Алексей Ковалёв: Компания ИТАН больше 20 лет предоставляет услуги по автоматизации финансового управления. Предприятие входит в число франчайзи «1С» и не просто помогает среднему и крупному бизнесу внедрять решения экосистемы, но и разработало собственные продукты на основе платформы.

При этом управление продажами и проектами в ИТАН предпочитают вести в ПланФиксе. Почему — рассказывает директор компании Александр Рыжов.

Александр Рыжов: Мы работаем в области внедрения решений для финансового управления предприятий среднего и крупного бизнеса с 2001 года. Среди наших клиентов: ООО «УК «Райффайзен Капитал», СберНПФ, «Подружка», Tekta Group и многие другие. Мы предоставляем полный спектр услуг по автоматизации финансового управления бизнесом: от экспресс-диагностики системы управления до внедрения и поддержки нашего собственного решения «ИТАН: Управленческий баланс» — продукта-конструктора системы управления финансами. 

Как работали до ПланФикса

Когда мы только вышли на рынок, нам понадобилось приложение для управления проектами с функционалом распределения задач между командой, контролем сроков выполнения, фиксацией времени, затраченного на работу.

Первоначально мы написали собственное мини-решение на базе 1С и работали в нём, но это было не совсем удобно.

Начали поиск с западных платформ, но лицензии с покрытием всего необходимого нам функционала стоили негуманно дорого.

Тогда посмотрели в сторону сервисов, разработанных в России и в целом на пространстве СНГ: изучали Битрикс, CRM от Terrasoft. Но всё это нам не подходило по разным причинам: от интерфейса и функционала, до стоимости продукта. 

Так мы продолжали поиск, пока на каком-то форуме я не узнал о ПланФиксе.

Почему выбрали именно ПланФикс

Нельзя сказать, что мы выбрали его вот прямо так сразу. Как и с другими продуктами, сперва мы его протестировали — оплатили пробную лицензию на несколько месяцев и начали понемногу переносить в ПланФикс процессы. Результат приятно удивил.

Какие процессы автоматизировали в ПланФиксе

• Продажи и маркетинг
  ПланФикс отлично подходит для использования в качестве CRM-системы. Мы настроили в нём воронку продаж, распределяем задачи между менеджерами, создали специальные поля для сегментации клиентов, сбора маркетинговой статистики. Здесь же удобно вести общую клиентскую базу.
• Управление проектами
  Это главное, ради чего мы вообще стали использовать ПланФикс. С момента, когда мы впервые опробовали сервис, у нас значительно выросло число клиентов и, соответственно, увеличилась команда, и ПланФикс прекрасно помог нам масштабировать деятельность. Благодаря ПланФиксу мы чётко разграничили роли сотрудников, автоматизировали их подключение на разных этапах, настроили сквозную аналитику и отчёты.
• Service Desk
  ПланФикс отлично подошёл для длительного постпродажного сопровождения клиентов. Лицо интегратора — это качество поддержки продукта, и ПланФикс помогает нам осуществлять поддержку на должном уровне.

Функционал, без которого невозможно представить работу

В ПланФиксе мы нашли множество полезных опций, которые серьёзно облегчают жизнь, и без которых мы сегодня с трудом можем представить наши процессы.

Автоматические сценарии — позволяют отказаться от ручного контроля за персоналом. Мы автоматизировали подсказки при заполнении различных полей, настроили автоподключение специалистов на разных этапах, используем напоминания для продажников и службы поддержки, и множество других опций, которые вроде бы не заметны, но на самом деле серьёзно упрощают работу и позволяют разгрузить голову.

Отчёты — помогают систематизировать различные данные о состоянии предприятия. Мы используем отчёты по продажам, о трудозатратах по проектам, есть маркетинговые отчёты. Например отчёт «Анализ лидов по источникам» позволяет посмотреть, откуда к нам приходят клиенты:

Планировщики — это ещё один удобный инструмент, который помогает визуализировать процессы, управлять занятостью сотрудников, выстраивать работу по SCRUM-методике:

Очевидный плюс — в одном планировщике можно совмещать разные способы отображения задач — списки, таблицы, календари. В итоге это серьёзно экономит время. На одну панель можно вынести всё, что нужно сотруднику для работы, и ему не придётся прыгать между инструментами.

Рабочие пространства — позволяют формировать удобный интерфейс для разных отделов или отдельных специалистов. На панели быстрого доступа размещаются только необходимые инструменты, благодаря чему сотрудник избегает путаницы среди множества планировщиков, кнопок и объектов. Работает исключительно с инструментами, заточенными под его задачи.

Сложнее не настроить инструмент, а понять как им правильно пользоваться

Так как мы IT-компания, внедрение ПланФикса осуществляли сами. Разобраться было несложно, плюс очень помогла служба поддержки.

Но с ответом на этот вопрос нам здорово помогли готовые конфигурации ПланФикса. 

Мы опробовали и использовали самые разные решения: конфигурации для отдела продаж, для службы поддержки, для управления проектами и временем сотрудников.

Устанавливали, разбирались что у них внутри, какие используются отчёты, планировщики, сценарии и потом адаптировали и перенастраивали всё это под наши процессы и потребности. 

Обучение сотрудников работе в ПланФиксе также проходило достаточно быстро. На момент внедрения сервиса у нас в команде было всего 10-12 человек, поэтому каждому из них можно было индивидуально всё объяснить и рассказать.

Для новичков мы подготовили исчерпывающие пошаговые инструкции по каждому процессу. Ну и, конечно, здорово помогают короткие обучающие видео от команды ПланФикса. При приёме нового сотрудника на работу мы обычно отправляем ему обзорный ролик и уроки академии. Поэтому включение сотрудников в работу проходит быстро и без проблем.

Советы новичкам

• Используйте готовые конфигурации. Не нужно придумывать что-то с нуля, потому что задача, над которой вы бьётесь, возможно была уже давно решена, причём более оптимальным способом. Устанавливайте готовые решения, смотрите что у них внутри и адаптируйте под себя.
  
• Не бойтесь обращаться в Службу поддержки. По моему опыту саппорт ПланФикса отвечает достаточно оперативно и помогает разобраться с большинством возникающих проблем. Единственное исключение, это когда нужной опции в принципе нет в сервисе. Но и в этом случае вы можете оставлять предложения  о доработках.
  
• Учитесь и пробуйте новое. Команда ПланФикса сопровождает продукт достаточно большим количеством обучающих материалов: это уроки академии, разбор различных кейсов, опций и настроек в блоге, обучающие видеоролики. Выбирайте формат, который нравится и погружайтесь в учёбу.
  
• Наймите интегратора, если не справляетесь сами. Если сомневаетесь, будут ли оправданы эти расходы, сравните их со стоимостью вашего времени. Иногда дешевле и проще заплатить профессионалу, чем долго и с трудностями пытаться сделать всё самому. Мы сейчас кстати тоже раздумываем над обращением к интеграторам, чтобы они прокачали наш аккаунт.

И самое главное, не страшитесь ошибок и не стойте на месте. В бизнесе, как и в жизни, всё приходит с опытом. И с каждым шагом вперёд вы будете всё ближе к тому, чтобы сделать работу своей компании более организованной, а процессы — действительно управляемыми.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.