Дмитрий Гончаренко

Погружение в Telegram

Команда ПланФикса любит экспериментировать. Это здорово, конечно – но иногда мне кажется, что в процессе чтения анонса очередного такого эксперимента, у вас на лицах возникает выражение легкого недоумения

- Бот ПланФикса для Telegram умеет создавать задачи и проекты прямо из чата! - И чо?

И сегодня как раз такой случай.

Про бота ПланФикса для Telegram вы уже знаете. Теперь появилась возможность не только получать с его помощью уведомления из ПланФикса в Telegram, но и подключить бота в чат Телеграма, где общаются живые люди.

Бот является связующим звеном чата и ПланФикса и может передавать информацию в обе стороны – транслировать в чат сообщения, приходящие в задачу ПланФикса и транслировать в задачу ПланФикса то, что добавляется в чате. Кроме этого, бот умеет создавать задачи и проекты в ПланФиксе, а также переключаться между ними.

Что это дает?

Ниже я опишу несколько сценариев, которые приходят в голову – но понятно, что ими все не ограничивается. Как это часто бывает с ПланФиксом, мы даем вам в руки инструмент, которым вы можете пользоваться по своему разумению – и часто результаты этого использования удивляют в том числе и нас.

Начнем с простого: для решения каких-то оперативных вопросов команда, работающая в ПланФиксе, пользуется чатом. Подключив чат к задаче, вы получаете его полную историю, доступную в интерфейсе ПланФикса + полнотекстовый поиск по этой истории и возможность выделять ключевые моменты в виде новых задач.

Простой кейс в другую сторону: теперь вы можете транслировать в Телеграм события из других систем и приложений, которые попадают в ваш ПланФикс. Например, вы получаете в задачу ПланФикса информацию о поступающих на банковский счет платежах, которая важна для нескольких людей, не работающих в ПланФиксе, но использующих Телеграм. Создайте чат с их участием и добавьте туда бота ПланФикса. Привяжите чат к задаче, в которую попадают уведомления из банка – и они будут транслироваться в Телеграм. В общем, получается что-то типа каналов в Slack, в которые попадает информация из разных внешних источников.

Еще один простой пример: есть категория сотрудников, которых сложно затащить в ПланФикс – а вот чатами они пользуются с удовольствием, потому что это позволяет им обмениваться информацией и оперативно решать между собой возникающие вопросы. Один из клиентов ПланФикса, например, общается в таком чате с сотрудниками своего агрохолдинга, которые большую часть проводят в поле (в прямом смысле этого слова).

Привязав чат к задаче в ПланФиксе, менеджер таких сотрудников получит:

  • историю этого общения в виде комментариев к задаче
  • полнотекстовый поиск по этому общению средствами ПланФикса
  • возможность создавать на основании сообщений из чата задачи для других сотрудников, которые работают в ПланФиксе

Теперь чуть более сложная связка:

  • Есть задача в ПланФиксе и клиент, с которым вы общаетесь в рамках этой задачи по e-mail.
  • Есть чат, в котором общаются удаленные/выездные/ленивые сотрудники – или даже не сотрудники, а какие-то внешние подрядчики, к примеру.
  • Привязав чат к этой задаче при помощи бота, вы получаете прямой интерфейс e-mail – Telegram.
  • При этом уведомление клиенту по e-mail уйдет только в том случае, если в чате к нему обратятся напрямую через @. Так что можно свободно обсуждать в чате все что угодно – клиент увидит только то, что вы осознанно адресуете непосредственно ему.

В итоге, сотрудники сидят в чате, клиент пишет по e-mail, менеджер контролирует всё в задаче ПланФикса – каждый чувствует себя комфортно в своей среде, ну и учет с контролем не страдают.

Чат можно привязывать не только к задаче, но и к проекту. Это позволяет по команде из чата создавать задачи в этом проекте. При этом используется шаблон задачи, который выбран для этого проекта по умолчанию. Например, добавив в чат сотрудников удаленных торговых точек и привязав этот чат к проекту “Техподдержка магазинов”, вы даете им возможность создавать прямо из чата тикеты, которые будут ставиться в виде задач на сотрудников техподдержки. При этом в самом ПланФиксе эти сотрудники могут быть даже не зарегистрированы – для них работа выглядит просто как болталка в чате с дополнительными возможностями.

