Анастасия: Если стопка документов на столе начала напоминать Пизанскую башню — пора что-то менять. Как справиться с этим без найма армии клерков и сделать документооборот автоматическим, расскажет Андрей Серов, партнёр-интегратор ПланФикса, эксперт по автоматизации процессов в строительстве и IT.

Андрей Серов: В жизни каждой растущей компании наступает момент истины. Руководитель смотрит на горы документов, которые нужно отправить, проверить, подписать и архивировать, и задается ключевым вопросом: «Нанять еще людей или найти средства на автоматизацию?»

Это как выбор между стажером, который три месяца будет путать УПД с УКД, и созданием собственного Железного Человека для борьбы с бюрократией.

Десятки контрагентов — это еще управляемо. Но когда счет переходит на сотни, рутина превращается в лавину, которая погребает под собой оперативность, контроль и нервные клетки менеджеров (а они, как известно, не восстанавливаются).

Что же делать?

Ответ, как никогда, очевиден — интегрировать систему электронного документооборота (ЭДО) с вашей CRM-платформой. Это не просто «удобно» — это стратегическое решение, которое переводит бизнес на новый уровень эффективности.

Сегодня я расскажу, как мы создали и настроили модуль интеграции между «Диадок» и ПланФикс, который превращает сложный процесс в фоновую операцию, управляемую одним кликом. И главное — это не эксклюзив для IT-гигантов с собственным отделом разработки. Это решение подходит всем: от кофейни, выросшей в сеть, до производственного цеха, покоряющего новые рынки.

Этап 1. Настраиваем Диадок

Прежде чем роботы начнут работать, им нужно выдать пропуска. Не шутка: представьте, что вы нанимаете самого исполнительного и неутомимого клерка, но для начала ему нужно оформить трудовой договор.

Шаг 1. Создаем «цифрового сотрудника»

Регистрируем в Диадоке учетную запись, которая будет представлять вашу компанию в автоматическом обмене. Это ваш официальный цифровой представитель. Назовем его, скажем, Роберт.

Шаг 2. Наделяем полномочиями

Добавляем созданную учетную запись в свою организацию в Диадоке и выдаем ей все необходимые права. Теперь у Роберта есть доверенность на подписание и отправку. Он не просит отпуск и не ходит на обеденные перерывы.

Шаг 3. Получаем ключ к API

Обращаемся в службу поддержки Диадок, чтобы получить уникальный API-ключ — своего рода паспорт для подключения к системе. Он будет выглядеть как строка в формате API-********-****-****-****-************.

На момент написания статьи годовая подписка на коммерческий доступ к API составляет 20 600 руб. Это меньше, чем месячная зарплата стажера, который будет выполнять ту же работу, но медленнее и с ошибками.

Если запросить ключ по ссылке, то можно получить ключ на 21 день бесплатно и протестировать все возможности модуля. Заманчиво, правда?

Этап 2. Настройка в ПланФиксе

Шаг 1. Установка из каталога

В каталоге готовых решений ПланФикса находим и устанавливаем модуль «Интеграция с Диадок».

В вашу систему волшебным образом добавляется новый объект «Диадок» со всей необходимой структурой.

Шаг 2. Аудит шаблона компаний

Если вы используете стандартный шаблон компаний, в нем автоматически появится вкладка «Диадок». 

Если ваш шаблон пользовательский — просто добавьте в него группу полей из модуля.

Шаг 3. Ввод учетных данных

В карточке вашей компании в ПланФиксе указываем полученный от Диадока API-ключ, логин и пароль от учетной записи «цифрового сотрудника». По сути, вы знакомите свою CRM со своим электронным клерком.

Шаг 4. Находим личный «адрес» компании (BoxId)

Заходим в личный кабинет Диадок. В адресной строке браузера вы увидите ссылку вида …kontur.ru/ВАШ_BOX_ID/Folder.

Этот BOX_ID — уникальный идентификатор вашей компании. Копируем его и вставляем в соответствующее поле карточки компании в ПланФиксе. Теперь ваш робот знает, куда складывать подписанные документы.

