Алексей Ковалёв: SF.RU — performance-агентство Рунета, оказывает услуги комплексного интернет-маркетинга. Более 10 лет команда продвигает средний и крупный бизнес на рынке e-commerce, повышает продажи, охваты и узнаваемость брендов, оптимизирует SEO в рамках конкретных KPI. В этом агентству помогает ПланФикс. Какие задачи он закрывает в компании, рассказывает специалист по процессному управлению агентства Алина Внукова.

Алина Внукова: Всем привет! Я в команде SF.RU всего полтора года, но за это время успела глубоко погрузиться в автоматизацию и настройку процессов в ПланФиксе. Когда-то в SF.RU было всего три сотрудника, а сегодня нас уже 60. Часть коллектива работает в офисе в Москве, часть удалённо, причём из самых разных точек России. И именно ПланФикс помогает нам эффективно управлять такой рассредоточенной командой.

Вся основная информация: проекты, воронки продаж, текущие задачи и внутренние процессы сконцентрированы в одном сервисе. Где бы ни находился сотрудник: дома, в офисе, на конференции или оффлайн-встрече с клиентом — он всегда имеет доступ к своим задачам, может получить обратную связь, уточнить детали и внести правки.

Главное, чтобы был интернет. Подойдет даже мобильный — для запуска приложения.

Две воронки — один принцип

Одно из основных направлений, которое мы автоматизировали с ПланФиксом, продажи. Для этого настроили две отдельные воронки.

• Холодные лиды. Наши специалисты часто ходят на отраслевые мероприятия, представляют там компанию, знакомятся с потенциальными клиентами. Поэтому на «холодную» воронку мы вынесли разные итерации по «прогреву» полученных контактов: приглашения на внутренние мероприятия, рассылка кейсов и презентаций, встречи на внешних мероприятиях рынка. 
  
• Pre-sale. На этой воронке сконцентрированы лиды, которые сами проявили интерес и написали нам по какому-то из каналов связи. Здесь мы структурировали взаимодействие по этапам, подготовили шаблоны задач с четким планом действий на каждом из этапов. Мы внедрили шаблоны брифов, которые помогают выявлять потребности каждого клиента, систему скоринга, автоматические задачи на подготовку коммерческих предложений по каждому из направлений.

Если появляется свежая заявка, к её обработке автоматически подключается специалист из отдела New Business Team. Для всех задач, которые возникают по мере прохождения этапов воронки, заданы шаблоны для автопостановки. Если у задачи стоит статус «Ожидание обратной связи» — ПланФикс напомнит менеджеру написать клиенту, чтобы он не потерялся.

Автоматизация также помогает выстраивать связь между этими воронками. Лид был прогрет до нужной степени? В один клик создаём задачу для пресейла. Менеджер считает, что какой-то контакт может стать нашим клиентом? Добавляем его в прогрев. 

Быстрый старт проектов

Ещё на этапе пресейла в специальном поле мы фиксируем, какие услуги интересуют клиента. Эта информация становится основой для автоматического запуска проекта: как только договорились о сотрудничестве и инициировали работу, система сама формирует все задачи по выбранным направлениям.

Например, если клиент интересуется контекстной рекламой или SEO, ПланФикс автоматически создаёт задачи по подготовке проекта к старту — от формирования команды проекта и проведения аудита до разработки комплексной стратегии продвижения клиента и запуска рекламных кампаний.

Вручную ставим задачи только для нестандартных или сложных запросов.

Тайм-трекинг и бюджетирование

При помощи таймера наши сотрудники фиксируют в ПланФиксе время, потраченное на выполнение задач. Это помогает оценивать реальные трудозатраты на проект. Затем часы сопоставляются с доходом от клиента и другими затратами на проект — так рассчитывается прибыльность: во сколько проект обошёлся и какую сумму он принёс компании. 

В результате мы можем точнее планировать ресурсы и видеть эффективность работы по каждому клиенту.

Гибкость и адаптивность настроек

ПланФикс легко подстраивается под задачи команды — процессы можно менять и перестраивать хоть каждый день. У нас вводные меняются часто, и система позволяет быстро всё адаптировать под новые условия.

Внедрение реально провести без интеграторов и других специалистов со стороны. По крайней мере у нас было именно так. При желании всё настраивается своими силами.

Отдельный плюс — вариативность.

Другое преимущество — множество готовых интеграций с разными инструментами. Мы сейчас используем интеграцию с 1С, получаем заявки из Telegram-бота и передаем обращения с сайта в ПланФикс автоматически. Также мы собираем обратную связь от клиентов в едином отчете в ПланФикс, интегрировав полученные ответы на NPS из Яндекс Форм.

Причём сделали это без «танцев с бубном» вокруг API. Благо, в ПланФиксе есть опция автоматического разбора почты. Настроили правила обработки писем — в какие задачи они превращаются, кто подключается исполнителем — и работаем.

От Академии к собственным урокам

На старте мы активно использовали материалы Академии ПланФикса — это помогло команде разобраться в базовых возможностях системы. Но со временем стало понятно, что нужен собственный обучающий контент, завязанный именно на наших процессах. 

Поэтому мы подготовили внутренние видеоуроки и подробные гайды: как ставить задачи, работать с воронками, отмечать время, вести проекты.

Для новичков у нас предусмотрен обязательный вводный урок — около часа. На нём я показываю основные функции ПланФикса и объясняю, как они встроены в наши рабочие процессы. Такой формат даёт людям быстрый старт: после первой недели они уже чувствуют себя уверенно и могут самостоятельно разбираться с деталями.

В целом система осваивается довольно легко, а если возникают вопросы, всегда можно обратиться к урокам, коллегам или ко мне.

Советы новичкам

Прежде чем приступать к внедрению ПланФикса, нужно определиться: зачем он вам и какие задачи вы хотите с его помощью закрыть.

Когда подойдёте к переносу процессов, распишите их: как работают сейчас и как должны выглядеть в ПланФиксе.

И не пытайтесь охватить всё и сразу. Если начать автоматизировать все процессы одновременно, вы рискуете потратить слишком много времени на настройку, запутаться и бросить всё на полпути, так и не опробовав инструмент на деле.

Гораздо эффективнее проводить внедрение блоками: выбрали процесс для оцифровки — описали — настроили в ПланФиксе — начали работу. Лучше иметь один полностью рабочий процесс, чем пытаться сделать всё сразу и не довести до результата ничего.

Когда один элемент уже функционирует, постепенно подтянутся остальные. Так шаг за шагом вы постепенно перенесёте управление всей компанией в систему.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram и ВК Видео. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.