Бот умеет работать с разнообразным контентом: помимо текстовых сообщений, вы можете посылать ему фото и видео, сделанные с телефона, голосовые сообщения и даже геометки – все это аккуратно прикрепится к выбранной задаче ПланФикса.

Как попробовать это в деле?

  1. Включите уведомления в Telegram, чтобы привязать бота к своей учетной записи ПланФикса. Это же должен сделать каждый участник чата, который работает в ПланФиксе – тогда его сообщения в чате будут попадать в ПланФикс от его имени.Если этого не сделать, при получении сообщения из чата в ПланФиксе будет автоматически создан новый контакт и сообщение будет добавлено от его имени. Это удобно для работы с внешними пользователями, но в случае с сотрудниками приведет к появлению лишнего контакта, который потом будет вас путать.
  2. Добавьте бота ПланФикса в нужный чат (группу) Телеграма. Обратите внимание: это делается в настройках группы,  как добавление обычного участника.
  3. Используйте команды боту для совершения действий:

/task <Название новой или номер существующей> – Привязать задачу (новую или существующую) к чату. После привязки новые сообщения, поступающие в задачу, будут транслироваться в чат, а сообщения из чата будут транслироваться в задачу.

/project <Название нового или номер существующего> – Указать в каком проекте (новом или существующем) создавать новые задачи

/find <текст запроса> – найти проекты и задачи, содержащие в названии текст запроса. Найденные проекты и задачи будут перечислены вместе с их номерами – это поможет найти номер проекта/задачи, к которым вы хотите привязать чат.

/suspend – Управление трансляцией чата в ПланФикс: /suspend on отключает трансляцию, /suspend off – опять включает.

/who – Показывает всех участников задачи с их ролями. Помогает в том числе увидеть имя для прямой адресации через @ (см. выше пример с клиентом, работающим с задачей по e-mail)

/status – Выдает информацию о чате: к какому проекту/задаче он привязан и включена ли трансляция из чата в задачу.

/endtask – Отвязать задачу от чата.

/endproject – Отвязать проект от чата.

/help – Выдает справку по командам бота.

Философская минутка

Глобальная битва за “души” рабочих коллективов между чатами/мессенджерами и системами управления идет очень давно. В этом вечном противостоянии Хаоса и Порядка не может быть абсолютной победы: чаты заманивают своей простотой, но хромают в вопросах управляемости – а системы управления обещают предсказуемость, но требуют дисциплины, которая не всем по душе.

Одна из заметных тенденций последнего времени – попытка чатов вторгнуться на корпоративный рынок. На острие атаки – Slack, который позволяет дробить общение коллектива на множество каналов, эмулируя таким образом подобие порядка.

Помогает ему в этом возможность получать в отдельные каналы сообщения из различных внешних систем (в том числе и систем управления, вроде Asana, Jira и других) – так он оттягивает на себя роль командного центра, в который стекается информация из разных источников и идет процесс ее обработки и принятия решений.

Для мини-команд и процессных бизнес-моделей (или мини-проектов) этого может быть достаточно: пока в головах участников сохраняется общая картина происходящего и события, на которые они должны отреагировать, происходят последовательно, система работает.

При этом примеров обратных моделей, когда чат интегрирован с системой управления таким образом, чтобы центр принятия решений находился в системе управления, а общение могло идти в том числе и в чате, на рынке пока не заметно.

Тут важно понимать, что само по себе наличие в системе управления чата, который живет своей жизнью и существует как бы параллельно процессу управления, не является движением в сторону Порядка. Наоборот, добавив чат в систему управления, вы просто добавляете в нее порцию Хаоса: общение по общим задачам размывается между несколькими источниками (комментарии в проектах/задачах, общение в чате/по Скайпу/почте и т.п.), что сразу отрицательно сказывается на управляемости.

