Анастасия Ковальская: Вы когда-нибудь задумывались, сколько времени уходит на ручную обработку платежей? А ведь это время можно потратить на развитие бизнеса! Наш партнёр-интегратор Юрий Смирнов — мастер превращать рутину в эффективные автоматизации. В этой заметке он расскажет, как интеграция ПланФикса с банком Точка может сделать вашу жизнь проще и даже избавить ваших сотрудников от риска ошибок.

Юрий Смирнов: Контроль поступлений — важная часть работы с клиентами, особенно когда проектов много и количество операций растет с каждым месяцем. Ручная обработка банковских транзакций всегда отнимает время и несёт в себе риск ошибок: не тот контрагент, забытый документ или неправильная сумма — и вот уже растет дебиторка.

Я расскажу, как можно настроить в ПланФиксе автоматизированную систему обработки входящих платежей, которая избавляет от необходимости копировать данные вручную. Интеграция с банком Точка позволяет получать информацию о платеже напрямую в ПланФикс, мгновенно находить соответствующий документ и уведомлять нужных людей. В итоге — данные распределяются в разы быстрее, а вы экономите время, которое можно вложить во что-то более интересное.

Как было раньше

Раньше каждый поступивший платеж проходил через двухэтапный ручной процесс: сотрудник из финансового отдела копировал информацию о платеже из банка в Google Таблицы, а затем проектные менеджеры вручную распределяли суммы по проектам. Такой подход требовал постоянного внимания, занимал много времени и неизбежно становился источником ошибок.

Не тот контрагент, забытая сумма, лишняя строка — каждая ошибка могла привести к задержке, особенно с ростом числа проектов и платежей. В итоге слишком много времени уходило на исправление ошибок и ненужные коммуникации. Именно поэтому мы решили кардинально изменить подход к этому процессу.

Шаг 0. С чего мы начали

До внедрения ПланФикса, учёт проектов вёлся через большую Google-таблицу: каждый проект представлял собой строку, а в столбцах указывались данные о выручке, расходах, номерах документов, датах согласования и подписания. Заказ документов для клиентов обычно происходил через чат в телеграмме, что также добавляло сложности и увеличивало вероятность ошибок. Поэтому первым шагом стал полный перенос всей проектной работы в ПланФикс.

Этот этап занял немало времени, но в итоге мы получили удобную связку: объект «карточка проекта» и объект «документ для клиента», связанные через поле типа «набор задач» (ведь по одному проекту может быть создано несколько документов).

Из карточки проекта менеджер может легко заказать документ у бухгалтерии или юристов нажатием кнопки:

В форме задачи на документ обязательны два поля: «контрагент» и «сумма услуг». Без этой подготовительной работы дальнейшая автоматизация была бы невозможна.

Шаг 1. Подключение уведомлений от Точки и настройка парсинга письма на стороне ПланФикса

Для начала создайте виртуальный почтовый адрес в вашем аккаунте, а затем настройте в личном кабинете банка уведомления о поступлении платежей.

В ПланФиксе мы создали объект «Транзакция» с собственными статусами и полями. Это позволяет удобно отслеживать все поступления и автоматизировать дальнейшую обработку. Вот как выглядит карточка объекта у нас:

Мы создали дополнительные статусы, чтобы упростить контроль над транзакцией, но вы можете использовать и стандартные:

Далее настроили правило для автоматического создания задач по почте. Обратите внимание на параметры отбора — мы исключаем письма о переводах между счетами, чтобы не перегружать систему лишними задачами:

Следующий шаг — парсинг данных из письма. Для дальнейшей работы обязательно понадобятся инфоблоки «ИНН» и «Сумма платежа». Всё остальное – по желанию:

Вот так настроена основная операция. Мы создаем объект «Транзакция», заполняем поля из инфоблоков и выполняем дополнительные улучшения задачи:

Не забудьте про раздел «Дополнительные операции». Здесь используем операцию «Создать контакт» и настраиваем все, как на скриншоте. В результате в объект будет добавлен существующий контрагент, если он есть в системе:

К сожалению, на момент публикации, Точка не позволяет кастомизировать вид уведомлений по почте. В тексте каждого письма всегда есть информация о том, сколько денег на расчетном счете. Поэтому позволю себе совет – внимательно следите, кто будет иметь доступ к информации о транзакциях.

Итак, когда всё готово, можно перейти к интересному — автоматическому поиску документов в системе, который почти избавит от рутины.

Шаг 2. Поиск документа в ПланФикс и автоматизация обработки данных

Теперь, когда у нас есть объект «Транзакция», остаётся лишь найти необходимый документ (объект) в ПланФиксе и прикрепить к нему информацию о платеже. 

Общая логика нашего решения заключается в том, что документ для клиента мы заказываем заранее. И именно поэтому у нас уже есть задача, в которой должны совпасть три значения: Контрагент, сумма ожидаемого поступления и статус.

