Ольга Тимошенко: Совместно с бизнес-консультантом Евгением Севастьяновым мы подготовили новую конфигурацию. Она позволяет держать руку на пульсе во всех делах, которые касаются ваших сотрудников. С ее помощью вы не спустите на тормозах промахи сотрудников в работе. А еще сотрудники могут пояснить свои действия при помощи апелляции. Не буду раскрывать всех секретов, передаю слово Евгению.
Евгений Севастьянов: Каждый руководитель сталкивается с нарушением сроков, с некачественным выполнением задач, с отсутствием проактивности со стороны сотрудников. Первая реакция — провести беседу, рассказать «как делать правильно» и получить согласие подчинённого.
Увы, чуда не происходит. Проблемы повторяются снова и в больших масштабах. Компания теряет прибыль, наносится ущерб деловой репутации. В чем же причины?
- Руководитель оставляет проступок без реакции и порождает безнаказанность, ибо ему «сейчас некогда», а потом «забывается что и как было». Даже не доходит до фазы «провести беседу»! Если проступок сотрудника остался без реакции руководителя — «жди беды». Безнаказанность порождает вседозволенность и деградацию. Делать работу некачественно, нарушать сроки и договорённости становится нормой.
- Руководителю тяжело дать характеристику сотрудникам. Подчинённых много, а руководитель один, поэтому невозможно запомнить какие ситуации случались ранее и каждый раз беседа проводится «на новенького». Сотрудник заново даёт «честное слово» и обещания.
- У сотрудников возникает чувство безответственности за свои обещания и проступки. Они знают, что руководитель забудет либо полностью, либо ключевые детали. Поэтому в будущем всё повторяют, плавно увеличивая масштаб.
- Конфликты между руководителем и сотрудниками из-за разночтения договорённостей. Порождаются из-за того, что каждый запомнил договорённости по своему. Например, руководитель считает, что договорился с подчинённым об исправлении ситуации в его личное время, в тот и вовсе оценивает инцидент как исчерпанный — ведь работа уже принята клиентом, хоть и была сделана некачественно.
Технология личных дел: фиксирование проступков и достижений
Решение всех перечисленных проблем — фиксировать проступки подчинённых (в равной степени как успехи и достижения), разбирать их, фиксировать договорённости и план действий в виде задач по итогам разбора. Для этого я и команда ПланФикс разработали специальную конфигурацию — «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников». Продемонстрирую применение на примере реальных ситуаций.
КЕЙС 1: Сотрудник некачественно выполнил задачу.
Например, есть перечень действий, которые сотрудник выполняет в магазине, но сделано всё плохо: не помыл окно, на полках с товаром бардак и т.д.
Или менеджер должен подготовить предложение для клиента, а сделал ерунду.
КЕЙС 2: Действия руководителя поверхностны: по «форме» — правильные, а по «сути» — профанация.
Руководителю отдела продаж поручено внедрить стандарт общения с покупателями, а он написал его на А4 и отправил сотрудникам.
КЕЙС 3: Сотрудник проявил инициативу, нашёл эффективное решение.
Сотрудник решил сложную ситуацию с клиентом и зафиксировал договорённости.
КЕЙС 4: Сотрудник видит свои зафиксированные проступки или достижения и даёт обратную связь руководителю.
Возможности конфигурации
- Фиксировать управленческие ситуации: нарушения правил и договорённостей.
- Мониторить общую ситуацию по подразделению с помощью специального дашбоарда.
- Принимать от сотрудника апелляции, если он не согласен, как руководитель разобрал управленческую ситуацию.
- Использовать панель управления для собственника, генерального директора, управляющего и hr-директора для мониторинга общей ситуации в компании.
- Выводить список ситуаций и динамику по отдельному сотруднику, подразделению, проекту, процессу и принимать управленческие решения, основанные на фактах.
- Фиксировать задачи и привязывать их к управленческим ситуациям.
- Разбирать ситуации с фиксацией итогов их обсуждения с сотрудником.
Выводы
Если проступок сотрудника остался без реакции руководителя — «жди беды». Безнаказанность порождает вседозволенность и деградацию. Делать работу некачественно, нарушать сроки и договорённости становится нормой. Чем поможет конфигурация «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников»?
- Неотвратимость наказания. Вы фиксируете нарушение правил и уже не забудете его разобрать с подчинённым. Желающих нарушать поубавится в разы.
- История достижений и проступков сотрудников. Она поможет разработать программу обучения и развития для каждого. Определить, кто достоин должностного и денежного повышения, а кто отправится «на рынок труда».
- Прозрачность во взаимодействии в процессах и проектах. Каждый сотрудник может создать управленческую ситуацию для своих коллег. Сразу видно, кто как работает, и что преобладает: конфликт или взаимодействие?
Сделайте своё руководство более эффективным, добейтесь роста производительности труда и результативности. Устанавливайте и используйте конфигурацию «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников».
P.S.
В качестве методического пособия по использованию конфигурации рекомендую свою книгу «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». Она совмещает четкость и системность с легкостью и юмором. Книга понятна, полезна и интересна руководителю с разным опытом. Собственник сможет организовать внедрение системного подхода к управлению в своей компании. Топ-менеджеры и руководители найдут точки роста и новые варианты решений знакомых ситуаций.
