Антон Сулимов Интеграция ПланФикса
Очередная заметка Антона Сулимова, партнера и интегратора ПланФикса, о том, как он настроил для себя учет времени работы над задачами. Предыдущие выпуски цикла “ПланФикс для организации личной жизни и дел” здесь и здесь.
Ну, вроде бы как жизнь в ПланФиксе началась. Пора взяться серьёзнее за фриланс. А точнее, за направление 1С, где работа учитывается почасово. Нужно несколько статусов для каждой задачи, чтобы «прощупывать» ситуацию в целом и знать, как обстоят дела во всём проекте.
Для этого мне понадобится процесс “Выполнение работ по задачам клиентов”. В него я добавил такой набор статусов:
Здесь добавил всё по максимуму. По статусу “Выполненная” буду группировать задачи на проверку. “Принятые” – это быстро добавленные в список, но не проанализированные. “Уточнение” – есть вопросы по задаче. “На очереди” – то, что горит клиенту. “На переделку” – где накосячил и нужно в срочном порядке исправлять. Все остальные, думаю, понятно из контекста.
Забегу немного наперёд и покажу, как выглядит мой список задач в разных статусах:
Для удобства работы со списком задач, я добавил несколько фильтров, чтобы быть в курсе и не отвлекаться на пройденное:
Вот пример настроек одного из этих фильтров:
У второго отличается только третье условие – равно.
Следующий шаг – это учёт выполняемых работ по задачам. Для начала подойдёт готовая конфигурация “Учет рабочего времени”. Выполненные работы я принял решения записывать в таком виде
Указывать основные моменты, плюс ответвления. Это пригодится и для того, чтобы вспомнить детали, когда буду сдавать задачи, и для восстановления “логов” изменений. Также это даст возможность распечатать через отчёт список завершенных задач с выполненными по ним работами для клиента, чтобы и он их вспомнил.
Для анализа данных и оперативной выборки пригодятся отчёты:
Неоплаченные задачи в перспективе хочу использовать для выставления счетов (об этом расскажу на одном из следующих шагов). Вот его настройки:
За основу мы берём аналитику “Фактическое время работы” – отчет будем строить по задачам, содержащим эту аналитику.
Отчёт будет показывать:
- что делалось – это текст действия,
- вид работы,
колько заняло времени (по этой же колонке будет подбиваться итог).
Колонку «Задача» «выключаю» из отображения результатов отчета, чтобы избежать дубляжа – в отчёте и так будет группировка по задаче.
По таким параметрам будут попадать задачи в отчёт – то есть, в нем окажется аналитика по всем выполненным и проверенным (переведённым в статус “Завершенная”) задачам. Вот как выглядит пример выполнения этого отчета:
Два других отчёта пригодятся для оперативного анализа эффективности работы и быстрой выгрузки данных на проверку клиенту. Об отчёте “Тайм-трекинг” рассказывать не буду – он штатный, из конфигурации “Учет рабочего времени”. Её без проблем можно установить и разобрать отчёт по кирпичикам. А вот “Отчет: тайм-трекинг – выполненные задачи, на проверку” – это модификация штатного, в котором изменены параметры отбора:
В этот отчёт будут попадать на проверку все выполненные задачи. Задачи я сдаю в телефонном режиме (skype), по тиму с демонстрацией. Отчёт помогает “на лету” отобрать задачи, пройтись по каждой и показать что получилось. Плюс, заметки такого вида:
помогают вспомнить что делалось. По ним возникает сразу двойная ответственность: для себя записать “логи” изменений и понятно изложить для клиента, чем я занимался, т.к. эта информация пойдёт ему в виде ведомости “Выполненные работы”. Стрелочки, сворачивание-разворачивание, группировок вообще класс – благодаря им легко можно задерживаться на том контексте, который для тебя важен, к примеру, конкретно обсуждаемая задача и выполненные по ней действия. А все остальные стоят в сторонке, свёрнуты.
Настройка понемногу растёт, вот что получилось на текущий момент:
Продолжение следует?
Антон Сулимов
интеграция ПланФикса
AntonSulimov@main.planfix.ru
Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса
Будет ли Антон продолжать этот цикл, зависит от ваших откликов. Если вам интересно узнать, куда он продвинулся дальше – напишите об этом в комментариях, потому что следующие заметки цикла пока не написаны и для того, чтобы засесть за них, нужен стимул – это я вам по собственному опыту говорю :).
Продолжению быть!