Глубокая интеграция ПланФикса с Telegram – это наша попытка узнать, есть ли жизнь на той стороне Луны. С вашей помощью, на практических примерах, мы хотим попробовать нащупать другую модель, объединяющую сильные стороны чатов и систем управления с центром принятия решений, находящемся в системе управления. Ну или убедиться, что это невозможно, ведь отрицательный результат – тоже результат.

Нюансы и тонкости
Наверняка они есть, но пока в голову приходит только то, что работает глубокая интеграция с Telegram только в платных или премиум-аккаунтах. Новые аккаунты в ходе пробного периода тоже имеют возможность оценить работу этого функционала и примерить ее к своему случаю. Сотрудники бесплатных аккаунтов пользоваться расширенными возможностями бота не смогут, но стандартная интеграция ПланФикса с Telegram для них работает полноценно, получать уведомления из системы и отвечать на них они по-прежнему могут без всяких ограничений.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Ну что, давайте попробуем как это все работает?

87 комментариев

    1. Да есть тут придумыватели странных штук 🙂
      Но это не означает, что все их обязательно использовать – надо же и работать когда-то))

    1. На самом деле, одно другому не помеха, будет и для слэка интеграция. Просто телеграмщиков среди наших активных пользователей как-то получилось больше, вот они и продвинули эту тему первой.

  8. Попробовали, все отлично работает но комменты обезличенные прилетают. Что от сотрудников в телеграмме что от контактов, хотя и у тех и у других указаны номера телефонов в планфиксе, наверно можно было бы их ассоциировать по нему …

  10. “/project – привязать чат к проекту с указанным номером. После привязки задачи из чата будут создаваться в этом проекте.”

    А комментарии к задаче, которая есть этом проекте, должны попадать в Телеграм?
    Или нужно каждую задачу индивидуально привязать к чату?

        1. Зайдите в чат (говорю про десктопную версию), в чате сверху справа есть стрелочка. Нажмите на нее , откроется окошко, где будет список участников чата, найдите бота – рядом с ним будет кнопка Remove.

  16. По /find желательно еще название проекта, чтобы выводил хотя бы первые 20 символов. У нас много задач с одинаковыми названиями, но находятся в разных проектах. Допустим групповая задача “исполнение контракта”

  17. Есть момент:
    Есть задача ПФ, привязанная через бот к чату телеграмма.
    Моя учётка ПФ привязана к телеграмму.
    КОгда я отвечаю из интерфейса ПФ в эту задачу в чате появляется сообщения от бота ПФ с текстом “Имяпользоватлея текст_сообщения”. Причём имя аккаунта вообще берет из скайпа!(т.е. это не ФИО и не никнейм телеграмма) Можно ли сделать если отвечаешь из ПФ, то выводилось твоё ФИО из Планфикса?

  18. Добрый день. Было бы не плохо еще, чтобы отвечая на сообщение в телеграмм в планфикс поступало сообщение как ответ с цитированием, чтобы было понятно на какой вопрос был дан ответ.
    Например, человек задал 2 вопроса в ленте под задачей. В телеграмме отвечаю на конкретное сообщение, одна в ленту попадает сообщение без цитирования.

    2. Сделали цитирование, проверьте пожалуйста.
      Если все работает как ожидается и не будет жалоб от пользователей – то так и оставим.

      1. Дмитрий, не работает цитирование собственного сообщения в чате Телеграма: ПФ получает тектс без цитирования.
        Так и должно быть?
        P.S. цитирую сам себя 🙂 поскольку в чате только я и бот.

  19. Подскажите, если командой /task создаешь задачу, можно текущими средствами назначить ей исполнителя и срок исполнения? На почте мы это делаем, отлавливая метки в теме письма правилами задач для почты.
    Или сейчас возможность оперировать только данными заданными шаблоном задачи проекта?

