Дмитрий Гончаренко

Персональный ПланФикс: Шаг 2 – быстрое добавление задач

Антон Сулимов Интеграция ПланФикса

Мы продолжаем знакомство с циклом “ПланФикс для организации личной жизни и дел”, который начали в прошлой заметке. Сегодня Антон Сулимов, интегратор и партнер ПланФикса, рассказывает, как он реализовал быстрое добавление задач в систему и превратил ПланФикс в место хранения мыслей и идей.

 

Следующей проблемой было быстрое добавление задач в ПФ, к примеру, для записи “летающих” идей, новых задач или того, что вдруг вспомнил, что когда-то забыл. Хотелось чего-то быстрого и простого, чтоб в любой момент, в какой- бы программе я не находился, можно было черкнуть пару слов – и задача готова.

Здесь для решения пригодились Формы Google: сделать простую форму не составляет труда, как и связать ее с ПланФиксом (Дмитрий уже всё описал за нас). Итак, я решил создать простую форму с двумя полями под название и описание задачи, вот такую:

Форма Google для быстрого добавления задач в ПланФикс
Как это настраивается:
Заходим в Google Диск и создаём Google Форму. На неё добавляем два вопроса типа “Текст/абзац”:

*Обязательно укажите максимальную длину названия! Иначе:

  1. если название длиннее 125 символов обрежется и обрезанные данные потеряются;
  2. если название будет длиннее 250 символов, то скрипт формы не отработает и на почту, со временем, придёт письмо об ошибке, письмо не отправится и задача в ПФ создана не будет.

Когда форма будет готова, останется написать скрипт. Для этого переходим в соответствующий раздел

Добавление скрипта в Google Form
И вставляем в него код:

function emailFormSubmission(e) {
 var formResponses = FormApp.getActiveForm().getResponses();
 var formResponse = formResponses[formResponses.length-1];//Получаем последний ответ
 var itemResponses = formResponse.getItemResponses();//Получаем "элементы" последнего ответа
 
 var Subject = itemResponses[0].getResponse();//Получаем 1-й элемент ответа. Это будет "Название" задачи
 var Body = itemResponses[1].getResponse();//Получаем 2-й элемент ответа. Это будет "Описание" задачи
   
 var Email = "AntonSulimov@main.planfix.ru";//Указываем e-mail нужный адрес ПФ.
 
 MailApp.sendEmail(Email, Subject, "",{htmlBody: Body});//Отправляем письмо
}

Получим:

Код скрипта в Google Forms для отправки задачи в ПланФикс
Переходим в меню:

Переход в меню триггеры гуглформы
и создаём триггер такого вида:
Добавление нового триггера в форму Гугл для ПланФикса
Почти все готово. Остается решить, как быстро вызывать форму для добавления задачи? В MLO у меня были горячие клавиши ctrl+shift+(плюс), по которым появлялась окно для быстрого ввода задач. Как же добиться такого с гугл формой? Хром! Можно создать ярлык приложения на рабочий стол для быстрого доступа и в свойствах ярлыка установить комбинацию горячих клавиш:

Ярлык для быстрого добавления задачи в ПланФиксВ свойствах переключаемся на вкладку “Ярлык” и добавляем горячие клавиши:
Настройка горячих клавиш для запуска ярлыка Хрома
Выбор пал на ctrl+shift+(минус). Кнопочки рядом, под рукой. К тому же, останется режим совместимости со старым подходом, т.к. еще не могу полностью отказаться от привычного.

Вот что получилось с горячими клавишами для Google Foms:
•    Сtrl+shift+(минус)  – открыть форму
•    Tab – перемещение между полями и кнопкой
•    Enter – нажатие по кнопке отправить
•    Ctrl+w – закрыть вкладку в которой открылась форма

Всё здорово! Заметки будут быстро улетать “под запись” в ПФ, и ни одна идея не пропадёт в озере ума.