Ольга Тимошенко: Благодарим Евгения за инициативу и полноценное участие в разработке конфигурации. Надеемся, она окажется полезной для работы вашей компании. По крайней мере вы уже знаете, что такую работу с сотрудниками в ПланФиксе организовать возможно.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
Евгений и Ольга, спасибо за статью и подборку видео. Отличный пример рассуждений со стороны руководителя. К сожалению не все руководители так относятся к своей работе, которая на 60% обычно состоит именно из задач контроля.
В моих проектах мы использовали немного другой подход.
“Замечания” фиксируются прямо в той задаче в которой она возникает. При этом они могут быть как отрицательные так и положительные. Таким образом руководитель обращает внимание на каждую конкретную ситуацию, а не на некое общее нарушение.
На основе таких замечаний потом можно сделать отчет и использовать его для расчета KPI сотрудника.
При этом замечание может даваться по одной задаче несколько раз, и у сотрудника есть возможность исправить ситуацию. Если он её исправил в моменте, то руководитель может проставить признак устранения замечания и оно не будет влиять на KPI. При этом “замечание” останется.
Илья, согласен, что замечания к задачам – это также важный механизм контроля, реакции на отклонения и уточнения. На мой взгляд “управленческая ситуация” и “комментарий к задаче” – это немного разные сущности.
“Управленческая ситуация” – это случай отклонения, на котором я бы хотел сделать отдельный акцент, в котором я, как руководитель, вижу “угрозу” дальнейшей деградации ситуации. “Комментарий к задаче” – просто оперативное взаимодействие, где я могу обсуждать и небольшие ошибки, и просто хвалить, и задавать уточняющие вопросы. А вот если ошибка повторяется несколько раз – это уже “управленческая ситуация” 🙂
Вывод: актуально использование как “управленческих ситуаций”, так и комментариев к задачам. Разница в сценариях для руководителя.
Евгений, наверно не совсем поняли мое описание. Речь не просто о “комментарии”, а о функционале который позволяет зафиксировать “замечание” похожим у вас способом, но не созданием отдельной задачи, я прямо в той задаче в которой возникла ситуация требующая фиксирования для управленческих целей.
Таким образом нет необходимости создавать отдельную задачу (хотя возможно комбинирование вариантов). По факту регистрации таких замечаний можно делать аналитику, а потом отчетами выявлять тренды в каких именно задачах часто возникают замечания, типизировать такие ситуации и думать что сделать чтобы улучшить ситуацию.
Например, переделать систему на более понятную логику, доработать скрипты, до обучить сотрудника и т.д.
Также выражу согласие с Вами, Илья, по поводу связи ситуации с задачей.
Конфигурация покрывает проступки и достижения, которые произошли как в рамках задачи ПланФикса, так и вне его.
Когда ситуация касается задачи, зафиксировать ее можно тут же
http://joxi.ru/a2XvEz8t486Qpr . А созданная карточка управленческой ситуации будет связана с задачей, где все случилось http://joxi.ru/1A5VvKltbdM4qr .
Фиксация также возможна из главного меню http://joxi.ru/DmBvq8ot4G75Mm .
Фёдор, спасибо! Да, у нас предусмотрен сценарий “связывания” задачи с конкретной управленческой ситуацией.
Например, сотрудник выполнил некачественно задачу по “подбору нового поставщика”. Руководитель создаёт “управленческую ситуацию” из задачи + привязывает к “управленческой ситуации” новую задачу “Изучить регламент и обучающие материалы по подбору поставщиков, пройти устный опрос”.
Поделюсь своим управленческим опытом.
Он похож на комментарий Ильи, скорей всего.
Настройка:
1) Создаётся Аналитика, например, Заметки руководителя.
Поля: Дата заметки, Сотрудник, Вид заметки, Комментарий
2) Создаётся Отчет по этой Аналитике.
Применение:
1) Безусловно это фиксация заметок руководителем. Без этого никуда. Не зафиксировали, забыли.
2) Заметка фиксируется
– в любой задаче (не только между руководителем и подчиненным, но и можно оставить заметку в любой другой задаче, например, той где произошла конфликтная ситуация между сотрудниками)
– в задаче создать либо новый комментарий с аналитикой “Заметка руководителя”, либо можно эту аналитику прикрепить к любому комментарию, чтобы была чёткая ссылка на Контекст заметки.
3) При подачи служебной записки о премировании, Руководитель открывает Отчёт о заметках по этому сотруднику (или группе сотрудников, если подаёт начальник отдела) за период начисления Зарплаты по дате заметки.
И начинается предметный разговор, результат которого влияет на ту самую премию.
Отличный альтернативный сценарий! Приятно видеть, что фиксация управленческих ситуаций – актуальная задача для руководителей. По моему личному опыту работы с Клиентами при внедрении системного управления “заметками” (фиксацией ошибок и достижений в какой-либо форме) пользуется лишь 1 из 20 руководителей.
А где можно увидеть файл с описанием логики работы с управленческими ситуациями? В видео он показан, а в описании конфигурации его нет.
Дмитрий, инструкцию по настройке и использованию Конфигурации высылаю после её активации. Если у Вас есть интерес в её установке и тестировании – напишите, пожалуйста, мне в личных сообщениях (в соц. сетях)