    У меня есть пара мыслей:
    1. Добавить ключи к команде /task, типа /task TaskName Пупкин 22.02.17 (это самое быстрое применение)
    2. после ввода имени по task, запросить исполнителя и срок в виде диалога от бота (с одной стороны это увеличивает диалог при использовании команды /task, Но с другой стороны, мы же не каждый час задачи через телеграм создаём.
    3. добавить команду которая будет редактировать задачу с определенным номером(если хватает прав), типа /taskset (далее ввод или запрос исполнителя, даты окончания задачи. или на выбор опций для редактирования как у оффбота Телеграма)
    Как тут: https://forum.bits.media/uploads/downloaded/alb8kv9_9a71a401ebd1b15d4e72a979bdf81503.jpg
    4. добавить правила обработки команды /task бота по аналогии с правилами обработки почты.

    1. Спасибо, Павел, обсудим это предложение в команде. Текущим функционалом такого поведения добиться не получится.

  20. Добрый день! Вопрос: как работает собственный бот подключенный к планфиксу? Во-первых шаблоны заданы, бот подключен, присылает уведомления о новой задаче мне в телеграм по автосценарию. Но когда я отвечаю ни задача ни контакт не создаются. Шаблоны заданы, какие то особые настройки их нужны может быть? Вообще хочу реализовать такую вещь: у меня есть определенные поставщики услуг по группам. Хочу, чтобы при создании задачи с определенными признаками, название этой задачи рассылалось соответствующим поставщикам от имени бота. И в идеале чтобы они могли прямо в телеграм ответить боту и чтобы этот ответ в виде коммента попал в эту же задачу… Вообще куда идут сообщения, которые кто либо пишет боту?

    1. Здравствуйте, Михаил!
      Если все настроено правильно, то по сообщениям создаются задачи. Но возможны всякие нюансы. Думаю, будет проще, если Вы поставите в Службу поддержки задачу по этому поводу – а то нужно уточнять детали, которые не очень правильно обсуждать тут, в комментариях.

  21. А как не заходя в веб интерфейс изменить участников уведомлений? У меня клиент создает задачу через Телеграм. Я кидаю данную задачу в общий чат службы поддержки (тоже в ТГ), в которую добавлен ПФ бот (привязываю задачу через /task №…) и начинаю по ней общаться с сотрудниками.. клиент тут же видит все наши сообщения у себя в ТГ (телеграм), в окне, где задачу “ставил”.. и нужно сначала зайти в веб-версию, один раз “снять” клиента с уведомлений (потушить зеленый конвертик возле его карточки) и тогда только клиент перестанет получать уведомления, до тех пор, пока я не упомяну его в тексте через @клиент.. а хотелось бы как то сразу указать кто должен получать уведомления всегда, а кто только по обращению @….., не заходя в веб-версию ПФ.. и /whom у бота работает так же, как /who, т.е показывает всех, кого можно уведомить через @…, а не только тех, на кого уже автоматически настроены уведомления “без спроса”..

    1. По первому вопросу: обсудим, может сделаем отдельную команду для отключения получающих уведомление.

      По второму: обратите внимание, что /whom надо набрать в ответе на конкретное сообщение бота, а не просто в чате – только так бот может показать, кто уведомлен в этом сообщении.

    2. >> А как не заходя в веб интерфейс изменить участников уведомлений? У меня клиент создает задачу через Телеграм. Я кидаю данную задачу в общий чат службы поддержки (тоже в ТГ), в которую добавлен ПФ бот (привязываю задачу через /task №…) и начинаю по ней общаться с сотрудниками.. клиент тут же видит все наши сообщения у себя в ТГ (телеграм), в окне, где задачу «ставил».. и нужно сначала зайти в веб-версию, один раз «снять» клиента с уведомлений (потушить зеленый конвертик возле его карточки) и тогда только клиент перестанет получать уведомления, до тех пор, пока я не упомяну его в тексте через @клиент.. а хотелось бы как то сразу указать кто должен получать уведомления всегда, а кто только по обращению @….., не заходя в веб-версию ПФ.

      – Реализовали новую команду боту, которая позволяет управлять уведомлениями в ПланФиксе:

  22. А можно ли сделать так, чтоб сообщения по умолчанию из чата Телеграм не попадали в задачу (флуд), но при желании участник чата мог бы как-то пометить сообщение и оно попало бы в задачу?