Минусы, которые видны, при быстром добавлении задач через Google Forms:
• появление новой задачи в ПФ, т.к. она светится в хронике и на новое событие нужно реагировать. Причина такого поведения в том, что письмо отправляется на личный эл.адрес и ПФ подключает меня как исполнителя и уведомляет об этом сразу. Обойти это можно создав виртуальный адрес, скажем inbox@account.planfix.ru и отправлять всё на него. Но это не такое уж и большое неудобство (только для тех, кто привык разбирать Входящие “когда-нибудь потом”). Для себя нашёл плюс в том, что можно сразу, как доберусь до компьютера, разложить новые задачи по подходящим проектам.
• Также нужно секунду-две ждать загрузки страницы формы после нажатия на хоткей. Но, как по мне, это не проблема. Впереди цель – интеграция с ПланФиксом, маленькие трудности или неудобства лишь подталкиваю к поиску альтернатив, а их в ПФ становится всё больше… и не только в ПФ! Можно и самому что-то ручками наваять.

Кстати, форму можно использовать и на телефоне!

Итак, теперь у нас есть:

Схема настройки ПланФикса для личного использования
Процесс пошел!
Еще не хватало одной мелочи – быстро указывать срок новых задач от клиентов. Остановился на сроках сегодня и завтра. Для этой задачи подходят правила по почте – их я и настроил.
Вот пример одного правила:
Правило для создания задачи в ПланФиксе из e-mail сообщенияС ним я могу указать в названии задачи (теме письма) метку “-завтра” и она, упав с гугл формы в ПланФикс, получит дату планируемого завершения на следующий день и будет видна в стандартном планировщике на завтра.

Таким же образом можно легко добавить правила для метки “-сегодня” или присвоения задаче конкретной даты завершения. Также добавил для себя правило “-впр”, что значит “В проект”. Действуя по этому правилу, ПланФикс подберёт подходящий проект по значению, которое я укажу за этой меткой:
Правило для добавления письма в виде задачи в нужный проект ПланФиксИтого у меня получились такие правила:
Правила для создания задач по почте в ПланФиксе из форм Google
Давайте посмотрим на мою схему настройки ПланФикса, которая помаленьку разрастается:

Блок-схема настройки ПланФикса для персонального использования: фриланс и быстрое создание задач
Еще добавил себе парочку идей на будущее – переписку из телеграма и скайпа как-то перенаправить в ПФ. Общение с клиентами ведь и там происходит. Пока приходится всё ручками делать и быстрым вводом пользоваться, но хочется же как лучше!

В следующей заметке я расскажу про настройку процесса работы по задачам и учета затраченного времени. Если есть вопросы по персональному использованию ПланФикса – пишите здесь или на почту, я обязательно отвечу.

Продолжение следует

Антон Сулимов
интеграция ПланФикса
AntonSulimov@main.planfix.ru

30 комментариев

    1. Ещё нет. Да, телеграм удобен, а боты очень многообещающе выглядят. Думаю, что ещё как осуществимо! Пока всё упирается во время. Сейчас телеграм использую только для оперативных напоминаний, чтобы ничего не пропустить. Телефон всегда под рукой, удобно. Раньше в гугл календарь заносил напоминания, а сейчас этот пласт переехал в ПФ, в нём легче, неотрывно от задач, работать с ними.

  3. Для себя этот вопрос решил использованием расширения “Push by Zapier”, так как работаю в 99% в браузере. Достаточно установить расширение в хром и настроить Zap https://zapier.com/blog/push-by-zapier-google-chrome-extension/, и всегда будет доступна кнопка – “Послать идею в ПланФикс” из браузера.
    http://prntscr.com/dgd117

  4. Я использую телеграм для оперативных заметок, которые хочу отправить в ПФ
    Есть идея – использовать гугл формы для оперативных задач, и чтобы можно было сразу назначать исполнителей и сроки.
    Хотя, можно сделать на каждого исполнителя по боту в телеграмме (только если самому себе отправлять – действие не появиться в хронике)

  5. Раз пошла такая пьянка… =)
    Я на форуме как-то писал https://forum.planfix.ru/viewtopic.php?f=8&t=3522 уже про вариант быстрого создания задачи через письмо в Android с помощью особым образом созданного на рабочем столе ярлыка. Минимум лишних движений в результате и даже независимость от наличия интернет-подключения, так как созданное письмо будет ждать в исходящих, пока связь с сервером не появится.