Антон, подобные статьи – станут хорошим разгоном для изучения ПФ, будь у меня эти статьи год назад, я бы сэкономил добрую часть времени, вообще было бы здорово не ограничиваться на одном направлении “Персонального ПФ”, а развивать данный цикл статей силами других авторов, а затем сгруппировать для быстрого и удобного понимания новичков. И будет всем счастье.
Спасибо, Антон! Жду продолжения и уверен, что не только я один! ☺
Спасибо, Антон! Вопросы:
– Все переходы между статусами ручные или используете сценарии
– Используете ли метод “На чей стороне мяч?”?
Пока использую один сценарий для проверки заполненности поля “Состояние оплаты”, который срабатывает при завершении задачи. Это на случай если забыл поставить у один из статусов: не оплачено, не учитывается, отменено и т.д. В остальных случая пока всё вручную, чтобы не грузить, на первый порах, настройку. Это часть механизма по выставлению счетов.
“Мяч” пока не использую, т.к. клиента ещё не подключал к ПФ.
Продолжение жду!
Читается очень легко, руки сами тянутся взять и проверить, все что было пописано 🙂
Спасибо за статью. Интересны бизнес процессы коллег по цеху.
В отчете вижу “Собрание”, вы так и показываете клиенту это? По нашему опыту, клиент такое воспринимает в штыки. Как вы решаете этот вопрос?
Как вы учитываете консультации по телефону/скайпу, где ничего не программируете и не настраиваете?
С задачами типа “Собрание” трудностей не возникало, т.к. я не показываю клиенту “голые” названия задач. Он видит расшифровку в виде списка выполненных работ, определённого типа, и времени, затраченного на эту работу. Названия задач выполняют группирующую роль в такой расшифровке. В статье это представлено в виде скрина из отчёта “Неоплаченные задачи”, с одной развёрнутой строкой. Одна строка – это действие, описание+аналитика, которые существуют неразрывно друг от друга. Эти действия, в свою очередь, играют роль логов(и для себя, и для клиента), идут в отчёты и используются для выставления счетов. Получается удобно – оформляя такое дейстие в процессе работы, я подготавливаю себе почву для будущих шагов.
Фиксирую как вид работы “Телефонный звонок” и отмечаю ключевые пункты, которые были рассмотрены в процессе разговора. Часто во время разговора выполняется работа “на лету”, которая также фиксируется.
Ждем продолжения!
Тоже жду продолжения.
Кстати, не анализировали, сколько времени высвобождается?
Анна, не пойму вопроса. В целом от использования ПФ, от одного из шагов интеграции или…?
От использования ПФ и в том числе от такой детальной настройки под собственные нужды.
Прямо не оценивал, но косвенно могу сказать, что настройка под себя даёт свои выигрыши. Благодаря ей появляется простота, упорядоченность и удобство в работе над задачами, которые достигаются благодаря возможности максимально адаптировать под себя окружающие “бизнес-процессы” и выстроить своё взаимодействие с ними. Становится легче двигаться вперёд. Всё это вкупе даёт существенный выигрыш по времени.
Очень интересный цикл статей, хотелось бы продолжения. Понравилась тема с гугл формами, думаю над расширением своего набора статусов после представленного вами, в общем, примеры из практики самое интересное!
Лично меня, например, очень волнует вопрос базы контактов в ПФ и гугл.
Чтоб видеть, кто мне звонит и без труда звонить самому, надо поддерживать базу в двух местах. Это напрягает. Один раз аккуратно вбить контакт требует титанических усилий, а тут надо это сделать два раза! Ужас. Есть идеи? 🙂
Написать “прослойку” для синхронизации контактов. И у ПФ, и у google есть API для доступа к ним. Более простого варианта пока не вижу.
Возможно в ПФ ведутся какие-нибудь разработки в этом направлении и писать своё будет лишним.
Хотел, для начала, предложить прощупать эту тему через форум, но как оказалась тему уже поднимали https://forum.planfix.ru/viewtopic.php?f=32&t=1524&hilit=google
Я про эту тему на форуме знаю, ее с 2012 года поднимают 🙂
Честно говоря, я уверен, что такой функционал необходим абсолютно всем, просто не все это знают. Странно и печально, что это до сих пор никак не реализовано 🙁 Но верим и надеемся!
Да конечно нужно продолжение. Самому это всё дало мотивацию пересмотреть работу в системе. Давно хотел кое-что делать быстрее, а тут и идеи свежие приносят.
Спасибо за труды
Ждём !
Очень интересно, пожалуйста, продолжайте!