  25. “Теперь чуть более сложная связка”
    Вот бы ролик в 3 минуты про такой кейс.
    Один из самых востребованных в нашей компании кейсов.
    Думаю не только у нас.
    Перевели все чаты в телеграмм (менеджер+инженер+строитель), осталось научить их синхрониться с Планфикс…

        2. Соответственно, чтобы привязать бота к общению с сотрудником, нужно создать группу на троих: Вас, сотрудника и бота.

            1. Не знаю способа сделать это, кроме как продублировав еще раз написанное ранее. Ну и придет оно тогда общей пачкой от того, кто продублировал.

              1. В Telegram есть прекрасный экспорт истории чата. Почему бы при полном погружении в Telegram, не использовать это?) Если мы переходим на общение в ПФ, чтобы, в том числе пользоваться инструментами поиска ПФ, то, на мой взгляд, было бы гораздо удобнее искать что-то в переписке в одном месте и ДО перехода в ПФ и ПОСЛЕ него. На данный момент, получается, что нужно будет часть искать в Telegram, а часть в ПФ. А и ещё и вспомнить, к какому периоду относится поисковый запрос (до или после) и тогда только искать в нужном месте.

                1. Он прекрасен только на вид 🙂 Затащить его в ПланФикс автоматически крайне сложно. Ну и надо сказать, что у нас практически нет запросов на импорт сообщений в принципе, не только из Телеграма.

                  При этом механизм такого импорта в ПланФиксе есть: при импорте задач из файлов .xlsx или .csv можно в том числе импортировать комментарии. Но привести HTML который отдает Телеграм, к удобоваримому виду сложно – потребуется много ручной работы.

                  1. Поняла. Значит или помучаемся сами или оставим это) Ещё последний вопрос. Когда общаемся в Телеграм, то часто используем редактирование отправленного текста. И в других мессенджерах, кстати, тоже. Я заметила, что эти редактирования не отображаются в ПФ? Этот вопрос как-то решаем?

                    1. Насколько сложна такая доработка и возможна ли она в принципе, навскидку сказать не могу. Попытаю коллег и отпишусь.

                    2. Выяснил, не получится так сделать (если коротко).

    1. Здравствуйте, Константин.

      В группу так написать не получится, но могу предложить такие варианты:
      1. Отправить сценарием HTTP-запрос по инструкции https://planfix.ru/docs/HTTP-%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%8B
      2. Если этот чат привязан к задаче в ПланФиксе, можно сценарием отправлять уведомление комментарием именно в эту задачу.

  29. Дмитрий добрый день.
    Необходимо реализовать такой сценарий:
    1. Закрытая группа в ТГ для коммуникации жителей.
    2. В данную группу добавлен чат-бот ПФ.
    3. К группе привязан проект в ПФ
    4. В данной группе любой пользователь должен иметь возможность поставить новую задачу. Т.е. через команду /task сформулировать сообщение с описанием проблемы.
    5. В ПФ в привязанном проекте должна создаться новая задача.
    6. Последующее общение в группе, без команды /task не должно подвязываться к поставленной задаче
    Необходимый функционал описан в данной статье в абзаце “Чат можно привязывать не только к задаче, но и к проекту”.
    В данный момент бот в группе позволяет создавать задачи через /task только тому, кто авторизован для ТГ в ПФ, остальные не могут создавать задачи.

    1. Здравствуйте, Виталий!
      А не является ли более верным с организационной точки зрения, чтобы задачи могли создавать только определенные пользователи (условно, члены правления или инициативной группы), которые в том числе авторизованы в ПФ? Просто если каждый может создавать задачи, то они обычно бывают плохо названы или описаны, повторяются – да и просто далеко не все люди понимают, когда нужно ставить задачу, а когда нет.