Готово! Теперь давайте посмотрим, как это работает на практике.

Как это работает: автоматизация в деталях

Создавая модуль, я ставил цель сделать его универсальным, понятным и легко встраиваемым в любой бизнес-процесс. Вам не нужно ломать свою отлаженную систему — просто дайте ей новые, цифровые руки.

В основе модуля лежит Объект ПланФикса — мощная сущность, пришедшая на смену старым шаблонам. Открыв планировщик «Взаимодействие по ЭДО», вы увидите четкий маршрут, по которому движется каждая задача. 

Весь процесс запускается, как только пользователь (или автоматический сценарий) перемещает карточку из статуса «Новая» в статус «Получение сведений о КА».

Вот так выглядит карточка объекта в режиме редактирования.

Что происходит дальше? ПланФикс-бот берет управление на себя:

1. Авторизация. Система получает токен доступа к API Диадока. Его хватает на 24 часа, и каждую ночь специальный сценарий тихо и незаметно обновляет его.

2. Поиск контрагента. ПланФикс ищет партнера по ИНН/КПП в Диадоке и получает его BoxId. Если контрагент использует другую систему ЭДО, его нужно один раз добавить вручную через интерфейс Диадока. Всякое бывает, не все еще в диджитале.

3. Приглашение к ЭДО. Роберт отправляет контрагенту официальное приглашение к электронному взаимодействию и ждет подтверждения.

4. Ожидание. Каждую ночь ПланФикс-бот проверяет, принял ли контрагент приглашение. Настойчиво, но без фанатизма.

5. Загрузка документа. После принятия приглашения документ из поля «Файл для Диадок» загружается во временное хранилище Диадока, а затем направляется на подписание к вам.

6. Ваше действие. Вам остается зайти в исходящие Диадока и одним кликом подписать документ. Все документы из ПланФикса приходят в статусе «Требуется подписать и отправить» — вы ничего не пропустите. Это единственный шаг, где нужно действовать вручную.

7. Отслеживание подписания. После вашей подписи документ уходит контрагенту. ПланФикс продолжит отслеживать его статус по ночам и, как только он будет подписан, автоматически скачает итоговый подписанный файл и прикрепит его в карточку. Больше вам не придется дергать бухгалтерию с вопросом: «Ну что, подписали уже?»

8. Финал. Процесс завершен, документ подписан всеми сторонами и сохранен в вашей CRM. Архив обновился автоматически. А ваш сотрудник за это время закрыл две сделки, а не бегал с бумажками.

Помимо этого, процесс подписи станет для вас абсолютно прозрачным, благодаря динамическому блоку в карточке задачи в ПланФиксе. Он анализирует ход процесса и подсвечивает возможные проблемы, выступая вашим личным ассистентом. Он четко докладывает: «Статус: все в норме» или «Внимание: контрагент задерживает ответ».

Философское послесловие, или почему это нужно вам

Эта интеграция — наглядный пример того, что нет ничего невозможного. Современные инструменты позволяют поручить рутину машинам, освободив людей для действительно важных задач: стратегии, развития и общения с клиентами. ПланФикс и Диадок в тандеме — это не просто автоматизация, это эволюция бизнес-процессов.

И самое главное — это доступно всем. Вам не нужны свои айтишники, месяцы на разработку и бюджет как у космической программы. Вам нужен лишь готовый модуль и несколько часов на настройку. Теперь компания любого размера сможет позволить себе армию цифровых работников, которые трудятся не покладая рук, пока вы спите.

Поручите роботам рутину, чтобы освободить время на творчество, управление и рост. В конце концов, подписывать бумажки — это не ваша миссия. Ваша миссия — строить бизнес.

Анастасия: Андрей, спасибо, что поделились опытом и на практике показали, как работает конфигурация. Этот кейс отлично демонстрирует, что автоматизация — это не просто способ сэкономить время, а путь к прозрачным и управляемым процессам. Когда документы и задачи живут в одной системе, компания получает контроль над каждым этапом документооборота. А значит, растет не только скорость, но и качество управления.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.