.
Но в этом готовом фильтре всё-равно активные те функции, которые я описала выше.
Клиент кликает на “глазик” и “шестеренку”, там случайно меняет настройки фильтра у себя, теряется и потом отказывается работать через Планфикс, так как ему сложно понять, как там всё устроено.
Также вверху фильтра виден путь папок, по которым они тоже, конечно же, кликают и теряются.
Ага, понял. Это полезная информация, подумаем в эту сторону. Спасибо!
У меня была другая идея – сделать не просто кнопку “скрыть от остальных” а сделать еще кнопку “скрыть от клиентов”.
Чем плоха кнопка “скрыть от остальных” – когда меняется менеджер проекта, он должен видеть переписку старого менеджера в том числе внутреннюю закрытую от клиента! Это важно.
Казалось бы ваше решение удобное и теперь можно все комменты писать открытыми и просто не уведомлять клиента, НО тут возникает другая проблема – меняется менеджер на стороне клиента и теперь новому менеджеру надо видеть всю переписку и согласования которые вел его предшественник.
Что делать в этом случае если новый менеджер естественно не был уведомлен в старых сообщениях?
Может быть сделать так что если хотя бы один клиент был уведомлен в сообщении, то все клиенты начинают видеть эти сообщения если зайдут в ПФ?
Или хотя бы если клиенты в одной компании, то пусть они видят сообщения друг друга (или с уведомлениями друг другу), иначе когда со стороны клиента несколько человек работают вообще они не смогут ориентироваться в диалоге.
Спасибо, Дмитрий, это полезная мысль. Обсудим это в команде.