      1. Тут логика другая. Бот нужен в чате для размещения заявок: на въезд техники, на заказ работ сервисной службы, на прием обращений для подготовки документов, жалобы на выявленные неполадки инфраструктуры. Для исключения дублирования или некорректных заявок предусмотрен набор параметров в сообщении (ключевые слова, тэги), прописанные в регламенте создания задач. Другой бот мониторит чат на предмет выявления фактических заявок не соответствующих регламенту (пока только по ключевым словам и выражениям)

        1. Понял. Вообще, за прошедшее с момента написания этой заметки время у нас накопилось достаточно много пожеланий по использованию интеграции в разных сценариях. Ваше добавил в общий стек, когда будем обновлять интеграцию, подумаем в том числе и над таким сценарием. Правда, не могу точно сказать, когда это произойдет.

  30. Здравствуйте! Всех с наступающим Новым Годом! Счастья, Процветания и Мира!

    Сегодня Телеграмм добавил “Темы” в группы любого размера. Темы можно включить только в публичных группах, но после включения тем, можно сделать группу частной, а темы остаются. И так – в интересующей меня группе в Телеграмм есть темы и группа привязана к задаче в ПланФиксе.

    Вопрос: Можно ли научить бота привязывать к задаче не только группу, но отдельную тему из группы?

    1. Здравствуйте, Алексей!
      Спасибо за поздравления, вас тоже с праздниками!
      Посмотрели API Telegram, там появились методы для работы с темами и на первый взгляд кажется, что можно привязывать тему к задаче. Это потребует доработки с нашей стороны, а для доработки, как обычно, нужны повторяющиеся запросы на такую возможность из разных аккаунтов. Я создал задачу для сбора статистики таких запросов, посмотрим сколько их насобирается.

  31. Приветствую!
    Добавляю в чате новую задачу, чат привязан к проекту.
    Пишу именно так как:

    /task Сделать правки по РК №22

    Клиент попросил исправить последнюю задачу.
    И бла бла бла бла бла бла бла бла
    бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла

    Т.е. Я указал команду, в первой строке я дал как бы заголовок новой задачи (название), а через enter я хотел чтобы в задачу попал текст самой задачи, но всё что я написал в одном посте после enter в задачу вообще не попало! Т.е. я создал голую задачу с названием.

    Такая же проблема с контентом. Например я ставлю задачу: Разместить новую картинку. И прикладываю эту картинку вложением к посту в телеграм и так же пробовал ссылкой через enter после названия задачи. Ни один вариант не сработал, контент в задачу не попал.

    Может я чего не понял?

    1. Здравствуйте, Валерий!
      Так оно не сработает – задача действительно создается только в виде названия.
      Можно чуть навернуть эту связку, добавив в ПланФикс примерно такой автоматический сценарий:

      Тогда вы сможете создавать задачу в таком виде:
      /task Сделать правки по РК №22 + Клиент попросил исправить последнюю задачу. И бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла бла

      Плюс (+) используется для разделения Названия и Описания задачи (вы можете использовать другой разделитель, но нужно будет исправить сценарий с этим учетом). Все, что до плюса, станет Названием задачи, после плюса – Описанием.

      Ограничения этого метода:
      – Название и описание вместе не должны превышать 256 символов, все что длиннее будет обрезано. Так происходит потому, что вначале задача создается с названием из всего этого текста, а название не может быть длиннее 256 символов.
      – Картинки так в задачу передать не получится

      Если решите использовать этот сценарий, то вот для удобства формулы, которые я в нем использовал:
      ПРАВСИМВ({{Задача.Название}};ДЛСТР({{Задача.Название}})-НАЙТИ(“+”;{{Задача.Название}}))
      ЛЕВСИМВ({{Задача.Название}};НАЙТИ(“+”;{{Задача.Название}})-1)

      1. На самом деле всё уже работает. И никаких сценариев не нужно. У нас написан бот, который интегрирован с planfix и который создаёт название + текст в задачу без ограничений по символам и прочему.

        Создал задачу в планфикс с тех.поддержкой и выложил видео.
        Проблема в том, что человек который делал нам этого бота ныне не на связи и масштабировать этого бота и/или переносить в новые чаты мы не можем. Вот и занялись поисками нового.

Добавить комментарий