Создание кнопки для поиска

В настройках объекта мы добавили кнопку «Поиск активных задач». Она отправляет POST-запрос к API ПланФикс для поиска задач, соответствующих трём условиям: контрагент, сумма и статус. Вот как это выглядит у нас:

Пример API-запроса

Пример ниже показывает, как мы используем REST API ПланФикс для поиска задач с заданными условиями:

{
  "offset": 0,
  "pageSize": 100,
  "filters": [
    {
      "type": 7,
      "operator": "equal",
      "value": "{{Задача.Контрагент.Номер}}"
    },
    {
      "type": 102,
      "operator": "equal",
      "value": "{{Задача.Сумма платежа.Без форматирования}}",
      "field": 100152
    },

{
     "type": 10,
      "operator": "equal",
      "value": [
        306,
        348
      ]
    }
  ],
  "fields": "id,name"
}

Важно: не забудьте проверить ID полей и статусов в настройках вашего аккаунта.

Обработка результатов

Следующий шаг — настройка разбора ответа от API. Мы извлекаем в формате JSON два инфоблока:

• tasks.length – длина массива, то есть количество найденных задач в системе
• id – номера найденных задач

Возможные сценарии:

• Найден один документ — система автоматически связывает его с транзакцией.
• Документ не найден — отправляется уведомление
• Найдено несколько документов — пользователь выбирает подходящий вручную.
• Ошибка в запросе — вызывается администратор для поиска причин.

В приведенном примере мы заполняем текстовое поле «Результат поиска» с помощью переменных в тексте, чтобы потом настроить сценарии, реагирующие на изменение значения в этом поле. Вот так выглядит действие у нас:

Текст для заполнения поля:

%%$ЕСЛИ({{Инфоблок."tasks.length"}}=1)$%%
Все хорошо, найден один документ:
%%$ДЛЯКАЖДОГО({{Инфоблок.!строка}};"")$%%
[{{Инфоблок.!строка.id}}] https://{{Системные.Название аккаунта}}.planfix.ru/task/{{Инфоблок.!строка.id}}
%%$КОНЕЦБЛОКА$%%
%%$ИНАЧЕЕСЛИ({{Инфоблок."tasks.length"}}=0)$%%
Внимание. Документ по этому приходу не найден в системе. Вам придется найти его вручную 😭
%%$ИНАЧЕЕСЛИ({{Инфоблок."tasks.length"}}>1)$%%
Внимание. Найдено несколько ({{Инфоблок."tasks.length"}}) документов:
%%$ДЛЯКАЖДОГО({{Инфоблок.!строка}};"")$%%
[{{Инфоблок.!строка.id}}] https://{{Системные.Название аккаунта}}.planfix.ru/task/{{Инфоблок.!строка.id}}
%%$КОНЕЦБЛОКА$%%
%%$ИНАЧЕ$%%
Внимание. не найден инфоблок tasks.length. Вызываю админа
%%$КОНЕЦБЛОКА$%%
%%$КОНЕЦБЛОКА$%%

Автоматизация через сценарии

Итак, когда кнопка настроена, можно переходить к настройке сценариев.

Первый — сценарий, который будет нажимать на кнопку поиска задач в системе. У нас он выглядит так:

Остальные будут выполнять действия в зависимости от результата поиска. Например, если документ найден, автоматически связываем его с транзакцией и добавляем аналитику «Поступление денежных средств»:

Если документ не найден, или найдено больше одного документа, система уведомляет ответственного:

В итоге получается, что транзакция хранится в ПланФиксе в статусе «Платеж: распределен»:

А в документ добавляется аналитика, изменяется статус и уведомляются менеджеры:

Ну а дальше действия системы ограничены только вашей фантазией и потребностями бизнеса.

Подведем итоги

С момента запуска интеграции в августе 2024 года мы обработали более 500 платежей. Около 80% из них распределяются автоматически, что позволило значительно ускорить процессы и снизить вероятность ошибок. Остальные случаи — это редкие моменты, когда требуется минимальное вмешательство человека, и даже тогда ПланФикс помогает быстро обнаружить и устранить неточности. Например, однажды контрагент не доплатил 20 копеек, и система сразу же уведомила нас о необходимости уточнения. Если бы мы обрабатывали платежи по старой схеме, такая ошибка, скорее всего, всплыла бы лишь в конце квартала, что потребовало бы долгих согласований и привлечения бухгалтеров с обеих сторон. Благодаря автоматизации мы выявили проблему на следующий день и сразу получили доплату.

А еще интеграция банка Точка и ПланФикса достаточно проста, вы с легкостью сможете её адаптировать под свои процессы. Например, вместо добавления аналитики можно настроить систему так, чтобы письмо прикреплялось к документу в виде подзадачи. Или, например, настроить систему уведомлений особых ролей или сотрудников в рамках конкретного проекта.

Именно в этом и заключается идеология ПланФикса: чаще всего система подстраивается под ваши процессы, а не навязывает свои правила. За это мы его и любим.

Если вдруг у  вас не получается повторить настройки из этой статьи, заходите в сообщество Энтузиастов ПланФикса. Интеграторы и продвинутые пользователи с удовольствием постараются вам помочь.

Анастасия Ковальская: Юрий, спасибо за полезный и понятный гайд! Я уверена, что он поможет многим компаниям сэкономить время и избежать ошибок в обработке платежей. Делегируйте рутину роботам и фокусируйтесь на главном. До встречи в новых статьях.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.