      1. Спасибо!
        Но все эти костыли и изолента, честно сказать, весьма огорчают, хоть и делают своё дело.
        Мобильное приложение нужно, с поддержкой офлайн функций, само собой. 🙁

  6. Зачем так сложно? Ведь в ярлыке можно использовать ссылку на создание задачи сразу (вот эта ссылка https://НАЗВАНИЕ.planfix.ru/?action=tasks&filter=:all&createtask ) Точно так же задаем ярлыку быстрый вызов и при нажатии попадаем в окно создания задачи по нужному нам шаблону. И никаких дополнительных настроек.

    3. Да, это классное решение! И оно подойдёт тем, кому хватит его возможностей. Если Вы пользовались программой MLO, у неё есть быстрый ввод задач +синтаксический анализатор этого ввода. Быстрый ввод позволяет добавить задачу очень быстро не отрываясь от клавиатуры, печатая только то, что действительно нужно.
      Вот пример из справки MLO:
      Пример. Напечатайте это в Схеме и нажмите Alt+Enter когда активен редактор:
      “позвонить Кате -т10 завтра 15:00 напомнить за 15 минут @calls -в1 -у4”
      В результате синтаксического анализа, будет добавлена задача со следующими параметрами:
      Название: “позвонить Кате”,
      Срок: завтра 15:00,
      Напоминание 14:45,
      Контекст: @calls,
      Требуемое время: 10min, (-т)
      Важность: мин., (-в от 1 до 5)
      Усилие: больше, (-у от 1 до 5)

      В случае с вариантом добавления задачи через ПФ – много времени займут переключения.
      В представленом подходе в статье я показа возможность, с помощью правил по почте, реализовать такой ввод задач, как в MLO.
      Ваша решение очень интересное, спасибо за подсказку!

      1. Для того чтобы оптимизировать мое решение необходимо досконально настроить шаблон задачи по умолчанию, тогда с помощью замечательной клавиши TAB заполнение полей будет проходить на ура.
        К слову недостаток все таки есть, иногда прописать ключ для выбора шаблона задачи в формах быстрее, чем выбрать шаблон в ручную, но речь идет о секундах.
        Еще один плюс форм: их можно сделать много, под разные цели и настроить вызов форм соответственно Ctrl+1, Ctrl+2 …. ну и т.д.
        В любом случае спасибо за интересные материалы, продолжайте в том же духе!
        Интересно было бы почитать организацию списка клиентов, если вы ее реализовывали не стандартным образом. Я для себя почти настроил ПФ для работы отдела продаж, в планах настройка для проектного отдела и для всей компании в дальнейшем, может быть созрею на “поделиться опытом” )
        Пользуясь случаем, еще раз выражаю огромную благодарность команде ПФ за такой крутой продукт. В свое время обратил на него внимание, потому что в списке разработчиков увидел своего давнего знакомого )

      2. Антон, спасибо за интересную статью. А вы MLO продолжаете пользоваться? Хотел узнать о ваших впечатлениях. Для GTD она подходит? Надоело в блокнотах все дела вести. подбираю удобную программу: планы на день, на неделю, разбивка по категориям, напоминания. Что посоветуете?

        1. Уже не пользуюсь, для чистоты эксперимента. Только изредка обращаюсь к ней, чтобы вспомнить как там всё настраивал.
          А так, за пару месяцев большинство процессов уже перенёс и полностью перешел в ПФ.
          MLO очень мощная, даёт много возможностей. В своё время много перебрал подобных програм. Она без конкурентов. Если ищите что-то для GTD – MLO самое то. Уделите в начале немного времени на изучение того, как работает программа, и она принесёт Вам много пользы.

  8. Кто подскажет по этой строке –
    “Можно создать ярлык приложения на рабочий стол для быстрого доступа ”
    как говориться “не смогла :)”

  10. Спасибо за статью. В ней есть ценные советы.
    Только ввод задач я реализовал по другому. Т.к. основной инструмент, который всегда под рукой – это почта, то я и решил на него завязаться.
    Создал в планфиксе проект “Inbox”.
    Создал виртуальный адрес электронной почты (можно указатьлюбой) и для него сделал правила обработки. По умолчанию все задачи будут сыпаться в этот проект, ну а те, что подходят под условия других правил – будут соответственно обрабатываться.
    И теперь могу идею кинуть в пф с ноута, телефона, планшета или вообще со стороннего адреса (если в гостях у кого-то).

Добавить комментарий